Hàm xếp hạng trong Excel là gì? Chi tiết cách sử dụng A-Z

Hàm xếp hạng trong Excel là một công cụ hữu ích giúp người dùng xác định vị trí hoặc thứ hạng của một giá trị trong một dãy số liệu. Với khả năng xếp hạng các giá trị từ cao đến thấp hoặc ngược lại, hàm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp đưa ra những phân tích, so sánh trực quan và hiệu quả.

Dù bạn đang làm việc với dữ liệu tài chính, khảo sát, hay phân tích doanh thu, việc hiểu và áp dụng hàm xếp hạng sẽ hỗ trợ bạn trong việc đưa ra những quyết định thông minh và chính xác. Trong bài viết này, cùng AntBook khám phá cách sử dụng hàm xếp hạng trong Excel để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao khả năng phân tích dữ liệu.

1. Hàm xếp hạng trong Excel là gì? Khi nào cần sử dụng?

Hàm xếp hạng Excel là hàm Rank. Một công cụ giúp bạn phân loại và sắp xếp các giá trị trong một tập hợp dữ liệu. Bạn có thể sử dụng hàm này để xếp hạng các số liệu từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao. Việc sử dụng hàm Rank mang lại nhiều tiện ích hơn so với việc sử dụng công cụ Sort trong Excel, vì nó cho phép bạn dễ dàng quản lý và phân tích các giá trị.

Các trường hợp bạn nên sử dụng hàm Rank bao gồm:

• Khi bạn cần xếp hạng các giá trị từ cao đến thấp.
• Khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ thấp đến cao.

Với khả năng linh hoạt và chính xác, hàm Rank là một công cụ không thể thiếu trong việc phân tích dữ liệu hiệu quả.

2. Cú pháp hàm Rank để xếp hạng trong Excel

Hàm RANK có công thức: =RANK(number,ref, [order])

Trong đó:

• Number: Giá trị cần xếp hạng trong khối.
• Ref: Danh sách, khối dữ liệu cần sắp xếp.
• Order: Thứ tự cần sắp xếp, kiểu sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần). Trong trường hợp order = 0 (hoặc không có tham số này) thì sẽ tính từ cao xuống thấp. Còn order = 1 sẽ xếp từ thấp lên cao.

3. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm xếp hạng trong Excel

Để sử dụng hàm Rank xếp hạng trong Excel các bạn cần xác định rõ nhu cầu cần sắp xếp thứ hạng từ cao xuống thấp hay từ thấp đến cao, bởi mỗi cách xếp hạng lại có cách dùng không giống nhau.

3.1 Xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel

Ví dụ: Bạn có một bảng tổng hợp số điểm của các học sinh và tiến hành dùng hàm RANK để xếp hạng cho từng bạn.

Ví dụ minh họa

Bước 1: Tại ô đầu tiên trong cột Xếp hạng > Nhập công thức =RANK(B2,$B$2:$B$5,0).

Trong đó:

• B2: là số cần tìm thứ hạng (điểm số của học sinh đầu tiên).
• $B$2:$B$5: là danh sách số, chính là cột Điểm số. Bạn kéo từ B2 đến B5 và nhấn F4 để cố định.
• 0: là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (điểm số cao nhất sẽ đứng thứ hạng 1).

Nhập công thức =RANK(B2,$B$2:$B$5,0)

Bước 2: Sau khi bấm Enter kết quả hiển thị là 3, nghĩa là bạn Nguyễn Văn A xếp hạng 3 với 8 điểm.

Bấm Enter và kết quả hiển thị

Bước 3: Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng > Kéo xuống dưới là xong.

Bước 4: Hoàn thành kết quả.

Kết quả như hình

Lưu ý: Trong trường hợp những số trùng nhau thì chúng sẽ có thứ hạng bằng nhau và gây ảnh hưởng tới thứ hạng về sau. Ví dụ: Nếu số 9 xuất hiện 2 lần thì cả hai bạn cùng hạng 2 và lúc này số 8 chính là hạng 4 và không hề có hạng 3.

Trường hợp bị đồng hạng khi sử dụng hàm Rank

3.2 Xếp hạng từ thấp đến cao trong Excel

Đối với trường hợp xếp này cần tính đảo ngược, nghĩa là bạn nào điểm số cao sẽ đứng xếp hạng cuối trong danh sách. Tại đây, các bạn tiến hành thay số 0 thành số 1.

Ví dụ: Sử dụng hàm RANK để xếp hạng điểm của các bạn học sinh ở ví dụ này theo thứ tự từ thấp đến cao

Ví dụ 2

Bước 1: Nhập công thức ở ô xếp hạng đầu tiên là =RANK(B2,$B$2:$B$5,1)

Nhập hàm =RANK(B2,$B$2:$B$5,1)

Bước 2: Nhấn nút Enter để áp dụng công thức.

Lúc này bạn Nguyễn Văn A sẽ được xếp hạng 2 với 8 điểm mà không còn là hạng 3 như trên nữa.

Chọn Enter để áp dụng công thức

Bước 3: Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng > Kéo xuống dưới là xong.

Khi đó, các dữ liệu sẽ được xếp từ thấp lên cao với số thấp nhất sẽ là hạng 1.

Bước 4: Kết quả nhận được.

Kết quả hoàn thành

4. Khi có giá trị trùng lặp hàm xếp hạng trong Excel xử lý như thế nào?

Khi trong danh sách có nhiều giá trị giống nhau, Excel sẽ xử lý thứ hạng như thế nào? Nếu bạn dùng hàm RANK hoặc RANK.EQ, các giá trị trùng nhau sẽ được xếp cùng một thứ hạng. Ví dụ, nếu hai giá trị lớn nhất giống nhau, cả hai đều được xếp hạng 1, còn giá trị tiếp theo sẽ được xếp hạng 3. Điều này có nghĩa là sẽ có những vị trí bị “nhảy cóc” trong bảng xếp hạng. Đây là điều bạn cần lưu ý khi sử dụng hàm này để xử lý dữ liệu, đặc biệt nếu bạn cần thứ hạng không bị trùng lặp.

Trong trường hợp bạn muốn tính thứ hạng trung bình cho các giá trị trùng nhau, hãy dùng hàm RANK.AVG

Trong trường hợp bạn muốn tính thứ hạng trung bình cho các giá trị trùng nhau, hãy dùng hàm RANK.AVG. Hàm này sẽ tự động tính thứ hạng trung bình giữa các vị trí giống nhau. Ví dụ, nếu hai giá trị đứng đầu có thứ hạng 1 và 2, RANK.AVG sẽ gán cho cả hai giá trị thứ hạng 1.5, tạo ra kết quả linh động và hợp lý hơn trong một số tình huống.

Còn nếu bạn muốn mỗi giá trị trùng nhau có thứ hạng riêng biệt, bạn có thể kết hợp hàm RANK với COUNTIF. Cách này giúp bạn tạo ra thứ hạng duy nhất cho từng giá trị, dù là xếp theo thứ tự tăng hay giảm, và phù hợp với những yêu cầu phân tích cụ thể hơn.

Để hiểu và nắm rõ hơn về hàm xếp hạng trong Excel và cách sử dụng hiệu quả, bạn có thể tham khảo sách Excel của AntBook. Cuốn sách này cung cấp kiến thức chi tiết, từ cơ bản đến nâng cao. Qua đó giúp bạn làm chủ các hàm trong Excel, bao gồm cả hàm Rank. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn cụ thể về cách ứng dụng hàm xếp hạng vào các tình huống thực tế, cùng với những mẹo và thủ thuật giúp tối ưu hóa công việc với Excel.