Cách thay thế từ trong Word nhanh chóng cực đơn giản, tiện lợi

Bạn đang băn khoăn không biết cách thay thế từ trong Word thế nào cho nhanh chóng với hàng ngàn dữ liệu có trên máy tính? Đừng lo lắng, dưới đây là chia sẻ chi tiết cách thay thế chữ trong Word đơn giản mà ai cũng làm được.

1. Hướng dẫn cách thay thế từ trong Word đơn giản

Tính năng Find and Replace (Tìm kiếm và thay thế) trong Word giúp bạn chỉnh sửa tài liệu nhanh chóng, đặc biệt khi cần thay đổi một từ hoặc cụm từ xuất hiện nhiều lần. Điều này tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc chỉnh sửa thủ công từng vị trí.

Bước 1: Mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế

Bạn có thể mở công cụ này theo hai cách:

• Cách 1: Vào thanh công cụ Home, nhấn vào Replace.
• Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace nhanh chóng.

Chọn Home rồi chọn Replace hoặc nhấn Ctrl + H để mở bảng thay thế

Bước 2: Nhập từ/cụm từ cần tìm

Trong hộp thoại Find and Replace, nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm vào ô Find what. Ví dụ, nếu bạn muốn thay thế từ “Hợp đồng”, hãy nhập “Hợp đồng” vào đây.

Nhập từ, cụm từ muốn tìm kiếm để thay thế vào ô Find what

Bước 3: Nhập từ/cụm từ thay thế

Nhập từ/cụm từ mới mà bạn muốn thay thế vào ô Replace with. Ví dụ, nếu muốn thay “Hợp đồng” thành “Thỏa thuận”, hãy nhập “Thỏa thuận” vào ô này.

 Nhập từ, cụm từ bạn muốn thay thế vào ô Replace with

Bước 4: Tìm vị trí từ cần thay thế

Nhấn Find Next để Word tìm lần lượt các vị trí chứa từ/cụm từ cần thay đổi. Mỗi lần nhấn, Word sẽ bôi đen một vị trí chứa từ đó để bạn dễ quan sát.

Khi click chuột vào Find Next, màn hình sẽ bôi đen lần lượt cụm từ tìm kiếm

Bước 5: Thay thế từ theo lựa chọn

• Nhấn Replace nếu bạn muốn thay từng từ một cách thủ công.

Khi chọn Replace hệ thống sẽ thay thế từ/cụm từ một cách lần lượt

• Nhấn Replace All nếu bạn muốn thay tất cả các từ tìm được trong tài liệu chỉ với một lần bấm.

Bạn bấm Replace All. Tất cả các từ tìm được đều sẽ bị thay thế bằng từ nhập trước đó

Bước 6: Xác nhận số lần thay thế

Sau khi hoàn tất, Word sẽ hiển thị thông báo về số lần thay thế đã thực hiện. Nhấn OK để đóng hộp thoại.

Hệ thống sẽ hiện lên bảng thông báo về số từ đã thay thế, nhấn OK

2. Cách tìm kiếm và thay thế cụm từ trong Word chính xác

Tính năng Find trong Word giúp bạn nhanh chóng xác định vị trí của một từ hoặc cụm từ trong tài liệu, tránh mất thời gian tìm kiếm thủ công.

Bước 1: Mở công cụ tìm kiếm

Có hai cách để mở hộp thoại Find trong Word:
Cách 1: Vào thanh công cụ Home, chọn Find.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở Thanh điều hướng (Navigation Pane) nhanh chóng.

Bước 2: Nhập từ hoặc cụm từ cần tìm

• Nhập từ/cụm từ bạn muốn tìm vào ô Find what.
• Ngay khi nhập, Word sẽ tự động đánh dấu (highlight) tất cả các vị trí có chứa từ đó trong tài liệu.

Nhập từ cần tìm, nhấn Enter hoặc Ok thì tất cả các từ bạn cần tìm sẽ hiện ra

Bước 3: Kiểm tra kết quả tìm kiếm

• Các từ hoặc cụm từ trùng khớp sẽ được hiển thị trong danh sách Navigation Pane (bên trái màn hình).
• Trong văn bản, từ/cụm từ tìm kiếm sẽ được tô sáng (highlight) giúp bạn dễ dàng xác định vị trí.

Những từ bạn tìm kiếm sẽ được in đậm như ảnh trên

3. Lợi ích của cách thay thế chữ trong Word

Trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu, tính năng Tìm kiếm (Find) và Thay thế (Replace) trong Word đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Một trong những lợi ích lớn nhất của tính năng này là khả năng tìm kiếm tất cả các từ hoặc cụm từ giống nhau trong tài liệu một cách nhanh chóng. Thay vì phải lướt qua từng trang để kiểm tra thủ công, bạn chỉ cần nhập từ cần tìm vào hộp thoại Find, và ngay lập tức Word sẽ đánh dấu tất cả các vị trí chứa từ đó. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần rà soát các lỗi chính tả, thuật ngữ chuyên ngành hoặc tên riêng trong tài liệu dài.

Ngoài ra, tính năng tìm kiếm còn giúp bạn đếm số lần xuất hiện của một từ hoặc cụm từ trong văn bản. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho những ai cần kiểm tra tần suất sử dụng một từ khóa trong bài viết SEO, bài nghiên cứu hoặc báo cáo chuyên ngành, từ đó điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp và mạch lạc hơn.

Cách thay thế từ trong Word giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc

Không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm, Word còn cho phép bạn thay thế hàng loạt các từ giống nhau chỉ trong một lần nhấn. Nếu bạn cần đổi một thuật ngữ cũ thành thuật ngữ mới hoặc sửa lỗi đánh máy xuất hiện nhiều lần, chỉ cần nhập từ cũ vào ô Find what, nhập từ mới vào ô Replace with và chọn Replace All. Toàn bộ tài liệu sẽ được cập nhật tức thì, giúp bạn tiết kiệm thời gian chỉnh sửa thủ công.

Với những lợi ích tuyệt vời này, việc sử dụng thành thạo tính năng Tìm kiếm và Thay thế trong Word sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo tài liệu luôn chính xác và chuyên nghiệp. 

Việc nắm vững cách thay thế từ trong Word không chỉ giúp bạn chỉnh sửa văn bản nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, đặc biệt khi xử lý tài liệu dài hoặc có nội dung lặp lại nhiều lần. Với chỉ vài thao tác đơn giản, bạn có thể tìm kiếm và thay thế từ một cách chính xác, đảm bảo tài liệu của mình luôn rõ ràng và chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn khám phá thêm nhiều thủ thuật hữu ích khác để làm chủ Word, đừng bỏ lỡ cuốn sách Word của AntBook.

Cuốn sách này không chỉ hướng dẫn chi tiết từng thao tác mà còn cung cấp nhiều mẹo hay giúp bạn tối ưu hóa quá trình soạn thảo, định dạng văn bản, và khai thác tối đa các tính năng nâng cao của Word. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã sử dụng Word lâu năm, đây chắc chắn sẽ là cẩm nang không thể thiếu để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của bạn!