Hàm tính tổng trong Excel: 9 Cách đơn giản xử lý SIÊU dữ liệu

Trong công việc hàng ngày, chắc hẳn bạn đã nhiều lần phải cộng các số liệu với nhau. Nếu phải làm việc với một lượng lớn dữ liệu, việc cộng tay không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót. Với hàm tính tổng Excel sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng AntBook đi tìm hiểu chi tiết với bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm hàm tính tổng trong Excel là gì?

Tính tổng trong Excel là một trong những thao tác quan trọng và được sử dụng phổ biến nhất, giúp bạn cộng dồn giá trị của một dãy số liên tiếp hoặc không liên tiếp một cách nhanh chóng và chính xác.

Với hàm SUM, bạn chỉ cần nhập phạm vi ô cần tính tổng, Excel sẽ tự động thực hiện phép cộng, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót so với tính toán thủ công. Chức năng này có thể áp dụng cho cột, hàng hoặc một vùng dữ liệu bất kỳ, giúp bạn dễ dàng tổng hợp số liệu trong báo cáo, phân tích tài chính, hoặc các công việc hành chính khác.

Sử dụng hàm SUM dễ dàng nhập các ô cần tính tổng và Excel sẽ tự động thực hiện phép cộng

Ngoài hàm SUM, Excel còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ như AutoSum (∑), SUBTOTAL, AGGREGATE, cho phép tính tổng theo nhiều cách linh hoạt hơn, thậm chí loại bỏ các giá trị ẩn hoặc lỗi trong quá trình tính toán.

2. Hướng dẫn hàm tổng trong Excel đơn giản nhất

Hàm SUM là một trong những hàm thông dụng nhất trong Excel, giúp bạn cộng dồn nhiều giá trị chỉ trong vài giây. Công thức cơ bản của hàm này là: 

=SUM(phạm vi ô cần tính tổng)

Để áp dụng hàm SUM, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Mở file Excel và chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả tính tổng.
• Nhập công thức =SUM(các ô cần tính tổng). Bạn có thể chọn một dãy liên tiếp (ví dụ: =SUM(A1:A10)) hoặc nhiều ô không liền kề (ví dụ: =SUM(A1, B3, C5)).
• Nhấn Enter để hoàn tất, Excel sẽ tự động tính toán và trả về kết quả tổng.

Nhập công thức =SUM(các ô cần tính tổng)

3. Cách tính tổng với hàm SUM trong Excel cho các ô liền kề nhau

Một trong những cách nhanh nhất để tính tổng trong Excel là sử dụng tính năng tự động hiển thị tổng mà không cần nhập công thức. Cách thực hiện như sau:

• Chọn cột hoặc dãy ô chứa các giá trị cần tính tổng.
• Khi bôi đen phạm vi dữ liệu, Excel sẽ tự động hiển thị tổng giá trị ở góc phải phía dưới màn hình (trong thanh Status Bar).

Cách này đặc biệt hữu ích khi bạn cần xem nhanh tổng số mà không cần nhập công thức. Tuy nhiên, nếu muốn hiển thị kết quả trên bảng tính, bạn vẫn có thể sử dụng hàm SUM với cú pháp:
=SUM(A1:A10) (trong đó A1:A10 là phạm vi cần tính tổng).

Chọn cột cần tính tổng, sau đó di chuột bôi đen cột chứa giá trị

4. Sử dụng tổ hợp phím tắt Alt + với hàm cộng trong Excel

Sử dụng phím tắt là cách nhanh chóng để tính tổng trong Excel mà không cần nhập công thức thủ công. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Chọn vùng dữ liệu cần tính tổng, bao gồm cả ô mà bạn muốn hiển thị kết quả.
• Nhấn tổ hợp phím Alt + = (dấu bằng).
• Nhấn Enter, Excel sẽ tự động chèn hàm SUM và hiển thị tổng giá trị ngay bên dưới vùng dữ liệu được chọn.

Ấn tổ hợp phím Alt + sẽ nhận được tổng giá trị

5. Hàm tổng cộng trong Excel khi sử dụng dấu “+”

Nếu bạn chỉ cần tính tổng một số ô riêng lẻ trong bảng Excel mà không cần sử dụng hàm SUM, bạn có thể nhập trực tiếp phép tính bằng dấu “+”. Cách thực hiện như sau:

• Chọn ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả.
• Nhập công thức theo dạng =B2+B3+B4 (trong đó B2, B3, B4 là các ô chứa giá trị cần cộng).
• Nhấn Enter, Excel sẽ tính tổng và hiển thị kết quả ngay trong ô đã chọn.

Chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là viết phép cộng các ô cần tính tổng

6. Hàm tổng cộng trong Excel với hàm SUM

Hàm SUM là công cụ phổ biến nhất để tính tổng trong Excel, giúp bạn cộng nhanh nhiều giá trị cùng lúc mà không cần nhập từng phép toán thủ công. Công thức: 

=SUM(các ô được chọn)

Cách sử dụng hàm SUM:

• Mở file Excel và chọn ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả tổng.
• Nhập công thức =SUM(các ô cần tính tổng) (ví dụ: =SUM(B2,B3,B4,B5,B6)).
• Nhấn Enter, kết quả sẽ được hiển thị ngay lập tức.

Nhập công thức hàm SUM: =SUM(các ô được chọn) và nhấn Enter

Mẹo giúp thao tác nhanh hơn:

• Khi làm việc với một vùng dữ liệu lớn, thay vì nhập từng ô riêng lẻ, hãy dùng công thức theo phạm vi, ví dụ:

=SUM(C2:C500)

Công thức này sẽ tính tổng tất cả các giá trị từ ô C2 đến C500, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi nhập liệu.

7. Công thức tính hàm cộng Excel bằng Autosum trên thanh công cụ

AutoSum là tính năng tiện lợi trong Excel, giúp bạn tính tổng nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột, thay vì nhập công thức thủ công.

7.1 Tính tổng theo cột bằng AutoSum

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần tính tổng, bao gồm cả ô trống ngay bên dưới.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào mục Editing > Nhấn vào AutoSum (∑).

Bước 3: Nhấn Enter, Excel sẽ tự động điền công thức SUM và hiển thị kết quả tổng số ngay bên dưới cột.

Chọn mục Editing sau đó ấn AutoSum

7.2 Tính tổng theo hàng bằng AutoSum

Bước 1: Chọn hàng cần tính tổng và ô trống bên phải của hàng đó.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Editing > Nhấn AutoSum (∑).

Bước 3: Nhấn Enter, kết quả tổng sẽ xuất hiện ở cột bên phải của hàng dữ liệu.

Trên thanh công cụ, mục Editing, chọn AutoSum

7.3 Tính tổng kết hợp cả hàng và cột bằng AutoSum

Bạn có thể tính tổng cả hàng và cột cùng lúc bằng cách:

Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu bao gồm ô trống bên dưới và bên phải của dữ liệu.

Bước 2: Nhấn AutoSum, Excel sẽ tự động tính tổng từng cột và từng hàng.

Tiếp theo chọn chức năng AutoSum sẽ nhận được kết quả

8. Hàm cộng có điều kiện trong Excel bằng  Subtotal

Subtotal là một hàm đặc biệt trong Excel giúp bạn tính tổng linh hoạt, bao gồm cả giá trị ẩn. Hàm này đặc biệt hữu ích khi làm việc với danh sách dữ liệu lớn và cần tính tổng theo điều kiện hoặc nhóm dữ liệu.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở file Excel và chọn dòng tiêu đề.

 Mở file Excel và nhấn chọn dòng tiêu đề

Bước 2: Bật chức năng lọc (Filter) bằng cách vào mục Editing, chọn Sort & Filter, rồi chọn Filter.

Chọn Filter trên thanh công cụ

Bước 3: Lọc các giá trị cần tính tổng bằng cách chọn vào mũi tên ở góc phải tiêu đề cột dữ liệu, sau đó chọn các giá trị cần tính.

Bước 4: Chọn các giá trị đã lọc để tính tổng.

Chọn các giá trị cần tính tổng sau đó nhấn OK

Bước 5: Nhấn tổ hợp phím Alt + = để hiện kết quả tổng.

Bôi đen các giá trị, ấn phím tắt Alt

9. Một số lỗi thường gặp khi tính tổng trong Excel và cách khắc phục

Những lỗi thường gặp khi tính tổng trong Excel và cách khắc phục:

Lỗi #VALUE!:

• Nguyên nhân: Giá trị không phù hợp trong ô (ví dụ: chữ thay vì số).
• Cách khắc phục: Kiểm tra và sửa lại định dạng hoặc giá trị trong các ô.

Lỗi #DIV/0!:

• Nguyên nhân: Cố gắng chia cho 0. Hoặc hàm SUM tính tổng các ô rỗng.
• Cách khắc phục: kiểm tra lại các ô tham chiếu trong phép tính chia, và kiểm tra lại dữ liệu trong vùng tính tổng.

Lỗi #NUM!:

• Nguyên nhân: Hàm tính toán không chính xác (ví dụ: dùng SUM trên ô trống).
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại các tham số của hàm và đảm bảo chúng phù hợp.

Lỗi #NAME?:

• Nguyên nhân: Tên hàm không tồn tại (ví dụ: “SUMM” thay vì “SUM”).
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại chính tả của tên hàm.

Lỗi #REF!:

• Nguyên nhân: Tham chiếu đến ô không tồn tại (ví dụ: ô đã bị xóa).
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại các tham chiếu ô trong công thức và sửa lại nếu cần.

Trong quá trình sử dụng Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi khi tính tổng

10. Giới thiệu các hàm cơ bản khác trong Excel ngoài tính tổng

Ngoài hàm tính tổng, Excel còn cung cấp rất nhiều hàm cơ bản khác hỗ trợ bạn trong việc tính toán và phân tích dữ liệu. Một số hàm thường được sử dụng bao gồm:  

10.1 Hàm tính toán Logic

• SUM: Tính tổng tất cả các số trong dãy ô.
• MIN/MAX: Tìm giá trị nhỏ nhất/lớn nhất trong một dãy số.
• COUNT/COUNTA: Đếm số ô chứa số/ký tự trong một vùng dữ liệu.
• AVERAGE: Tính trung bình cộng của một dãy số.
• PRODUCT: Tính tích của các số trong một dãy.
• NETWORKDAYS: Tính số ngày làm việc giữa hai ngày.

10.2 Hàm điều kiện Logic

• COUNTIF: Đếm số ô thỏa mãn một điều kiện.
• IF: Thực hiện một hành động nếu một điều kiện là đúng, và một hành động khác nếu điều kiện là sai.
• SUMIF: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí xác định.
• OR: Kiểm tra xem có ít nhất một trong các điều kiện là đúng hay không.
• AND: Kiểm tra xem tất cả các điều kiện có đồng thời đúng hay không.

10.3 Hàm sử dụng trong văn bản

• LEFT/RIGHT/MID: Trích xuất các ký tự từ bên trái/phải/giữa một chuỗi văn bản.
• CONCAT: Nối các chuỗi văn bản lại với nhau.
• CONCATENATE: Tương tự như hàm CONCAT.

10.4 Hàm ngày tháng

• NOW: Trả về ngày và giờ hiện tại.
• DATE: Tạo một ngày từ năm, tháng và ngày.
• TIME: Tạo một thời gian từ giờ, phút và giây.

10.5 Hàm tra cứu dữ liệu

• VLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị trong cùng hàng từ một cột khác.
• INDEX: Trả về giá trị của một ô trong một bảng, dựa trên số hàng và số cột.
• MATCH: Tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí tương đối của giá trị đó.
• HLOOKUP: Tương tự như VLOOKUP, nhưng tìm kiếm theo hàng thay vì cột.
• CHOOSE: Chọn một giá trị từ một danh sách các giá trị, dựa trên một số chỉ mục.

Excel còn cung cấp rất nhiều hàm cơ bản khác

Hàm tính tổng trong Excel là một công cụ hữu ích, giúp bạn tính toán nhanh chóng và chính xác. Bài viết này đã hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm SUM, từ những thao tác cơ bản đến các kỹ thuật nâng cao như tính tổng có điều kiện, tính tổng các ô được lọc, và sử dụng các hàm SUM khác.

Thế nhưng, Excel còn ẩn chứa vô vàn tính năng mạnh mẽ khác đang chờ bạn khám phá. Để làm chủ hoàn toàn công cụ này và nâng cao trình độ tin học văn phòng, đừng bỏ lỡ cuốn sách Excel Tin Học Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao. Cuốn sách này từ AntBook sẽ là người bạn đồng hành tin cậy, giúp bạn từng bước chinh phục Excel và mở ra những cơ hội mới trong sự nghiệp.