Hàm LEN trong Excel: Cú pháp, cách dùng kèm ví dụ thực tế

Hàm LEN là một trong những hàm cơ bản trong Excel, cho phép bạn đếm số lượng ký tự trong một chuỗi văn bản. Từ việc kiểm tra độ dài dữ liệu, chuẩn hóa định dạng văn bản đến phân tích dữ liệu, hàm LEN đều có thể “cân” tất. Vậy làm sao để dùng hàm LEN trong Excel? Hãy cùng AntBook đi tìm kiếm câu trả lời với bài viết dưới đây nhé!

1. Hàm LEN trong Excel là gì? Công thức hàm LEN Excel

Hàm LEN trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn xác định độ dài của một chuỗi ký tự, bao gồm cả khoảng trắng. Đây là hàm hữu ích khi bạn cần kiểm tra số ký tự trong một ô dữ liệu, hỗ trợ xử lý và làm sạch dữ liệu một cách hiệu quả.

Hàm LEN trong Excel là hàm sẽ giúp trả về giá trị độ dài của chuỗi ký tự

Cú pháp của hàm LEN:

=LEN(Text)

Trong đó: Text: Là chuỗi văn bản hoặc ô chứa văn bản cần đếm số ký tự.

Lưu ý: 

• Hàm LEN chỉ đếm số ký tự trong chuỗi, bao gồm cả khoảng trắng giữa các từ.
• Dữ liệu gốc không bị thay đổi khi sử dụng hàm này, bạn có thể áp dụng nó trên các ô mà không lo mất dữ liệu ban đầu.
• Không thể sử dụng LEN để đếm số ký tự của dữ liệu dạng ngày tháng, vì Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số. Nếu bạn áp dụng LEN(A1) với một ô chứa ngày tháng, kết quả trả về sẽ là số ký tự của giá trị số tương ứng, chứ không phải định dạng ngày tháng bạn nhìn thấy.
• Hàm LEN có thể kết hợp với các hàm khác như RIGHT, LEFT, MID để trích xuất dữ liệu theo độ dài mong muốn.

2. Cách sử dụng hàm LEN trong Excel

Hàm LEN trong Excel giúp bạn xác định số lượng ký tự trong một ô, bao gồm cả khoảng trắng, kí tự đặc biệt, dấu câu và số. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng hàm này vào công việc.

Ví dụ: Đếm số ký tự trong một ô

Giả sử ô A1 chứa chuỗi văn bản “Excel là công cụ hữu ích”. Để đếm số ký tự trong ô này, thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập công thức

Chọn một ô trống bất kỳ (ví dụ: B1) và nhập công thức:

=LEN(A1)

Công thức hàm LEN =LEN(A1)

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả

Excel sẽ trả về kết quả 24, vì chuỗi trên có 24 ký tự (bao gồm cả dấu cách).

Lưu ý: Hàm LEN không phân biệt chữ hoa hay chữ thường mà chỉ đếm tổng số ký tự có trong ô dữ liệu.

Bước 3: Kéo công thức xuống các ô bên dưới

• Sau khi nhập công thức vào ô đầu tiên (ví dụ: B1), hãy đặt con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô (hiển thị hình dấu +).
• Giữ và kéo xuống để sao chép công thức cho các ô bên dưới.

Ví dụ về cách sử dụng hàm Len trong Excel

Lưu ý:

• Nếu dữ liệu thay đổi, công thức sẽ tự động cập nhật.
• Để đảm bảo kết quả chính xác, hãy kiểm tra lại công thức trong các ô đã sao chép.

Bạn cũng có thể ứng dụng để giải bài tập với bảng dữ liệu phía trên

3. Hướng dẫn cách dùng hàm LEN Excel nhiều điều kiện

3.1 Hàm LEN kết hợp cùng hàm SUM

Nếu bạn muốn tính tổng số ký tự trong nhiều ô cùng một lúc, có thể kết hợp hàm LEN với SUM hoặc sử dụng dấu cộng (+). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho cả hai cách.

Trường hợp 1: Dùng hàm SUM kết hợp LEN

Hàm SUM giúp tính tổng các giá trị trả về từ hàm LEN trong nhiều ô.

Bước 1: Nhập công thức

Chọn một ô trống bất kỳ (ví dụ: C1) và nhập công thức:

=SUM(LEN(A1); LEN(A2); LEN(A3))

Lưu ý:

• Dấu phân tách giữa các hàm có thể là dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;), tùy theo cài đặt của Excel.
• Trong ví dụ này, dấu ; được sử dụng để ngăn cách các đối số.

Chọn ô dữ liệu bất kỳ và nhập công thức =Sum(Len(Text);Len(Text);Len(Text))

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả

Excel sẽ tính tổng số ký tự trong các ô A1, A2 và A3, bao gồm cả khoảng trắng.

Kết quả trả về như trên

Trường hợp 2: Dùng LEN kết hợp dấu “+”

Thay vì dùng hàm SUM, bạn có thể sử dụng dấu cộng (+) để cộng trực tiếp kết quả của nhiều hàm LEN.

Bước 1: Nhập Công Thức

Tại ô trống bất kỳ (ví dụ: C1), nhập công thức sau:

=LEN(A1) + LEN(A2) + LEN(A3)

Chọn ô dữ liệu bất kỳ và nhập công thức =Len(Text)+Len(Text)+Len(Text)

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả

Excel sẽ trả về tổng số ký tự có trong ba ô A1, A2 và A3.

Kết quả hiển thị là 35

Cách dùng với SUM giúp công thức gọn gàng hơn khi làm việc với nhiều ô dữ liệu. Việc dùng dấu + phù hợp khi bạn chỉ cần tính tổng ký tự trong một số ít ô.

3.2 Hàm LEN kết hợp hàm TRIM

Hàm TRIM giúp loại bỏ khoảng trắng dư thừa trong văn bản, chỉ giữ lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ.

Hàm TRIM dùng để bỏ qua khoảng trống và thụt đầu dòng, cuối dòng

Công thức sử dụng:

=TRIM(Text)

Trong đó: 

• Text: Là ô chứa dữ liệu văn bản cần xử lý.
• Hàm này đặc biệt hữu ích khi dữ liệu bị thừa dấu cách do nhập liệu sai hoặc sao chép từ các nguồn khác.

Khi sử dụng LEN kết hợp với TRIM, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những ký tự thực sự quan trọng mới được đếm, không bị ảnh hưởng bởi khoảng trắng dư thừa.

Bước 1: Nhập công thức

Tại một ô trống bất kỳ, nhập công thức sau:

=LEN(TRIM(A1))

• A1 là ô chứa văn bản cần xử lý.
• Hàm TRIM(A1) sẽ loại bỏ khoảng trắng dư thừa.
• Sau đó, LEN sẽ đếm chính xác số ký tự còn lại trong văn bản đã được làm sạch.

Chọn ô bất kỳ và nhập công thức =Len(Trim(Text))

Bước 2: Nhấn Enter để hoàn thành

Kết quả hiển thị chính xác số ký tự có trong ô A1, không bao gồm khoảng trắng thừa ở đầu, cuối hoặc giữa các từ.

Nhấn Enter và hoàn thành

3.3 Hàm LEN kết hợp SUBSTITUTE

Hàm SUBSTITUTE giúp thay thế một ký tự hoặc chuỗi ký tự cụ thể trong văn bản. Cú pháp như sau:

=SUBSTITUTE(Text, Old_Text, New_Text, [Instance_Num])

• Text: Ô chứa văn bản cần xử lý.
• Old_Text: Ký tự hoặc chuỗi ký tự cần thay thế.
• New_Text: Ký tự hoặc chuỗi mới thay thế cho Old_Text.
• Instance_Num (tùy chọn): Xác định lần xuất hiện cụ thể của Old_Text để thay thế. Nếu bỏ qua, tất cả Old_Text trong Text sẽ được thay thế.

Bằng cách sử dụng SUBSTITUTE để loại bỏ khoảng trắng trước khi đếm, ta có công thức sau:

=LEN(SUBSTITUTE(A1, ” “, “”))

• A1: Ô chứa văn bản cần đếm.
• ” “: Ký tự khoảng trắng cần loại bỏ.
• “”: Không thay thế bằng ký tự nào (xóa khoảng trắng).
• LEN sẽ đếm số ký tự còn lại sau khi khoảng trắng bị loại bỏ.

Bước 1: Nhập công thức

Tại ô trống bất kỳ, nhập công thức:

=LEN(SUBSTITUTE(A1, ” “, “”))

Chọn ô bất kỳ nhập =Len(Subtitute(Text;Old_Text;New_Text;Instance_Num))

Bước 2: Nhấn Enter để hoàn thành

Excel sẽ trả về tổng số ký tự không bao gồm khoảng trắng.

Nhập hàm =Len(Subtitute(I5;)

Bước 3: Kéo xuống để áp dụng cho nhiều dữ liệu

Nếu có nhiều ô dữ liệu, kéo chốt điền xuống để áp dụng công thức cho các ô khác.

Nhấn Enter và hoàn thành

3.4 Dùng hàm LEN kết hợp với LEFT và SEARCH

Hàm này giúp đếm số ký tự bên trái trước một ký tự xác định như “-“, “_”, “/”.

Công thức tổng quát:

=LEN(LEFT(Text, SEARCH(Find_Text, Text) – 1))

• Text: Ô chứa dữ liệu cần đếm.
• Find_Text: Ký tự muốn tìm (ví dụ: “-“, “_”, “/”).
• SEARCH(Find_Text, Text): Xác định vị trí của ký tự cần tìm.
• LEFT(Text, vị trí – 1): Lấy phần bên trái trước ký tự tìm thấy.
• LEN(): Đếm số ký tự vừa lấy.

Ví dụ:

Đếm số ký tự trước dấu “-” trong ô G5:

=LEN(LEFT(G5, SEARCH(“-“, G5) – 1))

• SEARCH(“-“, G5) – 1 giúp loại bỏ dấu “-“.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhập công thức vào ô bất kỳ.

Nhập công thức =Len(Left(Text;Search(Find_Text;Within_Text;Star_Num))

Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.

Làm và nhập công thức như hình

Bước 3: Kéo công thức xuống nếu áp dụng cho nhiều ô.

Hoàn tất và kết quả được hiển thị

3.5 Dùng hàm LEN kết hợp với RIGHT và SEARCH

Cách này tương tự như khi dùng LEN + LEFT + SEARCH, nhưng thay vì lấy ký tự bên trái, ta sẽ lấy ký tự bên phải sau một ký tự nhất định (“-“, “_”, “/”).

3.6 Dùng hàm LEN kết hợp với hàm MID và SEARCH

Hàm này giúp đếm số ký tự nằm giữa hai ký tự hoặc khoảng xác định trong một chuỗi dữ liệu.

Công thức tổng quát:

=LEN(MID(Text, Start_Num, LEN(Text) – X))

• Text: Ô chứa dữ liệu cần xử lý.
• Start_Num: Vị trí bắt đầu lấy ký tự.
• LEN(Text) – X: Xác định số ký tự cần lấy (thường bỏ bớt ký tự đầu và cuối).
• MID(Text, Start_Num, Num_Chars): Lấy chuỗi con từ vị trí đã xác định.
• LEN(): Đếm số ký tự trong chuỗi con.

Ví dụ:

Nếu dữ liệu trong ô H5 là “123-ABC-789”, ta muốn đếm số ký tự giữa hai dấu “-“:

=LEN(MID(H5, SEARCH(“-“, H5) + 1, SEARCH(“-“, H5, SEARCH(“-“, H5) + 1) – SEARCH(“-“, H5) – 1))

• SEARCH(“-“, H5): Tìm vị trí dấu “-” đầu tiên.
• SEARCH(“-“, H5, SEARCH(“-“, H5) + 1): Tìm vị trí dấu “-” thứ hai.
• MID(H5, …, …): Cắt phần giữa hai dấu “-“.
• LEN(…): Đếm số ký tự cắt được.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhập công thức vào ô cần tính.

Chọn ô bất kỳ và nhập công thức =LEN(MID(H5;4;LEN(H5)-6))

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả.

Bước 3: Kéo công thức xuống nếu muốn áp dụng cho nhiều ô khác.

Có thể kéo xuống để áp dụng cho những ô tiếp theo

4. So sánh hàm LEN với các hàm khác trong Excel

Sức mạnh của hàm LEN được nhân lên gấp bội khi kết hợp với các hàm khác trong Excel. Dưới đây là bảng so sánh các hàm thường được sử dụng kết hợp với hàm LEN:

Hàm	Chức năng	Ví dụ kết hợp với LEN
TRIM	Loại bỏ khoảng trắng thừa ở đầu và cuối chuỗi	=LEN(TRIM(A1)) để đếm số ký tự trong ô A1, không tính khoảng trắng thừa
LEFT	Trích xuất một số ký tự từ bên trái chuỗi	=LEN(LEFT(A1, 5)) để đếm 5 ký tự đầu tiên trong ô A1
RIGHT	Trích xuất một số ký tự từ bên phải chuỗi	=LEN(RIGHT(A1, 5)) để đếm 5 ký tự cuối cùng trong ô A1
MID	Trích xuất một số ký tự từ giữa chuỗi	=LEN(MID(A1, 3, 5)) để đếm 5 ký tự bắt đầu từ vị trí thứ 3 trong ô A1
SUBSTITUTE	Thay thế một chuỗi ký tự bằng một chuỗi ký tự khác	=LEN(SUBSTITUTE(A1, ” “, “”)) để đếm số ký tự trong ô A1, không tính khoảng trắng
SEARCH	Tìm vị trí của một chuỗi ký tự trong một chuỗi khác	=LEN(LEFT(A1, SEARCH(“,”, A1)-1)) để đếm số ký tự trước dấu phẩy trong ô A1
IF	Thực hiện một hành động dựa trên một điều kiện	=IF(LEN(A1)>10, “Chuỗi dài”, “Chuỗi ngắn”) để kiểm tra độ dài của chuỗi trong ô A1 và trả về kết quả tương ứng

5. Mẹo và thủ thuật sử dụng hàm LEN hiệu quả

Hàm LEN trong Excel là một công cụ hữu ích giúp bạn đo độ dài của chuỗi ký tự, từ đó hỗ trợ trong nhiều tác vụ như kiểm tra dữ liệu, lọc nội dung hay xử lý văn bản. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa khả năng của hàm này, bạn cần nắm rõ một số mẹo và thủ thuật quan trọng.

Kết hợp với các hàm khác: Hãy khám phá và kết hợp hàm LEN với các hàm khác để mở rộng khả năng xử lý dữ liệu của bạn.  

Sử dụng tham chiếu ô: Thay vì nhập trực tiếp chuỗi văn bản, hãy sử dụng tham chiếu ô trong hàm LEN. Điều này giúp công thức tự động cập nhật khi dữ liệu trong ô thay đổi.  

Kiểm tra kỹ kết quả: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng kết quả trả về của hàm LEN để đảm bảo tính chính xác, đặc biệt là khi xử lý các chuỗi có chứa khoảng trắng thừa, ký tự đặc biệt và dấu câu.  

Tránh các lỗi phổ biến: Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm LEN bao gồm: quên dấu bằng = ở đầu công thức, sử dụng hàm LEN cho dữ liệu ngày tháng, không tính đến khoảng trắng khi cần thiết. Hãy chú ý để tránh những lỗi này nhé!

Thủ thuật sử dụng hàm LEN tối ưu nhất

Hàm LEN trong Excel không chỉ là một công cụ đơn thuần để đếm ký tự, mà còn là chìa khóa mở ra vô vàn khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có thêm những kiến thức hữu ích để áp dụng vào công việc của mình.

Tuy nhiên, thế giới Excel còn vô vàn điều thú vị và những thủ thuật đỉnh cao đang chờ bạn khám phá. Nếu bạn muốn nâng cao trình độ tin học văn phòng của mình lên một tầm cao mới, hãy tìm đọc ngay bộ 2 cuốn sách word excel đến từ Antbook. Cuốn sách này sẽ cung cấp cho bạn những bí quyết, mẹo vặt và hướng dẫn chi tiết, giúp bạn làm chủ Excel một cách toàn diện và tối ưu hóa hiệu quả công việc.