9+ cách giảm dung lượng file Excel đơn giản chưa đến 10s

File Excel quá nặng khiến máy tính xử lý chậm, gửi mail khó khăn hoặc dễ bị lỗi khi thao tác? Đừng lo! Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả, giúp tối ưu tốc độ làm việc và tiết kiệm bộ nhớ mà vẫn giữ nguyên nội dung dữ liệu quan trọng.

1. Loại bỏ định dạng có điều kiện không cần thiết giúp giảm dung lượng

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) giúp dữ liệu trực quan hơn bằng cách áp dụng màu sắc, biểu tượng hoặc thanh dữ liệu tự động theo nội dung ô. Tuy nhiên, khi có quá nhiều quy tắc định dạng, file Excel sẽ trở nên nặng và xử lý chậm. Vì vậy, loại bỏ bớt các định dạng này là bước đầu tiên giúp giảm dung lượng file Excel.

Cách thực hiện:

Bước 1: Mở file Excel bạn đang làm việc.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu đang áp dụng định dạng có điều kiện, sau đó vào tab Home > Conditional Formatting.

Bước 3: Nhấn Clear Rules, bạn sẽ thấy hai tùy chọn:

• Clear Rules from Selected Cells: Xóa định dạng khỏi vùng đang chọn.
• Clear Rules from Entire Sheet: Xóa toàn bộ định dạng trong toàn bộ bảng tính.

Chọn phương án phù hợp tùy theo nhu cầu sử dụng.

Ấn vào Clear Rules để xóa

2. Xóa các vùng dữ liệu trống không sử dụng để giảm dung lượng file Excel

Trong nhiều trường hợp, file Excel có thể mở rộng đến hàng hoặc cột không chứa bất kỳ dữ liệu nào. Những vùng trống này tuy không có nội dung, nhưng vẫn khiến file “phình to”, làm tăng dung lượng không cần thiết.

Để giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa dữ liệu trống, ta làm như sau:

Bước 1: Mở file cần tối ưu.

Bước 2: Quét chọn những hàng hoặc cột trống bạn không còn sử dụng.

Bước 3: Nhấn chuột phải vào vùng đã chọn và chọn Delete để loại bỏ.

Xóa ô không dùng

Việc này không chỉ giúp giảm dung lượng mà còn giúp bảng tính trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn, nhất là khi cần in ấn.

3. Giảm dung lượng bằng cách gỡ bỏ các liên kết dữ liệu ngoài (External Links)

Nếu bảng tính của bạn liên kết với các tệp hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài (Data Links), nó có thể làm file nặng lên đáng kể. Trong trường hợp không còn cần đến các liên kết đó, việc xóa bỏ sẽ giúp tối ưu kích thước file.

Thực hiện giảm dung lượng file Excel như sau:

Bước 1: Vào file Excel bạn muốn chỉnh sửa.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Data > nhấn Edit Links (nếu có).

Bước 3: Trong hộp thoại hiện ra, chọn các liên kết không còn sử dụng và bấm Break Link để xóa.

Bước 4: Sau đó nhấn Close để hoàn tất.

Xóa các link trỏ ra ngoài

4. Loại bỏ Watch Window để làm nhẹ tệp Excel

Watch Window là một công cụ tiện lợi cho việc theo dõi giá trị của các ô quan trọng mà không cần cuộn đến vị trí thực tế của chúng trong bảng tính. Tuy nhiên, nếu không còn sử dụng đến nữa, việc giữ Watch Window hoạt động có thể làm file Excel chiếm nhiều dung lượng hơn cần thiết.

Cách xóa Watch Window để giảm dung lượng file Excel như sau:

Bước 1: Mở file Excel cần tối ưu hóa.

Bước 2: Trên thanh menu, chuyển đến thẻ Formulas.

Bước 3: Trong nhóm công cụ Formula Auditing, chọn Watch Window.

Bước 4: Khi hộp thoại hiện ra, chọn các ô đang được theo dõi và bấm Delete Watch để xóa.

Cách xóa Watch Window

5. Nén ảnh trực tiếp trong Excel để tiết kiệm dung lượng

Hình ảnh minh họa giúp làm rõ thông tin trong bảng tính, nhưng khi file chứa nhiều ảnh chất lượng cao, dung lượng sẽ tăng đáng kể. Nếu ảnh đã được chèn vào và bạn không muốn thay thế bằng ảnh đã nén từ trước, bạn có thể sử dụng công cụ nén ảnh ngay trong Excel.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở bảng tính chứa ảnh cần nén.

Bước 2:Click vào hình ảnh bất kỳ > chuyển sang thẻ Format.

Bước 3: Nhấn Compress Pictures để mở tùy chọn nén ảnh.

Bước 4: Nếu bạn muốn nén toàn bộ ảnh trong file, bỏ chọn mục Apply only to this picture.

Bước 5: Để tối ưu tối đa, hãy tích chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing, sau đó bấm OK.

Nhấn vào Compress Pictures để nén ảnh

6. Xóa các vùng tên (Named Range) không còn sử dụng giảm dung lượng file Excel

Tính năng đặt tên cho phạm vi ô (Named Range) giúp bạn dễ dàng quản lý và viết công thức trong Excel. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều vùng đặt tên, đặc biệt là các tên không còn sử dụng, sẽ góp phần làm file Excel nặng hơn.

Để xóa các Named Range dư thừa:

Bước 1: Truy cập tab Formulas > chọn Name Manager.

Bước 2: Trong danh sách hiển thị, chọn từng vùng tên bạn muốn xóa.

Bước 3: Bấm Delete, sau đó Close để hoàn tất.

Bí kíp giảm dung lượng file Excel

7. Lưu file Excel dạng nhị phân để giảm dung lượng file Excel

Nếu bạn muốn giảm kích thước tệp Excel để việc lưu trữ và chia sẻ trở nên dễ dàng hơn, định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb) là một lựa chọn đáng cân nhắc. Dù không phổ biến bằng định dạng .xlsx, nhưng .xlsb lại mang đến hiệu quả rõ rệt trong việc tối ưu hóa dung lượng file.

Cách chuyển tệp Excel sang định dạng nhị phân (.xlsb):

Bước 1: Mở bảng tính Excel mà bạn muốn lưu với định dạng khác. Truy cập menu File ở góc trên bên trái màn hình.

Truy cập vào File

Bước 2: Tiếp tục chọn Save As, sau đó nhấn vào Browse để mở cửa sổ chọn vị trí lưu file. Hãy chọn thư mục đích phù hợp.

Chọn thư mục cần thiết

Bước 3: Khi hộp thoại lưu file hiện ra, tại mục Save as type (Loại tệp), hãy cuộn danh sách xuống và chọn Excel Binary Workbook (*.xlsb). tất.

Chọn Excel Binary Workbook

Bước 4: Chọn Save là hoàn thành

Ấn vào Save để lưu

8. Bỏ định dạng trong các ô trống và hàng trống file Excel

Khi làm việc với bảng tính có nhiều ô trống bị áp dụng định dạng không cần thiết, bạn có thể loại bỏ toàn bộ định dạng này một cách nhanh chóng để giảm dung lượng file Excel chỉ với vài thao tác đơn giản:

Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn chỉnh sửa. Trên thanh công cụ, vào tab Home, nhấn vào nút Find & Select, sau đó chọn Go To.

Cách bỏ định dạng

Bước 2: Trong hộp thoại vừa xuất hiện, nhấn nút Special để truy cập các lựa chọn nâng cao.

Nhấn vào Special

Bước 3: Chọn tùy chọn Blanks (Ô trống), rồi nhấn OK để Excel đánh dấu toàn bộ các ô trống trong bảng tính.

Chọn vào ô trống

Bước 4: Khi các ô trống đã được chọn, tiếp tục vào Find & Select, chọn Formulas, rồi nhấn Clear (hoặc vào tab Home > Clear > Clear Formats) để loại bỏ tất cả định dạng có trên các ô trống đó.

Loại bỏ định dạng để giảm dung lượng

9. Dùng phần mềm để giảm dung lượng file Excel

Ngoài việc tận dụng các công cụ có sẵn trong Excel để tối ưu dung lượng, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng để nén file Excel hiệu quả hơn.

• NXPowerLite Desktop: Công cụ nén tệp tin mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích với các file chứa nhiều hình ảnh và dữ liệu nặng.
• FILEminimizer Office: Phần mềm tối ưu dung lượng dành riêng cho các tệp Microsoft Office, bao gồm cả Excel.
• PowerShrink: Một lựa chọn khác giúp rút gọn kích thước file Excel một cách nhanh chóng.

Mặc dù các công cụ này hỗ trợ giảm dung lượng file Excel rất tốt, tuy nhiên điểm trừ là bạn sẽ cần tải và cài đặt về máy tính. Một số phần mềm còn yêu cầu mua bản quyền để sử dụng đầy đủ tính năng.

Vì vậy, tốt nhất bạn nên thử những cách giảm dung lượng bằng tính năng trong Excel trước. Nếu vẫn chưa đạt hiệu quả như mong muốn, lúc đó hãy cân nhắc đến giải pháp dùng phần mềm bên ngoài.

10. Lợi ích của việc giảm dung lượng file Excel

• Tăng tốc độ xử lý và mở file: Giúp Excel hoạt động nhanh hơn, tiết kiệm thời gian khi mở và chỉnh sửa dữ liệu.
• Tiết kiệm bộ nhớ và dung lượng lưu trữ: Giảm không gian lưu trữ trên máy tính và ổ đĩa cứng, tối ưu hóa bộ nhớ.

Vì sao nên xóa dung lượng trong Excel?

• Dễ dàng chia sẻ và gửi qua email: Giảm dung lượng giúp file dễ dàng chia sẻ qua email hoặc nền tảng trực tuyến mà không gặp vấn đề về giới hạn dung lượng tệp.
• Cải thiện hiệu suất khi làm việc với dữ liệu lớn: Tăng hiệu suất, giảm tình trạng giật lag khi làm việc với file chứa nhiều dữ liệu.
• Dễ dàng sao lưu và phục hồi: Quá trình sao lưu và phục hồi file nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tăng tính ổn định khi làm việc nhóm: Giảm khả năng gặp sự cố khi nhiều người cùng chỉnh sửa file.
• Giảm chi phí in ấn: Tối ưu hóa file giúp giảm số trang in, tiết kiệm chi phí in ấn và giấy.

Hy vọng rằng với những cách giảm dung lượng file Excel mà AntBook vừa chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng tối ưu hóa các tệp dữ liệu của mình, giúp công việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng sử dụng Excel và học thêm nhiều mẹo hay trong công việc văn phòng, đừng bỏ qua cuốn Sách Excel tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao. Cuốn sách này sẽ giúp bạn nắm vững các kỹ thuật, từ những kiến thức cơ bản đến nâng cao, để sử dụng Excel một cách thành thạo. Sở hữu ngay tại AntBook để trở thành một chuyên gia Excel nhé!