Cách sử dụng 4 hàm tìm kiếm trong Excel dò tìm dữ liệu siêu tốc

Hàm tìm kiếm trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng tra cứu và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. Dù bạn đang làm việc với bảng tính lớn hay cần tìm kiếm thông tin cụ thể trong các ô, hàm tìm kiếm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Trong bài viết này, AntBook sẽ giới thiệu cho bạn các loại hàm tìm kiếm phổ biến trong Excel và cách sử dụng chúng để đạt được hiệu quả tối ưu. Hãy cùng khám phá những tính năng tuyệt vời của hàm tìm kiếm trong Excel!

1. Hướng dẫn dùng hàm tìm kiếm trong Excel (hàm SEARCH)

Để tìm kiếm dữ liệu trong Excel, bạn có thể sử dụng các hàm như SEARCH hoặc FIND. Cả hai hàm này đều có chức năng tìm kiếm một chuỗi văn bản trong một ô hoặc dãy ô.

Đầu tiên, AntBook sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm SEARCH để tìm kiếm dữ liệu trong Excel. Các bước thực hiện

Bước 1: Mở bảng tính Excel và chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả tìm kiếm hoặc tạo ô mới để chứa kết quả.

Bước 2: Gõ công thức tìm kiếm vào ô đã chọn. Ví dụ, để tìm chuỗi “abc” trong cột A từ hàng 1 đến hàng 100, bạn nhập công thức:
=SEARCH(“abc”, A1:A100) hoặc =FIND(“abc”, A1:A100).

Sử dụng hàm SEARCH để tìm dữ liệu

Bước 3: Nhấn Enter để thực hiện tìm kiếm. Kết quả sẽ trả về vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi mà bạn tìm kiếm. Nếu không tìm thấy, hàm sẽ trả về lỗi #VALUE!.

Bước 4: Bạn có thể điều chỉnh công thức để phù hợp với nhu cầu tìm kiếm của mình, chẳng hạn như áp dụng thêm các hàm khác để xử lý kết quả.

Bước 5: Để tìm kiếm chuỗi tiếp theo, bạn có thể sao chép công thức vào các ô khác hoặc thay đổi tham chiếu ô trong công thức.

Một lưu ý quan trọng là hàm SEARCH không phân biệt chữ hoa chữ thường, trong khi hàm FIND sẽ phân biệt. Hãy chọn hàm phù hợp với yêu cầu tìm kiếm của bạn trong Excel.

2. Hướng dẫn tìm kiếm dữ liệu trong Excel bằng công cụ Find

Để thực hiện việc tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng trong Excel, bạn có thể tận dụng tính năng Find – một công cụ rất hữu ích nằm trong hộp thoại Find and Replace.

Bước 1: Mở file Excel và lựa chọn vùng dữ liệu (hoặc toàn bộ trang tính) mà bạn muốn tìm kiếm thông tin.

Bước 2: Mở công cụ Find bằng một trong hai cách:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F trên bàn phím.
• Hoặc vào tab Home trên thanh công cụ, chọn mục Find & Select, sau đó nhấn Find….

Sử dụng công cụ Find

Bước 3: Trong hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn nhập từ khóa hoặc chuỗi ký tự cần tìm vào ô Find what.

Bước 4: Nhấn vào nút Options nếu bạn muốn mở rộng các tùy chọn nâng cao, ví dụ:

• Phân biệt chữ hoa/chữ thường.
• Chỉ tìm trong công thức, giá trị hay ghi chú.
• Tìm trong toàn bộ sổ làm việc hay chỉ một trang tính.

Bước 5:

• Để tìm từng kết quả một, bạn chọn Find Next.
• Nếu muốn hiển thị toàn bộ kết quả cùng lúc, chọn Find All. Khi đó, Excel sẽ liệt kê danh sách các ô chứa nội dung phù hợp ngay bên dưới hộp thoại.

Bước 6: Khi hoàn tất, bạn có thể nhấn Close hoặc phím Esc để thoát khỏi hộp thoại.

3. Cách tìm kiếm trong Excel bằng phím tắt nhanh

Trong Excel, bạn có thể tận dụng các tổ hợp phím tắt để tìm kiếm dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng mà không cần truy cập qua menu hoặc hộp thoại thủ công.

Tổ hợp phím tắt hữu ích giúp bạn thao tác hiệu quả hơn:

• Ctrl + F: Mở nhanh công cụ tìm kiếm để tìm nội dung trong bảng tính hiện tại. Đây là phím tắt cơ bản và phổ biến nhất để tìm kiếm văn bản, số liệu, ký tự,…
• Ctrl + H: Kích hoạt chức năng Find and Replace – cho phép bạn không chỉ tìm kiếm mà còn thay thế nội dung cũ bằng nội dung mới trong bảng tính.
• Ctrl + G: Mở hộp thoại Go To, giúp bạn chuyển đến một ô, vùng dữ liệu hoặc tên đã đặt trong workbook một cách nhanh chóng.

Các phím tắt tìm kiếm nhanh

• Ctrl + Shift + F: Truy cập nhanh vào hộp thoại Format Cells, nơi bạn có thể tìm và thay đổi định dạng ô, đồng thời kết hợp tìm kiếm định dạng cụ thể.
• Ctrl + Shift + H: (Tùy thuộc phiên bản Excel) Có thể được sử dụng như một biến thể của chức năng thay thế – hỗ trợ tìm và thay thế nhanh hơn trong một số ngữ cảnh.
• Ctrl + Shift + G: Đôi khi được sử dụng để mở rộng chức năng điều hướng hoặc tìm kiếm nâng cao tùy thuộc vào cách cài đặt Excel của bạn.

4. Cách tìm kiếm trong Excel bằng Filter

Bước 1: Mở bảng tính Excel chứa dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu (bao gồm tiêu đề cột) hoặc chỉ chọn các cột bạn muốn áp dụng bộ lọc.

Bước 3: Vào tab Data trên thanh công cụ, sau đó nhấp vào biểu tượng Filter (hình cái phễu).

Hoặc, từ tab Home, chọn Sort & Filter rồi chọn Filter.

Tạo bộ lọc để tìm kiếm

Bước 4: Sau khi kích hoạt, bạn sẽ thấy một biểu tượng mũi tên xuất hiện ở góc phải của từng tiêu đề cột.

Bước 5: Nhấn vào mũi tên đó để mở menu lọc. Tại đây, bạn có thể:

• Chọn giá trị cụ thể cần hiển thị.
• Sử dụng bộ lọc văn bản (Text Filter), số (Number Filter), hoặc ngày (Date Filter) để lọc nâng cao theo điều kiện tùy chỉnh.

Bước 6: Excel sẽ tự động ẩn những hàng không khớp với điều kiện lọc, giúp bạn tập trung vào dữ liệu cần tìm.

5. Tại sao cần nắm rõ cách sử dụng hàm tìm kiếm trong Excel

Việc nắm vững kỹ năng tìm kiếm linh hoạt trong Microsoft Excel không chỉ giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn mà còn mở rộng khả năng xử lý và phân tích dữ liệu một cách thông minh. Cụ thể, những lợi ích nổi bật bao gồm:

• Rút ngắn thời gian thao tác: Trong những bảng tính có dung lượng lớn, chức năng tìm kiếm giúp bạn nhanh chóng truy cập đến thông tin mong muốn mà không cần phải dò tìm thủ công qua hàng trăm dòng dữ liệu.
• Đảm bảo độ chính xác cao: Nhờ khả năng lọc thông tin theo tiêu chí cụ thể, Excel giúp người dùng truy xuất dữ liệu đúng mục tiêu, hạn chế tối đa sai sót do kiểm tra thủ công.
• Lọc dữ liệu hiệu quả: Các công cụ như Filter, Advanced Filter hay SEARCH, FIND hỗ trợ lọc dữ liệu theo yêu cầu tùy chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo, phân tích hoặc so sánh.

Vì sao nên sử dụng hàm tìm kiếm trong Excel?

• Hỗ trợ sắp xếp và phân nhóm thông tin: Khi sử dụng các công cụ tìm kiếm kèm với các hàm như VLOOKUP, INDEX-MATCH, người dùng có thể dễ dàng phân loại dữ liệu theo nhóm, từ đó tăng khả năng đọc hiểu và quản lý.
• Linh hoạt trong việc cập nhật dữ liệu: Khi dữ liệu đầu vào thay đổi, việc sử dụng các công thức có yếu tố tìm kiếm giúp tự động cập nhật kết quả mà không cần chỉnh sửa thủ công toàn bộ bảng tính.
• Tạo công thức động và tự động hóa thao tác: Bằng việc kết hợp tìm kiếm với các hàm điều kiện như IF, SUMIF, COUNTIF, bạn có thể thiết lập hệ thống tính toán tự động theo dữ liệu đầu vào, hỗ trợ công việc nhanh chóng và chính xác.
• Tăng khả năng kiểm soát dữ liệu: Sử dụng tìm kiếm như một công cụ hỗ trợ phân tích giúp bạn xử lý khối lượng lớn thông tin một cách gọn gàng, tối ưu hóa thời gian làm việc và nâng cao hiệu quả công việc tổng thể.

Hàm tìm kiếm trong Excel là công cụ không thể thiếu giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Để nắm vững kiến thức từ nền tảng đến nâng cao, bạn đừng bỏ qua Sách Excel Tin Học Văn Phòng từ cơ bản đến nâng cao, người bạn đồng hành lý tưởng giúp bạn làm chủ Excel một cách bài bản và hiệu quả. Liên hệ ngay với AntBook để làm chủ Excel một cách bài bản nhé!