4 Cách vẽ sơ đồ trong Word 2010, 2016, 2019 cực đơn giản, nhanh chóng

Trong bài viết này AntBook sẽ hướng dẫn chi tiết cách vẽ sơ đồ trong Word đơn giản, dễ thực hiện. Giúp bạn tạo sơ đồ nhanh chóng, chuyên nghiệp chỉ trong vài bước!

1. Chi tiết cách vẽ sơ đồ trong Word nhanh nhất bằng Smart Art

Vẽ sơ đồ trong Word là một kỹ năng quan trọng giúp trình bày thông tin một cách trực quan, dễ hiểu. Một trong các cách vẽ sơ đồ trong Word nhanh nhất đó chính là sử dụng tính năng SmartArt, bạn có thể tạo sơ đồ chuyên nghiệp chỉ với vài thao tác đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể thực hiện một cách nhanh chóng.

Bước 1: Mở Word và lựa chọn Smart Art

Mở Word và lựa chọn phần Smart Art

Trước tiên, bạn cần mở ứng dụng Microsoft Word trên máy tính của mình. Khi giao diện soạn thảo hiển thị, hãy nhấp vào tab Insert trên thanh công cụ. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn SmartArt – công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ chuyên nghiệp mà Word cung cấp sẵn. Nhấp vào biểu tượng này để mở cửa sổ lựa chọn các loại sơ đồ khác nhau.

Bước 2: Chọn sơ đồ phù hợp

Sau khi nhấp vào SmartArt, một hộp thoại với nhiều loại sơ đồ khác nhau sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn sơ đồ dựa trên mục đích trình bày thông tin. Nếu muốn thể hiện các nội dung theo dạng danh sách, hãy chọn List. Nếu bạn đang mô tả một quy trình hoặc các bước thực hiện công việc, Process sẽ là lựa chọn phù hợp.

Lựa chọn mẫu sơ đồ phù hợp với nội dung

Đối với sơ đồ phân cấp tổ chức, Hierarchy là sự lựa chọn lý tưởng. Ngoài ra, bạn còn có các loại sơ đồ khác như Cycle (vòng lặp), Relationship (mối quan hệ), Matrix (ma trận), Pyramid (hình kim tự tháp), và Picture (cho phép chèn hình ảnh). Sau khi chọn được loại sơ đồ phù hợp, nhấn OK để thêm vào tài liệu.

Bước 3: Nhập nội dung và sửa sơ đồ

Sau khi sơ đồ xuất hiện trong Word, bạn sẽ thấy các ô chứa nội dung với dòng chữ [Text]. Hãy nhấp vào các ô này và nhập nội dung mong muốn. Ví dụ, nếu bạn đang lập danh sách công việc, bạn có thể nhập từng nhiệm vụ vào từng ô.

Điền nội dung và tiến hành sửa sơ đồ

Nếu sơ đồ có sẵn không đủ ô để chứa nội dung, bạn có thể thêm hoặc bớt ô dễ dàng. Để thêm ô mới, vào Design > Add Shape rồi chọn vị trí cần thêm như After (thêm sau), Before (thêm trước), Above (thêm trên), hoặc Below (thêm dưới). Nếu muốn xóa một ô không cần thiết, chỉ cần nhấp vào ô đó rồi nhấn Delete trên bàn phím.

Chỉnh sửa sơ đồ trong Word

Bước 4: Điều chỉnh màu sắc và kiểu dáng sơ đồ

Mặc định, Word sẽ hiển thị sơ đồ với màu sắc cơ bản. Nếu muốn làm sơ đồ nổi bật hơn, bạn có thể thay đổi màu sắc bằng cách vào Design > Change Colors, sau đó chọn tông màu phù hợp với nội dung của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể thử các kiểu thiết kế khác nhau bằng cách vào SmartArt Styles, giúp sơ đồ trông sinh động và chuyên nghiệp hơn.

Chọn màu phù hợp với kiểu dáng sơ đồ

2. Chia sẻ cách làm sơ đồ Word bằng Shape đơn giản

Ngoài cách sử dụng SmartArt, bạn cũng có thể vẽ sơ đồ trong Word bằng công cụ Shapes. Cách này cho phép bạn tự do thiết kế bố cục theo ý muốn, tuy nhiên, sẽ mất nhiều thời gian hơn so với SmartArt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện dễ dàng.

Bước 1: Chèn hình dạng sơ đồ

Mở Word và truy cập vào tab Insert, sau đó nhấp vào Shapes để mở danh sách các hình dạng. Tại đây, bạn có thể chọn hình chữ nhật, hình tròn, hình mũi tên hoặc bất kỳ biểu tượng nào phù hợp với sơ đồ bạn muốn tạo.

Chọn những hình dáng phù hợp trên thanh công cụ Shape

Sau khi chọn xong, di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần vẽ trên trang Word. Nhấn giữ chuột trái và kéo để tạo ra hình theo kích thước mong muốn.

Bước 2: Nhân bảng và sắp xếp hình chọn

Để tạo thêm các thành phần trong sơ đồ, bạn có thể sao chép nhanh một hình bằng cách giữ phím Ctrl, sau đó nhấn và kéo hình đến vị trí khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian thay vì phải chèn từng hình mới.

Nhân bản các shape vừa chọn

Dựa vào nội dung của sơ đồ, bạn có thể thêm nhiều hình tương ứng, sắp xếp chúng theo bố cục hợp lý để đảm bảo tính trực quan và dễ hiểu.

Sắp xếp các Shape vừa chọn để tạo sơ đồ tổ chức trong Word

Bước 3: Bố trí sơ đồ

Sau khi hoàn thành việc bố trí các hình, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, viền và hiệu ứng để sơ đồ trở nên sinh động hơn. Nhấp vào một hình bất kỳ, sau đó vào tab Format, bạn sẽ thấy các công cụ chỉnh sửa sau:

Sắp xếp sơ đồ theo ý muốn trong Word

• Shape Fill – Thay đổi màu nền của hình.
• Shape Outline – Điều chỉnh màu sắc, độ dày và kiểu viền (nét liền, nét đứt, v.v.).
• Shape Effects – Thêm hiệu ứng như đổ bóng, 3D, phát sáng, giúp sơ đồ trông chuyên nghiệp hơn.

Bước 4: Chèn các đường kết nối giữa các hình

Sử dụng kẻ vạch để tạo nên sơ đồ

Để thể hiện mối quan hệ giữa các hình trong sơ đồ, bạn cần vẽ mũi tên hoặc đường nối. Vào Insert > Shapes, sau đó chọn đường thẳng hoặc mũi tên phù hợp.

Thay đổi độ dài đường nối

Nếu muốn thay đổi độ dày của đường nối, nhấp vào Format > Shape Outline > Weight, sau đó chọn kích thước mong muốn.

Bước 5: Nhóm các thành phần trong sơ đồ

Khi sơ đồ có nhiều hình dạng khác nhau, việc di chuyển hoặc chỉnh sửa có thể khiến bố cục bị xáo trộn. 

Sử dụng Group để nhóm các hình với nhau

Để tránh điều này, bạn nên nhóm tất cả các hình lại. Nhấn Ctrl và chọn từng hình, sau đó nhấp chuột phải > Group, như vậy sơ đồ sẽ cố định vị trí, giúp việc chỉnh sửa dễ dàng hơn.

Bước 6: Thêm nội dung vào sơ đồ

Cuối cùng, bạn cần nhập nội dung vào các hình. Nhấp chuột phải vào từng hình, chọn Add Text, sau đó nhập thông tin phù hợp. Bạn có thể thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu chữ để nội dung dễ đọc hơn.

Tiến hành chèn các nội dung

3. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ tư duy trong Word với Drawing Tools

Bạn có thể sử dụng Drawing Tools trong Word để tạo sơ đồ trực quan, chuyên nghiệp và dễ dàng chỉnh sửa theo ý muốn.

Bước 1: Tạo khung vẽ mới

Trước tiên, bạn mở Microsoft Word, vào Insert, sau đó chọn Shapes và nhấn New Drawing Canvas để tạo khung vẽ. Khung này giúp bạn dễ dàng sắp xếp các hình khối và thao tác chỉnh sửa.

Các bước đầu trong việc tạo khung vẽ

Bước 2: Vẽ các hình khối

Tiến hành vẽ các hình khối

Sau khi có khung vẽ, bạn chọn Shapes, sau đó chọn các hình phù hợp như hình chữ nhật, hình tròn, hình thoi,… để tạo các bước trong sơ đồ. Bạn nhấn giữ chuột trái và kéo để tạo hình có kích thước như mong muốn.

17 Chọn hình phù hợp

Bước 3: Tùy chỉnh kiểu dáng

Để làm cho sơ đồ trông chuyên nghiệp hơn, bạn vào Format và sử dụng các công cụ chỉnh sửa. Trong Shape Styles, bạn có thể thay đổi màu nền (Shape Fill), màu viền (Shape Outline) và hiệu ứng đặc biệt (Shape Effects) như đổ bóng hoặc 3D. Đối với văn bản trong sơ đồ, bạn dùng WordArt Styles để tùy chỉnh màu chữ (Text Fill), viền chữ (Text Outline) và hiệu ứng chữ (Text Effects).

Điều chỉnh kiểu dáng màu chữ phù hợp

Bước 4: Vẽ mũi tên liên kết

Nối các hình với nhau bằng đường thẳng

Để thể hiện mối quan hệ giữa các bước trong sơ đồ, bạn chọn Insert > Shapes, sau đó chọn mũi tên hoặc đường thẳng để kết nối các hình. Nếu muốn thay đổi độ dày của mũi tên, bạn vào Format > Shape Outline > Weight, rồi chọn độ dày phù hợp.

Điều kích cỡ của đường nối

Bước 5: Thêm nội dung vào sơ đồ

Sau khi tạo hình, bạn cần thêm văn bản để mô tả từng bước. Nhấp vào hình, chọn Add Text, sau đó nhập nội dung mong muốn.

Chèn nội dung vào sơ đồ

Bước 6: Chèn văn bản bên ngoài sơ đồ

Nếu cần thêm chú thích hoặc nội dung bên ngoài sơ đồ, bạn vào Insert > Text Box, sau đó nhập nội dung. Điều này giúp làm rõ ý nghĩa của sơ đồ và bổ sung thông tin cần thiết.

Sử dụng Textbox để chèn sơ đồ bên ngoài

4. Cách tạo sơ đồ trong Word dạng biểu đồ dễ hiểu cực logic

Bạn có thể dễ dàng tạo biểu đồ trực quan trong Word để trình bày dữ liệu một cách khoa học và dễ hiểu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Chèn biểu đồ vào tài liệu

Các bước vẽ sơ đồ trong Word

Trước tiên, bạn chọn vùng dữ liệu cần thể hiện bằng biểu đồ, sau đó vào Insert trên thanh công cụ và nhấn Charts để mở danh sách các dạng biểu đồ có sẵn.

Bước 2: Chọn loại biểu đồ phù hợp

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, hiển thị nhiều kiểu biểu đồ khác nhau. Tùy vào nội dung dữ liệu, bạn có thể chọn loại biểu đồ phù hợp:

Chọn kiểu sơ đồ ưng ý

• Column (Biểu đồ cột đứng): Dùng để thể hiện sự thay đổi dữ liệu theo thời gian hoặc so sánh giữa các nhóm.
• Line (Biểu đồ đường): Thể hiện xu hướng thay đổi của dữ liệu theo thời gian với các điểm đánh dấu giá trị.
• Pie (Biểu đồ tròn): Minh họa dữ liệu dưới dạng tỷ lệ phần trăm giữa các thành phần.
• Bar (Biểu đồ cột ngang): Tương tự biểu đồ cột đứng nhưng hiển thị theo chiều ngang.
• Area (Biểu đồ vùng): Nhấn mạnh tổng giá trị dữ liệu theo từng thời điểm.
• X Y (Scatter – Biểu đồ phân tán): So sánh dữ liệu theo từng cặp giá trị.
• Map (Biểu đồ bản đồ): Biểu diễn dữ liệu theo vị trí địa lý.
• Stock (Biểu đồ chứng khoán): Dùng để thể hiện biến động giá cổ phiếu hoặc các yếu tố thời tiết như nhiệt độ, lượng mưa.
• Surface (Biểu đồ bề mặt): Giúp hiển thị dữ liệu dưới dạng 3D với các màu sắc khác nhau thể hiện các mức giá trị.
• Radar (Biểu đồ mạng nhện): Biểu diễn nhiều biến số cùng lúc, thường dùng để phân tích hiệu suất.

Sau khi chọn biểu đồ tròn, bạn nhấn OK để chèn vào tài liệu.

Bước 3: Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Ngay sau khi chèn biểu đồ, một bảng dữ liệu Excel sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu vào bảng này, và biểu đồ sẽ tự động cập nhật theo thông tin vừa nhập. Khi hoàn tất, bạn có thể đóng bảng Excel lại. Nếu cần chỉnh sửa dữ liệu sau này, chỉ cần nhấp đúp vào biểu đồ để mở lại bảng dữ liệu.

Bước 4: Thay đổi kiểu biểu đồ

Nếu muốn đổi sang một dạng biểu đồ khác, bạn nhấp chuột phải vào biểu đồ, chọn Change Chart Type, sau đó chọn kiểu biểu đồ mong muốn để thay đổi giao diện hiển thị dữ liệu một cách linh hoạt.

Điều chỉnh biểu đồ

5. Lợi ích của việc vẽ sơ đồ cho tài liệu trong Word

Việc vẽ sơ đồ trong Word mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp tài liệu trở nên trực quan, dễ hiểu và chuyên nghiệp hơn. Sơ đồ giúp tổ chức thông tin một cách logic, giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt ý chính mà không cần đọc quá nhiều nội dung văn bản.

Vì sao nên vẽ sơ đồ trong Word

Ngoài ra, việc sử dụng sơ đồ giúp so sánh, phân loại và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, đặc biệt hữu ích trong các báo cáo, bài thuyết trình hay hướng dẫn quy trình. Bên cạnh đó, sơ đồ còn giúp tăng tính thẩm mỹ cho tài liệu, giúp nội dung trở nên sinh động và thu hút hơn.

Đặc biệt, khi làm việc nhóm hoặc trình bày ý tưởng, sơ đồ hỗ trợ giao tiếp tốt hơn, giúp người xem dễ dàng hình dung và hiểu vấn đề. Nhờ những lợi ích này, việc sử dụng sơ đồ trong Word không chỉ giúp tối ưu hóa tài liệu mà còn nâng cao hiệu suất làm việc.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách vẽ sơ đồ trong Word, giúp bạn tạo sơ đồ một cách dễ dàng và chuyên nghiệp. Việc sử dụng sơ đồ không chỉ làm cho tài liệu trở nên trực quan, sinh động mà còn giúp truyền tải thông tin hiệu quả hơn.

Ngoài ra, nếu có nhu cầu học thêm về các chức năng của Word, mọi người hãy mua ngay Sách Soạn Thảo Văn Bản Word Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao tại AntBook! Đảm bảo chỉ với cuốn sách này, việc sử dụng Word hay tin học văn phòng sẽ không còn khó khăn nữa.