Hàm Text trong Excel: Định dạng văn bản nhanh chóng chuyên nghiệp
- 2025-02-26 09:00:31
Hàm Text cho phép bạn thay đổi cách hiển thị dữ liệu mà không làm thay đổi giá trị số gốc, đảm bảo tính chính xác cho các phép tính và phân tích dữ liệu. Không chỉ giúp hiển thị dữ liệu rõ ràng, dễ đọc hơn mà còn cho phép kết hợp số với văn bản, định dạng ngày tháng, tạo mã định dạng tùy chỉnh, và nhiều ứng dụng khác. Hãy cùng AntBook tìm hiểu từ A – Z về hàm Text trong Excel với bài viết chi tiết dưới đây nhé!
1. Hàm Text trong Excel là gì? Định nghĩa, lợi ích hàm Text Excel
Hàm Text trong Excel là một hàm dùng để chuyển đổi giá trị số thành chuỗi văn bản theo định dạng mong muốn. Hàm này đặc biệt hữu ích khi bạn cần hiển thị số theo cách dễ đọc hơn hoặc kết hợp số với văn bản trong một ô.
Hàm Text là hàm được sử dụng để chuyển đổi giá trị số sang chuỗi văn bản
Hàm Text có nhiều ứng dụng thực tế trong Excel, bao gồm:
- Định dạng hiển thị số: Giúp trình bày số liệu một cách trực quan, dễ đọc hơn, chẳng hạn như thêm dấu phân cách hàng nghìn hoặc hiển thị số dưới dạng phần trăm.
- Định dạng ngày tháng: Chuyển đổi ngày tháng thành định dạng cụ thể như Thứ Hai, ngày 01 tháng 01 năm 2025 hoặc 01/01/25.
- Kết hợp số và văn bản: Hữu ích khi cần hiển thị thông tin kết hợp, ví dụ: Tổng doanh thu: 1.500.000 VND.
2. Công thức hàm Text trong Excel là gì?
Cú pháp của hàm Text như sau:
=TEXT(value, format_text)
Trong đó:
- value: Giá trị số cần chuyển sang dạng văn bản. Giá trị này có thể là:
- Một số trực tiếp (VD: 1234).
- Ngày, tháng (VD: 01/01/2025).
- Một ô tham chiếu chứa giá trị số (VD: A1).
- Kết quả của một hàm khác trả về số hoặc ngày/tháng.
- format_text: Định dạng hiển thị mong muốn, được đặt trong dấu ngoặc kép. Ví dụ:
- “mm/dd/yyyy”: Hiển thị ngày tháng theo dạng tháng/ngày/năm.
- “#,##0”: Hiển thị số có dấu phân cách hàng nghìn (1,234).
- “0.00”: Hiển thị số với hai chữ số thập phân (1234.00).
- “hh:mm:ss AM/PM”: Hiển thị thời gian có AM/PM (02:30:45 PM).
Cú pháp hàm TEXT: =TEXT(value, format_text)
3. Các loại mã định dạng hàm Text Excel
Hàm Text Excel cho phép bạn định dạng số, ngày tháng, thời gian và các kiểu dữ liệu khác theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số mã định dạng phổ biến:
|
Công thức |
Mô tả |
Ví dụ kết quả |
|
=TEXT(1856.567,”$#,##0.00″) |
Định dạng tiền tệ với dấu phân cách hàng nghìn và hai số thập phân. Excel sẽ tự động làm tròn. |
$1,856.57 |
|
=TEXT(TODAY(),”MM/DD/YY”) |
Hiển thị ngày hiện tại theo định dạng MM/DD/YY (tháng/ngày/năm). |
11/06/21 |
|
=TEXT(TODAY(),”DDDD”) |
Hiển thị tên đầy đủ của thứ trong tuần. |
Friday |
|
=TEXT(NOW(),”H:MM SA/CH”) |
Hiển thị giờ phút hiện tại theo định dạng sáng/chiều (AM/PM). |
17:28 |
|
=TEXT(0.365,”0.0%”) |
Hiển thị số dưới dạng phần trăm với một chữ số thập phân. |
36.5% |
|
=TEXT(4.34,”#?/?”) |
Hiển thị số dưới dạng phân số. |
13/3 |
|
=TRIM(TEXT(0.34,”# ?/?”)) |
Hiển thị số dạng phân số mà không có khoảng trắng thừa. |
1/3 |
|
=TEXT(18500000,”0.00E+00″) |
Hiển thị số theo ký hiệu khoa học (số mũ). |
1.85E+07 |
|
=TEXT(122563,”0000000″) |
Hiển thị số với đủ 7 chữ số, thêm số 0 ở đầu nếu cần. |
122563 |
|
=TEXT(165233,”##0° 00′ 00””) |
Định dạng số theo kiểu tọa độ địa lý (Vĩ độ/Kinh độ). |
165° 23′ 3” |
4. Hướng dẫn cách sử dụng hàm Text trong Excel
4.1 Dùng hàm Text Excel để kết nối văn bản
Hàm Text không chỉ giúp định dạng số và ngày tháng mà còn có thể kết hợp chúng với văn bản để tạo ra nội dung có ý nghĩa, dễ đọc hơn. Dưới đây là hai ví dụ minh họa cách sử dụng.
Ví dụ 1: Định dạng số trong một chuỗi văn bản
Bước 1: Nhập công thức vào ô mong muốn
Giả sử bạn có đơn giá, số lượng và chiết khấu trong các ô A7, B7, C7. Để hiển thị thông tin giá trị cuối cùng theo định dạng tiền tệ kèm theo văn bản, bạn nhập công thức sau vào ô mong muốn:
=”Giá của bạn là “&TEXT(A7*B7*(1-C7), “$###,###.00”)
Mẹo: Bạn cũng có thể dùng hàm CONCATENATE để làm điều tương tự:
=CONCATENATE(“Giá của bạn là “,TEXT(A7*B7*(1-C7), “$###,###.00”))
Nhập hàm =”Giá của bạn là”&TEXT(A7*B7*(1-C7), “$###,###.00”)
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả
Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị kết quả với định dạng số tiền rõ ràng, ví dụ:
Kết quả:
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả như trên
Ví dụ 2: Kết hợp văn bản và ngày tháng theo định dạng mong muốn
Bước 1: Nhập công thức vào ô mong muốn
Để hiển thị ngày hiện tại theo định dạng dễ đọc hơn, nhập công thức sau vào ô mong muốn:
=”Hôm nay là “&TEXT(TODAY(),”dddd, d mmmm yyyy”)
Nếu muốn sử dụng hàm CONCATENATE, bạn có thể viết như sau:
=CONCATENATE(“Hôm nay là “,TEXT(TODAY(),”dddd, d mmmm yyyy”))
Trong bảng tính Excel bạn nhập hàm =”Hôm nay là”&TEXT(TODAY(),”dddd d mmm, yyyy”)
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả
Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ trả về ngày hiện tại theo định dạng đầy đủ.
Kết quả:
Kết quả được hiển thị rõ ràng
4.2 Thêm số 0 đứng đầu mỗi số với độ dài ngắn khác nhau
Mặc định, Excel sẽ tự động loại bỏ các số 0 đứng đầu trong một ô chứa giá trị số. Tuy nhiên, trong một số trường hợp như nhập mã số nhân viên, mã đơn hàng hoặc số điện thoại, bạn cần giữ lại số 0 đứng đầu. Dưới đây là cách thực hiện bằng hàm TEXT.
Bước 1: Nhập công thức vào ô mong muốn
Giả sử bạn có danh sách số cần định dạng trong cột A và muốn đảm bảo tất cả số đều có 7 chữ số, hãy nhập công thức sau vào ô đích:
=TEXT(A2,”0000000″)
Trong đó:
- A2 là ô chứa số cần định dạng.
- “0000000” xác định rằng số phải có đúng 7 chữ số (Excel sẽ tự động thêm số 0 đứng đầu nếu thiếu).
Nhập hàm =TEXT(ô tham chiếu dữ liệu, số lượng số 0 muốn lấy) vào ô tham chiếu
Bước 2: Nhấn Enter và sao chép công thức
Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị số với đúng chữ số, bao gồm cả số 0 đứng đầu nếu cần.
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo kết quả xuống sẽ được kết quả như hình
4.3 Chuyển giá trị thành số điện thoại theo định dạng nhất định
Khi nhập số điện thoại vào Excel, nếu không định dạng đúng, số có thể hiển thị sai hoặc mất đi số 0 đứng đầu. Để định dạng số điện thoại một cách chuẩn xác, bạn có thể sử dụng hàm TEXT.
Bước 1: Nhập công thức vào ô mong muốn
Giả sử danh sách số điện thoại nằm trong cột B và bạn muốn định dạng chúng theo chuẩn (XXX) XXX-XXXX hoặc XXX-XXXX (tùy vào độ dài số), hãy nhập công thức sau vào ô đích:
=TEXT(B4,”[<=9999999]###-####;(###) ###-####”)
Giải thích công thức:
- TEXT: Hàm chuyển đổi số thành văn bản với định dạng mong muốn.
- B4: Ô chứa số điện thoại cần định dạng.
- [<=9999999]###-####: Nếu số có 7 chữ số trở xuống, nó sẽ hiển thị theo dạng XXX-XXXX.
- (###) ###-####: Nếu số có nhiều hơn 7 chữ số, nó sẽ hiển thị theo dạng (XXX) XXX-XXXX.
Nhập hàm =TEXT(B4,”[<=9999999]###-####;(###)
Bước 2: Nhấn Enter và sao chép công thức
- Nhấn Enter để xem kết quả.
- Nếu muốn áp dụng định dạng cho nhiều ô, kéo trỏ chuột từ ô kết quả xuống các ô bên dưới.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả
5. Kết hợp hàm Text với các hàm khác
Hàm Text thường được kết hợp với các hàm khác để tạo ra các kết quả phức tạp hơn.
Kết hợp với hàm CONCATENATE
Hàm TEXT giúp định dạng dữ liệu số hoặc ngày tháng theo ý muốn, còn hàm CONCATENATE (hoặc TEXTJOIN trong Excel mới) dùng để nối chuỗi văn bản. Khi kết hợp hai hàm này, ta có thể tạo các chuỗi văn bản có định dạng rõ ràng hơn. Ví dụ: =CONCATENATE(“Hôm nay là “, TEXT(TODAY(), “dd/mm/yyyy”)) sẽ trả về chuỗi có định dạng như “Hôm nay là 24/02/2025”, giúp hiển thị ngày tháng dễ đọc hơn trong báo cáo hoặc tài liệu.
Ví dụ về kết hợp hàm Text Excel với hàm nối chuỗi
Kết hợp với hàm IF
Hàm IF giúp kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng, trong khi hàm TEXT giúp định dạng dữ liệu. Khi kết hợp hai hàm này, ta có thể hiển thị thông tin có điều kiện với định dạng mong muốn.
Ví dụ: =IF(A1>100, TEXT(A1, “#,##0″) & ” VNĐ”, “Giá trị không hợp lệ”) sẽ kiểm tra nếu số trong ô A1 lớn hơn 100 thì hiển thị số đó kèm đơn vị VNĐ với định dạng chuẩn, nếu không sẽ báo lỗi. Điều này rất hữu ích khi làm báo cáo tài chính hoặc bảng lương.
6. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
– Lỗi #NAME?: Thường xảy ra khi bạn quên đặt mã định dạng trong dấu ngoặc kép. Ví dụ, =TEXT(A1, mm/dd/yy) sẽ báo lỗi, bạn cần sửa thành =TEXT(A1, “mm/dd/yy”).
– Hàm báo sai cú pháp: Kiểm tra kỹ cú pháp hàm, đảm bảo đúng thứ tự các đối số và sử dụng đúng dấu phân cách.
Lưu ý về định dạng ngày và giờ theo vùng miền: Excel có thể sử dụng mã định dạng ngày và giờ khác nhau tùy theo cài đặt ngôn ngữ.
Lỗi hàm Text trong Excel thường gặp
Hàm Text trong Excel giúp bạn linh hoạt định dạng số, ngày tháng và văn bản theo cách mong muốn. Từ việc hiển thị tiền tệ, phần trăm, ngày giờ cho đến định dạng số điện thoại hay thêm số 0 đứng đầu, hàm TEXT giúp bảng tính trở nên chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ đọc hơn. Khi biết cách tận dụng hàm này, bạn không chỉ tối ưu hóa công việc mà còn nâng cao kỹ năng Excel, giúp việc xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Nếu bạn muốn khám phá thêm những thủ thuật hữu ích và làm chủ Excel từ cơ bản đến nâng cao, cuốn sách Excel Tin Học Văn Phòng chắc chắn sẽ là người bạn đồng hành tuyệt vời. Cuốn sách từ AntBook không chỉ cung cấp kiến thức nền tảng mà còn hướng dẫn bạn cách ứng dụng thực tế các hàm, công cụ trong Excel để nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy đầu tư vào tri thức ngay hôm nay và biến Excel trở thành trợ thủ đắc lực trong công việc của bạn!
