Hàm Countif trong Excel: Cách dùng hàm đếm có điều kiện

Hàm COUNTIF trong Excel là công cụ mạnh mẽ giúp bạn đếm số lượng ô theo điều kiện nhất định. Cùng AntBook tìm hiểu cách sử dụng hàm COUNTIF với các ví dụ chi tiết, giúp tối ưu hóa công việc và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

1. Hàm Countif trong Excel là gì? Ứng dụng thực tế

1.1 Khái niệm hàm Countif Excel là gì?

Hàm COUNTIF trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn đếm số lượng ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện cụ thể. Hàm này có thể áp dụng để đếm các ô chứa giá trị ngày tháng, số, hoặc văn bản. Bạn có thể sử dụng các toán tử logic như “lớn hơn” (>), “nhỏ hơn” (<), “khác” (<>) và “bằng” (=), hoặc các ký tự đại diện như “*” và “?” để so sánh một phần của nội dung ô.

Hàm Countif Excel giúp bạn đếm số lượng ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện

Hàm COUNTIF thuộc nhóm các hàm Excel liên quan đến tiêu chí logic, trong đó bạn cần chỉ định hai phần: phạm vi ô và điều kiện cần kiểm tra.

Tuy nhiên, COUNTIF chỉ hỗ trợ một điều kiện duy nhất. Nếu bạn cần sử dụng nhiều điều kiện, bạn nên dùng COUNTIFS. Ngoài ra, nếu bạn muốn thực hiện các phép toán phức tạp hơn với các giá trị trong phạm vi, có thể sử dụng hàm SUMPRODUCT hoặc FILTER.

1.2 Ứng dụng dùng hàm Countif trong Excel trong thực tế

Hàm COUNTIF trong Excel có nhiều ứng dụng thực tế trong việc phân tích và xử lý dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm này để đếm số lượng sản phẩm vượt qua một ngưỡng doanh thu nhất định trong báo cáo bán hàng, giúp theo dõi hiệu suất kinh doanh.

Ngoài ra, COUNTIF cũng hữu ích trong việc phân loại dữ liệu, chẳng hạn như đếm số lần khách hàng phản hồi tích cực trong khảo sát hoặc số lần nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn.

Đếm dữ liệu trong báo cáo bán hàng

Hàm Countif trong Excel còn hỗ trợ trong việc quản lý tồn kho, kiểm tra số lượng mặt hàng trong kho dưới mức tối thiểu, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đưa ra các quyết định kịp thời.

2. Công thức dùng hàm Countif trong Excel

Cú pháp của hàm COUNTIF trong Excel: =COUNTIF(range; criteria).

Trong đó:

• Range là phạm vi các ô mà bạn muốn đếm, có thể chứa số, mảng hoặc tham chiếu đến một dãy ô chứa số. Các ô trống sẽ không được tính.
• Criteria là điều kiện bạn muốn áp dụng để đếm các giá trị trong phạm vi. Điều kiện này có thể là số, biểu thức, tham chiếu đến ô hoặc chuỗi văn bản.

Lưu ý quan trọng trong cách dùng hàm Countif trong Excel

• Khi sử dụng chuỗi ký tự dài hơn 255 ký tự, hàm COUNTIF vẫn có thể trả về kết quả chính xác.
• Điều kiện trong criteria phải được đặt trong dấu ngoặc kép (” “), và Excel không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.
• Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện như dấu hỏi (?) và dấu sao (*). Dấu hỏi đại diện cho một ký tự, trong khi dấu sao đại diện cho một chuỗi ký tự.
• Lưu ý rằng, tùy theo cài đặt của máy tính, dấu phân cách trong hàm có thể là dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;).

3. Ví dụ về cách sử dụng hàm Countif trong Excel

Ví dụ 1: Đếm số lượng tên “Dưa hấu” trong bảng

Giả sử bạn muốn tìm số lần xuất hiện của mặt hàng “Dưa hấu” trong một cột (B2:B8). Bạn có thể sử dụng công thức hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(B2:B8, “Dưa hấu”)

Ví dụ về sử dụng hàm countif trong excel

Kết quả sẽ trả về 2, vì có 2 ô chứa tên “Dưa hấu”

Ví dụ 2: Đếm số mặt hàng có khối lượng lớn hơn 6kg

Giả sử bạn muốn đếm số mặt hàng có khối lượng lớn hơn 6kg trong cột C2:C8. Sử dụng công thức:

=COUNTIF(C2:C8, “>6”)

Ví dụ về sử dụng hàm countif trong excel

Kết quả sẽ là 3, vì có 3 mặt hàng có khối lượng lớn hơn 6kg

Ngoài ra, bạn có thể áp dụng các điều kiện khác như sau:

• Đếm mặt hàng có khối lượng nhỏ hơn 6kg: =COUNTIF(C2:C8, “<6”)
• Đếm mặt hàng có khối lượng lớn hơn hoặc bằng 6kg: =COUNTIF(C2:C8, “>=6”)
• Đếm mặt hàng có khối lượng nhỏ hơn hoặc bằng 6kg: =COUNTIF(C2:C8, “<=6”)

Ví dụ 3: Đếm số mặt hàng không phải là “Dưa hấu”

Để đếm số mặt hàng không phải là “Dưa hấu”, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện “<>” để chỉ điều kiện “không phải”. Công thức như sau:

=COUNTIF(B2:B8, “<>Dưa hấu”)

Ví dụ về sử dụng hàm countif trong excel

Kết quả trả về là 5, vì có 5 mặt hàng khác “Dưa hấu”

Ví dụ 4: Đếm số mặt hàng có tên bắt đầu bằng chữ “S” (Sầu riêng, Sầu,…)

Nếu bạn muốn đếm số mặt hàng có tên bắt đầu bằng chữ “S” (ví dụ: “Sầu riêng”, “Sầu”) sử dụng ký tự đại diện “*”, công thức sẽ như sau:

=COUNTIF(B2:B8, “S*”)

Ví dụ về sử dụng hàm countif trong excel

Kết quả sẽ đếm tất cả các mặt hàng có tên bắt đầu bằng chữ “S”.

Ví dụ 5: Đếm số mặt hàng có tên khác với ô B3 (ví dụ: ô B3 chứa “Xoài”)

Giả sử ô B3 chứa tên “Xoài”, và bạn muốn đếm số mặt hàng trong cột B2:B8 mà không phải là “Xoài”, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=COUNTIF(B2:B8, “<>”&B3)

Ví dụ về sử dụng hàm countif trong excel

Kết quả sẽ là 6, vì có 6 mặt hàng khác “Xoài”

4. Phân biệt hàm COUNTIF và COUNTIFS trong Excel

Hàm COUNTIF và COUNTIFS đều dùng để đếm số lượng ô trong Excel dựa trên các điều kiện, nhưng chúng có sự khác biệt quan trọng. Hàm COUNTIF chỉ hỗ trợ một điều kiện duy nhất, dùng khi bạn muốn đếm các ô thỏa mãn một điều kiện đơn lẻ, ví dụ như đếm số hoa quả có khối lượng lớn hơn 5kg hoặc chứa từ “Dưa hấu”. Cú pháp của hàm COUNTIF là =COUNTIF(range, criteria).

COUNTIFS là hàm dùng khi có nhiều điều kiện

Trong khi đó, COUNTIFS hỗ trợ nhiều điều kiện cùng lúc, giúp bạn đếm các ô thỏa mãn nhiều điều kiện trong cùng một hoặc nhiều phạm vi khác nhau. Ví dụ, bạn có thể đếm số mặt hàng có khối lượng lớn hơn 8kg và đồng thời chứa chữ S. Cú pháp của COUNTIFS là =COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, …). Do đó, nếu bạn cần sử dụng nhiều điều kiện để lọc dữ liệu, COUNTIFS sẽ là sự lựa chọn thích hợp.

5. Kết hợp hàm Countif trong Excel với các hàm nâng cao khác

5.1 Kết hợp hàm Countif cùng hàm Rank trong Excel

Kết hợp hàm COUNTIF và hàm RANK trong Excel giúp bạn không chỉ đếm số lượng ô thỏa mãn điều kiện mà còn xếp hạng các giá trị theo thứ tự. Ví dụ, giả sử bạn có bảng điểm của các học sinh và muốn biết xếp hạng của từng học sinh trong lớp dựa trên điểm số. Bạn có thể sử dụng hàm RANK để xác định thứ hạng và hàm COUNTIF để đếm số học sinh có điểm số bằng hoặc cao hơn một học sinh cụ thể.

Hàm RANK trong Excel giúp bạn xếp hạng chính xác

Ví dụ: Giả sử danh sách điểm số học sinh có trong phạm vi A2:A10, bạn muốn tìm xếp hạng của học sinh có điểm số trong ô B2, đồng thời đếm số học sinh có điểm bằng hoặc cao hơn điểm của học sinh này. Công thức có thể được viết như sau:

• RANK: =RANK(B2, A2:A10, 0) — Tính thứ hạng của học sinh trong ô B2 so với toàn bộ danh sách.
• COUNTIF: =COUNTIF(A2:A10, “>=”&B2) — Đếm số học sinh có điểm số lớn hơn hoặc bằng điểm của học sinh trong ô B2.

Bằng cách kết hợp cả hai hàm, bạn có thể dễ dàng tìm được thứ hạng của học sinh và số lượng học sinh có điểm số ngang bằng hoặc vượt trội, từ đó phục vụ cho việc phân tích và ra quyết định.

5.2 Dùng hàm countif trong Excel và hàm SUMPRODUCT

Hàm COUNTIF và hàm SUMPRODUCT trong Excel có thể được kết hợp để thực hiện những phép toán phức tạp hơn, giúp bạn vừa đếm số lượng các giá trị thỏa mãn điều kiện vừa tính tổng theo những điều kiện đặc biệt. Cụ thể, COUNTIF sẽ giúp đếm các ô thỏa mãn một điều kiện đơn giản, còn SUMPRODUCT có thể xử lý nhiều điều kiện phức tạp hoặc thực hiện phép toán tính tổng dựa trên nhiều yếu tố khác nhau.

SUMPRODUCT xử lý nhiều điều kiện phức tạp

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng bán hàng với cột A là danh sách các mặt hàng, cột B là số lượng bán và cột C là giá trị đơn hàng. Nếu bạn muốn tính tổng giá trị đơn hàng cho tất cả các mặt hàng có số lượng bán lớn hơn 10, bạn có thể sử dụng hàm SUMPRODUCT kết hợp với COUNTIF như sau:

Công thức: =SUMPRODUCT((B2:B10>10)*(C2:C10))

Trong đó:

• (B2:B10>10) là điều kiện lọc những mặt hàng có số lượng bán lớn hơn 10.
• (C2:C10) là giá trị của các đơn hàng tương ứng.
• Hàm SUMPRODUCT sẽ nhân các giá trị tương ứng và tính tổng của các giá trị đơn hàng chỉ cho các mặt hàng có số lượng bán lớn hơn 10.

Kết hợp hai hàm này giúp bạn thực hiện các phép toán đếm và tính toán tổng một cách dễ dàng và chính xác, tiết kiệm thời gian trong các phép toán phức tạp trong bảng dữ liệu.

Hàm COUNTIF trong Excel là một công cụ tuyệt vời giúp bạn xử lý và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Với khả năng đếm các ô theo điều kiện đơn giản, hàm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với bảng tính.

Để nắm vững hơn các công thức và kỹ thuật Excel, đừng quên tham khảo cuốn sách Excel của AntBook, giúp bạn nâng cao kỹ năng và trở thành chuyên gia Excel trong công việc. Mua ngay cuốn sách để khám phá thêm nhiều mẹo và bí quyết hữu ích!