Hàm Ifs trong Excel: Kiểm tra nhiều điều kiện kèm ví dụ thực tế

Hàm IFS trong Excel 2016 giúp kiểm tra nhiều điều kiện một cách dễ dàng mà không cần lồng ghép nhiều hàm IF. Cùng AntBook tìm hiểu về cú pháp, cách sử dụng và ví dụ thực tế về hàm Ifs nhiều điều kiện trong bài viết này nhé!

1. Hàm Ifs trong Excel là gì? Ứng dụng thực tế

Hàm IFS trong Excel là một hàm logic được giới thiệu từ phiên bản Excel 2016, giúp thay thế các hàm IF lồng nhau, giúp công thức dễ đọc và dễ sử dụng hơn.

Hàm IFS hoạt động bằng cách kiểm tra từng điều kiện theo thứ tự và trả về kết quả tương ứng với điều kiện đúng (TRUE) đầu tiên. Khi một điều kiện được đáp ứng, Excel sẽ ngay lập tức dừng việc kiểm tra và hiển thị kết quả. Nếu điều kiện đầu tiên không đúng, Excel tiếp tục kiểm tra các điều kiện tiếp theo cho đến khi tìm được điều kiện đúng hoặc không có điều kiện nào đúng.

Hàm IFS kiểm tra từng điều kiện theo thứ tự và trả về kết quả tương ứng với điều kiện đúng

Hàm IFS được sử dụng rộng rãi trong công việc, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu có nhiều điều kiện khác nhau. Ví dụ, trong quản lý điểm số, bạn có thể sử dụng IFS để phân loại học sinh theo điểm (A, B, C, D…). Trong kinh doanh, hàm này giúp đánh giá mức chiết khấu dựa trên số lượng mua hàng. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ trong báo cáo tài chính, tính toán tiền lương hoặc phân loại dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Cú pháp hàm Ifs trong Excel 2016 là gì?

Công thức tổng quát của hàm IFS:

= IFS(điều_kiện1, giá_trị1, [điều_kiện2, giá_trị2], …, [điều_kiện127, giá_trị127])

Trong đó:

• điều_kiện1: Là điều kiện logic đầu tiên cần kiểm tra. Đây là một đối số bắt buộc, Excel sẽ xác định xem nó đúng (TRUE) hay sai (FALSE).
• giá_trị1: Là kết quả trả về nếu điều_kiện1 đúng. Nếu muốn, bạn có thể để giá trị này trống.
• Các cặp điều_kiện và giá_trị tiếp theo là tùy chọn. Hàm IFS hỗ trợ tối đa 127 điều kiện, giúp kiểm tra nhiều trường hợp trong cùng một công thức.

Công thức tổng quát của hàm IFS trong Excel

3. Ví dụ về cách dùng hàm Ifs nhiều điều kiện trong Excel

Ví dụ 1: Xếp loại học lực của học sinh dựa vào bảng điểm trung bình như sau:

Ví dụ về cách sử dụng hàm Ifs trong Excel

Cột C chứa điểm trung bình, bắt đầu từ ô C2. Để xếp loại học lực, nhập công thức sau vào ô D2 như sau:

=IFS(C2>=8, “Giỏi”, C2>=6.5, “Khá”, C2>=5, “Trung Bình”, C2<5, “Yếu”)

Giải thích công thức:

• C2 >= 8 → Xếp loại “Giỏi”.
• C2 từ 6.5 đến 7.9 → Xếp loại “Khá”.
• C2 từ 5.0 đến 6.4 → Xếp loại “Trung Bình”.

Ví dụ về cách sử dụng hàm Ifs trong Excel để phân loại học lực

Sau đó bạn kéo công thức xuống các dòng còn lại của cột D. Vậy là đã tự động phân loại học lực dựa trên điểm trung bình một cách nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ về cách sử dụng hàm Ifs trong Excel để phân loại học lực

Ví dụ 2: Đánh giá số lượng sách đã bán trong tháng 2/2025, từ đó đưa ra nhận định để có kế hoạch sản xuất cho những tháng tiếp theo

Ví dụ về cách sử dụng hàm Ifs trong Excel

Để phân loại mức doanh số, nhập công thức sau vào ô D2 công thức:

=IFS(C2>=900, “Bán Chạy”, C2>=600, “Khá”, C2>=400, “Trung Bình”, C2<400, “Thấp”)

Giải thích công thức:

• C2 >= 900 → “Bán Chạy”
• C2 từ 600 đến 899 → “Khá”
• C2 từ 400 đến 599 → “Trung Bình”
• C2 dưới 400 → “Thấp”

Công thức dùng hàm Ifs trong Excel

Công thức này giúp bạn nhanh chóng đánh giá mức độ bán hàng của từng đầu sách dựa trên số lượng tiêu thụ

Ví dụ về cách sử dụng hàm Ifs trong Excel 

4. Một vài lỗi thường xảy ra khi sử dụng hàm Ifs trong Excel

Hàm Ifs trong Excel lỗi #N/A: Xảy ra khi không có điều kiện nào trong hàm IFS thỏa mãn giá trị TRUE. Điều này có nghĩa là không có kết quả nào được trả về.

Hàm Ifs trong Excel lỗi #VALUE!: Xuất hiện khi điều kiện kiểm tra (logical_test) không phải giá trị TRUE hoặc FALSE. Điều này thường do nhập sai kiểu dữ liệu hoặc công thức không hợp lệ.

Thông báo lỗi “You’ve entered too few arguments for this function”: Lỗi này xảy ra khi bạn chỉ nhập điều kiện kiểm tra nhưng không kèm theo giá trị trả về tương ứng.

Lỗi khi sử dụng chưa đúng hàm Ifs trong Excel 2016

5. Phân biệt hàm Ifs và If trong Excel

Hàm IFS hoạt động tương tự như hàm IF, cả hai đều kiểm tra giá trị dựa trên điều kiện xác định. Tuy nhiên, điểm mạnh của IFS là cho phép kiểm tra nhiều điều kiện chỉ trong một công thức duy nhất. Nếu sử dụng IF, bạn sẽ phải lồng nhiều hàm IF vào nhau để xử lý nhiều điều kiện, điều này làm công thức trở nên phức tạp hơn.

6. Mẹo sử dụng hàm Ifs trong Excel 2016 luôn đúng

6.1 Sao chép công thức hàm Ifs trong Excel dễ dàng

Bạn có thể sao chép công thức chứa hàm IFS sang các ô khác giống như các công thức Excel thông thường. Chỉ cần:

• Nhấp vào ô chứa công thức IFS.
• Đưa chuột vào góc dưới bên phải của ô, khi con trỏ chuột chuyển thành dấu “+”, hãy kéo xuống hoặc sang ngang để áp dụng công thức cho các ô khác.
• Hoặc, bạn có thể nhấp đúp vào ô vuông nhỏ màu xanh ở góc dưới bên phải để tự động điền công thức vào các ô liền kề.

Sao chép công thức hàng Ifs đơn giản

6.2 Đảm bảo có ít nhất một điều kiện đúng khi dùng hàm Ifs

Nếu không có điều kiện nào trong hàm IFS được thỏa mãn, Excel sẽ báo lỗi #N/A. Để tránh lỗi này, bạn nên thiết lập điều kiện cuối cùng sao cho luôn đúng, giúp hàm xử lý mọi trường hợp có thể xảy ra.

6.3 Thêm TRUE làm điều kiện cuối cùng

Để tránh lỗi và đảm bảo hàm luôn trả về kết quả hợp lệ, bạn có thể sử dụng TRUE làm điều kiện cuối cùng. Điều này có nghĩa là nếu không có điều kiện nào trước đó đúng, giá trị mặc định sẽ được trả về.

Ví dụ:

=IFS(A1>150, “High”, A1<100, “Low”, TRUE, “OK”)

• Nếu A1 > 150, kết quả là “High”.
• Nếu A1 < 100, kết quả là “Low”.
• Nếu A1 nằm trong khoảng từ 100 đến 150, hàm sẽ trả về “OK” vì điều kiện TRUE đảm bảo công thức không gặp lỗi.

Áp dụng mẹo này sẽ giúp bạn sử dụng hàm IFS hiệu quả hơn và tránh gặp phải các lỗi không mong muốn trong Excel.

7. Lưu ý khi sử dụng hàm Ifs nhiều điều kiện trong Excel

Hàm IFS giúp kiểm tra nhiều điều kiện trong một công thức duy nhất và trả về kết quả của điều kiện TRUE đầu tiên. Điều này giúp công thức gọn gàng hơn so với việc sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau, giúp dễ đọc và dễ viết hơn.

Hàm IFS hoạt động theo cặp điều kiện (test) và giá trị (value), hỗ trợ tối đa 127 điều kiện. Mỗi điều kiện sẽ kiểm tra giá trị nhập vào và trả về TRUE hoặc FALSE. Khi một điều kiện đúng (TRUE), giá trị tương ứng sẽ được hiển thị. Nếu có nhiều điều kiện đúng, chỉ giá trị của điều kiện đúng đầu tiên được trả về. Vì vậy, thứ tự sắp xếp các điều kiện rất quan trọng khi sử dụng hàm IFS.

Hàm ifs trong Excel hỗ trợ đến 127 điều kiện

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp hàm IFS với các hàm khác để tạo ra những công thức linh hoạt hơn, giúp tối ưu hóa việc xử lý dữ liệu trong Excel. Khi đã nắm vững cách sử dụng hàm IFS, bạn có thể khám phá nhiều ứng dụng thú vị mà hàm này mang lại

Hàm IFS trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn xử lý nhiều điều kiện một cách đơn giản và hiệu quả hơn so với hàm IF lồng nhau. Bằng cách sử dụng IFS, bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và làm cho công thức của mình dễ đọc hơn. Hãy thực hành ngay để thành thạo hàm này và áp dụng vào công việc hàng ngày của bạn!

Ngoài ra, còn vô vàn hàm Excel cơ bản nữa mà có thể bạn chưa biết. Nâng cao kỹ năng Excel của bạn ngay hôm nay với cuốn sách Excel tại AntBook! Chắc chắn bạn sẽ làm chủ Excel từ cơ bản đến nâng cao chỉ sau 30 ngày học và ứng dụng thực tế.