18 Hàm thống kê số lượng trong Excel phổ biến nhất và ví dụ

Các hàm thống kê trong Excel sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Cùng AntBook khám phá công thức các hàm thống kê số lượng trong Excel, cách sử dụng và mẹo khắc phục lỗi phổ biến để nâng cao hiệu suất làm việc!

1. Hàm COUNT thống kê trong Excel

Hàm COUNT dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong một phạm vi hoặc toàn bộ bảng dữ liệu.

Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, …)

Trong đó:

• Value1: Là giá trị đầu tiên hoặc vùng dữ liệu cần đếm.
• Value2: (Không bắt buộc) Là các giá trị hoặc vùng dữ liệu bổ sung, có thể thêm tối đa 255 tham số.

Ví dụ: Bạn muốn đếm số học sinh nhận học bổng trong bảng dữ liệu.

Nhập công thức sau vào ô tính: =COUNT(G2:G12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 4, nghĩa là có 4 học sinh được nhận học bổng.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Count

2. Hàm COUNTA thống kê số lượng trong Excel

Hàm COUNTA dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong một phạm vi nhất định, bao gồm cả số, chữ và ký tự đặc biệt (trừ ô trống).

Cú pháp: =COUNTA(Value1, [Value2], [Value3], …)

Trong đó:

• Value1: Là vùng dữ liệu cần đếm (bắt buộc).
• Value2, Value3,…: (Không bắt buộc) Là các vùng dữ liệu hoặc giá trị bổ sung, tối đa 255 tham số.

Ví dụ: Bạn muốn đếm số học sinh được xếp loại Đạt trong bảng dữ liệu.

Nhập công thức sau vào ô tính: =COUNTA(F2:F12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 7, nghĩa là có 7 học sinh được xếp loại Đạt.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Counta

3. Hàm thống kê số lượng có điều kiện trong Excel COUNTIF

Hàm COUNTIF trong Excel dùng để đếm số ô thỏa mãn một điều kiện nhất định. Hàm này thường được sử dụng trong việc phân tích dữ liệu.

Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• Range: Vùng dữ liệu cần đếm (bắt buộc).
• Criteria: Điều kiện để đếm (bắt buộc), có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản.

Ví dụ: Bạn muốn đếm số học sinh có điểm trung bình từ 8 trở lên.

Nhập công thức sau vào ô tính: =COUNTIF(E2:E12, “>=8”)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 4, tức là có 4 học sinh đạt điểm trung bình từ 8 trở lên.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Countif

4. Hàm thống kê số lượng nhiều điều kiện trong Excel COUNTIFS

Hàm COUNTIFS dùng để đếm số ô trong một phạm vi dữ liệu khi thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc. Điều này giúp bạn lọc dữ liệu chính xác hơn khi có nhiều tiêu chí cần kiểm tra.

Cú pháp: =COUNTIFS(Criteria_range1, Criteria1, [Criteria_range2, Criteria2], …)

Trong đó:

• Criteria_range1: Vùng dữ liệu đầu tiên cần kiểm tra.
• Criteria1: Điều kiện áp dụng cho vùng dữ liệu đầu tiên.
• Criteria_range2, Criteria2,…: (Không bắt buộc) Các vùng dữ liệu và điều kiện bổ sung, có thể thêm nhiều điều kiện khác.

Hàm COUNTIFS rất hữu ích khi làm việc với dữ liệu có nhiều tiêu chí cần lọc.

Ví dụ: Bạn muốn đếm số học sinh có điểm toán là 10 và điểm trung bình từ 8 trở lên.

Nhập công thức sau vào ô tính: =COUNTIFS(B2:B12, “=10”, E2:E12, “>=8”)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 2, nghĩa là có 2 học sinh đạt cả hai điều kiện này.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Countifs

5. Hàm COUNTBLANK thống kê số lượng Excel

Hàm COUNTBLANK trong Excel giúp đếm số ô trống trong một vùng dữ liệu nhất định.

Cú pháp: =COUNTBLANK(range)

Trong đó: Range là vùng dữ liệu cần kiểm tra để đếm số ô trống.

Hàm này rất hữu ích khi bạn muốn nhanh chóng xác định số ô trống trong bảng dữ liệu lớn, giúp việc phân tích và xử lý thông tin hiệu quả hơn.

Ví dụ: Bạn muốn đếm số ô trống trong cột XẾP LOẠI.

Nhập công thức sau vào ô tính: =COUNTBLANK(F2:F12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 4, nghĩa là trong cột XẾP LOẠI, có 4 ô trống.

Ví dụ về hàm thống kê số lượng trong Excel CountBlank

6. Hàm thống kê trong Excel SUM

Hàm SUM dùng để tính tổng tất cả các giá trị số trong một phạm vi hoặc danh sách ô dữ liệu.

Cú pháp: =SUM(number1, [number2], …)

Trong đó: Number1, Number2: Các số hoặc vùng dữ liệu chứa số cần tính tổng.

Hàm SUM giúp bạn cộng nhanh chóng và chính xác ngay cả với những danh sách số dài.

7. Hàm SUMIF thống kê trong Excel

Hàm SUMIF dùng để tính tổng các giá trị trong một vùng dữ liệu, nhưng chỉ tính những giá trị thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, sum_range)

Trong đó:

• Range: Vùng dữ liệu chứa điều kiện.
• Criteria: Điều kiện để xác định những ô nào được tính tổng.
• Sum_range: Vùng chứa các giá trị cần tính tổng nếu điều kiện thỏa mãn.

Hàm SUMIF rất hữu ích khi bạn cần tính tổng dựa trên một tiêu chí cụ thể.

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng học bổng của học sinh có điểm toán 10.

Nhập công thức sau vào ô tính: =SUMIF(B2:B12, “=10”, G2:G12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 4.000.000, nghĩa là tổng học bổng dành cho học sinh có điểm toán 10 là 4.000.000.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Sumif

8. Top các hàm thống kê trong Excel: SUMIFS

Hàm SUMIFS dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi khi thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc.

Cú pháp: =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

Trong đó:

• Sum_range: Vùng chứa các giá trị cần tính tổng.
• Criteria_range1: Vùng dữ liệu áp dụng điều kiện đầu tiên.
• Criteria1: Điều kiện để lọc dữ liệu trong vùng Criteria_range1.
• Criteria_range2, Criteria2,…: (Tùy chọn) Các vùng dữ liệu và điều kiện bổ sung.

Hàm SUMIFS rất hữu ích khi bạn cần tính tổng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng học bổng của học sinh có điểm Toán, Lý, Hóa từ 8 trở lên.

Nhập công thức sau vào ô tính: =SUMIFS(G2:G12, B2:B12, “>=8”, C2:C12, “>=8”, D2:D12, “>=8”)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 5.000.000, nghĩa là tổng học bổng của những học sinh đạt điều kiện trên là 5.000.000.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Sumifs

9. Hàm thống kê số lượng trong Excel AVERAGE

Hàm AVERAGE trong Excel được dùng để tính giá trị trung bình của một tập hợp số liệu.

Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2, …)

Trong đó: Number1, Number2, …: Là các giá trị cần tính trung bình.

Hàm này giúp bạn nhanh chóng tìm được giá trị trung bình của một nhóm số trong bảng tính.

Ví dụ: Bạn muốn tính điểm trung bình của cột điểm Lý.

Nhập công thức sau vào ô tính: =AVERAGE(C2:C12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 6.55.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel AVG

10. Hàm thống kê trong Excel AVERAGEIF

Hàm AVERAGEIF được sử dụng để tính trung bình của các giá trị thỏa mãn một điều kiện nhất định.

Cú pháp: =AVERAGEIF(range, criteria, [average_range])

Trong đó:

• Range (Bắt buộc): Vùng dữ liệu dùng để kiểm tra điều kiện.
• Criteria (Bắt buộc): Điều kiện để lọc giá trị (có thể là số, chuỗi hoặc tham chiếu ô).
• Average_range (Tùy chọn): Vùng dữ liệu cần tính trung bình. Nếu không chỉ định, Excel sẽ lấy vùng Range làm mặc định.

Hàm AVERAGEIF rất hữu ích khi bạn cần tính trung bình dựa trên một tiêu chí cụ thể.

11. Hàm AVERAGEIFS thống kê số lượng

Hàm AVERAGEIFS trong Excel giúp tính trung bình của các ô dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, giúp bạn lọc dữ liệu chính xác theo các tiêu chí đã đặt ra.

Cú pháp: =AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],.

Trong đó:

• Average_range (Bắt buộc): Vùng dữ liệu chứa các giá trị cần tính trung bình.
• Criteria_range1, Criteria_range2,…: Các vùng dữ liệu được kiểm tra điều kiện.
• Criteria1, Criteria2,…: Các điều kiện để lọc dữ liệu, có thể là số, biểu thức hoặc văn bản.

Hàm AVERAGEIFS rất hữu ích khi làm việc với dữ liệu lớn, cần tính trung bình dựa trên nhiều tiêu chí cùng lúc.

12. Hàm thống kê số lượng trong Excel RANK

Hàm RANK trong Excel được dùng để xếp hạng một giá trị trong danh sách số liệu, giúp bạn dễ dàng so sánh và sắp xếp dữ liệu theo thứ tự.

Cú pháp: =RANK(number, ref, [order])

Trong đó:

• Number: Giá trị cần xếp hạng.
• Ref: Danh sách hoặc vùng dữ liệu chứa các giá trị cần được xếp hạng.
• Order (Tùy chọn):
  • Nếu order = 0 (hoặc không nhập), dữ liệu được xếp theo thứ tự giảm dần.
  • Nếu order = 1, dữ liệu được xếp theo thứ tự tăng dần.

Hàm RANK giúp bạn sắp xếp và xác định thứ hạng của một giá trị trong tập dữ liệu một cách nhanh chóng.

Ví dụ: Bạn muốn xếp hạng điểm trung bình là 8 trong danh sách.

Nhập công thức sau vào ô tính: =RANK(E12, E2:E12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 4, nghĩa là giá trị 8 đứng thứ 4 trong danh sách.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Rank

13. Hàm thống kê trong Excel ROW

Hàm ROW giúp xác định số thứ tự của hàng mà một ô hoặc phạm vi ô đang nằm trong đó.

Cú pháp: =ROW([reference])

Trong đó: Reference (Tùy chọn): Là ô hoặc phạm vi ô cần xác định số thứ tự hàng.
Nếu không nhập Reference, hàm sẽ trả về số hàng của ô đang được nhập công thức.

Hàm ROW rất hữu ích khi bạn cần biết vị trí chính xác của các hàng trong bảng tính Excel.

Ví dụ: Bạn muốn biết hàng đầu tiên của vùng A1:G12.

Nhập công thức sau vào ô tính: =ROW(A1:G12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 1, vì hàng đầu tiên trong phạm vi này là hàng số 1.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Row

14. Hàm ROWS thống kê số lượng

Hàm ROWS được dùng để đếm số lượng hàng trong một phạm vi hoặc một mảng dữ liệu.

Cú pháp: =ROWS(array)

Trong đó: Array Là phạm vi ô hoặc mảng dữ liệu cần đếm số hàng.

Hàm ROWS giúp bạn xác định số lượng hàng trong bảng tính một cách nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ: Bạn muốn đếm tổng số hàng trong vùng A1:G12.

Nhập công thức sau vào ô tính: =ROWS(A1:G12)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 12, nghĩa là vùng A1:G12 có 12 hàng.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel Rows

15. Hàm COLUMN thống kê số lượng trong Excel

Hàm COLUMN giúp xác định vị trí cột của một ô hoặc phạm vi ô trong bảng tính Excel.

Cú pháp: =COLUMN([reference])

Trong đó: Reference (Tùy chọn) Là ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn biết vị trí cột.

Hàm COLUMN rất hữu ích khi bạn cần xác định nhanh chóng vị trí cột trong bảng tính, giúp bạn quản lý và xử lý dữ liệu dễ dàng hơn.

Ví dụ: Bạn muốn xác định vị trí cột của ô E1.

Nhập công thức sau vào ô tính: =COLUMN(E1)

Nhấn Enter, kết quả trả về là 5, vì ô E1 nằm ở cột thứ 5.

Ví dụ về hàm thống kê trong Excel COLUMN

16. Hàm COLUMNS thống kê trong Excel

Hàm COLUMNS giúp đếm số lượng cột trong một phạm vi hoặc mảng dữ liệu.

Cú pháp: =COLUMNS(array)

Trong đó: Array Là phạm vi ô hoặc mảng mà bạn muốn đếm số cột.

 Hàm COLUMNS rất hữu ích khi bạn cần xác định nhanh số lượng cột trong bảng dữ liệu lớn, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả và chính xác.

17. Các hàm thống kê trong Excel: MIN

Hàm MIN trong Excel được sử dụng để tìm và trả về giá trị nhỏ nhất trong một dãy giá trị đã cho.

Cú pháp: =MIN(number1, number2,…)

Trong đó: Number1, Number2,…: Các giá trị hoặc phạm vi dữ liệu bạn muốn so sánh để tìm giá trị nhỏ nhất.

Hàm MIN rất hữu ích khi bạn cần xác định nhanh giá trị nhỏ nhất từ một nhóm số liệu, giúp phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn.

Hàm Min thống kê số lượng trong Excel

18. Hàm MAX thống kê trong Excel

Hàm MAX trong Excel được dùng để tìm và trả về giá trị lớn nhất trong một dãy giá trị nhất định.

Cú pháp: =MAX(number1, number2,…)

Trong đó: Number1, Number2,…: Các giá trị hoặc phạm vi dữ liệu bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.

Hàm MAX giúp bạn tìm kiếm giá trị lớn nhất trong dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, hỗ trợ trong việc xử lý và phân tích thông tin.

Hàm Max thống kê số lượng trong Excel

19. Khi nào cần dùng hàm thống kê số lượng trong Excel

Hàm thống kê số lượng trong Excel là một nhóm các hàm Excel giúp người dùng đếm và phân tích số lượng dữ liệu trong bảng tính dựa trên các tiêu chí hoặc điều kiện cụ thể. Các hàm này bao gồm COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS, và nhiều hàm khác, cho phép bạn nhanh chóng xác định số lượng các ô chứa giá trị, số lượng ô không trống, hoặc số ô thỏa mãn một điều kiện nhất định trong phạm vi dữ liệu.

Hàm thống kê số lượng trong Excel cho phép bạn nhanh chóng xác định dữ liệu

Hàm thống kê trong Excel rất hữu ích khi bạn cần tính toán hoặc phân tích số lượng dữ liệu trong các tình huống sau:

• Đếm số lượng ô có chứa dữ liệu: Sử dụng hàm COUNT để đếm các ô có giá trị số, hoặc COUNTA để đếm tất cả các ô có giá trị (bao gồm cả văn bản và số).
• Đếm theo điều kiện: Nếu bạn muốn đếm các ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể, bạn có thể dùng COUNTIF hoặc COUNTIFS.
• Xử lý dữ liệu lớn: Trong các bảng tính phức tạp với nhiều dòng và cột, hàm thống kê giúp tiết kiệm thời gian khi bạn cần đếm các giá trị theo các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như đếm số lượng học sinh đạt điểm trên 8, số lượng sản phẩm còn trong kho, hoặc số lượng giao dịch hoàn thành.
• Phân tích và tổng hợp dữ liệu: Các hàm thống kê này giúp bạn rút ra thông tin quan trọng từ các tập dữ liệu lớn, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Hàm thống kê số lượng trong Excel là công cụ mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng phân tích dữ liệu và rút ra kết luận từ các thông tin được lưu trữ trong bảng tính.

20. Một số lỗi khi sử dụng hàm thống kê trong Excel

Khi làm việc với các hàm thống kê trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Việc hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng và tránh sai sót trong quá trình tính toán.

20.1 Lỗi sai dấu phân cách (, ; .)

Lỗi này xảy ra khi bạn sử dụng sai dấu phân cách giữa các phần tử trong công thức. Một số máy tính dùng dấu phẩy (,), trong khi một số khác lại dùng dấu chấm phẩy (;), tùy thuộc vào cài đặt ngôn ngữ của Excel.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại dấu phân cách trong công thức.
• Nếu cần, thay đổi cài đặt khu vực trong Excel để đảm bảo dấu phân cách phù hợp với ngôn ngữ của máy.

20.2 Lỗi không hiển thị số 0

Khi nhập số 0 vào ô trong Excel, số này có thể bị ẩn đi nếu nó đứng đầu (ví dụ: 0123 → 123). Điều này thường xảy ra do ô đang ở định dạng số.

Cách khắc phục:

• Thêm dấu nháy đơn (‘) trước số 0, ví dụ: ‘0123.
• Chuyển định dạng ô thành Text (Văn bản) để giữ nguyên số 0 đầu tiên.

Thêm dấu ‘ trước số ) để hiển thị được dãy số bắt đầu từ 0

20.3 Lỗi #NUM!

Lỗi này xuất hiện khi công thức chứa giá trị số không hợp lệ hoặc khi Excel không thể tính toán kết quả do số lần lặp quá nhiều. Ngoài ra, nếu giá trị quá lớn hoặc quá nhỏ, vượt quá giới hạn tính toán của Excel, lỗi này cũng có thể xảy ra.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại dữ liệu nhập vào có hợp lệ không.
• Giảm số lần lặp hoặc điều chỉnh phạm vi dữ liệu để tránh vượt quá giới hạn của Excel.

Lỗi #NUM xuất hiện khi công thức chứa giá trị số không hợp lệ

20.4 Lỗi #VALUE!

Lỗi này xảy ra khi nhập sai công thức hoặc dữ liệu không phù hợp. Ví dụ, nếu một công thức tính toán số học nhưng trong ô có chứa chữ, Excel sẽ báo lỗi này.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại công thức và đảm bảo tất cả dữ liệu tham chiếu đều là số hoặc phù hợp với yêu cầu của hàm.

20.5 Lỗi #DIV/0!

Lỗi này xảy ra khi thực hiện phép chia cho số 0 hoặc khi ô tham chiếu không chứa dữ liệu.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại dữ liệu, đảm bảo không có phép chia nào sử dụng số 0 làm mẫu số.

Sử dụng hàm IFERROR để thay thế lỗi bằng một thông báo khác, ví dụ:
=IFERROR(A1/B1, “Lỗi chia cho 0”)

20.6 Lỗi #N/A!

Lỗi #N/A thường gặp khi sử dụng các hàm tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH, khi giá trị cần tìm không tồn tại trong phạm vi dữ liệu.

Lỗi #N/A thường gặp khi sử dụng các hàm thống kê số lượng trong Excel

Cách khắc phục: Kiểm tra lại phạm vi tìm kiếm, đảm bảo giá trị cần tìm có trong bảng dữ liệu.
Dùng hàm IFNA để thay thế lỗi bằng một thông báo thân thiện hơn, ví dụ:
=IFNA(VLOOKUP(A1, B1:C10, 2, FALSE), “Không tìm thấy”)

Việc hiểu rõ và biết cách xử lý các lỗi này sẽ giúp bạn làm việc với Excel dễ dàng hơn, tránh sai sót và tăng hiệu quả trong quá trình tính toán dữ liệu. 

Việc sử dụng thành thạo các hàm thống kê số lượng trong Excel sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tính toán và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng Excel, hãy tham khảo ngay cuốn sách học Excel chi tiết tại AntBook. Cuốn sách hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao, dễ hiểu và thực hành ứng dụng ngay, chắc chắn sẽ là người bạn đắc lực hỗ trợ bạn trong công việc. Nội dung sách được biên soạn và cập nhật, phù hợp cho dân văn phòng, kế toán, phân tích dữ liệu. Liên hệ và mua ngay sách Excel tại AntBook để làm chủ công cụ này và nâng tầm kỹ năng của bạn!