4+ Cách sắp xếp thứ tự trong Excel cực đơn giản thao tác chỉ 5s

Cùng AntBook tìm hiểu cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo thứ tự tăng dần, giảm dần cực đơn giản, dễ hiểu và ứng dụng nhanh chóng cho mọi bảng tính.

1. Cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel hoặc giảm dần

Để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau một cách dễ dàng và trực quan:

Bước 1: Mở file Excel và chọn cột chứa dữ liệu bạn muốn sắp xếp. Bạn có thể chọn một cột cụ thể (như cột tên, cột điểm số,…) hoặc toàn bộ bảng nếu muốn sắp xếp dữ liệu đi kèm theo hàng.

Bước 2: Trên thanh công cụ của Excel, vào tab Home, nhìn sang góc bên phải và nhấp vào biểu tượng Sort & Filter (có hình chữ A-Z và cái phễu). Một menu sẽ hiện ra với các tùy chọn sắp xếp.

Bước 3: Chọn Sort A to Z để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc Sort Z to A để sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Nếu muốn sắp xếp nâng cao hơn, hãy chọn Custom Sort… để điều chỉnh nhiều điều kiện sắp xếp khác nhau.

Chọn kiểu sắp xếp theo thứ tự trong Excel

Bước 4: Sau khi chọn kiểu sắp xếp phù hợp, Excel sẽ tự động sắp xếp lại dữ liệu theo ý bạn. Nếu dùng “Custom Sort”, bạn cần bấm OK sau khi thiết lập xong để áp dụng sắp xếp.

Lưu ý quan trọng: Excel sắp xếp dữ liệu theo thứ tự ký tự, nếu sắp xếp từ A-Z thì “A” sẽ đứng trước “B”, và “Sách Excel” sẽ được đặt trước “Sách Word”. Nếu bạn muốn sắp xếp theo tên và họ riêng biệt, hãy tách thông tin đó ra thành các cột riêng để kết quả chính xác hơn.

2. Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo Abc trong Excel bằng công cụ Sort

Để sắp xếp tên theo abc trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác bằng công cụ Sort, bạn chỉ cần thực hiện một vài bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Mở file Excel có chứa danh sách họ tên hoặc tên sản phẩm cần sắp xếp. Hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả các cột liên quan khác nếu có. Việc chọn toàn bộ bảng sẽ giúp dữ liệu không bị xáo trộn giữa các hàng. Nếu bảng chỉ có một cột tên thì bạn chỉ cần chọn cột đó.

Bước 2: Trên thanh công cụ của Excel, chuyển sang tab Data, sau đó nhấn vào nút Sort. Ngay lập tức, một hộp thoại có tên là Sort sẽ hiện ra để bạn bắt đầu thiết lập cách sắp xếp.

Nhấn vào nút Sort

Bước 3: Trong hộp thoại Sort, ở mục Sort by, bạn chọn tên cột chứa dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp (ví dụ như cột “Họ và Tên”). Ở mục Sort On, hãy để mặc định là Cell Values (giá trị ô), vì bạn đang sắp xếp dựa trên nội dung văn bản trong ô.

Bước 4: Tại mục Order, bạn chọn A to Z nếu muốn sắp xếp tên theo thứ tự tăng dần (từ A đến Z) hoặc Z to A nếu muốn sắp xếp theo thứ tự giảm dần (từ Z về A).

Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất. Ngay sau đó, Excel sẽ tự động sắp xếp danh sách tên theo đúng thứ tự ABC như bạn mong muốn, nhanh chóng và không cần thao tác thủ công.

Cách làm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ chính xác cao, đặc biệt hữu ích khi bạn phải làm việc với danh sách dài hoặc dữ liệu phức tạp.

3. Thao tác cách sắp xếp thứ tự trong Excel bằng Filter

Để sắp xếp dữ liệu trong Excel theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần bằng công cụ Filter, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản như sau:

Bước 1: Bạn cần mở bảng dữ liệu muốn sắp xếp trong Excel. Hãy chọn toàn bộ bảng bao gồm cả tiêu đề để đảm bảo quá trình sắp xếp không làm lệch thông tin.

Bước 2: Trên thanh công cụ Excel, bạn chuyển sang tab Data, sau đó nhấp vào nút Filter. Lúc này, ở hàng tiêu đề của bảng sẽ xuất hiện các biểu tượng mũi tên nhỏ ở mỗi ô, cho phép bạn thao tác với từng cột dữ liệu.

Nhấp vào nút Filter

Bước 3: Bạn xác định cột nào cần sắp xếp. Sau đó, nhấp vào biểu tượng mũi tên ở ô tiêu đề của cột đó để mở menu sắp xếp.

Bước 4: Trong menu vừa hiển thị, bạn có thể chọn “Sort A to Z” hoặc “Sort Smallest to Largest” để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, hoặc “Sort Z to A” hay “Sort Largest to Smallest” để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, tùy theo loại dữ liệu bạn đang làm việc (chữ hoặc số).

Chọn kiểu sắp xếp thứ tự phù hợp trong Excel

Sau khi chọn xong, Excel sẽ tự động sắp xếp toàn bộ bảng dựa trên cột bạn đã chọn. Với thao tác nhanh gọn này, bạn có thể sắp xếp dữ liệu một cách chính xác và dễ dàng theo thứ tự mong muốn.

4. Chi tiết cách sắp xếp thứ tự trong Excel với hàm SORT

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel một cách tự động và nhanh chóng bằng cách sử dụng hàm SORT, thay vì thao tác thủ công với công cụ lọc. Đây là một lựa chọn tiện lợi, đặc biệt khi bạn muốn tự động sắp xếp dữ liệu mà không làm thay đổi bảng gốc.

Cú pháp của hàm SORT như sau:
=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

Trong đó:

• array là vùng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
• sort_index là vị trí cột (hoặc hàng) trong mảng được chọn dùng làm tiêu chí sắp xếp. Ví dụ: nếu bạn muốn sắp xếp theo cột thứ hai trong bảng, hãy nhập 2.
• sort_order quy định thứ tự sắp xếp: nhập 1 nếu bạn muốn tăng dần, hoặc -1 nếu muốn giảm dần.
• by_col là lựa chọn cách sắp xếp theo hàng hay theo cột. Nếu nhập FALSE (hoặc bỏ qua), Excel sẽ sắp xếp theo cột; nếu nhập TRUE, Excel sẽ sắp xếp theo hàng.

Cú pháp sử dụng hàm Sort để sắp xếp thứ tự trong Excel

Ví dụ cụ thể:
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu trong vùng A2:B6, và bạn muốn sắp xếp toàn bộ bảng theo cột B theo thứ tự tăng dần, bạn có thể nhập công thức:
=SORT(A2:B6, 2, 1, FALSE)

Ngay sau đó, Excel sẽ hiển thị một bảng dữ liệu mới đã được sắp xếp theo đúng thứ tự bạn mong muốn. Với hàm SORT, việc sắp xếp dữ liệu trở nên cực kỳ linh hoạt và dễ dàng, đặc biệt hữu ích khi bạn cần tự động hóa việc lọc, sắp xếp cho các báo cáo, bảng thống kê lớn.

5. Sắp xếp theo thứ tự trong Excel có điều kiện cực đơn giản

Việc sắp xếp dữ liệu theo thứ tự trong Excel không chỉ dừng lại ở các thao tác đơn giản như sắp xếp tăng dần hay giảm dần. Trong nhiều trường hợp, bạn cần sắp xếp bảng dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, ví dụ như sắp xếp theo tên, rồi tiếp tục sắp xếp theo điểm số hoặc màu sắc. Đừng lo, thao tác này không hề phức tạp nếu bạn làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ của Excel, chọn tab Data, sau đó nhấn vào nút Sort để mở hộp thoại sắp xếp.

Bước 2: Trong hộp thoại Sort, bạn cần nắm rõ các chức năng chính để thiết lập điều kiện sắp xếp phù hợp:

• Sort by: Chọn cột đầu tiên mà bạn muốn Excel sắp xếp theo.
• Sort On: Lựa chọn tiêu chí để sắp xếp, có thể là giá trị trong ô, màu nền ô, màu chữ hoặc biểu tượng ô.
• Order: Xác định thứ tự sắp xếp, như từ A đến Z (tăng dần) hoặc từ Z đến A (giảm dần).
• Add Level: Dùng khi bạn muốn thêm nhiều cấp sắp xếp. Ví dụ, sắp xếp theo tên trước, sau đó tiếp tục sắp xếp theo điểm trong cùng một bảng.
• Delete Level: Xóa bớt một cấp sắp xếp nếu không cần nữa.
• My data has headers: Nếu bảng dữ liệu của bạn có dòng tiêu đề (như “Tên”, “Lớp”, “Điểm số”), hãy tích chọn ô này để Excel không sắp xếp dòng tiêu đề đó.

Bước 3: Sau khi thiết lập đầy đủ các điều kiện và cấp độ sắp xếp, nhấn nút OK. Excel sẽ tự động sắp xếp bảng dữ liệu theo đúng thứ tự mà bạn đã chọn.

Với các bước trên, bạn có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu trong Excel theo nhiều điều kiện khác nhau, giúp bảng tính trở nên rõ ràng và khoa học hơn.

6. Tại sao cần sắp xếp theo thứ tự trong Excel

Việc sắp xếp theo thứ tự trong Excel là một thao tác cần thiết giúp người dùng quản lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

Sắp xếp theo thứ tự giúp người dùng dễ dàng quản lý số liệu

Khi dữ liệu được sắp xếp rõ ràng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, so sánh các giá trị và phát hiện các xu hướng hoặc điểm bất thường trong bảng tính.

Đặc biệt, trong những bảng dữ liệu lớn như danh sách khách hàng, điểm số, sản phẩm hoặc doanh thu, việc sắp xếp giúp tiết kiệm thời gian xử lý, giảm thiểu sai sót và hỗ trợ quá trình ra quyết định trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.

Như vậy, việc sắp xếp thứ tự trong Excel không hề phức tạp nếu bạn nắm vững các thao tác và công cụ sẵn có như Sort, Filter hay hàm SORT. Dù là sắp xếp danh sách tên, số liệu tài chính hay bảng phân tích, bạn đều có thể xử lý gọn gàng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác cao.

Để thành thạo hơn trong Excel và làm chủ các thao tác nâng cao khác, đừng bỏ qua cuốn “Bí quyết làm chủ Excel”, tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu, phù hợp với cả người mới bắt đầu lẫn dân văn phòng chuyên nghiệp. Mua ngay sách học Excel tại Antbook để nâng cấp kỹ năng và làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày