Cách sử dụng hàm Query trong Google Sheet đơn giản, dễ hiểu

Tìm hiểu cách sử dụng hàm QUERY trong Google Sheet để lọc, sắp xếp và phân tích dữ liệu hiệu quả. Bài viết dưới đây của AntBook sẽ giúp bạn làm chủ hàm này dễ dàng!

1. Hàm Query trong Google Sheet là gì?

Hàm QUERY Google Sheet cho phép bạn thao tác với dữ liệu bằng cách sử dụng cú pháp tương tự SQL (Structured Query Language). Điều này giúp bạn dễ dàng lọc, tìm kiếm, tổng hợp hoặc kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính mà không cần thực hiện thủ công.

Hàm QUERY trong Google Sheet cho phép tìm kiếm nhiều dữ liệu

Cấu trúc hàm QUERY:

=QUERY(phạm_vi_dữ_liệu, câu_truy_vấn, tiêu_đề)

Trong đó:

• phạm_vi_dữ_liệu: Khu vực chứa dữ liệu cần xử lý (ví dụ: ‘Class A’!A2:E7).
• câu_truy_vấn: Câu lệnh giúp trích xuất dữ liệu theo yêu cầu.
• tiêu_đề (tùy chọn): 0: Không lấy hàng tiêu đề. Hoặc 1: Giữ nguyên hàng tiêu đề. Nếu để trống, Google Sheet sẽ tự động xác định tiêu đề dữ liệu.

Hàm QUERY trong Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm việc với dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và linh hoạt

2. Tổng hợp các cách dùng hàm Query trong Google Sheet

2.1 Sử dụng Hàm QUERY với SELECT

Ví dụ: Giả sử bạn có dữ liệu trong phạm vi A1:D8, có thể tham khảo các cách sử dụng sau

– Lấy toàn bộ dữ liệu
Công thức: =QUERY(A1:D8, “SELECT *”)
Giải thích: Truy xuất tất cả thông tin trong vùng A1:D8

– Lấy dữ liệu ở cột cụ thể
Công thức: =QUERY(A1:D8, “SELECT A, B”)

Giải thích: Chỉ lấy dữ liệu từ hai cột A và B trong bảng

Các bước sử dụng hàm Query với SELECT

2.2 Kết hợp hàm QUERY với WHERE

Ví dụ: Nếu bạn có dữ liệu trong phạm vi A1:E8, có thể áp dụng các cách sau

– Lọc dữ liệu theo một điều kiện
Công thức: =QUERY(A1:E8, “SELECT * WHERE D = ‘Nữ'”)
Giải thích: Chọn tất cả các dòng có giá trị cột D là “Nữ”

– Lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện
Công thức: =QUERY(A1:E8, “SELECT * WHERE D = ‘Nữ’ AND E >= 8”)
Giải thích: Chọn các dòng có giá trị cột D là “Nữ” và cột E có giá trị từ 8 trở lên

Dùng Query với Where để lọc data

2.3 Sử dụng hàm QUERY trong Google Sheet để tra cứu, lọc data

Giả sử bạn có một trang tính tên “Class A” chứa danh sách học sinh lớp A với các cột: Mã học sinh, Họ, Tên, Giới tính và Điểm trung bình.

Nếu muốn lọc ra những học sinh có điểm trung bình từ 5 trở lên, bạn có thể sử dụng hàm QUERY như sau:

Cách sử dụng hàm Query đơn giản, dễ hiểu

Công thức:

=QUERY(A1:E7, “SELECT * WHERE E >= 5”, 1)

Giải thích:

• A1:E7: Phạm vi chứa dữ liệu của lớp A.
• “SELECT * WHERE E >= 5”: Chọn tất cả học sinh có điểm trung bình từ 5 trở lên.
• 1: Giữ lại hàng tiêu đề để dễ dàng theo dõi dữ liệu.

Hàm QUERY trong Google Sheet hoạt động tương tự như câu lệnh SQL, giúp lọc và hiển thị dữ liệu theo điều kiện cụ thể, trong trường hợp này là điểm trung bình lớn hơn hoặc bằng 5.

2.4 Dùng hàm Query để kết hợp dữ liệu từ nhiều sheet thành 1 sheet

Giả sử trang tính Điểm Trung Bình Học Sinh Khối 12 gồm hai lớp:

Class A (Sheet 1)

Class B (Sheet 2)

TIP dùng hàm Query

Nếu muốn lọc danh sách tất cả học sinh có Điểm trung bình từ 8 trở lên, trước tiên, bạn cần tạo một sheet mới tên Tổng hợp để gộp dữ liệu từ hai lớp.

Công thức sử dụng:

=QUERY({‘Class A’!A2:E; ‘Class B’!A2:E}, “SELECT * WHERE Col5 >= 8”, 0)

Giải thích:

• {‘Class A’!A2:E; ‘Class B’!A2:E}: Kết hợp dữ liệu từ hai lớp thành một bảng chung.
• “SELECT * WHERE Col5 >= 8”: Lọc ra những học sinh có điểm trung bình từ 8 trở lên. (Col5 tương ứng với cột E chứa điểm trung bình).
• 0: Không lấy tiêu đề cột từ dữ liệu gốc.

Hàm QUERY trong Gg Sheets giúp tổng hợp và trích xuất dữ liệu một cách nhanh chóng, thay vì phải lọc thủ công từ từng sheet riêng lẻ.

2.5 Cách dùng hàm QUERY kết hợp với toán tử so sánh

Công thức:

=QUERY(A1:E7, “SELECT * WHERE E = 8.2”, 1)

Sử dụng hàm Query để tính điểm trung bình

Giải thích:

• Bộ lọc này chọn những học sinh có Điểm trung bình bằng 8.2.
• A1:E7: Phạm vi dữ liệu cần tìm kiếm.
• “SELECT * WHERE E = 8.2”: Trích xuất tất cả các dòng có giá trị cột E bằng 8.2.
• 1: Giữ lại tiêu đề cột để hiển thị rõ ràng.

Lưu ý:

Bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh khác như:

• > (Lớn hơn)
• < (Nhỏ hơn)
• >= (Lớn hơn hoặc bằng)
• <= (Nhỏ hơn hoặc bằng)
• <> (Khác)

2.6 Kết hợp hàm QUERY trong GG Sheet với hàm AND, OR

• Kết hợp điều kiện với AND

Công thức:

 =QUERY(A1:E7, “SELECT * WHERE D = ‘Nam’ AND E >= 5”)

Công thức hàm Query với AND

Giải thích:

Bộ lọc này chọn những học sinh có giới tính Nam và điểm trung bình từ 5 trở lên.

D = ‘Nam’: Chỉ lấy học sinh nam.

E >= 5: Chỉ lấy học sinh có điểm trung bình không dưới 5.

• Kết hợp điều kiện với OR

Công thức:

=QUERY(A1:E7, “SELECT * WHERE E = 10 OR E = 3.7”)

Công thức hàm Query với OR

Giải thích:

Lọc danh sách học sinh có điểm trung bình là 10 hoặc 3.7.

E = 10: Lấy những học sinh có điểm tuyệt đối.

E = 3.7: Lấy những học sinh có điểm trung bình thấp hơn nhưng vẫn cần quan tâm.

Sử dụng toán tử AND giúp thu hẹp phạm vi kết quả, còn OR mở rộng phạm vi tìm kiếm.

2.7 Cách dùng hàm QUERY với IF trong GG Sheet

Công thức:

=IF(QUERY(A2:E7, “SELECT E”) >= 5, “Đậu”, “Rớt”)

Giải thích:

QUERY(A2:E7, “SELECT E”): Trích xuất dữ liệu từ cột E (Điểm trung bình) trong phạm vi A2:E7.

IF(… >= 5, “Đậu”, “Rớt”): Nếu điểm trung bình từ 5 trở lên, học sinh được xem là Đậu. Nếu điểm dưới 5, kết quả sẽ là Rớt.

Dùng hàm Query với hàm điều kiện IF

Lưu ý khi sử dụng công thức này:

QUERY thường trả về một phạm vi dữ liệu thay vì một giá trị đơn lẻ. Nếu muốn áp dụng kiểm tra cho từng học sinh, bạn nên đặt công thức IF theo từng ô riêng biệt, ví dụ:

=IF(E2 >= 5, “Đậu”, “Rớt”)

Công thức này sẽ kiểm tra điểm trung bình trong từng dòng và đưa ra kết quả tương ứng.

Nếu muốn áp dụng QUERY để lọc danh sách học sinh đậu, có thể dùng:

=QUERY(A2:E7, “SELECT * WHERE E >= 5”)

Công thức này chỉ hiển thị danh sách học sinh có điểm trung bình từ 5 trở lên.

Bằng cách kết hợp QUERY và IF, bạn có thể dễ dàng đánh giá kết quả học tập của học sinh và tự động phân loại danh sách theo điều kiện mong muốn.

2.8 Kết hợp hàm QUERY với SUM

Công thức:

=SUM(QUERY(A1:E7, “SELECT E”, 0))

Phối hợp hàm QUERY với SUM để tính tổng

Giải thích chi tiết:

QUERY(A1:E7, “SELECT E”, 0): Lấy toàn bộ dữ liệu từ cột E (Điểm trung bình) trong phạm vi A1:E7.

SUM(…): Cộng tất cả giá trị từ cột điểm trung bình để tính tổng điểm của cả lớp.

2.9 Cách dùng hàm QUERY với IMPORTRANGE

Bước 1: Sao chép liên kết file dữ liệu gốc

Truy cập file Điểm Trung Bình Học Sinh, sao chép đường link trên thanh địa chỉ.

Công thức dùng hàm QUERY với IMPORTRANGE để tính điểm

Bước 2: Tạo một trang tính mới và nhập công thức

Công thức:

=QUERY(IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1a6n7LRioci5sm1MNQ1pXM9hzWCRnCZfC50iZySTeZkc/edit#gid=4491137xx”, “Class A!A:E”), “SELECT * WHERE Col5 >= 5”)

Giải thích công thức:

IMPORTRANGE(…, “Class A!A:E”): Lấy toàn bộ dữ liệu từ cột A đến E trong sheet Class A của file Google Sheet được chỉ định.

QUERY(…, “SELECT * WHERE Col5 >= 5”): Lọc ra danh sách học sinh có điểm trung bình từ 5 trở lên.

Col5 tương ứng với cột E (Điểm trung bình) trong dữ liệu gốc.

Lưu ý quan trọng:

• Khi sử dụng IMPORTRANGE, lần đầu tiên bạn cần cấp quyền truy cập bằng cách nhấn Cho phép.
• Nếu dữ liệu thay đổi trong file gốc, trang tính mới sẽ tự động cập nhật.

2.10 Sử dụng hàm QUERY trong GG Sheet với VLOOKUP

Công thức:

=VLOOKUP(H5, QUERY(A4:F11, “SELECT *”), 5, FALSE)

Dùng QUERY với VLOOKUP để tra cứu kết quả học sinh

Giải thích chi tiết:

• H5: Ô chứa mã số học sinh cần tra cứu.
• QUERY(A4:F11, “SELECT *”): Truy xuất toàn bộ dữ liệu từ phạm vi A4:F12.
• VLOOKUP(H5, …, 5, FALSE): Tìm mã số trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu và lấy giá trị ở cột thứ 5 (ngày sinh).
• FALSE: Yêu cầu tìm kiếm chính xác (không chấp nhận giá trị gần đúng).

3. Vì sao nên sử dụng hàm Query Google Sheet?

Hàm QUERY trong Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả. Thay vì sử dụng nhiều hàm phức tạp như FILTER, SORT, VLOOKUP hay SUMIF, bạn có thể chỉ cần một câu lệnh QUERY để thực hiện cùng lúc nhiều thao tác như lọc, sắp xếp, tổng hợp dữ liệu theo điều kiện mong muốn.

Hàm QUERY giúp trích xuất dữ liệu

Đặc biệt, hàm này sử dụng cú pháp gần giống SQL, giúp bạn dễ dàng trích xuất dữ liệu từ bảng tính mà không cần chỉnh sửa trực tiếp. Ngoài ra, QUERY còn có khả năng kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính khác nhau, giúp quản lý thông tin một cách tập trung và dễ dàng hơn. Với tính năng mạnh mẽ, dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian, hàm QUERY là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai cần xử lý và phân tích dữ liệu trong Google Sheet.

Hàm QUERY trong Google Sheet là công cụ mạnh mẽ giúp bạn lọc, sắp xếp và phân tích dữ liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian xử lý thông tin. Nếu bạn muốn nắm vững kỹ năng Google Sheet từ cơ bản đến nâng cao, đừng bỏ lỡ sách Google Sheets – hướng dẫn chi tiết từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn làm chủ các hàm quan trọng và tối ưu công việc. Mua ngay tại đây để nâng cao kỹ năng tin học của bạn!