Chi tiết cách vẽ biểu đồ trong Word 2010, 2016, 2019 đơn giản

Cùng AntBook hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ trong Word giúp bạn trình bày dữ liệu trực quan, chuyên nghiệp chỉ với 3 bước đơn giản ai cũng có thể làm được.

1. Các loại biểu đồ phổ biến trong Word khi soạn thảo văn bản

Khi muốn biết cách vẽ biểu đồ trong Word, bạn cần hiểu rõ các loại biểu đồ phổ biến và cách sử dụng chúng để trình bày dữ liệu một cách hiệu quả.

Biểu đồ cột (Column): Đây là dạng biểu đồ phổ biến nhất, giúp so sánh các giá trị theo chiều dọc. Biểu đồ cột thường được sử dụng để thể hiện số liệu về số lượng, khối lượng, quy mô,… giúp người xem dễ dàng nhận biết sự chênh lệch giữa các đối tượng.

Biểu đồ tròn (Pie): Biểu đồ tròn giúp biểu diễn dữ liệu theo tỷ lệ phần trăm, thường dùng để thể hiện mức độ đóng góp của từng thành phần so với tổng thể. Loại biểu đồ này rất hữu ích trong các báo cáo về thị phần, tỷ lệ kiểm soát hay cơ cấu phân bổ.

Các loại biểu đồ phổ biến trong Word

Biểu đồ đường (Line): Khi cần theo dõi sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian, biểu đồ đường là lựa chọn phù hợp. Dữ liệu được kết nối bằng các đường gấp khúc, giúp quan sát xu hướng biến động một cách trực quan. Trục ngang thể hiện mốc thời gian hoặc danh mục dữ liệu, còn trục dọc biểu thị giá trị cần so sánh.

Biểu đồ vùng (Area): Biểu đồ vùng tương tự biểu đồ đường nhưng có phần diện tích được tô màu để nhấn mạnh tổng giá trị theo thời gian. Loại biểu đồ này giúp dễ dàng hình dung sự thay đổi tổng thể của dữ liệu mà không nhất thiết phải quy đổi về tỷ lệ phần trăm như biểu đồ tròn.

Các loại biểu đồ phổ biến trong Word

Biểu đồ chứng khoán (Stock): Loại biểu đồ này giúp minh họa sự biến động của giá cổ phiếu theo thời gian. Ngoài ra, nó cũng có thể được dùng để theo dõi sự thay đổi của giá vàng, tiền điện tử hoặc các loại dữ liệu tài chính khác.

Biểu đồ XY tán xạ (Scatter): Biểu đồ tán xạ gồm hai trục giá trị: trục ngang (X) và trục dọc (Y), thường được sử dụng trong các báo cáo khoa học, nghiên cứu thống kê để thể hiện mối tương quan giữa hai tập dữ liệu.

Biểu đồ thanh (Bar): Biểu đồ này tương tự biểu đồ cột nhưng có dạng ngang, giúp so sánh dữ liệu một cách dễ dàng hơn, đặc biệt khi có nhiều danh mục cần phân tích.

Các loại biểu đồ phổ biến trong Word

Biểu đồ kết hợp (Combo): Kết hợp hai hoặc nhiều loại biểu đồ khác nhau để hiển thị dữ liệu một cách trực quan hơn. Biểu đồ này đặc biệt hữu ích khi bạn cần minh họa nhiều loại thông tin trong cùng một biểu đồ.

Biểu đồ radar: Biểu đồ này giúp so sánh nhiều nhóm dữ liệu bằng cách hiển thị chúng trên một hình tròn có nhiều trục. Nó thường được sử dụng để đánh giá tổng quan về hiệu suất, ví dụ như phân tích kỹ năng, đặc điểm sản phẩm hoặc đánh giá thị trường.

Các loại biểu đồ phổ biến trong Word

Biểu đồ bề mặt (Surface): Biểu đồ này thể hiện dữ liệu dưới dạng mặt phẳng 3D, giúp tìm ra các xu hướng hoặc giá trị tối ưu khi làm việc với nhiều tập hợp dữ liệu phức tạp.

Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể chọn loại biểu đồ phù hợp để trình bày dữ liệu một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất!

2. Cách vẽ biểu đồ cột trong Word 2010, 2016, 2019,…

Bạn muốn tạo một biểu đồ cột trực quan, hay biểu đồ tròn để trình bày dữ liệu trong Word chuyên nghiệp hơn? Hãy làm theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Chèn biểu đồ vào Word

Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn chèn biểu đồ trong tài liệu. Trên thanh công cụ Ribbon, chọn Insert > Chart.

Hướng dẫn cách chèn biểu đồ trong Word

Bước 2: Chọn loại biểu đồ phù hợp

Cửa sổ Insert Chart sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu của mình.

Nếu muốn vẽ biểu đồ cột, hãy chọn Column. Ngoài ra, bạn có thể chọn các dạng biểu đồ khác như Pie (biểu đồ tròn) để hiển thị tỷ lệ phần trăm hoặc Bar (biểu đồ thanh ngang) để so sánh các danh mục dữ liệu. Sau đó nhấn OK để tiếp tục.

Lưu ý quan trọng: Việc chọn đúng loại biểu đồ là rất quan trọng. Nếu chọn sai, dữ liệu có thể trở nên khó hiểu và không thể hiện được ý nghĩa mong muốn.

Chọn loại biểu đồ cần chèn trong Word

Bước 3: Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Sau khi nhấn OK, Word sẽ tự động mở một cửa sổ Excel có tiêu đề Chart in Microsoft Word.

Nhập dữ liệu vào bảng Excel này. Lưu ý:

+ Cột đầu tiên thường là danh mục dữ liệu.

+ Các cột tiếp theo là số liệu tương ứng.

+ Tiêu đề hàng và cột trong bảng sẽ là chú thích hiển thị trên biểu đồ. Vì vậy, bạn cần nhập đúng để biểu đồ hiển thị chính xác.

Nhập dữ liệu cho biểu đồ trong Word

Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, đóng cửa sổ Excel.

Chỉ với 3 bước trên, biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn sẽ được hiển thị trong Word. Bạn có thể chỉnh sửa màu sắc, kiểu dáng, hoặc định dạng lại biểu đồ theo ý muốn.

Vậy là bạn đã tạo xong biểu đồ cột trong Word một cách nhanh chóng và dễ dàng.

3. Chỉnh sửa sau khi tạo biểu đồ trong Word 2010, 2016, 2019,..

Sau khi tạo biểu đồ, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh nó theo ý muốn thay vì nhập dữ liệu ngay lập tức. Word cung cấp nhiều công cụ hữu ích để bạn thay đổi màu sắc, kích thước và thông tin hiển thị trên biểu đồ.

Sửa đổi tiêu đề biểu đồ

Nhấp chuột trực tiếp vào phần chữ “Chart Title” (Tiêu đề biểu đồ). Sau đó nhập tiêu đề mới mà bạn muốn hiển thị cho biểu đồ.

Sửa đổi tiêu đề biểu đồ trong Word

Thay đổi màu sắc của cột/phần/đường

Bước 1: Nhấp chuột vào cột/phần/đường mà bạn muốn thay đổi màu. Sau đó, bạn sẽ thấy biểu tượng “bút màu” xuất hiện ở bên phải đối tượng được chọn.

 Thay đổi màu sắc của cột hoặc một phần biểu đồ trong Word

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng “bút màu” và chọn tab “Color”. Tại đây, bạn có thể chọn màu sắc mong muốn cho đối tượng đã chọn.

Chọn màu sắc mong muốn thay đổi

Sửa đổi các mục (Category)

Nhấp chuột vào mục (Category) mà bạn muốn thay đổi. Tiếp tục nhập tên danh mục mới cho cột/phần đó.

Nhập tên danh mục mới vào cho phần biểu đồ đó

Thay đổi thiết kế biểu đồ

Bước 1: Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn nó. Sau đó, nhấp vào biểu tượng “bút màu” (Chart Styles) ở góc trên bên phải của biểu đồ.

Hướng dẫn thay đổi thiết kế biểu đồ

Bước 2: Trong tab “Style”, bạn có thể di chuyển chuột để xem các thiết kế biểu đồ khác nhau. Word sẽ hiển thị trước các thay đổi trên biểu đồ để bạn dễ dàng lựa chọn.

Hướng dẫn thay đổi thiết kế biểu đồ

Thêm thông tin vào biểu đồ

Bước 1: Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn nó, sau đó nhấp vào biểu tượng dấu “+” (Chart Elements) ở góc trên bên phải của biểu đồ.

Thêm thông tin vào biểu đồ trong Word

Bước 2: Một danh sách các thành phần của biểu đồ sẽ hiện ra. Bạn có thể tích vào các ô vuông bên cạnh các thành phần để thêm chúng vào biểu đồ.

• Axis Titles: Để thêm tên cho trục X và trục Y của biểu đồ.
• Chart Title: Nếu bạn muốn hiển thị hoặc ẩn tiêu đề biểu đồ.
• Data Labels: Để hiển thị giá trị của từng cột/phần dữ liệu.
• Legend: Để hiển thị chú thích cho các màu sắc/kiểu dữ liệu khác nhau trên biểu đồ.
• Gridlines: Để hiển thị hoặc ẩn các đường lưới trên biểu đồ.

….

Thêm thông tin vào biểu đồ trong Word

4. Hướng dẫn cách chèn dữ liệu vào biểu đồ trong Word

Dữ liệu là yếu tố cốt lõi của biểu đồ, giúp bạn trình bày thông tin một cách trực quan và dễ hiểu. Để nhập dữ liệu vào biểu đồ trong Word, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu đồ bạn muốn nhập dữ liệu. Trong menu hiện ra, chọn “Edit Data” (Chỉnh sửa dữ liệu). Sau đó, chọn tiếp “Edit Data in Excel” (Chỉnh sửa dữ liệu trong Excel).

Chèn dữ liệu vào biểu đồ trong Word 2016

Bước 2: Lúc này, một bảng Excel nhỏ sẽ xuất hiện bên cạnh biểu đồ. Bảng này chứa các cột/hàng dữ liệu mặc định. Bạn cần thay thế dữ liệu trong bảng Excel này bằng dữ liệu thực tế của bạn. Biểu đồ trong Word sẽ tự động cập nhật và thay đổi theo dữ liệu bạn nhập vào.

Hướng dẫn chèn dữ liệu vào biểu đồ trong Word 2016

Mẹo: Sau khi nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn có thể sử dụng tính năng “Lọc” để xem một phần dữ liệu cụ thể. Để làm điều này, nhấp chuột vào biểu đồ để chọn nó. Sau đó, nhấp vào biểu tượng “lọc” (Filter) thường nằm ở góc trên bên phải của biểu đồ. Lúc này, bạn có thể rê chuột đến các mục (Category) hoặc series để xem dữ liệu của từng phần.

Chèn dữ liệu vào biểu đồ trong Word đơn giản

Lưu ý: Việc nhập dữ liệu chính xác là rất quan trọng để biểu đồ hiển thị đúng thông tin. Hãy kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nhập. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng Excel hoặc sao chép dữ liệu từ các nguồn khác (ví dụ: file Excel khác) và dán vào bảng này. Nếu bạn thay đổi dữ liệu trong bảng Excel, biểu đồ trong Word sẽ tự động cập nhật theo.

5. Lưu và in biểu đồ sau khi tạo trong Word

5.1 Lưu biểu đồ mới tạo trong Word

Để lưu biểu đồ bạn vừa tạo, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Nhấp vào tab “File” (Tệp) trên thanh công cụ, sau đó chọn “Save” (Lưu) hoặc “Save As” (Lưu thành). Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp và nhập tên tệp. Cuối cùng, nhấp vào nút “Save”.

Cách lưu biểu đồ sau khi tạo trong Word

Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + S (đối với Windows) hoặc Command + S (đối với macOS) để lưu nhanh tệp.

Nếu bạn muốn sử dụng lại biểu đồ này cho các dữ liệu khác trong tương lai mà không cần phải thiết lập lại từ đầu, bạn có thể lưu nó dưới dạng template (mẫu). Cách thực hiện như sau:

• Nhấp chuột phải vào biểu đồ bạn muốn lưu làm mẫu.
• Chọn “Save as Template” (Lưu dưới dạng mẫu).
• Hộp thoại “Save Chart Template” (Lưu Mẫu Biểu đồ) hiện ra.
• Trong ô “File name” (Tên tệp), hãy nhập tên bạn muốn đặt cho mẫu biểu đồ.
• Nhấp vào nút “Save” để lưu mẫu biểu đồ.

Lưu biểu đồ thành mẫu sử dụng cho các lần sau tiện lợi

5.2 In biểu đồ trong Word

Trước khi in, hãy xem trước bản in để đảm bảo biểu đồ được in đúng như mong muốn.

Để in biểu đồ, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Nhấp vào tab “File” (Tệp) trên thanh công cụ.
• Chọn “Print” (In).
• Trong cửa sổ “Print”, bạn có thể thiết lập các tùy chọn in như:
  • Copies: Số lượng bản in.
  • Printer: Chọn máy in bạn muốn sử dụng.
  • Settings: Các thiết lập in khác như in toàn bộ tài liệu, in trang hiện tại, in một phạm vi trang, khổ giấy, hướng giấy, …
• Sau khi thiết lập xong, nhấp vào nút “Print” để bắt đầu in.

6. Một số lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trong Word

6.1 Lỗi về dữ liệu khi vẽ biểu đồ trong Word

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi vẽ biểu đồ trong Word là lỗi liên quan đến dữ liệu. Lỗi này thường xuất phát từ việc người dùng nhập sai định dạng hoặc kiểu dữ liệu mà biểu đồ yêu cầu.

Ví dụ, nếu biểu đồ yêu cầu dữ liệu dạng số, bạn lại nhập văn bản hoặc ký tự đặc biệt. Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra kỹ xem dữ liệu đã được nhập đúng định dạng hay chưa. Hãy chắc chắn rằng bạn tuân theo đúng yêu cầu về kiểu dữ liệu của biểu đồ.

6.2 Lỗi biểu đồ không hiển thị đúng

Đôi khi, biểu đồ có thể không hiển thị đúng cách ngay cả khi bạn đã nhập dữ liệu chính xác. Lỗi này có thể do bạn chọn loại biểu đồ không phù hợp với dữ liệu hoặc chưa cấu hình đúng các tham số của biểu đồ.

Lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trong Word khi soạn thảo văn bản

Trong trường hợp này, bạn nên xem xét lại loại biểu đồ đã chọn và thử các dạng biểu đồ khác nhau để tìm ra loại phù hợp nhất. Đồng thời, hãy kiểm tra và điều chỉnh các tham số của biểu đồ để đảm bảo nó hiển thị đúng dữ liệu bạn muốn trình bày.

6.3 Xóa cột gây trống biểu đồ khi soạn thảo văn bản

Khi vẽ biểu đồ, đôi khi bạn cần xóa bớt các cột không cần thiết để biểu đồ dễ nhìn và tập trung vào dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, việc xóa cột không đúng cách có thể gây ra lỗi làm trống biểu đồ.

Nếu bạn chỉ đơn giản nhấn vào cột rồi chọn “Delete”, bạn chỉ xóa cột đó khỏi hiển thị chứ không xóa danh mục tương ứng trong biểu đồ. Kết quả là cột biến mất nhưng vẫn để lại một khoảng trống trên biểu đồ. Để xóa cột đúng cách, bạn cần xóa cột/hàng dữ liệu trong sheet Excel – nơi bạn đã nhập dữ liệu cho biểu đồ.

Lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trong Word khi soạn thảo văn bản

6.4 Lưu ý chung khi tạo biểu đồ trong Word

Để tránh các lỗi không đáng có khi vẽ biểu đồ trong Word, bạn nên luôn kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nhập. Chọn loại biểu đồ phù hợp với mục đích trình bày và đảm bảo cấu hình đúng các tham số của biểu đồ. Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào, hãy thử các cách khắc phục đã nêu trên hoặc tìm kiếm sự trợ giúp từ các nguồn tài liệu trực tuyến hoặc người có kinh nghiệm.

Biểu đồ trong Word là công cụ mạnh mẽ giúp bạn trực quan hóa dữ liệu, nâng cao tính thuyết phục cho bài báo cáo, luận văn hay tài liệu chuyên môn. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể biết cách tạo biểu đồ trong Word đẹp mắt và chuyên nghiệp.

Nếu bạn muốn làm chủ kỹ năng soạn thảo văn bản và tin học văn phòng, đừng bỏ lỡ cuốn sách Word của AntBook – cẩm nang hướng dẫn chi tiết giúp bạn tối ưu mọi thao tác trong Word. Hãy sở hữu ngay để nâng cấp kỹ năng và chinh phục tin học văn phòng dễ dàng hơn!