7 Hàm đánh số thứ tự trong Excel đơn giản chỉ trong 3s

Trong công việc văn phòng, việc quản lý và sắp xếp dữ liệu trong Excel là vô cùng quan trọng. Một trong những thao tác cơ bản và thường xuyên được sử dụng là đánh số thứ tự. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Vì vậy, việc sử dụng các hàm đánh số thứ tự trong Excel là một giải pháp tối ưu giúp tăng năng suất và độ chính xác. Hãy để AntBook giới thiệu chi tiết về các hàm đánh số thứ tự phổ biến trong Excel, từ những hàm cơ bản đến nâng cao, cùng với các ví dụ minh họa cụ thể để bạn có thể dễ dàng áp dụng vào công việc hàng ngày.

1. SEQUENCE: Hàm đánh số thứ tự trong Excel tự động

Hàm đánh số thứ tự trong Excel SEQUENCE vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần mở tệp Excel, chọn ô bắt đầu của dãy số và nhập công thức =SEQUENCE(Số hàng cần đánh số).

Sau đó nhấn Enter, Excel sẽ tự động tạo danh sách số thứ tự theo số hàng đã nhập.

Ví dụ: Nếu cần đánh số cho 7 hàng, nhập công thức =SEQUENCE(7), Excel sẽ điền số thứ tự từ 1 đến 7.

Đánh số thứ tự tự động trong Excel với hàm SEQUENCE

Lưu ý: Hàm SEQUENCE không cho phép tùy chỉnh hay xóa từng số thủ công. Hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel này chỉ có trên Excel 365, vì vậy nếu sử dụng các phiên bản Excel cũ hơn, cách này sẽ không hoạt động.

2. Hướng dẫn kéo chuột để đánh STT trong Excel

Bước 1: Mở tệp Excel, nhập số thứ tự vào hai ô đầu tiên (ví dụ: 1 và 2). Sau đó, bôi đen cả hai ô vừa nhập.

Đánh số thứ tự tự động trong Excel

Bước 2: Đưa chuột đến góc dưới cùng bên phải của vùng chọn, khi con trỏ chuột chuyển thành dấu “+” nhỏ, nhấn giữ chuột và kéo xuống để điền số thứ tự tự động.

 Đánh số thứ tự tự động trong Excel

Lưu ý: Khi xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không tự cập nhật. Cách này phù hợp khi đánh số thứ tự cho danh sách ngắn. Nếu cần đánh số thứ tự cho danh sách dài >1000 hàng, nên sử dụng hàm đánh số thứ tự trong Excel khác để tối ưu hơn.

3. Sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Nhập số thứ tự vào ô đầu tiên (ví dụ: A2 nhập số 1).

Bước 2: Tại ô kế tiếp (A3), nhập công thức =A2+1 để tăng số thứ tự lên một đơn vị.

Đánh số thứ tự tự động trong Excel với công thức

Bước 3: Nhấn Enter, sau đó đặt chuột vào góc dưới cùng bên phải của ô chứa công thức, kéo xuống để điền số thứ tự tự động cho toàn bộ danh sách.

Đánh số thứ tự tự động trong Excel với công thức

Lưu ý: Khi xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không tự cập nhật. Hàm đánh số thứ tự theo nhóm trong Excel phù hợp với danh sách dài vì có thể điền số nhanh hơn so với cách kéo chuột thông thường.

4. Hàm đánh số thứ tự trong Excel với Row(-1)

Bước 1: Nhập công thức

Nhập công thức =ROW()-1 vào ô đầu tiên của cột muốn đánh số.

Hàm Row đánh stt trong Excel

Nếu bạn nhập công thức vào hàng thứ 2 nhưng muốn bắt đầu từ 1, sử dụng =ROW()-1.Nếu nhập vào hàng thứ 3 nhưng muốn bắt đầu từ 1, sử dụng =ROW()-2, tương tự cho các hàng tiếp theo.

Bước 2: Kéo công thức xuống

Di chuột đến góc dưới bên phải của ô đã nhập công thức.

 Hàm Row đánh stt trong Excel

Kéo xuống đến vị trí cần đánh số, Excel sẽ tự động điền số thứ tự theo đúng quy luật.

5. Dùng Autofill để đánh STT trong Excel

Trước khi dùng tính năng AutoFill để đánh STT, bạn cần kiểm tra Ribbon. Nếu thanh Ribbon chưa có chức năng Auto Fill, cần kích hoạt bằng cách sau:

Bước 1: Vào File, chọn Options.

Hướng dẫn kích hoạt tính năng AutoFill trong Excel

Bước 2: Chọn Customize Ribbon, sau đó lọc danh sách bằng cách chọn All Commands.

Hướng dẫn kích hoạt tính năng AutoFill trong Excel

Bước 3: Tìm mục Filter Series or Pattern trong danh sách.

Hướng dẫn kích hoạt tính năng AutoFill trong Excel

Bước 4: Tại bảng Main Tabs, tìm thư mục Home, nhấn chuột phải và chọn Add New Group.

Hướng dẫn kích hoạt tính năng AutoFill trong Excel

Bước 5: Chọn lại Filter Series or Pattern, nhấn Add, sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Hướng dẫn kích hoạt tính năng AutoFill trong Excel

Sau khi đã kích hoạt Auto Fill, có thể sử dụng công cụ này để đánh số thứ tự nhanh chóng với các bước sau:

Bước 1: Mở tệp Excel, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên.

Đánh Stt tự động trong Excel với Auto Fill

Sau đó chọn Fill trên thanh công cụ, sau đó chọn Series.

Excel cung cấp 4 kiểu đánh số:

• Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
• Growth: Đánh số theo kiểu lũy tiến.
• Date: Đánh số theo kiểu ngày tháng.
• Auto Fill: Đánh số tự động.

Bước 2: Cấu hình kiểu đánh số

Chọn Rows nếu muốn đánh số theo hàng, hoặc Columns nếu muốn đánh số theo cột.

Trong hướng dẫn này, chọn Linear để đánh số thứ tự tăng dần. Nhập số bắt đầu vào ô Step value và số kết thúc vào ô Stop value.

Đánh Stt tự động trong Excel với Auto Fill

Nhấn OK, Excel sẽ hiển thị danh sách số thứ tự theo cài đặt.

Đánh Stt tự động trong Excel với Auto Fill

Lưu ý: Nếu xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không tự động cập

6. Hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel: Subtotal lồng hàm If

Lưu ý quan trọng:

Cách đánh stt trong Excel này chỉ áp dụng khi sử dụng chức năng Filter (lọc dữ liệu). Sử dụng hàm SUBTOTAL giúp số thứ tự của các giá trị được lọc sẽ tự động đánh lại từ đầu, khác với hàm COUNTA giữ nguyên số thứ tự dù có lọc hay không.

Ngoài ra, hạn chế của hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel này là chỉ áp dụng trên cột, không thể dùng cho hàng. Khi nhập dữ liệu với số lượng lớn, việc kéo thủ công sẽ không khả thi.

Công thức hàm khá phức tạp và khó nhớ, thao tác lâu hơn so với các cách khác. Do đó, hàm đánh số thứ tự trong Excel chỉ mang tính chất giới thiệu, không khuyến khích quý độc giả nhớ và thực hiện theo.

Công thức tổng quát:

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false], SUBTOTAL(function_num, ref1,…))

Giải thích công thức:

• logical_test: Điều kiện của hàm IF.
• [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
• function_num: Giá trị số xác định loại hàm sử dụng trong SUBTOTAL (số 3 tương đương với COUNTA – đếm số ô không trống).
• ref1,…: Vùng chứa số thứ tự cần đếm.

Ví dụ bạn có một bảng dữ liệu trong đó một số ô có thể trống, nhiệm vụ của bạn là tự động đánh số thứ tự nhưng chỉ cho các ô có dữ liệu.

 Ví dụ về hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel

Bước 1: Nhập công thức

Nhập công thức vào ô đầu tiên của cột số thứ tự (giả sử cột B chứa dữ liệu):

=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

Ví dụ về hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel

Trong đó:

• function_num = 3: Dùng COUNTA trong SUBTOTAL để đếm số ô không trống.
• $B$2:B2: Xác định phạm vi cần đánh số (cần khóa ô đầu tiên bằng dấu $, nếu không công thức sẽ bị lỗi khi kéo xuống các ô bên dưới).
• Nếu ô B2 trống → không đánh số thứ tự (giữ nguyên rỗng).
• Nếu ô B2 có dữ liệu → đánh số thứ tự bằng SUBTOTAL(3, $B$2:B2).

Bước 2: Kéo công thức xuống

Di chuột vào góc dưới bên phải của ô chứa công thức, sau đó kéo xuống để áp dụng cho toàn bộ danh sách.

Sau đó hàm sẽ tự động đánh số thứ tự cho các ô có dữ liệu, và khi bạn sử dụng Filter, số thứ tự sẽ tự động cập nhật lại mà không bị gián đoạn.

7. Sử dụng Stop value để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Nhập số 1 vào ô đầu tiên của cột muốn đánh số thứ tự.

Sử dụng Stop value để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 2: Chọn Fill trên thanh công cụ, sau đó chọn Series.

Sử dụng Stop value để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 3: Trong mục Series in, chọn Columns nếu đánh số theo cột hoặc Rows nếu đánh số theo hàng.

Sử dụng Stop value để đánh số thứ tự trong Excel

Tại ô Stop Value, nhập số thứ tự cuối cùng bạn muốn.
Ví dụ: Nếu muốn đánh số từ 1 đến 100, nhập 100 vào Stop Value rồi nhấn OK.

Lưu ý: Nếu xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không tự động cập nhật.

8. Tại sao cần đánh Stt cho bảng biểu trong Excel

Hàm đánh số thứ tự trong bảng biểu Excel giúp quản lý và theo dõi dữ liệu dễ dàng hơn, đặc biệt khi làm việc với các danh sách dài. Việc đánh số thứ tự giúp người dùng nhanh chóng xác định vị trí của từng dòng dữ liệu, tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình nhập liệu.

Ngoài ra, khi sử dụng các công cụ như lọc dữ liệu (Filter) hoặc sắp xếp (Sort), số thứ tự sẽ giúp duy trì trật tự và kiểm soát thông tin hiệu quả hơn. Đối với các báo cáo, danh sách nhân sự, danh mục sản phẩm hay bảng điểm, việc có số thứ tự rõ ràng giúp việc tra cứu, đối chiếu dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

 

Hàm đánh số thứ tự trong bảng biểu Excel giúp quản lý và theo dõi dữ liệu

Hy vọng rằng bài viết này từ AntBook đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về các hàm đánh số thứ tự trong Excel. Việc nắm vững và sử dụng thành thạo các hàm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm thiểu sai sót trong công việc. Ngoài ra, việc áp dụng các kiến thức này vào thực tế sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng sử dụng Excel và trở thành một người làm việc chuyên nghiệp hơn.

Để nâng cao hiệu suất làm việc và làm chủ các kỹ năng tin học văn phòng, bộ sách Tin học văn phòng của AntBook là một người bạn đồng hành không thể thiếu. Bộ sách này cung cấp một lượng kiến thức đầy đủ và chi tiết về các ứng dụng văn phòng phổ biến như Word, Excel, PowerPoint, từ cơ bản đến nâng cao.

Với nội dung được trình những cuốn sách này còn cập nhật những tính năng mới nhất của các phiên bản phần mềm, giúp người đọc luôn nắm bắt được những xu hướng công nghệ mới nhất.

Ngoài ra, bộ sách Tin học văn phòng còn được thiết kế với hình thức đẹp mắt, chất lượng in ấn tốt, giúp người đọc có trải nghiệm học tập thoải mái và hiệu quả. Với những ưu điểm bộ sách này xứng đáng là một nguồn tài liệu tham khảo quý giá cho bất kỳ ai muốn nâng cao trình độ tin học văn phòng của mình. Đặt mua ngay tại đây nhé!