Hàm left trong Excel: Cách sử dụng hàm Left kèm ví dụ thực tế

Hàm LEFT trong Excel là một trong những hàm xử lý chuỗi văn bản phổ biến, giúp người dùng tách một số ký tự nhất định từ bên trái của chuỗi dữ liệu. Đây là công cụ hữu ích khi bạn cần trích xuất thông tin như mã số, họ của một danh sách họ tên, hoặc xử lý dữ liệu văn bản theo yêu cầu.

Cùng AntBook tìm hiểu ngay cú pháp, cách sử dụng, các lỗi thường gặp và mẹo kết hợp hàm LEFT trong Excel với các hàm khác để làm việc hiệu quả hơn!

1. Hàm left trong Excel là gì? Dùng để làm gì?

Hàm LEFT trong Excel là một hàm dùng để trích xuất một số ký tự nhất định từ phía bên trái của chuỗi văn bản. Hàm này rất hữu ích khi bạn cần lấy một phần của nội dung trong ô dữ liệu, chẳng hạn như lấy mã số, tách tên, hoặc xử lý dữ liệu nhập vào từ hệ thống.

Hàm LEFT trong Excel dùng để trích xuất một số ký tự nhất định từ phía bên trái 

Trong thực tế, hàm LEFT trong Excel giúp người dùng dễ dàng lấy thông tin quan trọng từ chuỗi văn bản mà không cần chỉnh sửa thủ công.

Ví dụ, bạn có thể dùng hàm này để lấy mã khách hàng từ một dãy số, tách mã sản phẩm, hoặc lấy ký tự đầu của một tên trong danh sách họ và tên. Việc sử dụng hàm LEFT giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và giảm sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.

2. Cú pháp của hàm left trong Excel là gì?

Cú pháp của hàm LEFT trong Excel như sau:

LEFT(text, num_chars)

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản mà bạn muốn trích xuất ký tự.
• num_chars: Số ký tự muốn lấy từ bên trái chuỗi văn bản.

Cú pháp sử dụng hàm Left trong Excel

Ví dụ, nếu bạn nhập =LEFT(“Excel 2024”, 5) thì kết quả sẽ là “Excel”, vì hàm lấy 5 ký tự đầu tiên từ chuỗi “Excel 2024”.

3. Cách sử dụng hàm Left trong Excel để cắt chuỗi ký tự bên trái

Để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm Left trong Excel, ta cùng tìm hiểu ví dụ thực tế sau. Giả sử bạn có một danh sách học sinh bao gồm Số thứ tự, Mã học sinh, Tên học sinh, Lớp và Niên khóa như bảng sau:

Ví dụ về cách dùng hàm Left trong Excel

Nếu bạn cần lấy 3 ký tự bên Trái của cột Mã học sinh, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô để nhập công thức

Click vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả sau khi sử dụng hàm.

Chọn ô để hiển thị dữ liệu

Mẹo: Nên chọn ô gần với dữ liệu gốc để tiện so sánh và kiểm tra kết quả sau khi nhập công thức.

Bước 2: Nhập công thức hàm LEFT

Gõ =LEFT( để bắt đầu nhập công thức.

Nhập công thức hàm Left

Bước 3: Chọn chuỗi ký tự cần tách

Click vào ô chứa chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự. Nhập dấu phân tách “;” hoặc “,” (tùy theo cài đặt ngăn cách công thức trong Excel của bạn).

Tách được chuỗi ký tự cần tách

Lưu ý:

• Không để trống giá trị này.
• Dấu phân tách giữa các tham số có thể là dấu “,” hoặc “;”, nếu nhập sai, Excel sẽ báo lỗi và yêu cầu sửa.

Bước 4: Nhập số ký tự cần lấy

Nhập số lượng ký tự muốn lấy từ bên trái của chuỗi. Trong ví dụ này, bạn cần lấy 3 ký tự đầu tiên, nhập 3. Sau đó đóng công thức bằng dấu ngoặc phải “)”.

Nhập số ký tự cần lấy trong Excel

Lưu ý:

• Không để trống số ký tự cần lấy, nếu không Excel có thể mặc định là 0 hoặc 1.
• Giá trị nhập vào phải lớn hơn 0.
• Cuối công thức phải có dấu “)” để tránh lỗi.

Bước 5: Nhấn Enter để xem kết quả

Sau khi hoàn thành công thức, nhấn Enter để Excel trả về kết quả.

Ví dụ về cách dùng hàm Left trong Excel

Bước 6: Sao chép công thức cho nhiều ô khác

Nếu bạn có nhiều ô cần áp dụng cùng một công thức, hãy di chuột đến góc dưới bên phải của ô kết quả (xuất hiện dấu +”). Giữ chuột và kéo xuống để sao chép công thức cho các ô bên dưới.

Ví dụ về cách dùng hàm Left trong Excel

Lưu ý: Trước khi kéo công thức, hãy đảm bảo dữ liệu nguồn được sắp xếp theo cột để công thức hoạt động chính xác.

4. Kết hợp hàm Left trong Excel với các hàm khác

4.1 Kết hợp hàm VALUE và LEFT để lấy ký tự số từ bên trái

Khi sử dụng hàm LEFT để lấy số từ một chuỗi dữ liệu, kết quả trả về vẫn là dạng văn bản chứ không phải số. Để chuyển kết quả này thành số thực sự, ta cần dùng thêm hàm VALUE.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhập công thức vào ô cần hiển thị kết quả:

=VALUE(LEFT(Text, Num_chars))

Ví dụ kết hợp hàm Value và hàm Left trong Excel

Giải thích công thức:

• Text: Là ô chứa chuỗi dữ liệu cần lấy số.
• Num_chars: Là số ký tự bạn muốn lấy từ bên trái.

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ kết hợp hàm Value và hàm Left trong Excel

Lưu ý: Nếu dữ liệu chứa chữ cái và số, đảm bảo chỉ lấy phần số ở đầu chuỗi để tránh lỗi. Khi Excel báo lỗi #VALUE!, kiểm tra xem phần lấy ra có chứa ký tự không phải số không.

4.2 Kết hợp hàm LEFT và LEN để cắt chuỗi ký tự từ bên trái

Hàm LEN giúp đếm tổng số ký tự trong chuỗi. Khi kết hợp với LEFT, ta có thể cắt bớt một số ký tự từ cuối chuỗi bằng cách trừ đi số ký tự cần loại bỏ.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhập công thức vào ô cần hiển thị kết quả:

=LEFT(Text, LEN(Text) – Num_chars)

Ví dụ kết hợp hàm Len và hàm Left trong Excel

Giải thích công thức:

• Text: Ô chứa chuỗi dữ liệu.
• Num_chars: Số ký tự muốn cắt bớt từ cuối chuỗi.

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Trong trường hợp muốn xử lý nhiều dữ liệu, bạn di chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa kết quả. Giữ chuột và kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô bên dưới.

 Ví dụ kết hợp hàm Len và hàm Left trong Excel

Một mẹo hay ấy chính là nếu bạn không chắc cần cắt bao nhiêu ký tự, hãy thử LEN(A1) trước để xác định độ dài chuỗi rồi mới quyết định số ký tự cần loại bỏ.

4.3 Kết hợp hàm LEFT và SEARCH để tìm và cắt chuỗi ký tự bên trái

Hàm SEARCH giúp tìm vị trí của một ký tự cụ thể trong chuỗi. Khi kết hợp với LEFT, ta có thể lấy phần dữ liệu nằm bên trái ký tự đó và loại bỏ phần còn lại.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhập công thức vào ô cần hiển thị kết quả:

=LEFT(Text, SEARCH(” “, Text) – 1)

Ví dụ kết hợp hàm Search và hàm Left trong Excel

Giải thích công thức:

• Text: Ô chứa chuỗi dữ liệu cần xử lý.
• ” “: Là ký tự muốn tìm (ở đây là dấu cách).
• SEARCH(” “, Text): Xác định vị trí dấu cách đầu tiên trong chuỗi.
• -1: Giúp loại bỏ dấu cách, chỉ lấy phần dữ liệu bên trái

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

 Ví dụ kết hợp hàm Search và hàm Left trong Excel

Nếu muốn tìm ký tự khác như dấu phẩy “,” hoặc dấu gạch ngang “-“, hãy thay ” ” bằng ký tự tương ứng trong công thức. Nhớ kiểm tra dữ liệu để đảm bảo có ký tự cần tìm, tránh lỗi #VALUE! khi không tìm thấy ký tự đó trong chuỗi.

5. Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm Left trong Excel

5.1 Dữ liệu có khoảng trống thừa

Nếu dữ liệu nguồn chứa một hoặc nhiều khoảng trống không mong muốn, hàm LEFT có thể lấy nhầm ký tự hoặc khoảng trắng không cần thiết.

Cách khắc phục: Sử dụng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng dư thừa.

Ví dụ: Nếu bạn muốn lấy họ và tên của học sinh mà dữ liệu có khoảng trắng không đồng nhất, hãy kết hợp LEFT với LEN và Trim để đảm bảo lấy đúng toàn bộ họ tên.

Dữ liệu có khoảng trống thừa

5.2 Số lượng ký tự Num_chars nhỏ hơn 0

Nếu giá trị num_chars (số ký tự muốn lấy) nhỏ hơn 0, Excel sẽ báo lỗi #VALUE!.

Nguyên nhân: Lỗi này thường xảy ra khi bạn kết hợp LEFT với các hàm như LEN hoặc SEARCH, nhưng công thức bị sai logic.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại các hàm bên trong LEFT để đảm bảo num_chars luôn là số dương.

Lỗi Num_chars nhỏ hơn 0

5.3 Dữ liệu ngày tháng bị thay đổi thành số

Khi dùng LEFT trên một ô chứa ngày tháng, Excel sẽ chuyển ngày thành một số (vì ngày tháng trong Excel thực chất là một giá trị số).

Cách khắc phục: Sử dụng hàm TEXT để định dạng lại ngày tháng theo kiểu mong muốn.

Cú pháp: =TEXT(K5, “d mmmm, yyyy”)

Lỗi định dạng ngày tháng trong Excel

Lưu ý: Nếu bạn cần lấy một phần thông tin từ ngày tháng, hãy cân nhắc dùng hàm DAY, MONTH, hoặc YEAR thay vì LEFT.

Có thể thấy, hàm LEFT trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Khi kết hợp với các hàm như VALUE trong Excel, LEN, SEARCH,.. bạn có thể tối ưu hóa việc tách và xử lý chuỗi ký tự một cách linh hoạt. Hy vọng qua bài viết này từ AntBook, bạn đã nắm vững cách sử dụng hàm LEFT và áp dụng hiệu quả trong công việc của mình.

Ngoài ra, nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng Excel chuyên sâu, hãy khám phá ngay cuốn sách Excel đến từ AntBook. Đây là tài liệu hướng dẫn chi tiết giúp bạn làm chủ Excel từ cơ bản đến nâng cao nhanh chóng và dễ thực hành, áp dụng trong công việc của mình.