14+ Cách tính lương trong Excel tự động 100%, Chuẩn từng con số

Bạn đang đau đầu vì mỗi tháng phải “vật lộn” hàng giờ liền với bảng lương dài dằng dặc? Đừng lo, Excel sẽ giúp bạn giải quyết tất cả! Với khả năng tính toán tự động, linh hoạt và độ chính xác gần như tuyệt đối, Excel trở thành “trợ thủ đắc lực” cho dân kế toán, nhân sự. Trong bài viết này, AntBook sẽ giúp bạn khám phá cách tính lương trong Excel đơn giản, tiết kiệm thời gian.

1. Cách tính lương trong Excel gồm các chỉ tiêu nào?

Việc lập bảng tính lương trong Excel không chỉ đơn thuần là cộng trừ các con số, mà còn cần tuân thủ đầy đủ các quy định về lao động, thuế và bảo hiểm.

Để giúp bạn dễ dàng nắm bắt và triển khai, dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết cách tính từng chỉ tiêu quan trọng trong bảng lương, từ lương cơ bản, phụ cấp, bảo hiểm đến thuế thu nhập cá nhân và lương thực lĩnh.

Tài liệu này sẽ giúp bạn thiết lập bảng lương một cách chính xác, minh bạch và phù hợp với quy định hiện hành.

Tính lương trong Excel cần tuân thủ đầy đủ các quy định về lao động, thuế và bảo hiểm.

2. 14 Công thức tính lương trong Excel chính xác, chuẩn từng con số

Khi làm lương trên Excel, bạn cần nắm rõ danh sách nhân viên và thông tin hợp đồng để chấm công và tính lương theo tháng. Dưới đây là các hàm và công thức Excel quan trọng dùng để truy xuất, tìm kiếm và xử lý dữ liệu lương – công, đặc biệt cần thiết cho nhân sự và kế toán tiền lương.

2.1 Hướng dẫn cách tính lương trong Excel với hàm IF

Cú pháp: =IF(điều kiện, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)

Hàm IF cho phép kiểm tra một điều kiện cụ thể. Nếu điều kiện đúng, Excel trả về giá trị A; nếu sai, kết quả là giá trị B. Đây là hàm cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng trong việc tính lương, phân loại nhân viên, chấm công hay xác định các khoản phụ cấp.

Ví dụ: Nếu nhân viên đi làm đủ ngày công thì tính đủ lương, ngược lại sẽ bị trừ lương tương ứng.

2.2 Cách tính lương trong Excel với hàm IF(OR)

Cú pháp: =IF(OR(điều kiện 1, điều kiện 2, …), giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)

Hàm IF kết hợp OR sẽ trả về giá trị A nếu ít nhất một trong các điều kiện được đưa ra là đúng. Ngược lại, nếu không điều kiện nào đúng, Excel sẽ hiển thị giá trị B.

Ví dụ: Nếu nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ lễ thì vẫn tính lương nguyên tháng. Đây là hàm cực hữu ích trong các bảng tính lương có nhiều trường hợp đặc biệt.

Hàm IF kết hợp OR hữu ích trong nhiều trường hợp đặc biệt

2.3 Công thức tính lương Excel cùng hàm IF(AND)

Cú pháp: =IF(AND(điều kiện 1, điều kiện 2, …), giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)

Hàm IF kết hợp AND dùng để kiểm tra nhiều điều kiện đồng thời. Chỉ khi tất cả điều kiện đều đúng, Excel mới trả về giá trị A; nếu chỉ cần một điều kiện sai, kết quả sẽ là giá trị B.

Ví dụ: Áp dụng hệ số lương đặc biệt cho nhân viên vừa đạt đủ ngày công và hoàn thành chỉ tiêu công việc.

2.4 IFERROR: hàm tính lương thưởng trong Excel

Cú pháp: =IFERROR(giá trị cần kiểm tra, giá trị thay thế nếu lỗi)

Hàm IFERROR giúp bạn ẩn các thông báo lỗi khó chịu (như #DIV/0!, #N/A…) bằng cách thay thế chúng bằng một giá trị khác, thường là 0, chuỗi rỗng “”, hoặc một thông báo tùy chỉnh.

Ví dụ: Khi tính lương hoặc hoa hồng mà dữ liệu bị thiếu hoặc công thức chia cho 0, IFERROR sẽ giúp bảng lương của bạn sạch sẽ, dễ đọc hơn rất nhiều.

2.5 Tính lương trong Excel với hàm IF lồng nhau

Cú pháp: =IF(điều kiện 1, giá trị A, IF(điều kiện 2, giá trị B, IF(điều kiện 3, giá trị C,…, giá trị H)))

Hàm IF lồng nhau cho phép bạn xử lý nhiều điều kiện trong một công thức duy nhất. Đây là công cụ mạnh mẽ khi bạn cần quyết định nhiều bước, chẳng hạn như tính thuế thu nhập cá nhân, trả lương theo các mức lương khác nhau, hoặc áp dụng các quy định chi tiết về phúc lợi.

Ví dụ: Khi tính thuế TNCN, bạn có thể sử dụng hàm IF lồng nhau để xét các mức thu nhập khác nhau, áp dụng các mức thuế suất khác nhau cho từng nhóm thu nhập.

2.6 Dùng hàm COUNT (Đếm số ô chứa số)

Cú pháp: =COUNT(value1, [value2], …)

Hàm COUNT giúp bạn đếm số lượng ô chứa dữ liệu dạng số trong một phạm vi hoặc danh sách các ô. Đặc biệt hữu ích khi bạn cần đếm số lượng nhân viên có mặt trong một tháng, số ngày làm việc, hoặc tổng số giờ làm của một nhóm.

Ví dụ: Nếu bạn có một bảng chấm công và muốn đếm số ngày mà nhân viên đi làm trong tháng, bạn có thể dùng hàm COUNT để chỉ đếm các ô chứa số ngày làm việc, loại bỏ các ô trống hoặc chứa dữ liệu không phải số.

Công thức COUNT giúp bạn đếm số lượng ô chứa dữ liệu dạng số trong một phạm vi hoặc danh sách các ô

2.7 Hàm COUNTIF (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/điều kiện)

Cú pháp: =COUNTIF(phạm vi, tiêu chí)

Hàm COUNTIF cho phép bạn đếm số ô thỏa mãn một điều kiện nhất định trong một phạm vi xác định. 

Ví dụ: Nếu bạn muốn đếm số ngày mà nhân viên làm việc trong tháng đạt từ 20 ngày trở lên, bạn có thể dùng công thức =COUNTIF(A2:A30, “>=20”), trong đó A2:A30 là phạm vi ngày công của nhân viên.

2.8 Hàm COUNTIFS (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/nhiều điều kiện)

Cú pháp: =COUNTIFS(phạm vi tiêu chí 1, tiêu chí 1, [phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2],…)

Hàm COUNTIFS giúp bạn đếm số ô thỏa mãn nhiều điều kiện đồng thời trong các phạm vi khác nhau. Ưu điểm của hàm này giúp làm việc với các bảng dữ liệu phức tạp, đặc biệt hữu ích khi bạn cần phân tích nhiều tiêu chí như chấm công theo bộ phận, tính lương theo vị trí, hoặc các chỉ số khác.

Ví dụ: Nếu bạn muốn đếm số ngày mà nhân viên đi làm từ 20 ngày trở lên và có mức lương từ 5 triệu trở lên, bạn có thể dùng công thức =COUNTIFS(A2:A30, “>=20”, B2:B30, “>=5000000”), trong đó A2:A30 là phạm vi ngày công và B2:B30 là phạm vi lương của nhân viên.

2.9 Hàm COUNTA (đếm số ô không trống trong một phạm vi)

Cú pháp: =COUNTA(value1, [value2], …)

Hàm COUNTA giúp bạn đếm số ô có chứa giá trị (có thể là số, văn bản, ngày tháng, hay bất kỳ dữ liệu nào) trong một phạm vi. Hàm này sẽ đếm tất cả các ô có dữ liệu, ngoại trừ các ô trống.

Ví dụ: Nếu bạn muốn đếm số nhân viên đã điền đầy đủ thông tin trong bảng chấm công (bao gồm tên và ngày công), bạn có thể sử dụng công thức =COUNTA(A2:A30), trong đó A2:A30 là phạm vi chứa tên hoặc dữ liệu của nhân viên.

Hàm COUNTA đếm tất cả các ô có dữ liệu, ngoại trừ các ô trống

2.10 Cách tính lương thưởng trong Excel với hàm Sum (Tính tổng các số)

Cú pháp: =SUM(number1, number2, …) hoặc =SUM(A1:An)

Hàm SUM dùng để tính tổng các số trong một phạm vi hoặc các giá trị được chỉ định. Bạn có thể chọn nhập từng số riêng lẻ hoặc chỉ định một phạm vi ô (ví dụ: từ A1 đến An).

Ví dụ: Nếu bạn muốn tính tổng lương của tất cả nhân viên trong tháng, bạn chỉ cần dùng công thức =SUM(B2:B30), trong đó B2:B30 là phạm vi chứa các giá trị lương.

2.11 Công thức tính lương trong Excel với hàm Sumif (Tính tổng có điều kiện)

Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Hàm SUMIF giúp bạn tính tổng các giá trị trong phạm vi ô đáp ứng một điều kiện nhất định.

• range (Bắt buộc): Phạm vi ô bạn muốn đánh giá theo điều kiện. Các ô trong phạm vi này phải chứa số, tên, mảng hoặc tham chiếu chứa số.
• criteria (Bắt buộc): Điều kiện xác định ô nào sẽ được cộng. Điều kiện có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản.
• sum_range (Tùy chọn): Phạm vi các ô thực tế để tính tổng. Nếu không có, Excel sẽ cộng các ô trong phạm vi range.

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng lương của các nhân viên có số giờ làm việc trên 40 giờ trong tháng. Dùng công thức =SUMIF(C2:C30, “>40”, D2:D30), trong đó C2:C30 là phạm vi số giờ làm việc và D2:D30 là phạm vi lương cần tính tổng.

2.12 Tính lương trong Excel với hàm Sumifs (Tính tổng có nhiều điều kiện) 

Cú pháp: =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, …)

Hàm SUMIFS được sử dụng khi bạn cần tính tổng các giá trị trong phạm vi ô, nhưng với nhiều điều kiện cùng lúc.

• sum_range: Phạm vi các ô cần tính tổng, bao gồm các giá trị số, tên vùng, mảng hay các tham chiếu đến các giá trị. Các ô trống hay chứa văn bản sẽ không được tính.
• criteria_range1, criteria_range2, …: Các vùng dữ liệu bạn muốn áp dụng điều kiện, có thể có từ 1 đến 127 vùng.
• criteria1, criteria2, …: Các điều kiện bạn muốn áp dụng cho các vùng dữ liệu tương ứng, có thể là số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi văn bản.

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng lương của các nhân viên có số giờ làm việc trên 40 giờ và có mức lương cao hơn 5 triệu đồng. Công thức sẽ là =SUMIFS(D2:D30, C2:C30, “>40”, D2:D30, “>5000000”), trong đó D2:D30 là phạm vi lương, C2:C30 là số giờ làm việc.

Hàm SUMIFS được sử dụng khi cần tính tổng các giá trị trong phạm vi ô, với nhiều điều kiện cùng lúc

2.13 Hàm xử lý thời gian chấm công tính lương trong Excel

Các hàm xử lý thời gian trong Excel giúp bạn dễ dàng thao tác và theo dõi các giá trị ngày tháng, giờ, phút ứng với giờ công làm việc thực tế. Dưới đây là các hàm cơ bản bạn nên nắm rõ:

• Hàm DATE(year, month, day): Tạo ra một giá trị ngày tháng xác định từ các tham số năm, tháng và ngày. Ví dụ, =DATE(2025, 5, 8) sẽ trả về ngày 08/05/2025.
• Hàm YEAR(serial_number): Trả về năm của một giá trị ngày tháng. Ví dụ, =YEAR(“2025-05-08”) sẽ trả về 2025.
• Hàm MONTH(serial_number): Trả về tháng của một giá trị ngày tháng. Ví dụ, =MONTH(“2025-05-08”) sẽ trả về 5.
• Hàm DAY(serial_number): Trả về ngày trong tháng của một giá trị ngày tháng. Ví dụ, =DAY(“2025-05-08”) sẽ trả về 8.
• Hàm HOUR(serial_number): Trả về số giờ trong một giá trị thời gian. Ví dụ, =HOUR(“12:30:45”) sẽ trả về 12.
• Hàm MINUTE(serial_number): Trả về số phút trong một giá trị thời gian. Ví dụ, =MINUTE(“12:30:45”) sẽ trả về 30.

2.14 Hàm VLOOKUP tính lương thưởng trong Excel

Công thức: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Hàm VLOOKUP là một trong những hàm tìm kiếm và tra cứu phổ biến nhất trong Excel, được sử dụng để tra cứu một giá trị trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu và trả về giá trị từ một cột khác trong cùng hàng.

Các tham số trong hàm VLOOKUP:

• lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm. Ví dụ, có thể là Mã nhân viên hoặc Tên nhân viên.
• table_array: Vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm. Đảm bảo rằng cột chứa lookup_value phải nằm ở cột đầu tiên trong vùng bảng này.
• col_index_num: Chỉ số của cột chứa giá trị bạn muốn lấy từ bảng. Ví dụ, nếu bạn muốn lấy giá trị từ cột thứ 3 trong bảng, bạn sẽ nhập số 3.
• [range_lookup]: Tùy chọn. Nhập TRUE để tìm kiếm gần đúng (mặc định), hoặc FALSE để tìm kiếm chính xác.

Ví dụ: Giả sử bảng dữ liệu của bạn có mã nhân viên ở cột A và tên nhân viên ở cột B, bạn muốn tìm tên của nhân viên có mã là 123. Công thức sẽ như sau:

=VLOOKUP(123, A1:B100, 2, FALSE)

Hàm này sẽ tìm mã nhân viên 123 trong cột A và trả về tên nhân viên từ cột B (cột thứ 2).

3. Ưu điểm đặc biệt khi biết cách tính lương trong Excel

Trong thời đại số hóa, Excel vẫn giữ vững vị trí là công cụ tính lương phổ biến và hiệu quả nhất trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ. Với khả năng xử lý dữ liệu linh hoạt, tích hợp công thức thông minh và khả năng tự động hóa cao, Excel giúp việc tính lương trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chính xác hơn bao giờ hết mà không cần đến phần mềm chuyên dụng đắt đỏ.

Một trong những điểm mạnh nổi bật của Excel chính là khả năng tính toán tự động. Bạn chỉ cần thiết lập công thức một lần, phần mềm sẽ áp dụng hàng loạt cho các ô tương ứng, giúp giảm thiểu sai sót và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý so với cách tính thủ công hoặc sử dụng máy tính cầm tay. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phải tính lương cho hàng chục, thậm chí hàng trăm nhân viên mỗi tháng.

Excel là công cụ phổ biến trong quản lý nhân sự & tính lương, giúp doanh nghiệp tính toán nhanh chóng, chính xác

Không chỉ dừng lại ở đó, Excel còn cho phép kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau. Bạn có thể liên kết thông tin từ các sheet quản lý ngày công, giờ làm thêm, thưởng – phạt… và tập trung toàn bộ kết quả về một bảng lương tổng. Việc này giúp bảng lương luôn được cập nhật theo thời gian thực, dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết.

Một ưu điểm khác không thể bỏ qua là khả năng theo dõi biểu đồ và biến động lương theo thời gian. Excel hỗ trợ tạo biểu đồ trực quan, giúp bộ phận nhân sự hoặc quản lý cấp cao dễ dàng nắm bắt xu hướng biến động thu nhập, phục vụ cho việc ra quyết định liên quan đến chính sách đãi ngộ hoặc lương thưởng.

Ngoài việc tính toán, Excel còn giúp người dùng tạo báo cáo và tài liệu chi tiết, phục vụ cho các buổi họp nội bộ, trình ký hoặc lưu trữ. Bạn có thể dễ dàng xuất file dưới nhiều định dạng như PDF, CSV hoặc chia sẻ qua email mà không cần công cụ hỗ trợ thêm.

Đặc biệt, Excel có khả năng kiểm soát lỗi và đảm bảo tính chính xác cao. Nếu công thức sai hoặc dữ liệu không khớp, Excel sẽ cảnh báo để bạn kiểm tra lại trước khi đưa ra kết quả cuối cùng. Đây là yếu tố then chốt khi xử lý bảng lương có khối lượng dữ liệu lớn.

Không thể kể đến, Excel rất dễ sử dụng và tùy biến, kể cả với những người không chuyên. Giao diện thân thiện, nhiều mẫu có sẵn và cộng đồng người dùng đông đảo sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được hướng dẫn khi gặp vướng mắc trong quá trình thao tác.

Cách tính lương trong Excel là một kỹ năng cực kỳ quan trọng giúp các nhân viên kế toán, hành chính nhân sự tối ưu hóa quy trình tính toán, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Việc sử dụng các hàm Excel như IF, VLOOKUP, SUMIF… giúp bạn dễ dàng xử lý các dữ liệu phức tạp, tính toán lương cho nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng Excel và khám phá những bí quyết xử lý bảng tính chuyên nghiệp hơn, đừng quên tham khảo bộ sách Word  Excel của AntBook. Sách sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn làm chủ mọi công thức và kỹ thuật trong Excel, từ đó cải thiện hiệu suất công việc một cách tối ưu nhất. Mua ngay tại AntBook.vn.