6 Cách lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Google Sheet cực đơn giản
- 2025-04-03 09:00:42
Bạn muốn lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheets một cách nhanh chóng và chính xác? Hãy khám phá cùng AntBook các cách làm hiệu quả nhất, giúp bạn tối ưu hóa công việc một cách dễ dàng!
1. Cách lấy dữ liệu thủ công từ Sheet khác trong Google Sheet
Nếu bạn chỉ cần lấy một vài ô dữ liệu từ một sheet khác mà không cần các công thức phức tạp, cách nhập thủ công là lựa chọn đơn giản nhất.
Bước 1: Mở sheet đích và chọn ô nơi bạn muốn hiển thị dữ liệu.
Bước 2: Nhập công thức theo cú pháp:
=SheetName!CellAddress
Ví dụ: Nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ ô A1 của sheet “Sheet2”, hãy nhập: =Sheet2!A1
Nhập công thức để lấy dữ liệu từ Sheet khác
Bước 3: Nhấn Enter, sau đó kéo thả góc ô vừa nhập xuống các ô bên dưới để sao chép công thức và lấy dữ liệu từ nhiều ô liên tiếp.
2. Lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Google Sheet có điều kiện với tính năng Advanced Filter
Tính năng Advanced Filter giúp bạn lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể và sao chép dữ liệu vào một vị trí khác trong bảng tính.
Bước 1: Mở sheet chứa dữ liệu gốc mà bạn muốn lấy.
Bước 2: Truy cập vào thanh công cụ, chọn Data → Sort & Filter → Advanced.
Bước 3: Trong cửa sổ Advanced Filter, chọn Copy to another location để sao chép dữ liệu thay vì chỉ lọc ngay trên sheet gốc.
Bước 4: Điền các thông tin cần thiết:
- List range: Vùng dữ liệu cần lọc.
- Criteria range: Điều kiện lọc dữ liệu (nếu có).
- Copy to: Vị trí đích để sao chép dữ liệu.
Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành, dữ liệu được lọc sẽ hiển thị tại vị trí bạn đã chọn.
Hai phương pháp trên phù hợp với những trường hợp lấy dữ liệu đơn giản. Nếu bạn cần thao tác với dữ liệu lớn hoặc lấy dữ liệu theo điều kiện phức tạp hơn, có thể sử dụng các công thức mà AntBook sẽ giới thiệu ngay sau đây.
3. Tính năng Paste Link để lấy dữ liệu từ trang tính khác trong Google Sheet
Tính năng Paste Link cho phép bạn liên kết dữ liệu giữa hai sheet mà không cần nhập lại. Khi dữ liệu trong sheet gốc thay đổi, sheet đích cũng sẽ tự động cập nhật theo.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu trong sheet gốc mà bạn muốn sao chép.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép dữ liệu.
Bước 3: Chuyển sang sheet đích, trên thanh công cụ chọn Home → Paste → Paste link.
Kết quả: Dữ liệu sẽ được liên kết giữa hai sheet, mọi thay đổi ở sheet gốc sẽ tự động cập nhật vào sheet đích.
4. Hướng dẫn lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Google Sheet với Macro
Tính năng Macro giúp bạn ghi lại và tự động lặp lại các thao tác trong Google Sheets, rất hữu ích khi cần sao chép dữ liệu nhiều lần.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở Google Sheet chứa dữ liệu cần lấy.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Extensions → Macros → Record macro.
Bước 3: Chọn cách ghi Macro phù hợp:
- Use absolute references: Dữ liệu sẽ luôn được lấy từ vị trí cố định.
- Use relative references: Dữ liệu sẽ thay đổi theo vị trí ô đang chọn.
Bước 4: Thực hiện thao tác lấy dữ liệu như mong muốn, sau đó nhấn Save để lưu lại Macro.
Bước 5: Khi cần sử dụng, vào Extensions → Macros, chọn Macro đã lưu theo tên bạn đặt.
Kết quả: Macro sẽ tự động thực hiện lại các thao tác lấy dữ liệu mà bạn đã ghi.
5. Dùng VLookup hàm lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Google Sheet
Hàm VLOOKUP giúp tra cứu và lấy dữ liệu từ một cột trong bảng tham chiếu sang sheet khác theo điều kiện cụ thể.
Công thức tổng quát: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)
Bước 1: Chọn ô trong sheet đích nơi bạn muốn hiển thị dữ liệu.
Bước 2: Nhập công thức VLOOKUP theo cấu trúc:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm (có thể là ô dữ liệu trong bảng tính).
- Table_array: Bảng chứa dữ liệu cần tham chiếu.
- Col_index_num: Cột chứa dữ liệu cần lấy trong bảng tham chiếu (tính từ cột đầu tiên).
- Range_lookup: 1 (TRUE): Tìm kiếm gần đúng. Hoặc 0 (FALSE): Tìm kiếm chính xác.
Ví dụ về dùng hàm lấy dữ liệu từ Sheet khác trong GG Sheet
Bước 3: Nhấn Enter để hoàn thành.
Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm tên sản phẩm (cột thứ 2) dựa trên mã sản phẩm ở ô A2, từ bảng dữ liệu trong sheet “Data”, bạn nhập:
=VLOOKUP(A2, Data!A2:C100, 2, FALSE)
Kết quả: Hàm sẽ trả về tên sản phẩm tương ứng với mã sản phẩm trong ô A2.
Với các phương pháp lấy dữ liệu từ Sheet trên, nếu bạn muốn liên kết dữ liệu tự động cập nhật hãy dùng Paste Link. Trái lại nếu bạn muốn sao chép dữ liệu nhiều lần và tự động hóa thao tác hãy dùng Macro. Hoặc nếu bạn cần lấy dữ liệu theo điều kiện từ một bảng khác hãy dùng hàm Vlookup.
Tùy vào nhu cầu cụ thể, bạn có thể lựa chọn cách phù hợp nhất để lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheets một cách nhanh chóng và chính xác
6. Hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ Sheet này sang Sheet khác trong Gg Sheet
Hàm IMPORTRANGE giúp bạn trích xuất dữ liệu từ một bảng tính Google Sheet khác và đưa vào bảng tính của mình. Điều này rất hữu ích khi bạn cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn mà không phải nhập lại thủ công.
Công thức tổng quát: =IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”, “chuỗi_dải_ô”)
Ví dụ về dùng hàm để lấy dữ liệu từ Sheet khác trong GG Sheet
Trong đó:
- spreadsheet_url: Đường dẫn của bảng tính chứa dữ liệu cần lấy.
- chuỗi_dải_ô: Phạm vi ô cần trích xuất, bao gồm cả tên sheet. Ví dụ: “Sheet1!A1:B5” để lấy dữ liệu từ cột A và B của sheet “Sheet1”.
Bước 1: Sao chép đường link của bảng tính chứa dữ liệu cần trích xuất bằng cách mở bảng tính nguồn, sao chép URL từ thanh địa chỉ trình duyệt.
Bước 2: Chuyển sang bảng tính của bạn và nhập công thức IMPORTRANGE theo cú pháp:
=IMPORTRANGE(“URL_đã_sao_chép”, “TênSheet!Phạm_vi_ô”)
Trích xuất tất cả dữ liệu trong file Bóng đá ở các vùng dữ liệu bạn chọn
Bước 3: Nhấn Enter. Nếu đây là lần đầu tiên sử dụng hàm IMPORTRANGE trong bảng tính này, Google Sheets sẽ yêu cầu bạn cấp quyền truy cập. Nhấn Allow Access (Cho phép truy cập) để tiếp tục.
Cần cấp quyền truy cập để tiếp tục lấy dữ liệu
Lưu ý khi sử dụng IMPORTRANGE: Nếu bạn chưa từng kết nối hai bảng tính trước đó, Google Sheets sẽ yêu cầu bạn cho phép truy xuất dữ liệu. Nếu nhập sai tên sheet hoặc phạm vi, công thức sẽ báo lỗi. Mọi thay đổi trong bảng tính nguồn sẽ tự động hiển thị trong bảng tính đích.
Hàm IMPORTRANGE giúp bạn liên kết và quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau mà không phải nhập thủ công, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc!
7. Những lưu ý khi lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Google Sheet
Khi sử dụng công thức như IMPORTRANGE, VLOOKUP hoặc QUERY, hãy đảm bảo tên sheet và đường dẫn đến file Google Sheets được nhập đúng. Sai sót nhỏ có thể khiến công thức không hoạt động.
Nếu bạn lấy dữ liệu từ một file Google Sheets khác, lần đầu tiên sử dụng IMPORTRANGE, bạn cần cấp quyền truy cập. Hãy kiểm tra quyền chia sẻ để đảm bảo những người liên quan cũng có thể truy cập dữ liệu.
Nếu bạn lấy dữ liệu từ một file Google Sheets khác, lần đầu tiên sử dụng IMPORTRANGE, bạn cần cấp quyền truy cập
Khi lấy dữ liệu từ sheet khác, đặc biệt với IMPORTRANGE, dữ liệu có thể không cập nhật ngay lập tức. Nếu cần thông tin theo thời gian thực, hãy kiểm tra và cân nhắc sử dụng các phương pháp khác như QUERY.
Nếu sheet nguồn có thể bị chỉnh sửa hoặc thay đổi cấu trúc (thêm/xóa cột, đổi vị trí dữ liệu), điều này có thể làm hỏng các công thức trong sheet đích. Để tránh lỗi, hãy cố gắng duy trì cấu trúc ổn định.
Google Sheets có giới hạn về dung lượng và số lượng ô có thể xử lý. Nếu bạn nhập dữ liệu từ sheet khác với lượng lớn, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng, làm chậm bảng tính.
Mỗi phương pháp lấy dữ liệu có ưu nhược điểm riêng, do đó bạn cần lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với mục đích sử dụng của mình.
- IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ file khác.
- QUERY để lọc và xử lý dữ liệu ngay khi nhập.
- VLOOKUP và INDEX-MATCH để tìm kiếm dữ liệu từ sheet khác.
8. Tại sao cần lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet?
Khi làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, việc lấy dữ liệu từ các sheet khác giúp bạn tập hợp thông tin vào một trang tính duy nhất. Điều này giúp quản lý, phân tích và đánh giá dữ liệu một cách hiệu quả hơn, thay vì phải kiểm tra từng file riêng lẻ.
Ngoài ra, thay vì nhập thủ công, Google Sheets cho phép bạn liên kết dữ liệu giữa các sheet để thông tin luôn được cập nhật tự động. Nhờ đó, bạn sẽ luôn có số liệu mới nhất mà không cần tốn công sao chép hay chỉnh sửa thủ công.
Bạn sẽ luôn có số liệu mới nhất mà không cần tốn công sao chép
Khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn, việc tách dữ liệu thành nhiều sheet giúp bạn quản lý dễ dàng hơn. Mỗi sheet có thể chứa thông tin riêng về từng nhóm, bộ phận hoặc danh mục cụ thể, giúp việc tra cứu và phân tích trở nên trực quan hơn.
Tập hợp dữ liệu từ nhiều sheet vào một trang duy nhất giúp bạn kiểm soát quyền truy cập tốt hơn. Bạn có thể cấp quyền xem hoặc chỉnh sửa cho từng người mà không lo ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống dữ liệu.
Sử dụng Google Sheets để lấy dữ liệu từ sheet khác không chỉ giúp công việc trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn tối ưu hóa thời gian và độ chính xác trong quản lý thông tin.
Việc lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheets không chỉ giúp bạn tổng hợp thông tin nhanh chóng mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. Dù bạn chọn sử dụng hàm IMPORTRANGE, VLOOKUP hay các tính năng khác, mỗi phương pháp đều mang lại sự tiện lợi riêng.
Nếu bạn muốn thành thạo Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao? Hãy sở hữu ngay sách Google Sheets tại AntBook. Cuốn sách in màu rõ nét, nội dung trình bày khoa học, hệ thống kiến thức đầy đủ và dễ hiểu. Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của bạn. Đặt mua ngay tại AntBook để học Google Sheets dễ dàng hơn!
