Quản lý công việc bằng Google Sheet ĐƠN GIẢN, HIỆU QUẢ, MIỄN PHÍ

Trong thời đại số hóa, việc quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa để thành công. Google Sheet, một công cụ bảng tính trực tuyến miễn phí, đang dần trở thành lựa chọn hàng đầu cho các cá nhân và doanh nghiệp để tổ chức và theo dõi công việc một cách khoa học.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý công việc bằng Google Sheet để quản lý công việc chuyên nghiệp, cùng với những mẹo và thủ thuật để tối ưu hóa hiệu suất. Cùng AntBook tìm hiểu ngay nhé!

1. Chia sẻ file để quản lý công việc bằng Google Sheets

Google Sheet cho phép người dùng chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp để cộng tác và chỉnh sửa trực tiếp. Quản lý có thể cấp quyền truy cập và gửi đường link cho nhóm thực hiện công việc.

Các bước chia sẻ file Google Sheet:

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn “Tệp” → “Chia sẻ” → “Chia sẻ với người khác”.

Bước 2: Nhập email người nhận hoặc chọn chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết.

Bước 3: Thiết lập chế độ chia sẻ phù hợp với nhu cầu:

• Chỉ xem: Người nhận chỉ có quyền xem nội dung, không thể chỉnh sửa.
• Nhận xét: Cho phép để lại bình luận, góp ý mà không chỉnh sửa trực tiếp.
• Chỉnh sửa: Thành viên có thể thay đổi, nhập dữ liệu ngay trên bảng tính.

Sao chép đường liên kết và gửi đi là đã có thể chia sẻ file

Bước 4: Chọn “Sao chép liên kết” để gửi file cho nhóm làm việc.

Chia sẻ file Google Sheet giúp quản lý công việc dễ dàng, đảm bảo mọi thành viên có quyền truy cập phù hợp để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.

2. Quản lý công việc trên Google Sheet bằng cách giao việc trực tiếp

Google Sheet hỗ trợ tính năng “Nhận xét”, giúp nhà quản lý giao nhiệm vụ trực tiếp mà không cần gửi file hay nhắn tin riêng.

Cách giao việc trên Google Sheet:

Bước 1: Chọn ô chứa công việc cần giao.

Bước 2: Nhấp vào “Nhận xét” hoặc nhấn Ctrl + Alt + M.

Bước 3: Nhập “@” và tag địa chỉ email của người nhận.

Bước 4: Tích vào ô “Giao cho…” để gán nhiệm vụ.

Bước 5: Nhập nội dung hướng dẫn hoặc yêu cầu, sau đó nhấn “Thêm nhận xét”.

Chọn ô chứa công việc cần thực hiện, chọn Comment và nhập @

Lưu ý: Người được giao việc sẽ nhận email thông báo ngay lập tức. Nhiệm vụ được theo dõi trực tiếp trên Google Sheet, giúp quản lý tiến độ hiệu quả.

Tính năng này giúp tối ưu quy trình giao việc, đảm bảo nhân viên nhận nhiệm vụ kịp thời và dễ dàng theo dõi công việc ngay trên bảng tính

3. Quản lý công việc bằng Google Sheet bằng cách tạo danh sách lựa chọn

Drop-down list giúp nhập dữ liệu nhanh chóng, giảm sai sót và đảm bảo tính nhất quán, đặc biệt hữu ích cho các cột có giá trị lặp lại như Người phụ trách, Trạng thái công việc, Ưu tiên,…

Cách tạo Drop-down list trong Google Sheet:

Bước 1: Chọn dải ô cần tạo danh sách.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào “Dữ liệu” → “Xác thực dữ liệu”.

Bước 3: Tại dòng “Tiêu chí”, chọn “Danh sách mục”.

Bước 4: Nhập các tùy chọn vào ô bên cạnh, ngăn cách nhau bằng dấu “,” (ví dụ: Đang thực hiện, Hoàn thành, Tạm dừng).

Bước 5: Nhấn “Lưu” để hoàn tất.

Chọn dải ô cần nhập dữ liệu, chọn dữ liệu, xác nhận dữ liệu

Lợi ích của Drop-down list:

• Tiết kiệm thời gian: Nhập dữ liệu nhanh, không cần gõ tay.
• Hạn chế sai sót: Đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo.
• Dễ sử dụng: Chỉ cần nhấp vào ô và chọn giá trị từ danh sách.

4. Quản lý công việc trên Google Sheet bằng cách lọc dữ liệu

Khi quản lý công việc, việc lọc dữ liệu giúp bạn dễ dàng theo dõi các đầu việc đã hoàn thành, đang thực hiện hoặc chưa bắt đầu, giúp xử lý công việc hiệu quả hơn.

Cách sử dụng Bộ lọc (Filter) trên Google Sheet:

Bước 1: Chọn hàng hoặc cột cần lọc dữ liệu.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào “Dữ liệu” → “Tạo bộ lọc”.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng bộ lọc (hình phễu) xuất hiện ở ô đầu tiên của cột.

Bước 4: Chọn tiêu chí lọc phù hợp, ví dụ:

• Sắp xếp A-Z / Z-A: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự.
• Lọc theo màu: Chọn dữ liệu theo màu nền hoặc màu chữ.
• Lọc theo điều kiện: Lọc các ô chứa một giá trị cụ thể (ví dụ: chỉ hiển thị các công việc có trạng thái “Chưa hoàn thành”).

Tạo bộ lọc dữ liệu, nhấn biểu tượng và chọn trường cần lọc

5. Tạo checkbox để quản lý công việc bằng Google Sheets

Checkbox giúp đánh dấu công việc đã hoàn thành, hỗ trợ quản lý tiến độ trực quan và dễ theo dõi.

Cách tạo Checkbox trong Google Sheet:

Bước 1: Chọn ô cần chèn checkbox.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào “Chèn” → “Hộp kiểm” (Checkbox).

Bước 3: Kéo ô xuống dưới để tạo danh sách checkbox cho nhiều dòng.

Bước 4: Khi hoàn thành công việc, chỉ cần tích vào checkbox để đánh dấu.

Chọn hộp kiểm, kéo xuống để tạo thành một list checkbox

6. Quản lý tiến độ công việc Google Sheet

Mô hình Kanban giúp trực quan hóa quy trình làm việc bằng cách chia công việc thành các giai đoạn như Chờ thực hiện – Đang thực hiện – Đã hoàn thành, giúp theo dõi tiến độ nhanh chóng và dễ dàng.

Cách tạo bảng Kanban trên Google Sheet:

Bước 1: Tạo bảng với 3 cột chính: Chờ thực hiện (To-do), Đang thực hiện (In Progress), Đã hoàn thành (Done)

Bước 2: Cập nhật danh sách công việc vào cột phù hợp.

Bước 3: Khi công việc tiến triển, kéo thả nhiệm vụ sang cột kế tiếp để cập nhật trạng thái.

Bước 4: Để theo dõi số lượng công việc trong từng giai đoạn, sử dụng hàm COUNT:
=COUNT(A2:A)   (đếm số công việc trong cột A)

Kanban là một trong những mô hình được ứng dụng nhiều nhất để quản lý tiến độ công việc bằng Google Sheet

7. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng Google Sheet

Bảng dưới giúp hệ thống hóa các tính năng quan trọng của Google Sheets trong quản lý công việc một cách rõ ràng và dễ hiểu. 

8. Các tính năng nổi bật của Google Sheet khi quản lý công việc

Sử dụng Gg Sheet quản lý công việc với các tính năng nổi bật sau, giúp công việc hiệu quả hơn, đáp ứng nhiều nhu cầu từ cá nhân đến doanh nghiệp.

• Tạo bảng tính trực tuyến: Cho phép người dùng nhập và xử lý dữ liệu trên nền tảng đám mây, có thể làm việc ở bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị mà không cần cài đặt phần mềm.
• Lưu trữ tự động: Mọi thay đổi trên bảng tính được lưu ngay lập tức, giúp tránh mất dữ liệu do quên lưu hoặc lỗi hệ thống.
• Bộ công cụ đa dạng: Cung cấp hơn 400 hàm tính toán, hỗ trợ lập báo cáo, tạo biểu đồ, phân tích dữ liệu, theo dõi tiến độ và lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả.
• Cộng tác theo thời gian thực: Cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng lúc trên một bảng tính, đồng thời theo dõi lịch sử sửa đổi để kiểm soát các thay đổi.
• Giao tiếp và thảo luận: Hỗ trợ tính năng bình luận và trò chuyện trực tiếp ngay trên bảng tính, giúp các thành viên trao đổi nhanh chóng mà không cần sử dụng email hay phần mềm khác.

Tính năng chính của Google Sheet

Google Sheet không chỉ là một công cụ bảng tính đơn thuần mà còn là giải pháp mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và quản lý dự án hiệu quả. Với các tính năng như chia sẻ dữ liệu, giao việc trực tiếp, tạo danh sách lựa chọn, lọc dữ liệu và theo dõi tiến độ, việc quản lý công việc bằng Google Sheet trở nên trực quan, dễ dàng và linh hoạt hơn bao giờ hết.

Nếu bạn muốn khai thác triệt để sức mạnh của Google Sheet, đừng bỏ lỡ cơ hội tìm hiểu sâu hơn qua những cuốn sách chuyên sâu về Google Sheets. Không chỉ giúp bạn thành thạo công cụ, sách còn hướng dẫn cách ứng dụng vào thực tế, từ quản lý dự án, lập kế hoạch tài chính đến tự động hóa quy trình làm việc. Một khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại giá trị lớn, giúp bạn làm chủ công việc thông minh hơn. Liên hệ với AntBook để mua ngay tại đây nhé!