2 Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet siêu dễ, chỉ trong 5s

Bạn đã biết cách tạo lựa chọn trong Google Sheets một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hãy để AntBook hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn tối ưu hóa việc nhập liệu và quản lý dữ liệu hiệu quả.

1. Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập

Bước 1: Mở bảng tính Google Sheets, bôi đen ô hoặc nhóm ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Sau đó, nhấp vào thẻ Dữ liệu, chọn Xác thực dữ liệu.

Hướng dẫn tạo danh sách thả xuống trong GG Sheet

Bước 2: Trong giao diện xác thực dữ liệu, nhấn Thêm quy tắc để thiết lập danh sách tùy chỉnh.

Thêm quy tắc để thiết lập danh sách

Bước 3: Ở phần Tiêu chí, chọn Trình đơn thả xuống. Sau đó, nhập từng giá trị bạn muốn hiển thị trong danh sách vào các ô tương ứng.

Nhập từng giá trị bạn muốn hiển thị trong danh sách

Bước 4: Nhấn vào Lựa chọn nâng cao để tùy chỉnh hiển thị, chẳng hạn như màu sắc hoặc cách hiển thị danh sách. Sau khi hoàn tất, nhấn Xong để lưu lại thiết lập.

Nhấn Xong để lưu lại thiết lập

Bước 5: Kiểm tra kết quả bằng cách nhấp vào ô đã thiết lập. Danh sách thả xuống sẽ xuất hiện, giúp bạn dễ dàng lựa chọn giá trị theo mong muốn.

Danh sách thả xuống sẽ xuất hiện như mong muốn

Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã tạo thành công danh sách thả xuống trong Google Sheets, giúp việc nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn!

2. Hướng dẫn cách tạo lựa chọn trong GG Sheet từ dữ liệu có sẵn

Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Sau đó, nhấp vào thẻ Dữ liệu, chọn Xác thực dữ liệu.

Chọn ô hoặc nhóm ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống

Bước 2: Nhấn Thêm quy tắc để thiết lập danh sách tùy chỉnh.

Nhấn Thêm quy tắc để thiết lập danh sách tùy chỉnh

Bước 3: Ở phần Tiêu chí, chọn Trình đơn thả xuống (của một dải ô). Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng ô lưới bên dưới để chọn vùng dữ liệu.

Chọn Trình đơn thả xuống (của một dải ô)

Bước 4: Hộp thoại Chọn dải ô dữ liệu xuất hiện. Bôi đen vùng dữ liệu có sẵn trong bảng tính mà bạn muốn dùng làm danh sách, sau đó nhấn OK.

Chọn dải ô dữ liệu xuất hiện

Bước 5: Dữ liệu sẽ tự động được thêm vào danh sách thả xuống. Cuối cùng, nhấn Xong để hoàn tất thiết lập.

Dữ liệu sẽ tự động được thêm vào danh sách thả xuống

Bây giờ, khi nhấp vào ô đã thiết lập, bạn sẽ thấy danh sách thả xuống hiển thị với các lựa chọn từ dữ liệu có sẵn.

Kết quả sau khi tạo lựa chọn trong GG Sheet

Bạn có thể áp dụng cách này để tạo bất kỳ danh sách nào theo nhu cầu trong Google Sheets!

3. Điều chỉnh danh sách thả xuống (Drop List) trong Google Sheets

3.1 Cách thêm lựa chọn vào danh sách thả xuống (Drop List) 

Bước 1: Nhấp vào ô chứa danh sách thả xuống mà bạn muốn chỉnh sửa. Khi ô được chọn, nhấn vào biểu tượng cây bút bên cạnh.

Nhấp vào ô chứa danh sách thả xuống mà bạn muốn chỉnh sửa

Bước 2: Hộp chỉnh sửa xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện. Nhấn vào Thêm một mục khác, sau đó nhập giá trị mới mà bạn muốn thêm vào danh sách thả xuống. Khi hoàn tất, nhấn Xong.

Nhập giá trị mới mà bạn muốn thêm vào danh sách thả xuống

Bước 3: Google Sheets sẽ hỏi bạn có muốn cập nhật lựa chọn mới cho tất cả các ô đang sử dụng danh sách thả xuống này không.

• Nếu muốn áp dụng cho tất cả, chọn Áp dụng cho tất cả.

Chọn Áp dụng cho tất cả

• Nếu chỉ muốn thay đổi ở ô vừa chỉnh sửa, chọn Chỉ phiên bản này.

Chọn Chỉ phiên bản này

Sau khi thực hiện các bước trên, danh sách thả xuống sẽ được cập nhật với lựa chọn mới, giúp bạn linh hoạt hơn trong việc nhập dữ liệu.

3.2 Cách xóa bớt lựa chọn danh sách thả xuống có sẵn trong Google Sheets

Bước 1: Nhấp vào ô chứa danh sách thả xuống mà bạn muốn xóa bớt lựa chọn. Sau đó, nhấn vào biểu tượng cây bút bên cạnh để mở phần chỉnh sửa danh sách.

Nhấp vào ô chứa danh sách thả xuống mà bạn muốn xóa bớt lựa chọn

Bước 2: Tìm mục chứa giá trị bạn muốn xóa. Nhấn vào biểu tượng thùng rác bên cạnh giá trị đó để loại bỏ khỏi danh sách. Sau đó, nhấn Xong để hoàn tất.

Nhấn vào biểu tượng thùng rác bên cạnh giá trị

Bước 3: Google Sheets sẽ hiển thị thông báo hỏi bạn có muốn cập nhật thay đổi này cho tất cả các ô đang sử dụng danh sách thả xuống không.

• Nếu muốn áp dụng cho toàn bộ các ô có danh sách này, chọn Áp dụng cho tất cả.

Chọn Áp dụng cho tất cả

• Nếu chỉ muốn thay đổi ở ô vừa chỉnh sửa, chọn Chỉ phiên bản này.

Chọn Chỉ phiên bản này

Sau khi thực hiện các bước trên, danh sách thả xuống sẽ được cập nhật, giúp bạn loại bỏ các lựa chọn không cần thiết một cách nhanh chóng.

3.3 Chi tiết cách tạo lựa chọn trong Google Sheet có màu

Để làm cho danh sách thả xuống (Drop List) trong Google Sheets có màu sắc, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô trong danh sách thả xuống mà bạn muốn tạo màu. Tiếp theo, nhấp vào thẻ Định dạng, sau đó chọn Định dạng có điều kiện.

Chọn Định dạng có điều kiện

Bước 2: Khi bảng Quy tắc định dạng có điều kiện xuất hiện, bạn có thể lựa chọn cách tạo màu theo hai phương pháp:

• Tạo màu đơn sắc: Nhấn vào biểu tượng thùng sơn để mở bảng chọn màu.

Nhấn vào biểu tượng thùng sơn để mở bảng chọn màu

• Chọn màu sắc mà bạn muốn áp dụng cho danh sách.
• Nhấn Đã xong để hoàn tất.

• Kết quả: Các ô trong danh sách thả xuống sẽ hiển thị màu nền đơn sắc theo lựa chọn của bạn.

Các ô trong danh sách thả xuống sẽ hiển thị màu nền đơn sắc

• Tạo màu theo thang màu: Nhấp vào ô Mặc định để hiển thị danh sách thang màu có sẵn.

Nhấp vào ô Mặc định để hiển thị danh sách thang màu có sẵn

• Chọn thang màu phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Nhấn Đã xong để lưu lại thay đổi.

• Kết quả: Các ô trong danh sách thả xuống sẽ hiển thị màu theo cấp độ trong thang màu đã chọn.

Các ô trong danh sách thả xuống sẽ hiển thị màu theo cấp độ trong thang màu đã chọn

Việc áp dụng màu sắc cho danh sách thả xuống trong Google Sheets giúp bạn dễ dàng phân loại dữ liệu và tạo sự trực quan hơn cho bảng tính.

4. Một số lưu ý khi tạo lựa chọn trong Google Sheets

Để tạo danh sách thả xuống (drop list) trong Google Sheets một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Tên của các giá trị trong danh sách thả xuống nên ngắn gọn, không dài quá ba từ để tránh rối mắt và dễ đọc.

Các giá trị trong danh sách nên được sắp xếp theo thứ tự hợp lý để thuận tiện cho việc lựa chọn.

Trước khi tạo danh sách, hãy bôi đen các ô dữ liệu cần thiết để đảm bảo danh sách được áp dụng đúng vị trí mong muốn.

5. Ưu điểm của việc biết cách tạo lựa chọn trong Google Sheets

Việc tạo danh sách lựa chọn trong Google Sheets mang lại nhiều lợi ích, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Lựa chọn giúp tăng tính linh hoạt bằng cách tạo danh sách thả xuống, cho phép người dùng dễ dàng chọn giữa các tùy chọn có sẵn thay vì nhập thủ công. Nhờ đó, thông tin trở nên minh bạch và dễ đọc hơn, đặc biệt khi hiển thị các tùy chọn quan trọng hoặc kết quả cần chú ý.

Tạo danh sách lựa chọn trong Google Sheets cho phép người dùng dễ dàng chọn giữa các tùy chọn có sẵn thay vì nhập thủ công

Sử dụng danh sách lựa chọn giúp giảm sai sót và nhầm lẫn, đảm bảo độ chính xác cao hơn khi nhập dữ liệu. Ngoài ra, việc tạo danh sách cũng hỗ trợ tốt cho quá trình phân tích dữ liệu và lập biểu đồ, giúp theo dõi xu hướng và thống kê một cách rõ ràng hơn.

Trong các hoạt động như khảo sát hoặc quản lý dự án, danh sách lựa chọn giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo sự thuận tiện trong việc theo dõi tiến trình. Nhờ đó, làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn khi các thành viên có thể nhanh chóng lựa chọn và thống nhất quyết định.

Tạo danh sách lựa chọn không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn cải thiện trải nghiệm người dùng, giúp việc tương tác với tài liệu và biểu mẫu trở nên trực quan và dễ sử dụng hơn.

Việc tạo lựa chọn trong Google Sheets không chỉ giúp quản lý dữ liệu chính xác hơn mà còn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Nếu bạn muốn khám phá thêm nhiều mẹo hay để làm chủ Google Sheets, cuốn sách Google Sheets từ Cơ Bản đến Nâng Cao sẽ là trợ thủ đắc lực dành cho bạn. Liên hệ ngay với AntBook để nâng cấp kỹ năng làm việc với bảng tính một cách chuyên nghiệp!