Hàm trừ trong Google Sheet: Cách sử dụng phép trừ cho dữ liệu lớn

Hàm trừ trong Google Sheets là một công cụ cho phép bạn thực hiện các phép tính trừ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm trừ, bao gồm các phương pháp khác nhau, cú pháp và các mẹo hữu ích để tối ưu hóa việc sử dụng hàm này. Tìm hiểu chi tiết cùng AntBook nhé!

1. Hướng dẫn cách sử dụng hàm trừ trong Google Sheet

Google Sheets cung cấp hai phương pháp để thực hiện phép trừ: sử dụng dấu trừ (-) trực tiếp hoặc dùng hàm MINUS.

1.1 Dùng dấu trừ (-) trực tiếp

Đây là cách đơn giản và phổ biến nhất để trừ các giá trị số hoặc dữ liệu trong ô:

• Trừ trực tiếp số cụ thể: Nhập =15 – 5, kết quả trả về là 10.

Nhập =15 – 5 vào ô bất kỳ, kết quả trả về sẽ là 10

• Trừ giữa các ô: Nếu ô A1 chứa 28 và ô B1 chứa 8, nhập =A1 – B1, kết quả là 20.

Giả sử ô A1 chứa 28 và ô B1 chứa 8, bạn nhập =A1 – B. Kết quả sẽ là 20.

Phương pháp sử dụng hàm trừ trong GG Sheet dễ nhớ, nhanh chóng và phù hợp cho hầu hết các phép tính trừ cơ bản.

1.2 Sử dụng hàm MINUS để thực hiện phép trừ

Google Sheets cũng cung cấp hàm MINUS để thực hiện phép trừ giữa hai giá trị:

• Cú pháp: =MINUS(số_bị_trừ, số_trừ)
• Ví dụ: =MINUS(15, 7), kết quả trả về 8.

Công thức =MINUS(15; 7). Kết quả là 8

• Dùng với ô dữ liệu: Nếu A1 chứa 25 và B1 chứa 10, công thức =MINUS(A1, B1) trả về 15.

Nếu A1 chứa 25 và B1 chứa 10, công thức sẽ là =MINUS(A1; B1). Kết quả sẽ là 15.

Lưu ý: Hàm MINUS chỉ áp dụng cho hai giá trị. Nếu cần trừ nhiều số hơn, bạn nên dùng dấu trừ (-) để linh hoạt hơn, ví dụ: =A1 – B1 – C1.

2. Thực hiện phép trừ trong Google Sheet với hàm SUM

Khi cần trừ đi tổng của một nhóm giá trị, bạn có thể kết hợp dấu trừ (-) với hàm SUM để tính toán nhanh chóng.

Cú pháp:

=Số_bị_trừ – SUM(Dải_ô)

 Ví dụ minh họa:

Giả sử ô A1 chứa 100, và bạn muốn trừ tổng của các ô B1:B4 (gồm các giá trị 10, 20, 15, 5), sử dụng công thức:

=A1 – SUM(B1:B4)

Kết quả trả về 50.

Công thức sẽ là: =A1 – SUM(B1:B4). Kết quả: 50

Ứng dụng thực tế:

• Trừ tổng doanh thu chi phí để tính lợi nhuận.
• Tính toán số lượng còn lại sau khi trừ tổng hàng đã bán.
• Giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng khi làm việc với nhiều giá trị trong bảng tính.

3. Hàm trừ trong Google Sheet với phép trừ ngày tháng

Google Sheets hỗ trợ phép trừ giữa hai ngày để tính khoảng thời gian (số ngày chênh lệch). Đây là công cụ hữu ích trong việc quản lý lịch trình, dự án hoặc tính toán số ngày làm việc.

Cú pháp cơ bản:

=Ngày_kết_thúc – Ngày_bắt_đầu

Ví dụ minh họa:

Giả sử:

• A1 chứa ngày 2024-12-31
• B1 chứa ngày 2024-12-25

Công thức:

=A1 – B1

Kết quả trả về 6, tức số ngày chênh lệch giữa hai mốc thời gian.

Nhập công thức: =A1 – B. Kết quả là 6 ngày

Lưu ý quan trọng:

• Định dạng ô phải là Ngày (Date) để công thức hoạt động chính xác.
• Nếu ngày kết thúc nhỏ hơn ngày bắt đầu, kết quả sẽ là số âm.
• Có thể kết hợp với hàm NETWORKDAYS để tính số ngày làm việc (bỏ qua cuối tuần, ngày nghỉ).

4. Ưu điểm, nhược điểm các cách dùng hàm trừ trong Google Sheet

Google Sheets cung cấp nhiều cách khác nhau để thực hiện phép trừ, mỗi phương pháp có ưu điểm và hạn chế riêng. Sau đây là bảng so sánh giúp bạn chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng.

5. Sử dụng hàm trừ trong Google Sheet phù hợp với từng nhu cầu

Mỗi phương pháp thực hiện phép trừ trong Google Sheets đều có những ứng dụng riêng, giúp tối ưu hóa quá trình tính toán và xử lý dữ liệu:

• Dấu trừ (-): Lựa chọn nhanh gọn, phù hợp với các phép trừ đơn giản hoặc khi cần tính toán nhiều giá trị cùng lúc.
• Hàm MINUS: Giải pháp lý tưởng nếu bạn muốn công thức rõ ràng, dễ đọc, nhưng chỉ áp dụng cho hai giá trị.
• Kết hợp với SUM: Hữu ích khi cần lấy một giá trị cố định trừ đi tổng của một dải ô, giúp tiết kiệm thời gian khi xử lý dữ liệu lớn.
• Phép trừ ngày tháng: Cần thiết cho việc tính khoảng cách giữa hai mốc thời gian, hỗ trợ đắc lực trong quản lý lịch trình và phân tích dữ liệu ngày.

Việc lựa chọn phương pháp hàm trừ trong Google Sheet phù hợp sẽ giúp bạn thao tác hiệu quả hơn, tránh sai sót và nâng cao năng suất làm việc trên trang tính.

Mỗi phương pháp thực hiện phép trừ trong Google Sheets sẽ phù hợp nhu cầu khác nhau

6. Lưu ý khi sử dụng phép trừ trong Google Sheet

Mặc dù phép trừ trong Google Sheets khá đơn giản, nhưng để đảm bảo tính chính xác và tối ưu hiệu quả, bạn cần chú ý đến một số vấn đề sau:

6.1 Đảm bảo dữ liệu đầu vào hợp lệ

Dữ liệu phải là số hoặc ngày tháng, nếu ô chứa văn bản hoặc ký tự đặc biệt, Google Sheets sẽ trả về lỗi #VALUE!.

Kiểm tra định dạng dữ liệu, đảm bảo các ô tham chiếu có định dạng phù hợp, chẳng hạn như “Số” hoặc “Ngày”, để công thức hoạt động chính xác.

Ví dụ: Ngày cần nhập theo chuẩn dd/mm/yyyy hoặc mm/dd/yyyy, số cần nhập đúng định dạng thay vì dưới dạng văn bản.

6.2 Cẩn trọng khi trừ ngày tháng

Phép trừ giữa hai ngày sẽ trả về số ngày giữa hai mốc thời gian. Ví dụ: =A1 – B1 (A1 chứa 01/01/2024, B1 chứa 01/12/2023) sẽ trả về 31.

Cả hai ô tham chiếu trong công thức cần được định dạng là “Ngày”. Nếu một ô chứa văn bản hoặc định dạng khác, công thức sẽ không hoạt động đúng.

6.3 Cách xử lý lỗi phổ biến khi dùng hàm trừ trong GG Sheet

Lỗi #VALUE! xảy ra khi ô tham chiếu chứa văn bản, ký tự đặc biệt hoặc dữ liệu không hợp lệ. Bạn có thể sử dụng hàm ISNUMBER() để kiểm tra dữ liệu có phải là số không.

Khi công thức không trả về kết quả đúng kiểm tra lại dữ liệu trong các ô tham chiếu để đảm bảo chúng chứa giá trị phù hợp.

Lưu ý sử dụng phép trừ trong Google Sheet để tối ưu hiệu quả công việc

6.4 Khi làm việc với nhiều trang tính (Sheet khác)

Khi tham chiếu đến ô trong bảng tính khác, cần nhập chính xác tên bảng tính. Nếu tên có khoảng trắng, hãy dùng dấu nháy đơn ‘Tên bảng tính’!Ô.

Ví dụ: =Sheet1!A1 – Sheet2!A1 sẽ trừ giá trị tại ô A1 của hai trang tính Sheet1 và Sheet2.

6.5 Công thức sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi

Google Sheets tự động điều chỉnh kết quả khi dữ liệu đầu vào thay đổi. Tuy nhiên, nếu bạn sao chép công thức sang vị trí khác, hãy kiểm tra tham chiếu tương đối và tuyệt đối ($A$1 vs. A1) để tránh sai sót trong tính toán.

Việc nắm rõ các lưu ý trên sẽ giúp bạn sử dụng hàm trừ một cách hiệu quả, giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu trong Google Sheets.

Hàm trừ trong Google Sheets không chỉ đơn thuần là một phép toán cơ bản, mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tính toán nhanh chóng, chính xác trong mọi tình huống, từ quản lý tài chính, theo dõi số liệu, đến tính toán khoảng thời gian. Khi nắm vững cách sử dụng dấu trừ (-), hàm MINUS, kết hợp với SUM hay xử lý ngày tháng, bạn sẽ làm chủ bảng tính một cách dễ dàng và tối ưu hóa hiệu suất công việc.

Tuy nhiên, Google Sheets không chỉ có hàm trừ! Để khám phá thêm nhiều tính năng nâng cao, tự động hóa quy trình làm việc và trở thành bậc thầy xử lý dữ liệu, đừng bỏ lỡ cuốn sách Google Sheets tại AntBook. Đây sẽ là chìa khóa giúp bạn nâng tầm kỹ năng, làm việc thông minh hơn và tối đa hóa hiệu suất mỗi ngày!