Làm chủ hàm FIND trong Excel - Hướng dẫn chi tiết từ chuyên gia

Hàm FIND trong Excel là một hàm tìm kiếm phổ biến và hữu ích, cho phép người dùng xác định vị trí của một chuỗi ký tự cụ thể trong một chuỗi văn bản khác. Hàm này có thể được sử dụng để trích xuất dữ liệu, tìm kiếm thông tin hoặc thực hiện các thao tác phức tạp trên chuỗi văn bản. Hãy cùng AntBook tìm hiểu tất tần tật với bài viết chi tiết dưới đây nhé!

1. Hàm FIND trong Excel là gì? Định nghĩa, tác dụng

Từ việc tìm kiếm ký tự, trích xuất dữ liệu đến xử lý chuỗi văn bản nâng cao, hàm FIND trong Excel này mang lại tốc độ, độ chính xác và sự tiện lợi mà việc tìm kiếm thủ công không thể so sánh được. 

1.1 Định nghĩa hàm FIND Excel là gì?

Hàm FIND là một trong những hàm dò tìm chuỗi trong Excel phổ biến, giúp xác định vị trí của một chuỗi ký tự (substring) trong một chuỗi văn bản khác. Kết quả trả về là vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi cần tìm. Nếu chuỗi không tồn tại trong văn bản gốc, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!.

Hàm FIND trong Excel, dùng để xác định vị trí của một chuỗi ký tự trong văn bản khác

1.2 Chức năng hàm FIND trong Excel dùng để làm gì?

Hàm FIND trong Excel là một công cụ hữu ích giúp xác định vị trí của một ký tự hoặc chuỗi ký tự trong một đoạn văn bản. Đây là chức năng cơ bản của hàm này, hỗ trợ người dùng trong nhiều tình huống xử lý dữ liệu. Một trong những ứng dụng quan trọng của hàm FIND là trích xuất dữ liệu, đặc biệt khi kết hợp với các hàm như LEFT, MID, RIGHT.

Chẳng hạn, khi cần tách họ từ một chuỗi họ và tên, bạn có thể sử dụng FIND để xác định vị trí dấu cách đầu tiên, sau đó dùng LEFT để lấy phần họ.

Hàm FIND có nhiều ứng dụng thực tế trong việc xử lý dữ liệu trong Excel

Ngoài ra, hàm FIND còn có thể tìm kiếm thông tin trong một tập dữ liệu lớn, giúp bạn nhanh chóng xác định các ô chứa một cụm từ cụ thể, chẳng hạn như tìm tất cả các ô có chứa từ “Hà Nội” trong danh sách địa chỉ. Không chỉ dừng lại ở đó, FIND còn hỗ trợ thực hiện các thao tác phức tạp trên chuỗi văn bản, khi được kết hợp với các hàm khác để thay thế ký tự, đếm số lần xuất hiện của một ký tự hoặc tách dữ liệu theo các quy tắc nhất định.

So với phương pháp tìm kiếm thủ công, sử dụng hàm FIND mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Trước hết, nó giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt khi làm việc với lượng dữ liệu lớn. Thay vì kiểm tra từng ô bằng mắt, bạn có thể sử dụng FIND để tự động xác định vị trí và trích xuất thông tin.

Bên cạnh đó, FIND đảm bảo độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót so với việc nhập dữ liệu thủ công. Tính linh hoạt của FIND cho phép người dùng kết hợp với nhiều hàm khác để đáp ứng các yêu cầu xử lý dữ liệu phức tạp, giúp Excel trở thành một công cụ phân tích và quản lý dữ liệu mạnh mẽ hơn.

2. Cú pháp hàm dò tìm chuỗi Excel: hàm Find

Hàm FIND trong Excel có cú pháp như sau:

=FIND(find_text, within_text, [start_num])

Trong đó:

• find_text: Chuỗi ký tự hoặc văn bản cần tìm vị trí trong đoạn văn bản gốc.
• within_text: Chuỗi văn bản chứa ký tự cần tìm.
• [start_num] (tùy chọn): Vị trí bắt đầu tìm kiếm trong chuỗi văn bản. Nếu không nhập, Excel sẽ mặc định bắt đầu từ ký tự đầu tiên (vị trí 1).

3. Cách sử dụng hàm dò tìm trong Excel

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm FIND, chúng ta sẽ đi qua một số ví dụ minh họa chi tiết.

Ví dụ 1: Tìm vị trí của chữ “C” trong từ “CHUNG”

Bước 1: Trong bảng tính Excel, nhập công thức sau vào ô muốn hiển thị kết quả:
=FIND(“C”, B3)

Nhập hàm =FIND(“C”,B3) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ trả về vị trí của chữ “C” trong chuỗi ký tự tại ô B3

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Ví dụ 2: Tìm vị trí của từ “HỒNG” trong ô B4

Bước 1: Nhập công thức sau vào ô cần hiển thị kết quả:
=FIND(“HỒNG”, B4)

Trong bảng tính Excel bạn nhập hàm =FIND(“HỒNG”,B4) vào ô tham chiếu

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị vị trí ký tự đầu tiên của từ “HỒNG” trong nội dung của ô B4.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả

Ví dụ 3: Tìm vị trí của chữ “A” trong một chuỗi, bắt đầu từ vị trí thứ 5

Bước 1: Nhập công thức sau vào ô cần tìm kiếm:
=FIND(“A”, B5, 5)

Với bảng tính Excel bạn nhập hàm =FIND(“A”,B5,5)

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ tìm chữ “A” trong chuỗi tại ô B5 nhưng chỉ bắt đầu tìm từ vị trí thứ 5 trở đi.

Kết quả hiển thị là 10

Ba ví dụ trên cho thấy hàm FIND hoạt động linh hoạt và có thể được sử dụng để tìm kiếm ký tự hoặc cụm từ cụ thể trong văn bản, giúp xử lý dữ liệu hiệu quả hơn trong Excel.

4. Hướng dẫn hàm tìm ký tự trong Excel kết hợp hàm LEFT

Hàm FIND có thể kết hợp với hàm LEFT để trích xuất phần đầu của một chuỗi ký tự, chẳng hạn như họ trong họ và tên, mã vùng, hoặc các ký hiệu đặc biệt.

Ví dụ: Tách phần họ từ họ và tên trong ô B3

Giả sử ô B3 chứa giá trị “Nguyễn Văn A”, chúng ta muốn lấy phần họ “Nguyễn”.

Bước 1: Nhập công thức sau vào ô cần hiển thị kết quả:
=LEFT(B3, FIND(” “, B3) – 1)

Giải thích công thức:

• LEFT(B3, n): Lấy n ký tự từ bên trái của chuỗi trong ô B3.
• FIND(” “, B3): Xác định vị trí của dấu cách đầu tiên trong chuỗi (ngăn cách họ và tên).
• -1: Giúp loại bỏ dấu cách, chỉ lấy phần họ.

Nhập hàm =LEFT(B3,FIND(” “,B3)-1) vào ô tham chiếu

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị phần họ của tên trong ô B3.

Kết quả trả về TRẦN

5. Sử dụng hàm FIND kết hợp cùng hàm MID trong Excel

Hàm FIND kết hợp với MID giúp trích xuất một phần cụ thể trong chuỗi văn bản, đặc biệt hữu ích khi muốn lấy ký tự ở giữa một đoạn văn bản.

Ví dụ: Lấy 5 ký tự ở giữa trong văn bản tại ô B4

Bước 1: Nhập công thức sau vào ô cần hiển thị kết quả:
=MID(B4, FIND(” “, B4) + 1, 5)

Giải thích công thức:

• MID(B4, start, length): Lấy một chuỗi con từ vị trí start, có độ dài length.
• FIND(” “, B4) + 1: Xác định vị trí của dấu cách đầu tiên trong văn bản, sau đó cộng thêm 1 để bắt đầu lấy ký tự ngay sau dấu cách.
• 5: Số lượng ký tự cần trích xuất.

Trong bảng tính Excel bạn nhập hàm =MID(B4,FIND(” “,B4)+1,5)

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị 5 ký tự bắt đầu từ vị trí ngay sau dấu cách đầu tiên trong văn bản của ô B4.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả là TRỌNG

6. Sử dụng hàm FIND trong Excel kết hợp cùng RIGHT

Hàm FIND kết hợp với RIGHT giúp trích xuất phần cuối của chuỗi văn bản, thường được sử dụng để lấy dữ liệu sau một ký tự nhất định, ví dụ như sau dấu “-” hoặc dấu cách.

Ví dụ: Lấy phần cuối của chuỗi văn bản trong ô B5

Bước 1: Nhập công thức sau vào ô cần hiển thị kết quả:
=RIGHT(B5, FIND(“-“, B5) – 1)

Giải thích công thức:

• RIGHT(B5, length): Lấy length ký tự tính từ bên phải chuỗi trong ô B5.
• FIND(“-“, B5) – 1: Xác định vị trí của dấu “-” trong chuỗi, sau đó trừ đi 1 để loại bỏ dấu này khỏi kết quả.

Nhập hàm =RIGHT(B5,FIND

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị phần nội dung bên phải dấu “-“, giúp tách được phần cần lấy từ một dãy ký tự có định dạng cố định.

Enter để nhận kết quả

7. Sửa lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm FIND trong Excel

Khi sử dụng hàm FIND, đôi khi bạn có thể gặp lỗi #VALUE!. Dưới đây là hai nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi này và cách khắc phục.

7.1 Nguyên nhân 1: Phân biệt chữ hoa và chữ thường

Hàm FIND có phân biệt chữ hoa và chữ thường. Nếu bạn nhập một chuỗi ký tự cần tìm không khớp với định dạng chữ trong văn bản gốc, Excel sẽ báo lỗi #VALUE!.

Ví dụ: Trong ô B2 có giá trị “Excel”.

Nếu nhập công thức:
=FIND(“e”, B2)

Excel sẽ trả về lỗi #VALUE!, vì trong từ “Excel”, ký tự “E” viết hoa chứ không phải “e” viết thường.

Hàm FIND sẽ phân biệt chữ thường và chữ hoa nếu sai sẽ báo lỗi

Cách khắc phục: Kiểm tra lại chuỗi ký tự tìm kiếm và đảm bảo nhập đúng định dạng chữ hoa hoặc chữ thường.

Nếu muốn tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường, có thể sử dụng SEARCH thay vì FIND, vì SEARCH không phân biệt chữ hoa chữ thường:
=SEARCH(“e”, B2)

7.2 Nguyên nhân 2: Vị trí bắt đầu tìm kiếm vượt quá độ dài của chuỗi

Khi sử dụng tham số [start_num] để chỉ định vị trí bắt đầu tìm kiếm, nếu giá trị này lớn hơn độ dài của chuỗi văn bản, Excel sẽ báo lỗi #VALUE!.

Ví dụ: Trong ô B3 có giá trị “Excel” (gồm 5 ký tự).

Nếu nhập công thức:
=FIND(“c”, B3, 10)

Excel sẽ trả về lỗi #VALUE!, vì vị trí 10 vượt quá số ký tự trong chuỗi “Excel” (chỉ có 5 ký tự).

Khi chỉ định vị trí bắt đầu tìm kiếm [start_num] vượt quá ký tự trong dãy. Excel sẽ báo lỗi

Cách khắc phục: Kiểm tra lại giá trị [start_num] để đảm bảo nó nằm trong phạm vi độ dài của chuỗi văn bản.

Có thể kết hợp với hàm LEN để kiểm tra độ dài chuỗi trước khi đặt vị trí bắt đầu:
=IF(LEN(B3)>=10, FIND(“c”, B3, 10), “Vị trí tìm kiếm quá dài”)

Công thức trên sẽ kiểm tra nếu [start_num] lớn hơn độ dài chuỗi, Excel sẽ báo lỗi “Vị trí tìm kiếm quá dài” thay vì #VALUE!.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hàm FIND trong Excel. Hãy thử áp dụng hàm FIND vào công việc của bạn và khám phá thêm những tính năng thú vị của hàm này.

Nếu bạn muốn khám phá thêm những thủ thuật Excel chuyên sâu, nắm vững từ những kiến thức cơ bản đến các kỹ năng nâng cao giúp tối ưu công việc, Sách Excel Tin Học Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao sẽ là một lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Cuốn sách cung cấp đầy đủ hướng dẫn chi tiết, bài tập thực hành và mẹo hay giúp bạn thành thạo Excel một cách nhanh chóng. Hãy trang bị cho mình kiến thức vững chắc để làm chủ Excel và nâng cao hiệu suất làm việc cùng AntBook ngay hôm nay.