Hàm trừ trong Excel: Thủ thuật giải quyết mọi bài toán

Excel là một công cụ được sử dụng rộng rãi trong việc xử lý dữ liệu và thực hiện các phép tính. Trong số các phép tính cơ bản, phép trừ là một trong những phép toán thường xuyên được sử dụng.

Tuy nhiên, trái với những gì nhiều người dùng có thể nghĩ, Excel không có hàm SUBTRACT chuyên dụng. Vậy làm thế nào để thực hiện hàm trừ trong Excel? Hãy cùng AntBook tìm hiểu chi tiết với bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm hàm trừ trong Excel là gì?

Phép trừ trong Excel là hàm gì? Trong Excel, không có hàm trừ riêng biệt, nhưng bạn vẫn có thể thực hiện phép trừ bằng cách sử dụng dấu “-” hoặc kết hợp với hàm SUM để tính toán nhanh hơn.

Hàm trừ trong Excel bằng dấu trừ “-“ để thay thế hoặc sử dụng hàm Sum để thực hiện phép trừ

Cách đơn giản nhất để trừ hai số là sử dụng công thức trực tiếp, chẳng hạn như =A1 – B1. Nếu bạn cần trừ nhiều số, bạn có thể mở rộng công thức, ví dụ: =A1 – B1 – C1 – D1.

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp với hàm SUM để thực hiện phép trừ một cách linh hoạt hơn. Ví dụ, để trừ một số với tổng của các số khác, bạn có thể dùng công thức =A1 – SUM(B1:D1). Điều này giúp bạn dễ dàng thay đổi dãy số mà không cần chỉnh sửa công thức quá nhiều.

Lưu ý rằng dấu phân cách giữa các số trong công thức có thể là dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;), tùy vào thiết lập của từng máy tính.

2. Kỹ năng sử dụng hàm trừ trong Excel hiệu quả

Excel cung cấp sự linh hoạt trong việc thực hiện phép trừ thông qua nhiều cách khác nhau, mỗi cách có cú pháp và ứng dụng riêng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

2.1 Hàm trừ của Excel: Sử dụng toán tử

Để thực hiện phép trừ trong Excel, bạn cần bắt đầu bằng dấu “=” để Excel hiểu rằng bạn đang nhập một công thức. Sau đó, nhập số hoặc tham chiếu đến ô dữ liệu và sử dụng dấu trừ “-” để thực hiện phép tính.

Ví dụ, nếu bạn muốn tính 20 – 8, chỉ cần nhập công thức =20-8 vào ô cần hiển thị kết quả và nhấn Enter.

Nhập công thức =20-8 và nhấn Enter vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả

Ngoài ra, thay vì nhập trực tiếp số, bạn có thể sử dụng tham chiếu ô để linh hoạt hơn. Giả sử ô A1 chứa số 20 và ô B1 chứa số 8, bạn chỉ cần nhập công thức =A1-B1. Điều này giúp bạn dễ dàng thay đổi giá trị trong các ô mà không cần chỉnh sửa lại công thức.

Sử dụng ô tham chiếu với công thức =A1-B1 để lấy số trong ô A1 trừ số trong ô B1

2.2 Hàm trừ trong Excel: Trừ nhiều ô

Để trừ nhiều ô trong Excel, bạn lấy giá trị từ ô đầu tiên và lần lượt trừ đi giá trị của các ô tiếp theo.

Ví dụ, nếu ô A2 chứa tổng số trái cây ban đầu và các ô B2, C2, D2, E2 chứa số trái cây đã bán hoặc sử dụng, bạn có thể nhập công thức:

=A2 – B2 – C2 – D2 – E2

Nhập công thức =A2-B2-C2-D2-E2 và nhấn Enter

Sau đó, nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị trong ô F2, cho biết số trái cây còn lại.

Cách này giúp bạn nhanh chóng tính toán khi cần trừ nhiều giá trị cùng lúc, mà không phải nhập thủ công từng phép tính riêng lẻ.

Bạn sẽ nhận được kết quả số trái thanh long như trên

2.3 Hàm trừ của Excel: Sử dụng hàm SUM

Ngoài cách sử dụng dấu trừ trực tiếp giữa các giá trị, bạn cũng có thể tận dụng hàm SUM để thực hiện phép trừ một cách linh hoạt hơn.

– Dùng một số trừ tổng các số khác

Giả sử ô A1 chứa tổng số ban đầu, còn các ô B1:E1 chứa các giá trị cần trừ. Bạn có thể sử dụng công thức:

=A1 – SUM(B1:E1)

Nhập công thức =A1-SUM(B1:E1) và nhấn Enter vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả (A3)

Sau đó nhấn Enter, Excel sẽ tính tổng các giá trị trong B1:E1, rồi trừ đi số trong A1, giúp bạn có kết quả chính xác mà không cần nhập từng phép trừ riêng lẻ.

Kết quả sẽ được hiển thị là 505

– Dùng hàm SUM để trừ nhiều số cùng lúc

Hàm SUM thường dùng để cộng, nhưng bạn có thể biến nó thành phép trừ bằng cách thêm dấu trừ trước các đối số:

=SUM(A1, -B1, -C1, -D1, -E1)

Công thức =SUM(A1;-B1;-C1;-D1;-E1) và nhấn Enter 

Khi nhấn Enter, Excel sẽ cộng tất cả các số, nhưng do các giá trị B1, C1, D1, E1 có dấu trừ, chúng sẽ được trừ khỏi giá trị trong A1.

Cách này giúp bạn viết công thức gọn gàng hơn mà vẫn đảm bảo tính toán chính xác.

Kết quả sẽ xuất hiện

2.4 Hàm trừ trong Excel: Trừ theo tỷ lệ %

Bạn có thể thực hiện phép trừ phần trăm bằng cách sử dụng dấu trừ “-” hoặc kết hợp với hàm SUM, tùy vào cách bạn muốn tính toán. Nếu giá trị chưa có định dạng phần trăm, bạn chỉ cần nhập số rồi thêm dấu % (hoặc định dạng ô dưới dạng phần trăm).

Tính % số học sinh hạnh kiểm trung bình

– Sử dụng dấu trừ trực tiếp

Nếu ô B1 chứa tổng số học sinh, còn ô B2 và B3 lần lượt là số học sinh có hạnh kiểm tốt và khá, bạn có thể tính số học sinh hạnh kiểm trung bình bằng công thức:

=B1-B2-B3

Nhấn Enter, Excel sẽ tự động thực hiện phép trừ và hiển thị kết quả.

Nhập công thức: = B1-B2-B3 và nhấn Enter

– Sử dụng hàm SUM để trừ phần trăm

Bạn cũng có thể sử dụng hàm SUM để trừ tổng các giá trị phần trăm khỏi tổng ban đầu:

=B1-SUM(B2:B3)

Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ cộng giá trị trong B2 và B3, sau đó trừ tổng đó khỏi B1, giúp công thức dễ đọc và chỉnh sửa hơn khi cần thay đổi dữ liệu.

Nhập công thức =B1-SUM(B2:B3) và nhấn Enter để nhận kết quả

Cả hai cách đều cho kết quả chính xác, nhưng sử dụng SUM đặc biệt hữu ích khi cần trừ nhiều giá trị cùng lúc.

– Dùng hàm SUM với giá trị âm

Thêm dấu trừ trước các giá trị trong hàm SUM để biến chúng thành số âm:

=SUM(B1, -B2, -B3)

Nhấn Enter, Excel sẽ cộng tất cả các số, nhưng do B2 và B3 đã được nhập với dấu trừ, chúng sẽ được tự động trừ khỏi B1.

Ví dụ về hàm trừ trong Excel theo tỷ lệ %

2.5 Hàm trừ của Excel: Trừ ngày tháng

Để trừ hai ngày trong Excel, bạn cần đảm bảo các giá trị ngày tháng được định dạng đúng (Date). Khi trừ hai ngày, Excel sẽ tính toán số ngày chênh lệch giữa chúng.

Ví dụ, để tính số ngày chênh lệch giữa ngày 18/08/2021 và 08/08/2021, bạn làm như sau:

Nhập ngày 08/08/2021 vào ô A1 và ngày 18/08/2021 vào ô B1. Sau đó, nhập công thức =B1 – A1 vào ô A2 rồi nhấn Enter. Kết quả hiển thị sẽ là 10, nghĩa là có 10 ngày giữa hai mốc thời gian này.

Nhập công thức =B1-A1 và nhấn Enter 

Nếu kết quả hiển thị dưới dạng ngày thay vì số, bạn cần đổi định dạng ô A2 sang kiểu Number. Ngoài ra, nếu bạn nhập công thức =A1 – B1, kết quả sẽ là số âm, vì ngày trong A1 nhỏ hơn ngày trong B1.

Bạn sẽ nhận được kết quả là số ngày chênh lệch giữa ngày 18/08/2021 và 08/08/2021

Trong trường hợp muốn bao gồm cả ngày đầu tiên vào kết quả, bạn chỉ cần cộng thêm 1 vào công thức: =B1 – A1 + 1. Cách này giúp bạn nhanh chóng tính toán khoảng thời gian mà không cần sử dụng các hàm phức tạp.

2.6 Hàm trừ trong Excel: Trừ ký tự

Trong Excel, bạn có thể loại bỏ một chuỗi ký tự khỏi chuỗi khác bằng cách sử dụng các hàm như SUBSTITUTE, TRIM, REPLACE, SEARCH, LEN. Tùy theo yêu cầu có phân biệt chữ hoa, chữ thường hay không, bạn có thể chọn cách phù hợp.

– Trừ ký tự có phân biệt chữ hoa, chữ thường

Sử dụng hàm SUBSTITUTE để thay thế chuỗi cần loại bỏ bằng một khoảng trống, sau đó dùng TRIM để loại bỏ khoảng trắng thừa.

Tại ô C1, bạn nhập hàm =TRIM(SUBSTITUTE(A1;B1;””))

Công thức:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, B1, “”))

Trong đó:

• SUBSTITUTE(A1, B1, “”): Xóa chuỗi ký tự trong B1 khỏi A1.
• TRIM: Xóa khoảng trắng dư thừa nếu có.

Kết quả trừ ký tự của ô B1 khỏi kí tự của ô A1

– Trừ ký tự không phân biệt chữ hoa, chữ thường

Sử dụng kết hợp các hàm REPLACE, SEARCH, LEN để loại bỏ chuỗi bất kể chữ hoa hay chữ thường.

Công thức:
=REPLACE(A1, SEARCH(B1, A1), LEN(B1), “”)

Tại ô C1, bạn nhập hàm =REPLACE(A1;SEARCH(A1;B1);LEN(B1);””))

Trong đó:

• SEARCH(B1, A1): Xác định vị trí bắt đầu của chuỗi trong A1.
• LEN(B1): Lấy độ dài của chuỗi trong B1.
• REPLACE(A1, vị trí bắt đầu, độ dài, “”): Xóa ký tự từ vị trí tìm thấy.

Nhận được kết quả trừ ký tự của ô B1 khỏi kí tự của ô A1

3. Mẹo và thủ thuật dùng hàm trừ trong Excel

Để thực hiện phép trừ một cách hiệu quả và linh hoạt trong Excel, bạn nên tận dụng một số thủ thuật sau. Thay vì nhập trực tiếp các số vào công thức, hãy sử dụng tham chiếu ô. Điều này giúp công thức trở nên linh hoạt hơn, cho phép bạn dễ dàng thay đổi dữ liệu mà không cần chỉnh sửa lại công thức. 

Ví dụ, thay vì nhập =100-50, bạn có thể đặt số 100 vào ô A1 và số 50 vào ô B1, sau đó sử dụng công thức =A1-B1. Khi cần thay đổi giá trị, chỉ cần sửa số trong ô, và kết quả sẽ tự động cập nhật.

Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian nhập liệu, bạn có thể sử dụng tính năng AutoFill. Sau khi nhập công thức vào một ô, chỉ cần kéo thả góc dưới bên phải của ô xuống hoặc sang ngang, Excel sẽ tự động áp dụng công thức cho các ô còn lại. Cách này đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng dữ liệu lớn, giúp bạn giảm đáng kể thời gian nhập liệu thủ công.

Bên cạnh đó, việc kết hợp phép trừ với các hàm khác sẽ giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp hơn.

Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện trước khi trừ, hoặc kết hợp với VLOOKUP để tìm kiếm giá trị trước khi thực hiện phép trừ. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra xem một số có lớn hơn một giá trị nhất định trước khi trừ, có thể dùng công thức =IF(A1>50, A1-10, A1), nghĩa là chỉ khi giá trị trong A1 lớn hơn 50, Excel mới trừ đi 10.

4. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục hàm trừ của Excel

Khi thực hiện phép trừ trong Excel, đôi khi bạn có thể gặp một số lỗi phổ biến. Sau đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục chúng để đảm bảo công thức hoạt động chính xác.

Hàm trừ trong Excel thường gặp lỗi #VALUE! và #DIV/0!

4.1 Lỗi #VALUE!

Lỗi này xảy ra khi bạn cố gắng trừ một số với một giá trị không phải là số, chẳng hạn như văn bản hoặc ô trống. Ví dụ, nếu ô A1 chứa số 50 nhưng ô B1 lại chứa chữ “Excel”, công thức =A1-B1 sẽ báo lỗi #VALUE!.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại các ô trong công thức và đảm bảo chúng chứa giá trị số. Bạn có thể sử dụng hàm ISNUMBER để xác định xem một ô có phải là số hay không, ví dụ: =IF(ISNUMBER(B1), A1-B1, “Lỗi: Ô B1 không phải là số”).

4.2 Lỗi #DIV/0!

Mặc dù lỗi này không trực tiếp liên quan đến phép trừ, nhưng nó có thể xảy ra khi bạn sử dụng phép chia trong công thức có chứa phép trừ. Ví dụ, nếu công thức =(A1-B1)/C1 mà ô C1 chứa giá trị 0, Excel sẽ trả về lỗi #DIV/0! vì không thể chia cho 0.

Cách khắc phục: Kiểm tra giá trị của mẫu số trước khi thực hiện phép chia. Bạn có thể sử dụng hàm IF để tránh lỗi này, chẳng hạn: =IF(C1=0, “Lỗi: Mẫu số bằng 0”, (A1-B1)/C1). Cách này giúp Excel hiển thị thông báo thay vì lỗi, giúp bạn dễ dàng nhận biết vấn đề và điều chỉnh dữ liệu.

Hàm trừ tuy đơn giản nhưng lại là một công cụ trong Excel, cho phép bạn thực hiện các phép tính trừ một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng cách kết hợp linh hoạt giữa toán tử trừ “-” và hàm SUM, người dùng có thể dễ dàng xử lý các phép tính trừ trong nhiều trường hợp khác nhau, từ việc tính toán đơn giản đến những phép tính phức tạp hơn. 

Tuy nhiên, để thành thạo Excel không chỉ dừng lại ở việc biết cách trừ số. Nếu bạn muốn mở rộng kiến thức, học cách sử dụng Excel một cách chuyên sâu hơn để giải quyết các bài toán thực tế, cuốn sách Excel Tin Học Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích. Cuốn sách này từ AntBook không chỉ giúp bạn nắm vững các công thức và hàm quan trọng mà còn hướng dẫn cách ứng dụng chúng trong công việc hàng ngày, từ việc quản lý dữ liệu, tạo báo cáo cho đến phân tích số liệu nâng cao.