Hàm IF trong Excel: Từ người mới tới chuyên gia chỉ trong 5 phút

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến và hữu ích nhất trong Excel, cho phép bạn thực hiện so sánh logic và đưa ra kết quả dựa trên điều kiện. Nắm vững hàm IF trong Excel không chỉ giúp bạn tự động hóa các tác vụ, phân tích dữ liệu hiệu quả mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc với bảng tính. Hãy cùng AntBook tìm hiểu chi tiết với bài viết dưới đây nhé!

1. Định nghĩa, công thức của hàm IF trong Excel là gì?

Hàm IF trong Excel là một hàm logic giúp kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng. Nếu điều kiện đúng (TRUE), hàm sẽ trả về giá trị xác định; ngược lại, nếu điều kiện sai (FALSE), hàm trả về một giá trị khác. Đây là một trong những hàm quan trọng, giúp bạn tự động hóa các quyết định trong bảng tính.

Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng

Công thức tổng quát của hàm IF như sau: =IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]).

Trong đó:

• logical_test: Biểu thức logic cần kiểm tra (bắt buộc).
• value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng (bắt buộc).
• value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai (tùy chọn).

2. Giới thiệu về hàm IF nhiều điều kiện trong Excel

Trong trường hợp cần kiểm tra nhiều điều kiện khác nhau, thay vì lồng nhiều hàm IF, bạn có thể sử dụng hàm IFS để tối ưu công thức. Hàm này giúp viết công thức gọn gàng, dễ đọc và tránh lặp IF quá nhiều lần.

Công thức hàm IFS

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)

Trong đó:

• logical_test1: Biểu thức điều kiện đầu tiên.
• value_if_true1: Kết quả trả về nếu điều kiện 1 đúng.
• logical_test2, value_if_true2: Các điều kiện và giá trị tiếp theo nếu điều kiện trước đó không thỏa mãn.

Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có thể dùng hàm IFS

Ví dụ thực tế về hàm Ifs nhiều điều kiện trong Excel

Giả sử bạn đang tính tỉ lệ khuyến mãi dựa trên loại sản phẩm:

• Xà phòng: Giảm 50%
• Sữa tắm: Giảm 40%
• Bột giặt: Giảm 80%

Tại ô B2, công thức sẽ là:

=IFS(A2=”Xà Phòng”, 0.5, A2=”Sữa tắm”, 0.4, A2=”Bột giặt”, 0.8)

Cách hoạt động của công thức

• Nếu A2 = “Xà Phòng”, trả về 0.5 (tương ứng giảm 50%).
• Nếu A2 = “Sữa tắm”, trả về 0.4 (giảm 40%).
• Nếu A2 = “Bột giặt”, trả về 0.8 (giảm 80%).

3. Hướng dẫn lồng nhiều hàm IF Excel đơn giản

Khi cần kiểm tra nhiều điều kiện khác nhau, bạn có thể lồng nhiều hàm IF lại với nhau để tạo thành một công thức hoàn chỉnh. Điều này giúp tự động hóa quá trình phân loại và tính toán dữ liệu một cách linh hoạt.

– Ví dụ thực tế

Giả sử bạn đang tính toán phụ cấp chức vụ cho nhân viên trong công ty theo quy tắc sau:

• Nhân viên: 500.000 VNĐ
• Chuyên viên: 700.000 VNĐ
• Trưởng phòng: 1.000.000 VNĐ

Bảng dữ liệu nhân viên và tính phụ cấp theo cấp bậc 

Tại ô D2, công thức sẽ là:

=IF(C2=”Nhân viên”, 500000, IF(C2=”Chuyên viên”, 700000, 1000000))

Điền công thức hàm If vào ô D2: =IF(C2=”Nhân viên”,500000,IF(C2=”Chuyên viên”,700000,1000000))

Cách hoạt động của công thức

• Kiểm tra điều kiện đầu tiên: Nếu ô C2 chứa “Nhân viên”, kết quả trả về là 500.000.
• Nếu không phải Nhân viên, công thức tiếp tục kiểm tra:
  • Nếu C2 là “Chuyên viên”, trả về 700.000.
  • Nếu không thuộc hai nhóm trên, mặc định trả về 1.000.000 (tức là Trưởng phòng).

Kết quả hiển thị cho ví dụ trên sẽ như sau:

Ví dụ về hàm If lồng nhau trong Excel

Hàm IF lồng nhau giúp bạn dễ dàng xử lý nhiều điều kiện trong Excel, đặc biệt khi phân loại dữ liệu hoặc tự động tính toán theo tiêu chí cụ thể.

4. Ví dụ thực tế về cách sử dụng hàm IF trong Excel

Trên thực tế, bên cạnh việc lồng nhiều hàm IF, bạn có thể kết hợp hàm IF với các hàm khác như AND, OR, COUNTIF, SUMIF… để xử lý các điều kiện phức tạp hơn. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và tối ưu hóa công thức trong Excel.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn muốn đánh giá học sinh dựa trên điểm kiểm tra và điểm thực hành. Điều kiện để đạt là cả hai điểm đều từ 5 trở lên.

Tại ô E2, công thức sẽ là:

=IF(AND(C2>=5, D2>=5), “Đạt”, “Không Đạt”)

Dùng công thức: =IF(AND(C2>=5,D2>=5),”Đạt”,”Không Đạt”)

– Cách hoạt động của công thức

• Hàm AND(C2>=5, D2>=5): Kiểm tra xem cả hai điểm trong ô C2 và D2 có lớn hơn hoặc bằng 5 không.
• Nếu điều kiện đúng (cả hai điểm đều từ 5 trở lên), trả về “Đạt”.
• Nếu một trong hai điểm nhỏ hơn 5, trả về “Không Đạt”.

– Kết quả hiển thị

Ví dụ về cách sử dụng hàm If trong Excel

Quy tắc đánh giá:

• Điểm số từ 7 trở lên: Đạt
• Điểm số thấp hơn 7: Không Đạt

5. Cách dùng hàm IF trong Excel kết hợp ADN

Trong nhiều trường hợp, bạn cần kiểm tra nhiều điều kiện đồng thời trước khi đưa ra kết quả. Khi đó, việc kết hợp hàm IF với hàm AND sẽ giúp công thức chính xác và tối ưu hơn.

– Ví dụ thực tế

Giả sử một học sinh được xếp loại Học sinh Giỏi nếu:

• Điểm trung bình (DTB) từ 8.0 trở lên.
• Hạnh kiểm đạt loại Tốt.

Nếu không thỏa mãn một trong hai điều kiện trên, học sinh được xếp loại Học sinh Tiên Tiến.

Tại ô E2, công thức sẽ là:

=IF(AND(C2>=8, D2=”Tốt”), “Học Sinh Giỏi”, “Học Sinh Tiên Tiến”)

Hàm AND trong Excel thường được dùng cho việc mở rộng chức năng của hàm và các hàm khác

– Cách hoạt động của công thức

• Hàm AND(A2>=8, B2=”Tốt”) kiểm tra xem cả hai điều kiện có được thỏa mãn không:
  • Điểm trung bình (A2) phải từ 8.0 trở lên.
  • Hạnh kiểm (B2) phải là “Tốt”.
• Nếu cả hai điều kiện đều đúng, công thức trả về “Học Sinh Giỏi”.
• Nếu một trong hai điều kiện không thỏa mãn, công thức trả về “Học Sinh Tiên Tiến”.

6. Một số quan trong trọng của hàm IF trong Excel

Khi làm việc với hàm IF, có một số điểm quan trọng mà bạn cần lưu ý để đảm bảo công thức hoạt động chính xác và tối ưu:

• Không phân biệt chữ hoa, chữ thường: Excel không phân biệt chữ viết hoa hay viết thường khi so sánh văn bản trong hàm IF. 
• Hạn chế lồng quá nhiều IF: Mặc dù có thể lồng nhiều hàm IF để xử lý nhiều điều kiện, nhưng điều này có thể làm công thức trở nên phức tạp, khó hiểu và dễ xảy ra lỗi. Thay vào đó, khi có quá nhiều điều kiện, bạn nên sử dụng hàm IFS để công thức rõ ràng hơn.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm If trong Excel

• Kết hợp với các hàm khác để tối ưu hóa: Để nâng cao hiệu quả, bạn có thể kết hợp IF với AND, OR, VLOOKUP, COUNTIF… tùy vào yêu cầu công việc.
• Xử lý giá trị khi bỏ qua đối số value_if_false: Nếu bạn chỉ nhập hai tham số logical_test và value_if_true mà bỏ qua value_if_false, Excel sẽ trả về FALSE nếu điều kiện không thỏa mãn. Điều này có thể gây nhầm lẫn, vì vậy hãy luôn xác định rõ cả hai giá trị trả về.

Hàm IF trong Excel cần lưu ý một số hạn chế

Hàm IF trong Excel là một công cụ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách linh hoạt, từ những điều kiện đơn giản đến các bài toán phức tạp khi kết hợp với AND, OR, IFS và nhiều hàm khác. Việc nắm vững cách sử dụng IF không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu suất làm việc đáng kể.

Nếu bạn muốn thành thạo Excel và khám phá thêm vô số thủ thuật tin học văn phòng hữu ích, hãy đọc ngay cuốn Sách Thủ Thuật Tin Học Văn Phòng X3 Hiệu Suất. Cuốn sách này sẽ giúp bạn tối ưu công việc, tiết kiệm thời gian và làm chủ các công cụ tin học văn phòng một cách dễ dàng!