Hàm TRIM trong Excel: Loại bỏ khoảng trắng đơn giản kèm ví dụ

Khi làm việc với Excel, dữ liệu thường bị dính nhiều khoảng trắng dư thừa, gây khó khăn trong việc xử lý và hiển thị thông tin. Hàm TRIM là một công cụ hữu ích giúp loại bỏ các khoảng trống thừa trong văn bản, giúp dữ liệu trở nên gọn gàng, dễ đọc và chính xác hơn khi thực hiện các phép tính hoặc so sánh.

Cùng AntBook tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng hàm TRIM trong Excel, cú pháp kèm ví dụ thực tế để bạn có thể dễ ứng dụng và thực hành trong công việc nhé.

1. Hàm TRIM trong Excel là gì? Dùng để làm gì?

1.1 Khái niệm hàm TRIM trong Excel là gì?

Đôi khi trong công việc cũng như đời sống, bạn có thể gặp phải các tình huống oái oăm như có nhiều hơn một khoảng trắng. Việc tìm kiếm và xóa thủ công khá mất thời gian, giảm hiệu suất công việc. Vậy làm sao để loại bỏ khoảng trống trong Excel một cách dễ dàng? Hàm Trim sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Hàm Trim dùng để loại bỏ các khoảng trắng dư thừa trong chuỗi văn bản

Hàm TRIM trong Excel là một hàm dùng để loại bỏ tất cả khoảng trắng dư thừa trong một chuỗi văn bản, chỉ giữ lại khoảng trắng đơn giữa các từ. Điều này giúp dữ liệu trở nên gọn gàng, dễ đọc và tránh lỗi khi thực hiện các thao tác xử lý khác như tìm kiếm, so sánh hay kết hợp dữ liệu.

Hàm TRIM đặc biệt hữu ích khi làm việc với dữ liệu được nhập từ các nguồn bên ngoài, nơi có thể xuất hiện nhiều khoảng trắng thừa không mong muốn.

1.2 Hàm TRIM trong Excel dùng để làm gì?

Hàm TRIM được sử dụng chủ yếu để làm sạch dữ liệu văn bản trong Excel. Khi nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như tệp CSV, sao chép từ web hoặc nhập thủ công, các khoảng trắng dư thừa có thể làm ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin.

TRIM giúp loại bỏ các khoảng trắng không cần thiết, giúp dữ liệu chuẩn xác hơn khi so sánh hoặc kết hợp với các hàm khác như VLOOKUP, CONCATENATE hay LEN. Việc này đặc biệt quan trọng trong quản lý dữ liệu lớn, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả khi làm việc trên Excel.

Hàm Trim giúp việc xử lý thông tin đơn giản hơn

2. Cú pháp của hàm TRIM trong Excel là gì?

Hàm TRIM có cú pháp đơn giản như sau:
=TRIM(text)
Trong đó:

• text: Là chuỗi văn bản hoặc ô chứa văn bản mà bạn muốn loại bỏ khoảng trắng dư thừa.

 Ví dụ, nếu ô A1 chứa văn bản ” Excel   cơ   bản “, khi sử dụng công thức =TRIM(A1), Excel sẽ trả về kết quả “Excel cơ bản”, giúp dữ liệu trở nên gọn gàng và dễ xử lý hơn.

3. Ví dụ về cách sử dụng hàm TRIM trong Excel đúng

Để dễ hiểu hơn, giả sử bạn có một bảng danh sách nhân viên tại AntBook và cần loại bỏ khoảng trắng dư thừa. Bạn có thể sử dụng hàm TRIM theo các bước sau:

Ví dụ về cách sử dụng hàm Trim trong Excel

Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả, sau đó nhập công thức =TRIM(B3), trong đó B3 là ô chứa dữ liệu gốc cần loại bỏ khoảng trắng.

Ví dụ về cách sử dụng hàm Trim trong Excel

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị kết quả đã được làm sạch. Tiếp theo, di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa công thức để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả xuống các ô bên dưới để sao chép công thức cho toàn bộ danh sách.

Ví dụ về cách sử dụng hàm Trim trong Excel

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể loại bỏ khoảng trắng dư thừa trong dữ liệu, giúp văn bản trở nên gọn gàng và dễ đọc hơn.

4. Kết hợp hàm Trim với các hàm khác trong Excel

4.1 Nối chuỗi với hàm CONCATENATE kết hợp hàm Trim trong Excel

Bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE kết hợp với TRIM để nối chuỗi và loại bỏ khoảng trắng dư thừa theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô cần hiển thị kết quả, sau đó nhập công thức:
=CONCATENATE(TRIM(B3), ” “, C3)

Kết hợp hàm Trim với hàm CONCATENATE trong Excel

Giải thích công thức:

• B3: Là ô chứa họ và tên đệm cần xử lý.
• TRIM(B3): Xóa các khoảng trắng dư thừa trong ô B2, chỉ giữ lại một khoảng trắng giữa các từ.
• ” “: Thêm một khoảng trắng giữa họ và tên đệm (B2) và tên chính (C2) để tránh bị dính chữ.
• C3: Là ô chứa tên chính cần nối.

Lưu ý: Công thức trên sử dụng ô tham chiếu B3 và C3, bạn có thể thay đổi chúng theo bảng dữ liệu thực tế của mình.

Bước 2: Nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị. Tiếp theo, di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô kết quả, khi con trỏ chuột hiển thị dấu “+”, giữ chuột và kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô còn lại. Excel sẽ tự động điền kết quả cho toàn bộ danh sách.

Kết hợp hàm Trim với hàm CONCATENATE trong Excel

4.2 Hàm Trim Excel kết hợp với dấu “&” để nối chuỗi

Bạn có thể dùng hàm TRIM kết hợp với dấu “&” để nối chuỗi và loại bỏ khoảng trắng dư thừa theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô cần hiển thị kết quả, sau đó nhập công thức:
=TRIM(B3) & ” ” & C3

Kết hợp hàm Trim với ký tự trong Excel

Giải thích công thức:

• TRIM(B3): Xóa các khoảng trắng dư thừa trong ô B2, chỉ giữ lại một khoảng trắng giữa các từ.
• ” “: Thêm một khoảng trắng giữa họ và tên đệm (B2) và tên chính (C2) để tránh bị dính chữ.
• C3: Là ô chứa tên chính cần nối.

Mẹo: Luôn sử dụng dấu ” ” giữa các chuỗi để đảm bảo có khoảng trống ngăn cách, tránh tình trạng các từ bị dính vào nhau.

Bước 2: Nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị. Tiếp theo, di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô kết quả, khi con trỏ chuột hiển thị dấu “+”, giữ chuột và kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô còn lại. Excel sẽ tự động điền kết quả cho toàn bộ danh sách.

Kết hợp hàm Trim với ký tự trong Excel

5. Những lỗi thường gặp khi dùng hàm TRIM trong Excel

Hàm TRIM chỉ xóa các khoảng trắng dư thừa (các khoảng trắng ở đầu, cuối hoặc nhiều khoảng trắng liền nhau). Nếu giữa các từ đã có một khoảng trắng hợp lệ, hàm sẽ không thay đổi chúng.
Một số khoảng trắng đặc biệt (như Non-Breaking Space – NBSP, mã ASCII 160) không được hàm TRIM nhận diện và xóa. Điều này thường xảy ra khi sao chép dữ liệu từ web hoặc phần mềm khác. Để khắc phục, có thể kết hợp với hàm SUBSTITUTE như sau:
=SUBSTITUTE(TRIM(A1), CHAR(160), “”)
Hàm TRIM trong Excel chỉ hoạt động với chuỗi văn bản, nếu ô chứa số, hàm sẽ không ảnh hưởng. Nếu muốn loại bỏ khoảng trắng trong số, cần chuyển số thành dạng văn bản trước hoặc sử dụng cách khác như hàm VALUE.

Hàm Trim không hoạt động trong định dạng số

Hàm TRIM không thể xóa các ký tự xuống dòng (line break) trong ô. Nếu muốn loại bỏ chúng, cần dùng thêm hàm CLEAN, ví dụ:
=CLEAN(TRIM(A1))
Nhiều người quên bấm Enter sau khi nhập công thức hoặc kéo công thức xuống các ô khác, dẫn đến lỗi không cập nhật dữ liệu tự động. Luôn kiểm tra và sao chép công thức đúng cách để đảm bảo hoạt động chính xác.

Hàm TRIM trong Excel là một công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích trong việc loại bỏ khoảng trắng dư thừa, xử lý dữ liệu trở nên gọn gàng và chính xác hơn. Khi kết hợp với các hàm khác, TRIM có thể hỗ trợ tối ưu quy trình xử lý dữ liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel, việc nắm vững cách sử dụng hàm này sẽ mang lại rất nhiều lợi ích.

Để làm chủ Excel và các công cụ tin học văn phòng khác, bộ sách tin học văn phòng tại AntBook là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Bộ sách gồm 4 cuốn chuyên sâu về Excel, Word, PowerPoint và thủ thuật phím tắt, giúp bạn nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm, tối ưu hóa công việc một cách hiệu quả. Đừng bỏ lỡ bộ sách tin học văn phòng để tối ưu hiệu suất công việc của mình nhé!