Cách tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheet chỉ trong 3 giây

Google Sheet là một công cụ bảng tính trực tuyến, được sử dụng rộng rãi trong công việc và học tập. Khi làm việc với lượng lớn dữ liệu, việc phát hiện và xử lý các giá trị trùng lặp có thể tốn thời gian và dễ dẫn đến sai sót. Vậy làm sao để tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheet? Hãy cùng AntBook đi tìm hiểu từ A – Z với hướng dẫn chi tiết dưới đây.

1. Hướng dẫn cách tô màu ô trùng nhau trong Google Sheet tự động

Bạn muốn nhanh chóng phát hiện và đánh dấu các giá trị trùng lặp trong Google Sheet? Chỉ với vài thao tác đơn giản bằng Conditional Formatting, bạn có thể làm nổi bật các ô chứa dữ liệu trùng nhau mà không cần kiểm tra thủ công.

Hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để tự động tô màu các giá trị trùng lặp:

Bước 1: Mở công cụ định dạng có điều kiện

• Trên thanh công cụ, nhấp vào Format
• Chọn Conditional Formatting

Bấm vào thẻ Format trên thanh công cụ, chọn mục Conditional Formatting

Bước 2: Thiết lập quy tắc định dạng

Trong cửa sổ Conditional format rules xuất hiện bên phải màn hình, thực hiện lần lượt các thao tác sau:

• Chọn phạm vi dữ liệu: Trong ô Apply to range, nhập vùng dữ liệu cần kiểm tra trùng lặp (ví dụ: cột A).
• Thiết lập điều kiện kiểm tra: Trong phần Format cells if, chọn Custom formula is.
  • Nhập công thức: =COUNTIF(A:A, A1) > 1
  • Công thức này giúp Google Sheet kiểm tra xem một giá trị có xuất hiện nhiều hơn một lần trong cột hay không.
• Chọn kiểu định dạng: Tùy chỉnh màu sắc, kiểu chữ hoặc hiệu ứng hiển thị theo ý muốn trong phần Formatting style.
• Áp dụng và kiểm tra kết quả: Nhấn Done để hoàn tất.

Lúc này, các ô chứa giá trị trùng lặp sẽ tự động được tô màu, giúp bạn dễ dàng nhận diện và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Trong cửa sổ Conditional format rules, chọn giá trị trùng lặp, nhập công thức và chọn kiểu định dạng

Với phương pháp này, bạn có thể nhanh chóng làm nổi bật dữ liệu trùng lặp mà không cần lọc thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc!

2. Cách bôi màu dữ liệu trùng trong Google Sheet thành các màu khác nhau

Với Apps Script, bạn có thể tạo một đoạn mã giúp mỗi nhóm dữ liệu trùng lặp được đánh dấu bằng một màu sắc khác nhau.

Bước 1: Mở Google Apps Script

Trên thanh công cụ, chọn Extensions > Apps Script để mở trình biên soạn mã.

Mở Google Sheets và chọn Extensions, sau đó chọn Apps Script

Bước 2: Dán đoạn mã sau vào trình biên soạn

function colorDuplicatePairsInColumnB() {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

var dataB = sheet.getRange(“B:B”).getValues(); // Lấy dữ liệu từ cột B

var duplicatePairs = {};

// Xác định vị trí các giá trị trùng lặp

for (var i = 0; i < dataB.length; i++) {

var cellB = dataB[i][0];

if (cellB !== “”) {

if (!duplicatePairs[cellB]) {

duplicatePairs[cellB] = [];

}

duplicatePairs[cellB].push(i);

}

}

// Áp dụng màu sắc ngẫu nhiên cho từng nhóm trùng lặp

for (var key in duplicatePairs) {

var indexes = duplicatePairs[key];

if (indexes.length > 1) {

var color = getRandomColor();

for (var i = 0; i < indexes.length; i++) {

sheet.getRange(indexes[i] + 1, 2).setBackground(color);

}

}

}

}

function getRandomColor() {

var letters = “0123456789ABCDEF”;

var color = “#”;

for (var i = 0; i < 6; i++) {

color += letters[Math.floor(Math.random() * 16)];

}

return color;

}

Bước 3: Lưu và chạy mã

• Nhấn Save để lưu dự án.

Lưu code đánh dấu như trên hình để xác định dữ liệu trùng lặp

• Chọn Run để thực thi đoạn mã và tô màu các giá trị trùng lặp.

Chạy code đánh dấu dữ liệu trùng lặp chỉ trong 3s

Kết quả

Sau khi chạy mã, mỗi nhóm giá trị trùng lặp trong cột B sẽ được tô một màu riêng biệt, giúp bạn dễ dàng phân biệt và quản lý dữ liệu hơn.

Kết quả được hiển thị như hình

3. Các cách dùng hàm tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheet

Trong Google Sheet, có nhiều cách để phát hiện và tô màu dữ liệu trùng lặp tùy theo nhu cầu sử dụng. Một trong các phương pháp khá phổ biến là dùng hàm trong Gg Sheet, giúp bạn lựa chọn cách tiếp cận phù hợp nhất cho công việc của mình. Cùng điểm qua những hàm tô màu dữ liệu trùng nhau trong GG Sheet nhé.

4. Lợi ích của việc tô màu giá trị trùng nhau trong Google Sheet

Khi làm việc với Google Sheet, đặc biệt là với các tệp dữ liệu lớn, việc gặp phải các giá trị trùng lặp là điều không thể tránh khỏi. Các bảng báo cáo thường được sao chép qua lại nhiều lần, khiến dữ liệu dễ bị lặp mà không hề hay biết. Nếu chỉ dựa vào việc kiểm tra thủ công bằng mắt, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và vẫn có thể bỏ sót những giá trị trùng nhau.

Chính vì thế, việc lọc và đánh dấu dữ liệu trùng lặp không chỉ giúp sàng lọc các giá trị dư thừa mà còn đảm bảo tính chính xác trong các phép tính và báo cáo. Ngoài ra, bảng dữ liệu của bạn sẽ trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn. Một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để làm điều này là sử dụng Conditional Formatting (định dạng có điều kiện). Tính năng này cho phép tự động tô màu các ô có giá trị trùng nhau, giúp bạn nhanh chóng nhận diện và xử lý dữ liệu một cách chính xác.

Tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheet giúp đảm bảo độ chính xác trong phép tính

Nhờ việc làm nổi bật dữ liệu trùng lặp bằng màu sắc, bạn có thể dễ dàng nhận biết thông tin quan trọng, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, việc sử dụng định dạng có điều kiện còn mang lại trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong Google Sheet.

Bài viết đã hướng dẫn bạn cách tô màu và xóa dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet. Việc làm nổi bật dữ liệu trùng lặp là một kỹ thuật quan trọng giúp nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng hơn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về Google Sheets và khai thác tối đa các tính năng của công cụ này, đừng bỏ lỡ sách Google Sheets của AntBook. Cuốn sách cung cấp những hướng dẫn chi tiết, mẹo sử dụng thông minh và các thủ thuật nâng cao giúp bạn làm chủ Google Sheets một cách chuyên nghiệp!