3 Cách thiết lập hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel SIÊU DỄ

Việc theo dõi ngày hết hạn trong Excel đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công việc, giúp bạn tránh bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng. Excel cung cấp nhiều phương pháp để thiết lập cảnh báo ngày đến hạn, từ việc sử dụng các hàm cơ bản đến tận dụng các tính năng nâng cao như Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting).

Với bài viết này, AntBook sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn dễ dàng thiết lập hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel hỗ trợ tối ưu hóa công việc của bạn.

1. Cách sử dụng hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel hiệu quả

Để thiết lập cảnh báo tự động trong Excel, việc áp dụng đúng công thức là điều rất quan trọng. Bằng cách kết hợp các hàm như IF, TODAY và DATEDIF, bạn có thể dễ dàng tạo ra các thông báo linh hoạt, giúp hiển thị tình trạng sắp đến hạn hoặc đã quá hạn của các mốc thời gian.

1.1 Hàm cảnh báo thời gian trong Excel: IF, TODAY

Phương pháp này tận dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện và hàm TODAY để so sánh ngày hiện tại với ngày đến hạn. Đây là cách đơn giản và hiệu quả để tạo cảnh báo nhắc nhở trong Excel, phù hợp với nhiều tình huống khác nhau.

Cách sử dụng hàm cảnh báo ngày trong Excel

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Áp dụng công thức sau vào ô C2:
=IF(TODAY()-B2>10;”hết hạn”;”còn hạn”)

• Công thức này kiểm tra sự chênh lệch giữa ngày hiện tại (hàm TODAY()) và giá trị trong ô B2.
• Nếu khoảng cách thời gian vượt quá 10 ngày, kết quả trả về sẽ là “hết hạn”.
• Ngược lại, nếu khoảng cách không quá 10 ngày, kết quả sẽ là “còn hạn”.

Bước 2: Nhấn Enter để tính toán và hiển thị kết quả trong ô C2.

Bước 3: Kéo thả từ ô C2 xuống các ô còn lại để sao chép công thức, tự động tính toán cho các hàng dữ liệu khác.

1.2 Sử dụng hàm DATEIF để hiển thị ngày

Hàm DATEDIF trong Excel giúp bạn tính toán khoảng cách giữa hai ngày một cách chính xác, hỗ trợ tốt trong việc tạo cảnh báo ngày hết hạn.

 Cách thực hiện:

Bước 1: Sử dụng công thức sau:
=DATEDIF(B2;C2;”d”)

• Công thức này sẽ tính số ngày chênh lệch giữa ngày bắt đầu (ô B2) và ngày kết thúc (ô C2).
• Tham số “d” được sử dụng để kết quả trả về là số ngày.

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả tính toán.

Bước 3: Kéo thả ô chứa công thức xuống các hàng bên dưới để áp dụng cho toàn bộ dữ liệu.

1.3 Dùng hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel với tính năng Conditional Formatting

Ngoài việc sử dụng các hàm trong Excel, bạn cũng có thể tận dụng tính năng Conditional Formatting để tạo cảnh báo trực quan khi ngày đến hạn. Đây là một công cụ mạnh mẽ, giúp bạn dễ dàng nhận diện những nhiệm vụ quan trọng thông qua việc tô màu các ô dựa trên điều kiện thời gian.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Chọn phạm vi ô chứa dữ liệu ngày cần theo dõi.

Hàm cảnh báo thời gian trong excel

Bước 2: Truy cập vào tab Home, chọn Conditional Formatting -> New Rule.

Kiểm tra ngày hết hạn trong Excel

Bước 3: Trong cửa sổ New Formatting Rule, chọn mục Format only cells that contain.

Bước 4: Ở phần Format cells only with, thiết lập:

• Cell Value trong danh mục đầu tiên.
• Chọn less than trong danh mục thứ hai.
• Nhập công thức =TODAY()+7 vào ô nhập liệu bên phải.

Bước 5: Nhấn nút Format để mở cửa sổ định dạng. Chọn tab Fill, sau đó chọn màu sắc bạn muốn sử dụng để đánh dấu các ô gần đến hạn. Nhấn OK để hoàn tất.

Cách xem ngày hết hạn trong excel

Tính năng Conditional Formatting không chỉ giúp bạn dễ dàng phát hiện các công việc sắp đến hạn mà còn đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ deadline nào. Kết hợp công cụ này cùng các công thức Excel sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, tối ưu hóa công việc hàng ngày. Hãy áp dụng ngay để kiểm soát lịch trình của bạn một cách chuyên nghiệp!

2. Tìm hiểu về các hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel

Excel mang đến nhiều công cụ mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các mốc thời gian quan trọng. Việc nắm vững cách sử dụng các hàm, đặc biệt là hàm tạo cảnh báo ngày hết hạn, sẽ hỗ trợ bạn thiết lập những hệ thống nhắc nhở tự động, giúp công việc trở nên hiệu quả và thuận tiện hơn bao giờ hết.

2.1 Hàm TODAY

Hàm Today là gì trong Excel

Hàm TODAY trong Excel là một công cụ cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích, cho phép bạn lấy giá trị ngày hiện tại một cách tự động. Với cú pháp đơn giản:

=TODAY()

Hàm này thường được kết hợp với các công thức khác để so sánh và thiết lập cảnh báo ngày đến hạn. Đây là lựa chọn lý tưởng khi bạn cần tạo các nhắc nhở động dựa trên ngày hiện tại, giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn.

2.2 Hàm IF

Hàm IF là một trong những công cụ phổ biến trong Excel, được sử dụng rộng rãi để tạo các cảnh báo ngày hết hạn. Bằng cách so sánh ngày hiện tại với thời điểm đến hạn, bạn có thể thiết lập hệ thống tự động đưa ra thông báo dựa trên điều kiện đã đặt. Công thức cơ bản của hàm IF như sau:

=IF(logical_test, “Value_IF_TRUE”, “Value_IF_FALSE”)

Trong đó:

logical_test: Điều kiện cần kiểm tra.

Value_IF_TRUE: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.

Value_IF_FALSE: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.

Hàm IF là một trong những công cụ phổ biến trong Excel

Khi kết hợp hàm IF với các hàm khác như TODAY hoặc DATEDIF, bạn có thể tạo ra những thông báo linh hoạt để theo dõi thời gian và tình trạng công việc. Đặc biệt, khi sử dụng phiên bản Microsoft Excel mới nhất trong Microsoft 365, bạn sẽ có trải nghiệm tối ưu với các tính năng hiện đại, khả năng bảo mật cao, và sự tương thích trên nhiều thiết bị. Điều này giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi mà không lo bỏ lỡ bất kỳ deadline quan trọng nào.

2.3 Hàm DATEIF

Hàm DATEDIF là một công cụ hữu ích trong Excel, cho phép bạn tính toán khoảng thời gian giữa hai mốc ngày. Bạn có thể áp dụng hàm này để xác định số ngày còn lại trước thời điểm đến hạn, từ đó thiết lập hệ thống cảnh báo ngày hết hạn một cách hiệu quả.

Hàm DATEDIF là một công cụ hữu ích trong Excel

Cú pháp cơ bản của hàm:
=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

Giải thích các thành phần:

• start_date: Ngày bắt đầu được sử dụng làm mốc tính toán.
• end_date: Ngày kết thúc dùng để tính khoảng cách.
• unit: Định dạng kết quả cần trả về (ví dụ: “d” để tính số ngày).

Lưu ý quan trọng:

• Giá trị end_date phải lớn hơn start_date để hàm hoạt động chính xác.
• Tham số unit cần được đặt trong dấu ngoặc kép (” “).

Hàm DATEDIF không chỉ hỗ trợ tính toán chính xác thời gian mà còn rất hữu ích khi kết hợp với các hàm khác, giúp bạn xây dựng các công thức cảnh báo tự động và kiểm soát thời hạn công việc dễ dàng hơn.

3. Khi nào nên sử dụng hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel?

Hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel nên được sử dụng khi bạn cần quản lý thời gian một cách hiệu quả và đảm bảo không bỏ lỡ các mốc quan trọng. Đây là giải pháp lý tưởng cho những ai thường xuyên làm việc với danh sách công việc, hợp đồng, hoặc các nhiệm vụ có thời hạn cụ thể. 

Việc sử dụng hàm này đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực như quản lý dự án, kế toán, vận hành kho bãi, hoặc theo dõi hạn thanh toán. Ngoài ra, hàm cảnh báo còn hỗ trợ bạn trong việc tự động hóa quy trình, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra thủ công và giảm thiểu rủi ro phát sinh do quên lịch trình. Bằng cách thiết lập các công thức thông minh, bạn có thể dễ dàng nhận diện các công việc sắp đến hạn hoặc đã quá hạn, từ đó xử lý kịp thời và duy trì sự chủ động trong công việc hàng ngày.

Hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel giúp bạn quản lý thời gian

Vừa rồi AntBook đã chia sẻ cách dùng hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel để công việc quản lý hàng hóa của bạn trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Hy vọng bài viết này bổ ích với các bạn.

Bên cạnh đó, nếu có nhu cầu học thêm về các hàm khác trong Excel, hãy mua ngay Sách Excel Tin Học Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao tại AntBook! Đảm bảo chỉ sau 1 tuần bạn sẽ thành thạo mọi tính năng của Excel.