Cách xóa khoảng trắng trong Word HIỆU QUẢ, X2 hiệu suất làm việc

Khoảng trắng thừa trong Word là một trong những lỗi định dạng phổ biến làm tài liệu không chỉn chu và thiếu chuyên nghiệp. Dù bạn là học sinh, sinh viên hay dân văn phòng, việc biết cách xử lý khoảng trắng hiệu quả sẽ giúp tài liệu của bạn trở nên gọn gàng, đẹp mắt hơn rất nhiều. Trong bài viết này, hãy cùng AntBook khám phá cách xóa khoảng trắng trong Word đơn giản, tiết kiệm x2 thời gian làm việc nhé!

1. Cách xóa khoảng trắng trong Word cơ bản bằng phím Delete/Backspace

Một trong những cách đơn giản nhất để xóa khoảng trắng trong Word là sử dụng phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím. Cách xóa khoảng trắng giữa các dòng Word bằng phím cơ bản này phù hợp khi văn bản chỉ có ít khoảng trắng cần xử lý và không đòi hỏi thao tác phức tạp.

Cách thực hiện:

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí chứa khoảng trắng muốn xóa.

Đặt trỏ chuột vào vị trí có khoảng trắng cần xóa 

Bước 2: Nhấn phím Delete để xóa khoảng trắng phía sau con trỏ. Hoặc nhấn phím Backspace để xóa khoảng trắng phía trước con trỏ.

Nhấn Delete hoặc Backspace để xóa khoảng trắng

Nếu khoảng trắng nằm ở đầu đoạn văn hoặc đầu tài liệu, bạn chỉ cần đặt con trỏ trước ký tự đầu tiên và nhấn các phím trên tương ứng với số lần cần xóa.

Lưu ý: Cách này đơn giản, dễ thao tác nhưng không hiệu quả nếu văn bản dài hoặc chứa quá nhiều lỗi khoảng trắng nên phải thực hiện thủ công từng vị trí, gây mất thời gian và dễ sót lỗi. Vì vậy, phương pháp dùng phím cơ bản chỉ nên áp dụng trong các trường hợp đơn giản, văn bản ngắn hoặc khi bạn chỉ cần chỉnh sửa một vài dòng cụ thể. 

2. Cách xóa khoảng trắng trong Word bằng Paragraph

Với tài liệu dài, sử dụng cách xóa khoảng trống trong Word bằng Paragraph giúp phát hiện và xóa nhanh khoảng trắng thừa, làm cho văn bản chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. 

2.1 Cách xóa khoảng trắng giữa các đoạn trong Word 

Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc vô tình nhấn Enter quá nhiều lần hoặc chèn Page Break, Section Break không hợp lý có thể tạo ra các khoảng trắng thừa giữa các đoạn hoặc giữa các trang.

Bước 1: Hiển thị các ký tự định dạng

Trên thanh công cụ, truy cập tab Home, click vào biểu tượng ¶ (Show/Hide Paragraph Marks).

Ngay lập tức, các ký tự định dạng như dấu xuống dòng (¶), ngắt trang (Page Break), ngắt đoạn (Section Break) sẽ xuất hiện, giúp bạn dễ dàng nhận biết khoảng trắng thừa.

Chọn thẻ Home, chọn biểu tượng như dấu mũi tên

Bước 2: Xóa các khoảng trắng không cần thiết

Đưa con trỏ chuột đến trước ký tự định dạng thừa. Sau đó nhấn Delete hoặc Backspace để xóa.

Đặt trỏ chuột vào biểu tượng Page Break sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa khoảng trắng

Lưu ý: Với các đoạn trống dài hoặc nhiều ký hiệu liên tiếp, bạn có thể bôi đen toàn bộ đoạn trắng và xóa một lần để tiết kiệm thời gian.

2.2 Cách xóa khoảng trắng thừa ở cuối trang Word 

Cuối tài liệu Word thường xuất hiện các khoảng trắng thừa. Những khoảng trắng này khiến tài liệu trở nên dài dòng, gây mất thẩm mỹ và dễ tạo ra trang trắng không mong muốn khi in hoặc gửi tài liệu cho đối tác. 

Để xóa khoảng trắng cuối trang Word, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau:

Bước 1: Trỏ chuột xuống cuối tài liệu Word để kiểm tra khu vực cuối cùng của văn bản.

Click vào biểu tượng Paragraph trong thẻ Home

Bước 2: Vào tab Home trên thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng ¶(Show/Hide Paragraph) để hiển thị các ký tự định dạng ẩn như dấu xuống dòng, Page Break, Section Break…

Bôi đen tất cả những ký tự thể hiện rằng đang có khoảng trắng. Nhấn Delete hoặc Backspace trên bàn phím

Bước 3: Dùng chuột bôi đen toàn bộ các khoảng trắng thừa và nhấn Backspace hoặc Delete trên bàn phím để xóa bỏ.

2.3 Cách xóa khoảng trắng thừa trong bảng Word

Khi làm việc với bảng trong Word, đôi khi bạn sẽ gặp tình trạng xuất hiện các khoảng trắng thừa khiến bảng bị rối mắt, chiếm diện tích không cần thiết và làm giảm tính thẩm mỹ của văn bản. Dưới đây là cách xử lý tình trạng này một cách đơn giản và hiệu quả:

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng hoặc những ô đang có vấn đề về khoảng trắng.

Bôi đen các ô chứa khoảng trắng cần xóa, click chuột phải, chọn Table Properties

Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn Table Properties. Trong hộp thoại hiện ra, chuyển sang tab Row. Bỏ tích vào ô Specify height để Word tự động điều chỉnh độ cao hàng theo nội dung.

Chuyển sang tab Row, bỏ tick ở mục Specify height nhấn OK

Bước 3 (nâng cao): Trên thanh công cụ, vào tab Layout (trong Table Tools).

Nhấn vào AutoFit → chọn AutoFit to Contents để bảng tự căn chỉnh chiều rộng và chiều cao một cách tối ưu nhất.

Kết quả thu được như trên

Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng phím Delete hoặc Backspace để xóa các khoảng trắng không cần thiết trong từng ô – cách này phù hợp khi bảng có ít ô cần xử lý.

Áp dụng cách này sẽ giúp bảng dữ liệu của bạn hiển thị đẹp, tối ưu không gian và giữ bố cục văn bản chuyên nghiệp hơn.

3. Cách xóa khoảng trắng trong Word bằng Find & Replace nhanh chóng và hiệu quả

Ngoài 2 cách nêu trên, tính năng Find & Replace cũng được người dùng sử dụng khá phổ biến để xóa các khoảng trống thừa trong Word. Đây là công cụ lý tưởng để xử lý định dạng không đồng nhất khi bạn sao chép nội dung từ web hoặc file PDF vào Word.

3.1 Cách xóa khoảng trắng thừa khi sao chép nội dung vào Word

Khi sao chép nội dung từ Internet, file PDF hoặc tài liệu khác vào Word, văn bản dễ gặp tình trạng các ký tự bị tách rời bởi nhiều dấu cách. Điều này gây mất thẩm mỹ và ảnh hưởng đến việc định dạng văn bản. Để xử lý nhanh, bạn có thể dùng công cụ Find & Replace trong Word như sau:

Bước 1: Mở tài liệu Word, bôi đen đoạn văn bị lỗi khoảng trắng. Trên thanh công cụ, vào tab Home → chọn Replace trong nhóm Editing.

Chọn thẻ Home > Chọn Editing > Chọn Replace

Bước 2: Tại hộp thoại Find and Replace:

• Find what: Nhấn space 2 hoặc 3 lần tùy số khoảng trắng cần loại bỏ (hoặc nhập ^p^p nếu là dòng trắng).
• Replace with: Nhấn space 1 lần (hoặc nhập ^p để thay bằng một dòng trắng duy nhất).

Sau đó click vào Replace all để thay thế tất cả

Bước 3: Chọn Replace All để hệ thống tự động thay thế hàng loạt.

Lưu ý: Có thể lặp lại thao tác nhiều lần nếu văn bản chứa khoảng trắng không đồng đều. Đối với văn bản dài, bạn nên sao lưu trước khi Replace All để tránh mất dữ liệu không mong muốn.

Kết quả thu về như hình trên

3.2 Cách xóa khoảng trắng thừa trong Word khi căn lề đều 2 bên

Khi sử dụng tính năng căn lề đều hai bên (Justify) trong Word, bạn có thể gặp tình trạng dòng chữ bị giãn cách bất thường, tạo ra các khoảng trắng lớn giữa các từ. Đây là lỗi định dạng phổ biến, đặc biệt trong các đoạn văn ngắn hoặc khi có dấu ngắt dòng không hợp lý.

Bấm nhầm tổ hợp phím Shift + Enter khi xuống dòng thì sẽ hiện ra như hình trên

Bước 1: Mở hộp thoại Find & Replace bằng một trong hai cách: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Hoặc vào tab Home → nhóm Editing → chọn Replace. Sau đó, nhấn nút More để mở rộng tùy chọn nâng cao.

Mở hộp thoại Find & Replace sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H, chọn More

Bước 2: Đặt con trỏ tại ô Find what. Nhấn nút Special → chọn Manual Line Break (ký hiệu hiển thị là ^l)

Đặt con trỏ chuột vào ô Find what, chọn Special, chọn Manual Line Break

Bước 3: Đặt con trỏ tại ô Replace with. Nhấn nút Special → chọn Paragraph Mark (ký hiệu hiển thị là ^p)

Đặt con trỏ chuột vào ô Replace with, chọn Special, ấn Paragraph Mark

Bước 4: Nhấn Replace All để thay thế toàn bộ các ngắt dòng thủ công thành ngắt đoạn đúng chuẩn.

Click vào Replace all để thay thế tất cả

4. Tại sao cần xóa khoảng trắng trong Word?

Việc xóa các khoảng trắng thừa trong Word là bước quan trọng để đảm bảo văn bản sạch, chuyên nghiệp và dễ sử dụng. Dưới đây là những lý do bạn không nên bỏ qua thao tác này:

4.1 Cải thiện tính thẩm mỹ của tài liệu

Khoảng trắng thừa khiến bố cục văn bản trở nên lộn xộn, không đều, làm giảm độ chỉn chu và gây khó chịu khi đọc. Việc loại bỏ khoảng trắng giúp văn bản gọn gàng, dễ nhìn hơn rất nhiều.

4.2 Tối ưu hóa không gian tài liệu

Nhiều khoảng trắng dư có thể làm văn bản bị dàn trải không cần thiết, gây lãng phí trang giấy khi in hoặc tạo ra trang trắng không mong muốn. Xóa khoảng trắng giúp tiết kiệm giấy, mực in và tăng tính chuyên nghiệp.

Xóa khoảng trắng Word để cải thiện thẩm mĩ, tối ưu hóa không gian tài liệu

4.3 Dễ dàng chỉnh sửa và định dạng

Khi văn bản có nhiều khoảng trắng thủ công (do dùng quá nhiều phím cách hoặc Enter), việc căn lề, chỉnh sửa đoạn văn sẽ trở nên khó khăn. Dọn sạch khoảng trắng giúp bạn dễ căn chỉnh, áp dụng Styles, thiết lập bảng mục lục… hiệu quả hơn.

4.4 Tránh lỗi khi chia sẻ hoặc chuyển đổi tài liệu

Một tài liệu có định dạng lỗi do khoảng trắng thừa có thể gặp sự cố khi:

• Gửi cho người khác (bị lệch lề, sai bố cục)
• Chuyển đổi sang PDF hoặc các định dạng khác (lỗi font, giãn dòng bất thường)

Việc xóa khoảng trắng giúp tài liệu duy trì đúng định dạng ban đầu trên mọi thiết bị và phần mềm.

5. Nguyên nhân xuất hiện khoảng trắng trong Word 

Khoảng trắng xuất hiện trong Word thường bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Việc sao chép nội dung từ các nguồn như trang web, file PDF hoặc tài liệu có định dạng sẵn là một lý do. Những nội dung này thường mang theo các ký tự ẩn hoặc định dạng không đồng bộ, khiến văn bản khi dán vào Word xuất hiện các khoảng trắng dư thừa, ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ và bố cục văn bản. 

Ngoài ra, thói quen gõ văn bản sai cách cũng làm xuất hiện các khoảng trắng thừa trong Word. Khi nhấn phím cách (space), enter hoặc tab quá nhiều để căn chỉnh thủ công khiến văn bản bị lệch dòng, gây nên các khoảng trống không đều. Đặc biệt, khi sử dụng chế độ canh đều hai bên (justify), nếu đoạn văn quá ngắn, khoảng trắng giữa các từ có thể bị kéo giãn bất thường.

Bên cạnh đó, một số lỗi còn đến từ việc sử dụng Page Break, Section Break không đúng cách hoặc định dạng bảng biểu chưa hợp lý. Ví dụ, khoảng trắng có thể xuất hiện do lề trong ô bảng quá lớn hoặc khoảng cách dòng trong bảng chưa được căn chỉnh đúng chuẩn.

Xuất hiện khoảng trắng trong Word từ nhiều nguyên nhân

6. Một số lưu ý & mẹo khi chỉnh sửa văn bản Word 

Khi chỉnh sửa văn bản Word, có một số lưu ý và mẹo nhỏ giúp bạn tối ưu tài liệu một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và tránh các lỗi định dạng không mong muốn.

• Luôn bật ký hiệu ¶ để dễ phát hiện khoảng trắng dư thừa.
• Hạn chế dùng phím cách hay enter để căn chỉnh thủ công. Hãy sử dụng các công cụ canh lề (Align) hoặc định dạng theo Styles để đảm bảo sự đồng nhất và dễ dàng chỉnh sửa sau này
• Trong trường hợp văn bản bị lỗi định dạng quá nặng, chọn toàn bộ → nhấn Clear All Formatting (biểu tượng chữ A có gạch chéo trong tab Home).
• Kiểm tra kỹ văn bản trước khi in hoặc gửi đi. Cụ thể, hãy kéo xem lần lượt từng trang để kiểm tra xem còn sót lại trang trắng, khoảng trắng dư thừa hoặc lỗi căn chỉnh nào không. Đây là thao tác giúp đảm bảo chất lượng tài liệu cuối cùng thật sự hoàn hảo. 

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xóa khoảng trắng trong Word giúp bạn tối ưu hóa bố cục tài liệu, tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình soạn thảo văn bản. Dù bạn đang xử lý tài liệu ngắn hay hàng trăm trang, việc biết áp dụng đúng công cụ sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và đảm bảo bố cục văn bản chuyên nghiệp, dễ đọc.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng tin học văn phòng và làm chủ Word một cách bài bản, đừng bỏ qua cuốn sách Word hướng dẫn chi tiết tại AntBook. Cuốn sách được biên soạn dễ hiểu, thực hành trực quan, phù hợp cho học sinh, sinh viên và dân văn phòng. Đặt mua ngay tại AntBook.vn để làm việc với Word hiệu quả hơn mỗi ngày nhé!