Cách dùng hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel đơn giản

Dữ liệu trùng lặp có thể làm giảm độ chính xác và hiệu quả của công việc trong Excel, đặc biệt khi bạn cần phân tích hoặc báo cáo thông tin. Việc phát hiện và xử lý dữ liệu trùng lặp là một kỹ năng quan trọng trong việc làm sạch dữ liệu.

Hãy cùng Antbook giúp bạn cách dùng hàm đếm giá trị trùng nhau trong excel (COUNTIF), giúp bạn nhanh chóng xác định và đếm số lần xuất hiện của các giá trị giống nhau trong bảng dữ liệu, từ đó tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác trong công việc.

1. Hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel là gì?

Hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel hay còn gọi là hàm COUNTIF trong Excel. Đây là một công cụ vô cùng hữu ích giúp bạn nhanh chóng xác định số lần một giá trị cụ thể xuất hiện trong một dãy dữ liệu.

Ví dụ, bạn cần đếm xem từ “Hà Nội” xuất hiện bao nhiêu lần trong một danh sách địa chỉ. Hay đơn giản, bạn cần xác định xem có bất kỳ giá trị nào bị trùng lặp hay không? Tất cả sẽ được hàm COUNTIF xử lý.

Hàm COUNTIF là hàm phổ biến nhất trong Excel để thực hiện việc này. Nó cho phép bạn đặt ra một điều kiện để đếm các ô thỏa mãn điều kiện đó.

Hàm đếm giá trị trùng nhau là một hàm phổ biến trong Excel

2. Hướng dẫn dùng hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel

Để đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong Excel, bạn có thể dùng công thức sau: =COUNTIF(ô dữ liệu đầu:ô dữ liệu cuối, “dữ liệu cần lọc”). Sau đó, nhấn Enter.

Ví dụ: Nếu bạn muốn đếm số lần “dưa hấu” xuất hiện trong phạm vi B2:B8, bạn sẽ nhập công thức =COUNTIF(B2:B8, “dưa hấu”) và nhấn Enter. Kết quả sẽ được hiển thị ngay sau đó.

Dùng hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel

Kết quả sau nhận được sau khi dùng hàm COUNTIF

3. Cách dùng hàm COUNTIF đếm giá trị có điều kiện khẳng định

Để đếm các mặt hàng có khối lượng lớn hơn 6kg, bạn có thể sử dụng công thức sau: =COUNTIF(C2:C8, “>6”) và nhấn Enter.

Bạn cũng có thể thay đổi điều kiện lọc, ví dụ: >=6 (lớn hơn hoặc bằng 6), <6 (nhỏ hơn 6), hoặc <=6 (nhỏ hơn hoặc bằng 6).

Cách dùng hàm COUNTIF đếm giá trị

Kết quả sau nhận được sau khi dùng hàm COUNTIF có điều kiện

4. Chi tiết cách dùng hàm COUNTIF đếm giá trị có điều kiện phủ định

Bạn có thể sử dụng công thức =COUNTIF(B2:B8, “<>Dưa hấu”) và nhấn Enter để đếm số ô không chứa giá trị “Dưa hấu” trong bảng dữ liệu.

Cách dùng hàm COUNTIF đếm giá trị

Kết quả sau nhận được sau khi dùng hàm COUNTIF có điều kiện phủ định

5. Dùng hàm đếm giá trị COUNTIF trong excel với 2 điều kiện

Ví dụ, nếu bạn muốn đếm số lượng mặt hàng có tên khác với giá trị trong ô B3 (ví dụ: “Xoài”), bạn có thể sử dụng ký tự “<>” để lọc giá trị khác và dấu “&” để liên kết với ô tham chiếu. Công thức như sau: =COUNTIF(B2:B8, “<>”&B3).

Chi tiết cách dùng hàm COUNTIF

Kết quả sau nhận được sau khi dùng hàm COUNTIF với 2 điều kiện

6. Những lưu ý khi dùng hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel 

Khi sử dụng hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel, bạn cần lưu ý một số điều quan trọng sau để đảm bảo kết quả chính xác:

• Đảm bảo chọn đúng phạm vi ô cần đếm để tránh bỏ sót hoặc đếm nhầm dữ liệu không liên quan. Ví dụ: =COUNTIF(A2:A100, “Táo”) thay vì chọn toàn bộ cột có thể gây chậm file.
• Hàm COUNTIF không phân biệt chữ hoa và chữ thường, nghĩa là “Táo” và “táo” sẽ được tính là cùng một giá trị.
• Khi đếm dữ liệu, nếu trong phạm vi có ô trống, kết quả có thể không như mong đợi. Bạn có thể lọc dữ liệu trước khi áp dụng công thức.
• Khi đếm dữ liệu dạng chữ, cần đặt trong dấu ngoặc kép, ví dụ: =COUNTIF(A2:A10, “Cam”). Nếu không có dấu ngoặc kép, công thức sẽ báo lỗi.
• Ký tự * đại diện cho chuỗi ký tự bất kỳ, ký tự ? đại diện cho một ký tự duy nhất. Ví dụ: =COUNTIF(B2:B10, “Táo*”) sẽ đếm tất cả giá trị bắt đầu bằng “Táo”.
• Bạn có thể kết hợp COUNTIF với SUM, IF hoặc các hàm khác để xử lý dữ liệu có điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ: =SUM(IF(B2:B10=”Táo”, 1, 0)) để đếm số lượng “Táo”.
• Khi đếm giá trị số, bạn có thể sử dụng các điều kiện như >, <, >=, <= trong công thức. Ví dụ: =COUNTIF(C2:C20, “>=10”) để đếm các giá trị lớn hơn hoặc bằng 10.

Hàm đếm giá trị trùng nhau trong Excel

7. Lợi ích khi dùng hàm COUNTIF đếm dữ liệu trùng trong excel

Hàm đếm giá trị trùng nhau trong excel là một công cụ vô cùng hữu ích trong Excel, giúp bạn làm việc với dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Thay vì phải thủ công kiểm tra từng ô để đếm số lần xuất hiện của một giá trị, hàm COUNTIF giúp bạn tự động hóa quá trình này, nhanh chóng cho ra kết quả chính xác.

Việc đếm thủ công dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu lớn. Hàm COUNTIF loại bỏ hoàn toàn khả năng này với tỉ lệ chính xác lên đến 100%.

Bằng cách biết được tần suất xuất hiện của các giá trị, bạn có thể dễ dàng phân tích dữ liệu, phát hiện ra các xu hướng, mẫu hình trong tương lai gần, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Lợi ích khi dùng hàm COUNTIF đếm dữ liệu trùng trong excel

Giả sử bạn đang quản lý danh sách đơn hàng và muốn biết có bao nhiêu khách hàng mua cuốn “Sách Word tin học văn phòng”. Thay vì phải lướt qua từng dòng để đếm, bạn chỉ cần sử dụng công thức: =COUNTIF(A2:A100;”Sách Word tin học văn phòng”) (giả sử danh sách sản phẩm trong đơn hàng nằm trong cột A từ A2 đến A100). Ngay lập tức, Excel sẽ trả về cho bạn kết quả vô cùng chính xác. Từ đó, bạn có thể nắm được nhu cầu thực tế của khách hàng và đưa ra những quyết định mang tính chiến lược.

Không chỉ dùng để đếm dữ liệu trùng, COUNTIF còn có thể áp dụng để đếm các ô thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau, giúp bạn giải quyết nhiều bài toán phức tạp hơn.

Có thể thấy, việc nắm vững cách sử dụng hàm đếm trùng lặp trong Excel này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Hàm COUNTIF quả là một công cụ đắc lực khi làm việc với dữ liệu trên Excel.

Ngoài ra, nếu bạn muốn nâng cao khả năng làm việc với Excel tin học văn phòng của mình, đừng ngần ngại sở hữu ngay cuốn Sách Excel được phát hành tại nhà sách AntBook. Đây chắc chắn là trợ thủ đắc lực của bạn trong công việc. Còn chần chờ gì mà không mua ngay?