5 cách lọc trùng trong Google Sheet siêu dễ, tiết kiệm thời gian

Google Sheet là công cụ giúp quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả. Khi làm việc với bảng tính lớn, việc xuất hiện dữ liệu trùng lặp có thể gây khó khăn trong việc phân tích và tổng hợp thông tin.

Do đó, biết cách lọc và loại bỏ dữ liệu trùng lặp là kỹ năng quan trọng giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng và chính xác hơn. Trong bài viết này, cùng AntBook tìm hiểu các cách lọc trùng trong Google Sheet đơn giản, nhanh chóng nhé.

1. 5 cách lọc trùng trong Google Sheet

Hiện nay có 5 cách phổ biến giúp các bạn dễ dàng áp dụng để thực hiện lọc trùng trong Google Sheet.

1.1 Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau trong GG Sheet

Bước 1: Nhấn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính > Chọn mục Định dạng > Chọn Định dạng theo điều kiện để hiển thị bảng quy tắc định dạng theo điều kiện.

Chọn mục định dạng có điều kiện như hình

Bước 2: Lựa chọn vùng áp dụng > Tại mục quy tắc định dạng chọn công thức tùy chỉnh là > Nhập công thức =Countif(A:A;A1)>1 > Bấm chọn kiểu định dạng > Chọn mục Đã xong.

Tiến hành nhập công thức =Countif(A:A;A1)>1

Bước 3: Kết quả bạn đã hoàn thành lọc trùng trong Google Sheet.

Kết quả như hình trên

1.2 Cách lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet hoặc không trùng

Bước 1: Chọn ô kế bên dữ liệu muốn tìm dữ liệu trùng > Nhập công thức =countif(A:A;A1)=1.

Thực hiện nhập công thức =countif(A:A;A1)=1

Bước 2: Bấm Enter và kéo công thức xuống hết nguyên cột.

Nhấn nút Enter và kéo công thức xuống

Bước 3: Để lọc dữ liệu TRUE để lấy kết quả không trùng. Bạn chèn thêm một hàng trên.

Lọc dữ liệu True để nhận kết quả không trùng lặp

Bước 4: Nhấn chọn hàng vừa chèn > Chọn mục Dữ liệu > Chọn Bộ lọc.

Lựa chọn bộ lọc phù hợp

Bước 5: Chọn biểu tượng bộ lọc vừa khởi tạo > Bỏ chọn mục FALSE > Bấm OK.

Tiến hành bỏ chọn ở mục False

Bước 6: Kết quả thu được khi giữ lại giá trị không trùng TRUE. Bạn có thể làm tương tự với giá trị FALSE.

Các bạn thu được kết quả như hình

1.3 UniQue Hàm check trùng trong Google Sheet

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu > Nhập hàm =Unique(A2:B8).

Nhập hàm =Unique(A2:B8)

Bước 2: Chọn Enter > Kết quả hiển thị như hình.

Hiển thị kết quả như trên

1.4 Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi trong Gg Sheet

Bước 1: Tại bảng dữ liệu > Nhập hàm =IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;A2;”Kết quả trùng”) vào ô kế bên dữ liệu muốn sàng lọc.

Các bạn nhập hàm =IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;A2;”Kết quả trùng”)

Bước 2: Bấm Enter và kéo công thức xuống hết nguyên cột.

Chọn Enter và kéo công thức xuống

Bước 3: Khởi tạo bộ lọc bằng cách > Chọn hàng đầu tiên hàng A1 > Chọn Dữ liệu > Nhấn Bộ lọc.

Nhấn chọn mục bộ lọc như hình

Bước 4: Kết quả hoàn thành.

Hoàn thành lọc trùng trong Google Sheet

1.5 Lọc trùng trên Google Sheet bằng công cụ tiện ích

Bước 1: Chọn Tiện ích bổ sung > Lựa chọn Tải tiện ích bổ sung.

Chọn mục Tải tiện ích bổ sung

Bước 2: Tìm từ khóa “remove duplicates” và chọn tiện ích của tác giả EXPAND 9.

Tìm kiếm theo từ khóa “remove duplicates”

Bước 3: Nhấp vào nút Cài đặt.

Chọn mục Cài đặt như trên

Bước 4: Bấm lần lượt nút Tiếp tục > Chọn gmail của bạn > Cho phép > Xong.

Lựa chọn Gmail chính xác

Bước 5: Quay lại trang Google Sheet có dữ liệu trùng lặp > Chọn Tiện ích bổ sung > Chọn Remove Duplicates > Chọn Start để bắt đầu lọc dữ liệu trùng lặp.

Bấm Start để bắt đầu lọc

Bước 6: Nhấn nút Select columns (Chọn cột) > Kick chọn hoặc bỏ các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc > Chọn Save (Lưu).

Nhấn chọn cột và xóa bỏ cột chứa dữ liệu muốn lọc

Bước 7: Highlight hoặc xóa dữ liệu trùng lặp Google Sheet. Nếu bạn để Highlight > chọn Search bạn sẽ các có hàng dữ liệu bị trùng lần thứ 2 trở lên bị bôi vàng như hình dưới đây.

Kết quả bạn nhận được sau khi lọc trùng trong Gg Sheet

2. Lợi ích của việc lọc trùng trong Google Sheet

Lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và độ chính xác của bảng tính.

• Tránh sai sót trong dữ liệu: Dữ liệu trùng lặp có thể dẫn đến nhầm lẫn hoặc sai lệch khi tổng hợp và phân tích thông tin. Việc lọc trùng giúp đảm bảo dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
• Tăng hiệu quả quản lý dữ liệu: Khi bảng tính có quá nhiều dữ liệu trùng lặp, việc tìm kiếm, sắp xếp và xử lý thông tin sẽ mất nhiều thời gian hơn. Lọc trùng giúp bảng tính trở nên gọn gàng, dễ quản lý.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Một bảng tính gọn gàng giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thực hiện các thao tác như tìm kiếm, lọc hoặc tổng hợp dữ liệu, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
• Hỗ trợ phân tích và báo cáo chính xác: Dữ liệu trùng lặp có thể làm sai lệch kết quả khi tính toán tổng số, trung bình hoặc tạo báo cáo. Lọc trùng giúp đảm bảo các báo cáo và biểu đồ phản ánh đúng thực tế.
• Tối ưu dung lượng và tốc độ xử lý: Việc loại bỏ các dữ liệu dư thừa giúp bảng tính nhẹ hơn. Từ đó tăng tốc độ xử lý và giảm nguy cơ treo hoặc chậm khi làm việc với tập dữ liệu lớn.

Để biết cách lọc trùng trong Gg Sheet một cách chi tiết cũng như thành thạo các tính năng trên trang tính, bạn có thể tham khảo cuốn sách Google Sheets của AntBook. Cuốn sách này cung cấp hướng dẫn đầy đủ về các tính năng xử lý dữ liệu, bao gồm cách lọc trùng bằng công thức, công cụ tích hợp sẵn, qua đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với bảng tính.