2 Cách định dạng có điều kiện trong Google Sheet cực dễ hiểu

Trong quá trình làm việc với Google Sheet, việc xử lý và phân tích dữ liệu một cách trực quan là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất công việc. Một trong những tính năng hữu ích giúp làm điều này chính là định dạng có điều kiện. Đây là công cụ giúp tự động thay đổi màu sắc, kiểu chữ hoặc định dạng ô dựa trên giá trị bên trong. Từ đó giúp người dùng dễ dàng nhận diện thông tin quan trọng, phát hiện dữ liệu bất thường hoặc tạo báo cáo chuyên nghiệp hơn. Cùng tìm hiểu cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheet hiệu quả.

1. Cách định dạng có điều kiện trong Google Sheet

Bước 1: Mở một bảng tính trong Google Sheets. 

Bước 2: Chọn dải ô bạn muốn định dạng.

Lựa chọn ô cần định dạng

Bước 3: Nhấn chọn Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).

Chọn mục Định dạng có điều kiện

Bước 4: Một bảng điều khiển sẽ mở ra.

Bước 5: Chọn phạm vi ô muốn áp dụng điều kiện

Chọn phạm vi ô muốn áp dụng

Bước 6: Đặt điều kiện cho quy tắc.

• Single color (Đơn sắc): Trong phần “Định dạng ô nếu”, hãy chọn điều kiện bạn muốn kích hoạt quy tắc. Trong “Kiểu định dạng”, chọn cách hiển thị ô khi đáp ứng điều kiện. Để tạo kiểu định dạng của riêng bạn, trong tùy chỉnh, hãy nhấn vào biểu tượng Thêm +.
• Color scale (Thang màu): Trong “Kiểu định dạng”, chọn thang màu. Bạn có thể đặt giá trị nhỏ nhất, lớn nhất và trung bình. Nếu bạn không đặt giá trị nào, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh dựa theo dữ liệu của bạn.

Tiến hành đặt điều kiện cho quy tắc

Bước 7: Nhấn vào phần Done 

2. Hướng dẫn định dạng có điều kiện theo công thức

Các bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh để áp dụng định dạng cho một hoặc nhiều ô dựa trên nội dung của ô khác. Cụ thể như sau:

Bước 1: Mở một bảng tính trong Google Sheets. 

Bước 2: Lựa chọn ô bạn muốn định dạng.

Lựa chọn ô muốn định dạng như hình

Bước 3: Nhấn mục Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện). 

Chọn Định dạng > Định dạng có điều kiện

Bước 4: Trong trình đơn thả xuống có tên Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy nhấn vào phần Custom formula is (Công thức tùy chỉnh). 

Lựa chọn công thức tuỳ chỉnh

Bước 5: Nhấn vào phần Value or formula (Giá trị hoặc công thức) rồi thêm công thức và quy tắc.

Bước 6: Nhấn vào phần Done hoàn thành.

*Lưu ý: Công thức chỉ có thể tham chiếu cùng một Google Sheets, sử dụng ký hiệu chuẩn (=’sheetname’! Cell). Để tham chiếu một Google Sheets khác trong công thức, bạn hãy sử dụng hàm INDIRECT.

3. Định dạng có điều kiện trong Google Sheet là gì?

Định dạng có điều kiện trong Google Sheet (Conditional Formatting) là một tính năng cho phép thay đổi màu sắc, kiểu chữ hoặc định dạng ô dựa trên giá trị của dữ liệu bên trong ô đó.

Tính năng này giúp người dùng dễ dàng nhận diện các xu hướng, điểm nổi bật hoặc dữ liệu bất thường trong bảng tính mà không cần kiểm tra thủ công. Google Sheet sẽ tự động áp dụng quy tắc định dạng dựa trên điều kiện do người dùng thiết lập, như:

• Tô màu có điều kiện trong google sheet ô chứa giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một ngưỡng nhất định.
• Làm nổi bật các ô chứa văn bản cụ thể.
• Định dạng ô theo dữ liệu trùng lặp hoặc duy nhất.
• Hiển thị mức độ quan trọng bằng thanh màu hoặc thang nhiệt độ.

Nhờ đó, định dạng có điều kiện giúp bảng tính trở nên trực quan hơn, hỗ trợ phân tích dữ liệu hiệu quả mà không cần sử dụng công thức phức tạp.

4. Lưu ý khi định dạng có điều kiện trong Google Sheet

Để đảm bảo sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) hiệu quả trong Google Sheet, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Xác định đúng phạm vi áp dụng: Chọn phạm vi dữ liệu cần áp dụng định dạng một cách chính xác để tránh ảnh hưởng đến các ô không cần thiết. Nếu phạm vi quá lớn, có thể làm chậm hiệu suất của Google Sheet.
• Sử dụng điều kiện phù hợp: Chọn điều kiện phù hợp với mục đích, chẳng hạn như: “Lớn hơn”, “Nhỏ hơn” để lọc số liệu. “Chứa” hoặc “Không chứa” để lọc văn bản. “Công thức tùy chỉnh” để linh hoạt hơn.

• Cẩn thận khi sử dụng công thức tùy chỉnh: Nếu dùng công thức trong định dạng có điều kiện, hãy đảm bảo công thức trả về TRUE hoặc FALSE. Sử dụng đúng tham chiếu tuyệt đối ($) hoặc tương đối khi cần áp dụng cho nhiều ô.
• Tránh quá nhiều quy tắc định dạng: Việc áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện google sheet có thể làm chậm trình duyệt, đặc biệt khi bảng tính lớn. Kiểm tra và loại bỏ các quy tắc không cần thiết để tối ưu hiệu suất.
• Sử dụng màu sắc hợp lý: Không nên chọn quá nhiều màu sắc, tránh làm rối mắt. Dùng màu sắc có độ tương phản tốt để dễ nhận diện thông tin quan trọng.
• Kiểm tra lại trước khi áp dụng: Sau khi thiết lập, hãy kiểm tra xem định dạng có điều kiện đã hoạt động đúng chưa. Có thể thử trên một vùng nhỏ trước khi áp dụng cho toàn bộ bảng tính.

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết về cách định dạng có điều kiện trong Google Sheet, bạn có thể tham khảo sách Google Sheets của AntBook. Cuốn sách bổ ích cung cấp hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao về cách sử dụng Google Sheets, bao gồm cả các thủ thuật và mẹo hay giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu.