2 cách trộn thư trong Word siêu dễ áp dụng cho mọi phiên bản

Bạn muốn gửi thư mời, phiếu lương, giấy báo nhập học cho nhiều người nhưng không muốn nhập thủ công từng cái một? Trộn thư trong Word chính là giải pháp giúp bạn tự động cá nhân hóa nội dung, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách trộn thư trong Word một cách nhanh chóng, dễ dàng, giúp bạn xử lý công việc hiệu quả hơn. Dành 1 phút đọc ngay nhé!

1. Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn

Nhìn chung, cách trộn thư trong Word 2007 cũng giống với cách trộn thư trong Word 2010, Word 2013, Word 2016. Các bước vô cùng đơn giản, cụ thể như sau:

Bước 1:

• Trên thanh công cụ chọn mục tab Mailings.
• Sau đó nhấn chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

Tiến hành chọn mục Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

• Step 1 of 6: Chọn Letter >> Next: Starting document.
• Step 2 of 6: Bấm chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
• Step 3 of 6: Chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

Thực hiện tùy chọn theo hình trên

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn mục Customize Columns.

Bấm chọn Customize Columns

Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh dữ liệu như sau:

• Add: Thêm trường
• Delete: Xóa các trường có sẵn
• Rename: Đổi tên trường có sẵn

Sau khi hoàn tất bạn bấm OK.

Tùy chỉnh dữ liệu phù hợp

Bước 5: Tiến hành điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đây là ví dụ minh họa:

• New Entry: Thêm dòng mới.
• Delete Entry: Xóa dòng.
• Find: Tìm kiếm.

Sau đó bấm nút OK.

Điền thông tin của các trường như hình

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.

Đặt tên cho tập tin

Bước 7: Sau đó, ở khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua các chức năng:

• Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp.
• Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
• Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
• Validate address: Xác nhận địa chỉ.

Rồi chọn OK.

Sau khi sửa đổi thì nhấn Ok 

Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.

• Step 3 of 6: Bấm chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
• Step 4 of 6: Chọn More items.

Quay lại cửa sổ Mail Merge

Bước 9:

• Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> Lựa chọn Database Fields.
• Chọn vào trường đã thiết kế >> Nhấn chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.

Bấm Insert như hình trên

Bước 10: Với ví dụ bên dưới. Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.

Chọn mục Next: Complete the merge

Bước 11:

• Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
• Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.
• Xuất hiện khung Merge to New Document >> All >> OK.

Hoàn thành cách trộn thư trong Word

2. Hướng dẫn cách trộn thư trong Word bằng File Excel

Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng file excel sẽ khác tạo mới danh sách chèn. Các bạn thực hiện theo một số bước cơ bản dưới đây.

Bước 1:

• Bạn thực hiện tương tự Bước 1 – Bước 2 của hướng dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn”.
• Tuy nhiên tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Nhấn chọn Browse.
• Nhấp vào file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Open.

Chọn mục excel và mở 

Bước 2: Trong file Excel sẽ có nhiều sheet, bạn lựa chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> Nhấn chọn OK.

Tiến hành lựa chọn đúng sheet chứa dữ liệu

Lưu ý: Khi thực hiện trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên, bên trên và bên dưới không được có các ô trống. Nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu trống. Để không xảy ra trường hợp như vậy, khi các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.

Bước 3: Bạn thực hiện lại Bước 7 – Bước 11 tương tự theo hướng dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn”.

Kết quả hoàn thành cách trộn thư trong Word

3. Những lưu ý quan trọng khi trộn thư trong Word

Trộn thư là một công cụ hữu ích giúp bạn tạo hàng loạt tài liệu cá nhân hóa một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ và không gặp lỗi, bạn cần lưu ý:

• Kiểm tra nguồn dữ liệu: File Excel hoặc danh sách chứa thông tin cần trộn phải được định dạng chính xác, không có khoảng trắng dư thừa hoặc ký tự lạ.
• Đặt tên cột rõ ràng: Các tiêu đề cột trong file dữ liệu nên ngắn gọn, không chứa dấu cách hoặc ký tự đặc biệt để tránh lỗi khi trộn.
• Chọn đúng trường dữ liệu: Khi chèn trường trộn (Merge Field), hãy đảm bảo chọn đúng nội dung mong muốn để hiển thị chính xác trong thư.
• Kiểm tra lỗi trước khi hoàn tất: Sử dụng tính năng “Preview Results” để xem trước thư sau khi trộn, tránh sai sót trước khi in hoặc gửi đi.
• Lưu file trước khi thực hiện: Để tránh mất dữ liệu hoặc gặp lỗi trong quá trình thao tác, bạn nên lưu bản gốc trước khi tiến hành trộn thư.

Trộn thư trong Word là một tính năng hữu ích giúp bạn tự động cá nhân hóa nội dung khi gửi thư mời, hợp đồng hay phiếu lương đến nhiều người mà không cần nhập thủ công. Để thao tác nhanh chóng, bạn cần kiểm tra kỹ định dạng file nguồn, đảm bảo không có lỗi trước khi in hoặc gửi đi. Nếu muốn tìm hiểu chi tiết và nâng cao kỹ năng sử dụng Word, bạn có thể tham khảo sách Word soạn thảo văn bản chuyên nghiệp tại AntBook. Quyền sách cung cấp hướng dẫn đầy đủ giúp bạn làm chủ công cụ này một cách chuyên nghiệp. Đặt mua ngay tại đây!