5 Cách dùng hàm nối chuỗi trong Excel cực hữu ích & linh hoạt

Bạn đang tìm cách ghép nhiều ô dữ liệu lại thành một ô duy nhất trong Excel? Hàm nối chuỗi trong Excel chính là công cụ đắc lực giúp bạn thực hiện điều đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cùng khám phá cách sử dụng các hàm để tối ưu công việc xử lý dữ liệu trong bảng tính nhé!

1. Hàm CONCAT: Ghép nối nhiều chuỗi văn bản dễ dàng

CONCAT là hàm thay thế hiện đại cho CONCATENATE, được giới thiệu từ phiên bản Excel 2016. Hàm này cho phép bạn kết nối các ô riêng lẻ hoặc cả phạm vi ô thành một chuỗi duy nhất.

Cú pháp:

 =CONCAT(text1, [text2], …)

Trong đó: text1, text2, … là các phần nội dung bạn muốn ghép lại.

Dùng hàm CONCAT để nối chuỗi

Lưu ý, khi dùng hàm Concat để nối chuỗi trong Excel bạn cũng có thể sử dụng phạm vi ô thay vì nhập từng ô một cách thủ công.

2. Hàm CONCATENATE nối chuỗi trong Excel phiên bản cũ

Trước khi CONCAT ra đời, CONCATENATE là lựa chọn phổ biến để nối chuỗi. Tuy nhiên, nó chỉ hỗ trợ các ô riêng biệt, không thể dùng trực tiếp với vùng dữ liệu.

Dùng hàm CONCATENATE để nối chuỗi

Cú pháp:

=CONCATENATE(text1, [text2], …)

Trong đó: 

• text1: Đây là phần văn bản đầu tiên mà bạn muốn ghép lại.
• text2: Đây là đoạn văn bản thứ hai sẽ được kết hợp cùng với text1.

…

Bạn cũng có thể thêm nhiều đoạn văn bản khác để nối liền nhau thành một chuỗi hoàn chỉnh.

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng tối đa 255 đối số trong công thức này. Để ngăn cách text1 và text 2, bạn sử dụng dấu(,). Kết quả hàm Concatenate sẽ trả về chuỗi văn bản.

3. Kết hợp CONCATENATE với VLOOKUP để nối dữ liệu nhiều ô trong Excel

Bạn hoàn toàn có thể phối hợp CONCATENATE với VLOOKUP để tạo nên các chuỗi văn bản có tính động, dựa trên dữ liệu được tra cứu từ bảng.

Phối hợp CONCATENATE với VLOOKUP

Ví dụ công thức:

=CONCATENATE(A2, “, “, VLOOKUP(A2, Table1, 2, 0))

Trong đó:

• A2 là giá trị đầu vào để tra cứu,
• Table1 là vùng dữ liệu cần tìm,
• 2 là cột chứa dữ liệu trả về,
• 0 là lựa chọn khớp chính xác.

4. Dùng toán tử “&” để nối chuỗi trong Excel đơn giản

Ngoài các hàm có sẵn, bạn có thể sử dụng ký hiệu & để nối nhanh các chuỗi văn bản.

Cú pháp:

=Ô1 & ” ” & Ô2 & ” ” & Ô3

Ví dụ:
=A3 & ” ” & B3 & ” ” & C3
→ Công thức trên sẽ ghép nội dung 3 ô thành một câu có khoảng trắng ngăn cách.

5. TEXTJOIN: Hàm nối ghép chuỗi có dấu phân cách trong Excel

Nếu bạn muốn nối chuỗi với dấu phân cách cố định và bỏ qua ô trống, TEXTJOIN là lựa chọn lý tưởng, đặc biệt hiệu quả cho các vùng dữ liệu dài.

Cú pháp:

=TEXTJOIN(dấu_phân_cách, bỏ_qua_ô_trống, text1, [text2], …)

Trong đó:

• dấu_phân_cách: Có thể là dấu phẩy, dấu cách, hoặc bất kỳ ký tự nào.
• bỏ_qua_ô_trống: Nhập TRUE để bỏ qua ô trống, FALSE nếu muốn giữ lại.
• text1, text2: Các ô hoặc vùng cần ghép.

Dùng hàm TEXTJOIN 

6. Vì sao nên sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel?

Hàm nối chuỗi trong Excel mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc xử lý và quản lý dữ liệu. Một trong những ưu điểm lớn nhất là khả năng kết hợp nhiều ô dữ liệu thành một chuỗi duy nhất, giúp việc tổng hợp thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần ghép các tên, địa chỉ, hoặc bất kỳ thông tin nào từ nhiều ô thành một định dạng cụ thể, chẳng hạn như tên đầy đủ từ họ và tên. 

Lợi ích của việc sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel?

Bên cạnh đó, hàm nối chuỗi còn giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi khi phải nhập liệu thủ công. Ngoài ra, việc sử dụng các hàm nối chữ và số trong Excel còn tạo ra sự linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu, cho phép người dùng tùy chỉnh dấu phân cách giữa các phần tử và loại bỏ ô trống một cách dễ dàng. Tóm lại, hàm nối chuỗi là một công cụ cực kỳ hữu ích trong Excel, giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn và cải thiện năng suất công việc.

7. Các lỗi thường gặp khi dùng hàm nối chuỗi trong Excel

Khi sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

7.1 Lỗi #VALUE! khi nối chuỗi trong Excel

Lỗi này thường xuất hiện khi một trong các tham số của hàm nối chuỗi chứa giá trị không hợp lệ, chẳng hạn như ô chứa lỗi (#N/A, #REF!, #DIV/0!, v.v.). Để khắc phục, bạn cần kiểm tra và xử lý lỗi trong các ô tham chiếu trước khi sử dụng hàm nối chuỗi.

7.2 Hàm nối chuỗi không phân tách đúng cách

Khi sử dụng hàm TEXTJOIN hoặc CONCAT, người dùng có thể quên hoặc không đặt dấu phân cách giữa các chuỗi, dẫn đến việc kết quả nối chuỗi không rõ ràng. Đảm bảo rằng dấu phân cách (ví dụ: dấu phẩy, dấu cách) được đặt đúng chỗ trong cú pháp hàm.

7.3 Ô trống không được bỏ qua khi dùng hàm nối chuỗi trong Excel

Trong một số trường hợp, người dùng sử dụng TEXTJOIN nhưng không cài đặt tham số để bỏ qua ô trống (ign_empty = TRUE). Điều này dẫn đến việc các ô trống vẫn được nối vào chuỗi, tạo ra kết quả không mong muốn. Đảm bảo rằng tham số “ign_empty” được đặt thành TRUE để bỏ qua các ô trống.

Lưu ý khi sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel

7.4 Lỗi khi dùng hàm CONCATENATE với phạm vi ô

Hàm CONCATENATE không hỗ trợ nối chuỗi từ một phạm vi ô liên tục mà chỉ làm việc với các ô riêng biệt. Nếu bạn cố gắng sử dụng một phạm vi ô trong hàm này, Excel sẽ không thể thực hiện phép nối chuỗi và có thể báo lỗi hoặc không có kết quả.

7.5 Giới hạn số lượng tham số khi nối nhiều chuỗi trong Excel

Hàm CONCATENATE có giới hạn tối đa là 255 tham số. Nếu bạn cố gắng nhập quá số lượng này, Excel sẽ báo lỗi và không thực hiện phép nối chuỗi. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng CONCAT hoặc TEXTJOIN cho phép nhiều tham số hơn.

7.6 Dấu phân cách không được đóng trong dấu ngoặc kép

Khi sử dụng các hàm nối chuỗi có dấu phân cách, như dấu phẩy hay dấu cách, người dùng có thể quên đóng chúng trong dấu ngoặc kép (” “). Nếu bỏ sót dấu ngoặc kép, công thức sẽ bị lỗi hoặc không thực hiện đúng như mong đợi.

7.7 Nối các giá trị số mà không chuyển đổi thành chuỗi văn bản

Khi nối các giá trị số, nếu không chuyển đổi chúng thành chuỗi văn bản (bằng cách sử dụng hàm TEXT), Excel sẽ không thể nối đúng các giá trị. Kết quả có thể không như mong đợi hoặc bị bỏ qua.

Hàm nối chuỗi trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng kết hợp dữ liệu từ nhiều ô thành một chuỗi văn bản hoàn chỉnh. Việc nắm vững các hàm ghép nối chuỗi ký tự này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn trong Excel. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn và nâng cao kỹ năng Excel của mình, đừng bỏ qua cuốn Sách Bí quyết làm chủ Excel được phát hành độc quyền tại AntBook. Cuốn sách sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức chuyên sâu và mẹo hay để làm chủ Excel một cách nhanh chóng. Liên hệ ngay với AntBook để nâng cao khả năng tin học của mình nhé!