Cách tạo bộ lọc trong Google Sheet siêu đơn giản và nhanh chóng

Google Sheet là một công cụ bảng tính mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng quản lý và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. Khi làm việc với lượng lớn thông tin, việc lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể giúp tìm kiếm và phân tích nhanh chóng hơn. Tạo bộ lọc trong Google Sheet cho phép bạn hiển thị chỉ những dữ liệu cần thiết, ẩn đi các thông tin không liên quan mà không làm thay đổi nội dung gốc. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo và sử dụng bộ lọc trong Google Sheet để tối ưu hóa quy trình làm việc.

1. Hướng dẫn cách tạo bộ lọc trong Google Sheet chi tiết

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính

Truy cập vào bảng tính trên Google Sheets > Chọn mục ô vuông ở góc trái trên cùng trong bảng tính hoặc bấm phím Ctrl + A để chọn tất cả bảng tính.

Chọn phím Ctrl + A để chọn toàn bộ bảng tính

Bước 2: Mở chế độ xem bộ lọc cho bảng tính

Tại thanh công cụ, chọn nút mũi tên cạnh biểu tượng tạo bộ lọc > Bấm Tạo chế độ xem bộ lọc mới.

Tạo chế độ xem bộ lọc mới cho bảng tính

Bước 3: Thiết lập bộ lọc cho dữ liệu

Nhấp chuột vào biểu tượng bộ lọc ở đầu các cột và lựa chọn một trong những kiểu lọc dưới đây:

Lọc dữ liệu theo màu: Nhấn Lọc theo màu > Chọn màu muốn lọc. Lúc này, các ô có màu trùng với màu được chọn sẽ hiển thị.

Cách tạo bộ lọc trên Google Sheet theo màu đơn giản

Lọc dữ liệu bằng cách nhập điều kiện lọc: Chọn Lọc theo điều kiện > Bấm Không có để hiển thị thêm nhiều điều kiện lọc. Ví dụ, nếu muốn lọc các ô có giá trị lớn hơn 0, bạn chọn Lớn hơn > Nhập 0 vào ô giá trị hoặc công thức > Chọn OK.

Nhập điều kiện để lọc 

Lọc dữ liệu theo giá trị: Bấm Lọc theo giá trị > Chọn giá trị mà bạn muốn. Bạn có thể sử dụng Chọn tất cả hoặc Xoá để bỏ mọi giá trị đã chọn trước đó.

Chọn mục lọc theo giá trị

Bước 4: Tắt và mở lại bộ lọc đã áp dụng

Nếu bạn muốn dữ liệu trở lại như thường, nhấn nút X ở góc phải. Để mở lại bộ lọc đã áp lúc nãy, nhấn vào mũi tên bên cạnh biểu tượng bộ lọc > Nhấn chọn bộ lọc trước đó (Bộ lọc 1).

Bấm chọn tạo bộ lọc riêng trong Google Sheet

2. Chi tiết cách tạo bộ lọc trong GG Sheet trên Mobile

Đối với ứng dụng mobile các bạn thực hiện cách tạo bộ lọc trong gg sheet theo một số bước cơ bản như sau:

2.1 Tạo bộ lọc phân loại dữ liệu trên Google Sheet

Bước 1: Mở bảng tính trong app Google Sheets của điện thoại hoặc máy tính bảng.

Bước 2: Để chọn một cột, chạm ký tự ở phía trên đầu của nó > Chọn mục More > Chọn Tạo bộ lọc.

Chọn tạo bộ lọc tùy chỉnh trong GG Sheet

Bước 3: Nhấn chọn More ở phần lọc của cột > Chọn SORT A-Z hoặc SORT Z-A. Lúc này dữ liệu của bạn sẽ được phân loại.

Thứ tự SORT A-Z hoặc SORT Z-A

2.2 Lọc theo giá trị trong Google Sheet đơn giản

Bước 1: Thực hiện tương tự thao tác phân loại dữ liệu: Mở bảng tính trong app Google Sheets > Chọn cột muốn tiến hành lọc > Chọn mục More > Chọn Tạo bộ lọc > Chọn More ở phần lọc của cột.

Bước 2: Tại menu Sort and filter chọn Tìm kiếm và nhập từ khóa bạn muốn tìm vào thanh tìm kiếm để tìm giá trị hoặc cuộn qua danh sách để thấy giá trị trong cột.

Bước 3: Nhấp chọn một mục để bỏ tích và lọc. Lúc này bảng tính sẽ tự động được update.

Bước 4: Chọn tất cả hoặc chọn Xóa để bỏ chọn tất cả.

Bước 5: Để tắt bộ lọc, bấm chọn More > Loại bỏ bộ lọc.

Loại bỏ bộ lọc đã chọn

3. Lợi ích của việc tạo bộ lọc trong Google Sheet

Việc sử dụng bộ lọc trong Google Sheet mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp người dùng làm việc với dữ liệu hiệu quả hơn:

• Bộ lọc giúp hiển thị chỉ những thông tin cần thiết, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm dữ liệu mà không phải lướt qua toàn bộ bảng tính.
• Khi có nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính, bộ lọc giúp sắp xếp và tổ chức dữ liệu rõ ràng, tránh nhầm lẫn và giảm sai sót.
• Thay vì xóa hoặc ẩn dữ liệu thủ công, bộ lọc cho phép ẩn tạm thời các thông tin không cần thiết mà không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc.
• Bằng cách lọc theo các tiêu chí cụ thể (ví dụ: theo ngày, theo danh mục, theo giá trị lớn nhất/nhỏ nhất), người dùng có thể nhanh chóng phân tích và đưa ra quyết định.
• Thay vì sắp xếp hoặc tìm kiếm thủ công, bộ lọc giúp tự động hiển thị các dữ liệu phù hợp với nhu cầu, giúp công việc trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tạo bộ lọc trên Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa việc quản lý và xử lý dữ liệu, đặc biệt hữu ích khi làm việc với các bảng tính lớn hoặc nhiều thông tin phức tạp.

4. Một số lưu ý khi tạo bộ lọc trong Google Sheet

• Chọn đúng phạm vi dữ liệu: Đảm bảo bạn chọn chính xác vùng dữ liệu cần lọc để tránh bỏ sót hoặc ảnh hưởng đến các phần không liên quan.
• Không làm thay đổi dữ liệu gốc: Bộ lọc chỉ ẩn tạm thời các dữ liệu không phù hợp với điều kiện lọc, không xóa hoặc thay đổi nội dung gốc.
• Kiểm tra xem bảng đã có bộ lọc chưa: Nếu bảng tính đã có bộ lọc trước đó, hãy kiểm tra lại để tránh chồng chéo hoặc xung đột khi áp dụng bộ lọc mới.
• Lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí: Có thể kết hợp nhiều điều kiện lọc (theo số, chữ, ngày tháng, màu sắc…) để thu hẹp phạm vi và tìm kiếm chính xác hơn.
• Sử dụng “Bộ lọc nâng cao” nếu cần: Nếu bộ lọc thông thường chưa đáp ứng yêu cầu, bạn có thể dùng hàm FILTER để trích xuất dữ liệu linh hoạt hơn.
• Cẩn thận khi chia sẻ tệp có bộ lọc: Khi làm việc nhóm, bộ lọc có thể ảnh hưởng đến cách hiển thị dữ liệu của người khác. Bạn có thể sử dụng “Chế độ xem bộ lọc” để tránh làm thay đổi bố cục chung.
• Gỡ bộ lọc khi không cần thiết: Nếu không cần sử dụng bộ lọc nữa, hãy xóa hoặc tắt bộ lọc để hiển thị toàn bộ dữ liệu một cách đầy đủ.

Để nắm rõ cách tạo bộ lọc trong Google Sheet cũng như khai thác tối đa các tính năng của công cụ này, bạn có thể tham khảo sách Google Sheets của AntBook. Cuốn sách cung cấp hướng dẫn chi tiết, từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn làm chủ Google Sheet và tối ưu hóa quy trình làm việc với dữ liệu một cách hiệu quả.