6 Cách đánh số thứ tự trong Google Sheet nhanh chóng tiện lợi

Bạn đang loay hoay tìm cách đánh số thứ tự trong Gg Sheet? Bạn muốn số thứ tự tự động cập nhật mà không cần nhập thủ công? Đừng lo, AntBook sẽ hướng dẫn bạn các cách đánh số thứ tự trong Google Sheet đơn giản nhất, giúp bạn tối ưu hóa bảng tính một cách nhanh chóng và chính xác.

1. Cách đánh số thứ tự trong GG Sheet tự động với chuột

Việc đánh số thứ tự tự động trong Google Sheets giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong bảng tính. Cách làm này rất đơn giản, chỉ cần vài thao tác kéo thả, bạn có thể tạo dãy số thứ tự một cách nhanh chóng mà không cần nhập thủ công từng số một. Đặc biệt, khi sử dụng cách này, hệ thống sẽ tự động nhận diện quy luật và điền số tiếp theo một cách chính xác.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có một số hạn chế. Nếu trong quá trình nhập liệu có các hàng trống, dãy số thứ tự có thể bị gián đoạn, dẫn đến kết quả không chính xác. Ngoài ra, khi thêm dữ liệu mới vào bảng tính, bạn có thể phải đánh lại số thứ tự từ đầu nếu muốn giữ đúng thứ tự sắp xếp của dữ liệu.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập số 1 vào ô đầu tiên trong cột cần đánh số thứ tự, sau đó nhập số 2 vào ô kế tiếp ngay bên dưới.

Nhập số 1 và số 2 vào cột cần đánh STT

Bước 2: Chọn cả hai ô vừa nhập số (ô chứa số 1 và số 2).

Bước 3: Đưa con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên phải của vùng chọn. Khi con trỏ chuyển thành dấu “+”, hãy nhấn giữ chuột trái.

Kéo dấu + sau khi chọn 2 cột STT vừa đánh

Bước 4: Kéo thả chuột xuống dưới đến vị trí cần đánh số thứ tự. Khi thả chuột, Google Sheets sẽ tự động điền số thứ tự liên tiếp cho cột dữ liệu.

Kết quả: Cột của bạn sẽ được điền số thứ tự một cách tự động và liên tục mà không cần nhập thủ công từng số một!

Kết quả sau khi đánh stt trong GG Sheet tự động thủ công

2. Đánh số thứ tự trong Google Sheet sử dụng hàm ROW

Hàm ROW giúp tự động đánh số thứ tự dựa trên số hàng của Google Sheets, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công. Cách làm này rất đơn giản, chỉ cần nhập công thức một lần và kéo xuống, các ô bên dưới sẽ tự động cập nhật số thứ tự.

Tuy nhiên, hàm ROW trả về đúng số hàng trong bảng tính, vì vậy nếu bạn muốn đánh số thứ tự bắt đầu từ 1 ở vị trí tùy chỉnh, bạn cần điều chỉnh công thức bằng cách kết hợp thêm phép toán. Ngoài ra, nếu có hàng trống trong bảng, hàm vẫn trả về giá trị, điều này có thể làm cho số thứ tự không liên tục như mong muốn.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô đầu tiên trong cột cần đánh số thứ tự và nhập công thức sau:

=ROW()-1

Nhập công thức vào ô cần đánh STT

Giải thích công thức:

• Hàm ROW() trả về số hàng của ô hiện tại. Ví dụ, nếu bạn nhập công thức này vào ô A2, kết quả trả về sẽ là 2, vì đây là hàng thứ 2 trong bảng tính.
• Để bắt đầu đánh số thứ tự từ 1 thay vì 2, ta trừ đi 1, vì vậy công thức trở thành =ROW()-1.
• Nếu bạn nhập công thức vào hàng đầu tiên (A1), bạn không cần phải trừ 1.

Bước 2: Nhấn Enter, số thứ tự sẽ xuất hiện trong ô vừa nhập công thức.

Bước 3: Đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức (chuột sẽ hiển thị biểu tượng dấu “+”).

Bước 4: Nhấn giữ chuột và kéo xuống phía dưới để áp dụng công thức cho toàn bộ cột.

Kết quả: Toàn bộ cột của bạn sẽ được đánh số thứ tự tự động theo đúng thứ tự mong muốn!

Toàn bộ cột của bạn sẽ được đánh số thứ tự tự động

3. Sử dụng hàm ROW để đánh STT cho hàng có dữ liệu trong GG Sheet

Trong một số trường hợp, bạn chỉ muốn hiển thị số thứ tự cho những hàng có dữ liệu, còn những hàng trống sẽ không có số thứ tự. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng công thức điều kiện thay vì đánh số thứ tự liên tục cho tất cả các hàng.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô đầu tiên trong cột số thứ tự và nhập công thức sau:

=IF(B2<>””;ROW(B2)-1;””)

Nhập công thức vào ô cần đánh STT

Giải thích công thức:

• IF(B2<>””;ROW(B2)-1;””): Hàm IF kiểm tra ô B2.
  • Nếu ô B2 có dữ liệu, công thức sẽ trả về số thứ tự dựa trên số hàng.
  • Nếu ô B2 trống, ô số thứ tự sẽ không hiển thị gì cả.
• ROW(B2)-1: Tương tự như cách dùng hàm ROW() để đánh số thứ tự, ta trừ 1 để số bắt đầu từ 1 thay vì 2 (nếu bạn nhập công thức vào hàng thứ hai).

Bước 2: Nhấn Enter, số thứ tự sẽ hiển thị tại ô vừa nhập công thức nếu ô B2 có dữ liệu.

Bước 3: Đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức. Khi xuất hiện dấu “+”, nhấn giữ và kéo xuống để áp dụng công thức cho toàn bộ cột.

Kết quả: Các hàng có dữ liệu trong cột B sẽ hiển thị số thứ tự tương ứng. Các hàng trống sẽ không hiển thị số thứ tự, giúp bảng tính của bạn gọn gàng và dễ nhìn hơn.

Các hàng trống sẽ không hiển thị số thứ tự

4. Cách đánh số thứ tự trong Google Sheet bằng hàm COUNTA

Hàm COUNTA giúp bạn đánh số thứ tự dựa trên số ô có dữ liệu, đảm bảo rằng các hàng trống không được đánh số. Tuy nhiên, để đạt được kết quả chính xác, bạn cần kết hợp thêm hàm ISBLANK để loại bỏ các ô trống.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô đầu tiên trong cột số thứ tự và nhập công thức sau:

=IF(ISBLANK(B2); “”; COUNTA($B$2:B2))

Nhập công thức vào ô cần đánh STT

Giải thích công thức:

• ISBLANK(B2): Kiểm tra xem ô B2 có trống không.
  • Nếu ô B2 trống, công thức trả về một khoảng trắng (“”) và không đánh số thứ tự.
  • Nếu ô B2 có dữ liệu, công thức sẽ tiếp tục đếm số ô có dữ liệu trong phạm vi chỉ định.
• COUNTA($B$2:B2): Đếm số ô có dữ liệu từ ô B2 đến ô hiện tại.
  • $B$2: Dùng ký hiệu “$” để cố định ô B2, giúp đảm bảo công thức hoạt động chính xác khi kéo xuống các hàng bên dưới.
  • Khi kéo công thức xuống các ô tiếp theo, phạm vi sẽ mở rộng (ví dụ: $B$2:B6 khi đến hàng 6), giúp đánh số thứ tự chính xác dựa trên số ô có dữ liệu.

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị số thứ tự cho ô đầu tiên. Sau đó đưa chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa công thức, khi con trỏ chuột chuyển thành dấu “+”, nhấn giữ và kéo xuống dưới để áp dụng công thức cho toàn bộ cột.

Áp dụng công thức cho toàn bộ cột cần đánh stt

Kết quả: Các ô chứa dữ liệu trong cột B sẽ có số thứ tự tương ứng. Các ô trống sẽ không hiển thị số thứ tự, giúp bảng tính gọn gàng hơn.

5. Đánh số thứ tự trong GG Sheet bằng cách cộng thêm 1 vào ô trước đó

Phương pháp này rất đơn giản và dễ thực hiện, chỉ cần cộng thêm 1 vào số thứ tự của ô phía trên. Tuy nhiên, nó có một số hạn chế nhất định, đặc biệt khi có hàng trống hoặc khi thêm/xóa dữ liệu.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Tại ô đầu tiên trong cột số thứ tự (ví dụ: A2), nhập số 1.

Nhập số thứ tự cho cột đầu tiên

Bước 2: Tại ô A3, nhập công thức: =A2+1

Nhập công thức vào ô cần đánh STT tiếp theo

Bước 3: Nhấn Enter để hiển thị kết quả tại ô A3. Tiếp tục đưa con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô A3, khi con trỏ chuyển thành dấu “+”, nhấn giữ chuột và kéo xuống để sao chép công thức cho toàn bộ cột.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng phương pháp này:

• Hàng trống vẫn sẽ được đánh số thứ tự, điều này có thể làm sai lệch dữ liệu nếu bảng của bạn có nhiều khoảng trống.
• Nếu xóa một hàng, tất cả các ô bên dưới có thể hiển thị lỗi (#ERROR!) hoặc bị mất số thứ tự chính xác.
• Nếu thêm một hàng mới vào giữa, số thứ tự sẽ không tự động cập nhật. Bạn cần sao chép và dán lại công thức cho hàng mới và tất cả các ô bên dưới để duy trì sự chính xác.

Phương pháp này phù hợp khi dữ liệu liên tục, không có hàng trống và không có nhiều thay đổi về cấu trúc bảng. Nếu bảng tính của bạn cần linh hoạt hơn, hãy cân nhắc sử dụng các phương pháp khác như ROW hoặc COUNTA.

6. Hướng dẫn đánh số thứ tự tự động trong Gg Sheet bằng Google Apps Script

Google Apps Script giúp bạn tự động đánh số thứ tự trong Google Sheets mỗi khi nhập dữ liệu mới.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Google Sheets, chọn Tiện ích mở rộng trên thanh công cụ, sau đó chọn Apps Script để mở trình soạn thảo mã.

Chọn Apps Script để mở trình soạn thảo mã

Bước 2: Trong giao diện Apps Script, chọn Thêm Script để bắt đầu viết mã.

Chọn Thêm Script để bắt đầu viết mã

Bước 3: Sao chép đoạn mã bên dưới và dán vào trình soạn thảo Apps Script. Để dán mã mới, nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ mã mặc định, sau đó nhấn Delete để xóa. Tiếp theo, nhấn Ctrl + V để dán mã mới vào.

Dán mã mới vào

 

function myFunction() {}

 

function onEdit(e) {

  var range = e.range;

  var sheet = range.getSheet();

  

  // Đổi ‘Tên Bảng Tính Của Bạn’ thành tên trang tính của bạn

  if (sheet.getName() === ‘Apps Script’) {  

    var dataRange = sheet.getDataRange();

    var values = dataRange.getValues();

    

    for (var i = 0; i < values.length; i++) {

      if (i === 0) continue; // Bỏ qua hàng tiêu đề nếu có

      values[i][0] = i; // Đánh số thứ tự vào cột đầu tiên

    }

    

    dataRange.setValues(values);

  }

}

Bước 4: Điều chỉnh tên trang tính trong đoạn mã để khớp với tên trang tính bạn đang sử dụng. Nếu muốn đánh số thứ tự vào một cột khác, thay đổi [0] trong đoạn mã thành chỉ số cột mong muốn.

Bước 5: Nhấn Save để lưu đoạn mã, sau đó bấm Run để chạy chương trình.

Bước 6: Quay lại Google Sheets, nhập một hàng dữ liệu mới để kiểm tra. Nếu thiết lập đúng, số thứ tự sẽ tự động cập nhật khi nhập dữ liệu vào hàng mới.

Kiểm tra lại xem đã đánh stt tự động hay chưa

7. Tại sao cần biết cách đánh số thứ tự trong GG Sheet

Việc đánh số thứ tự trong Google Sheet giúp bạn dễ dàng theo dõi, quản lý và kiểm soát dữ liệu. Khi có danh sách dài với nhiều dòng, số thứ tự giúp bạn nhanh chóng xác định vị trí của từng mục, tránh nhầm lẫn và sai sót khi xử lý thông tin.

Thay vì nhập thủ công, việc sử dụng các hàm hoặc công cụ tự động đánh số thứ tự giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn. Điều này giúp công việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Khi làm việc với Google Sheet, bạn thường phải sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Nếu không có cột số thứ tự, việc sắp xếp có thể gây mất thứ tự ban đầu. Đánh số giúp bạn dễ dàng kiểm soát và khôi phục thứ tự dữ liệu sau khi sắp xếp hoặc lọc thông tin.

Nếu danh sách dài và không có số thứ tự, việc đối chiếu hoặc tìm kiếm dữ liệu có thể gặp khó khăn. Khi có số thứ tự rõ ràng, bạn có thể dễ dàng kiểm tra xem có bị thiếu hoặc trùng lặp dữ liệu không, giúp đảm bảo tính chính xác trong quá trình làm việc.

Trong nhiều trường hợp, bạn cần xuất dữ liệu từ Google Sheet sang Excel hoặc phần mềm khác. Khi đó, cột số thứ tự giúp dữ liệu được giữ nguyên cấu trúc ban đầu, tránh mất mát hoặc nhầm lẫn khi nhập vào hệ thống mới.

Biết cách đánh số thứ tự trong Google Sheet không chỉ giúp quản lý dữ liệu tốt hơn mà còn tối ưu hóa công việc, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong xử lý thông tin. Hy vọng với những cách đánh số thứ tự trong GG Sheet trên đây từ AntBook, bạn đã ứng dụng được vào trong công việc cũng như đời sống.

Cuốn sách Google Sheets – Thành Thạo Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao tại AntBook là tài liệu không thể thiếu dành cho những ai muốn tối ưu hóa công việc với Google Sheet. Được biên soạn từ những chuyên gia giàu kinh nghiệm, cuốn sách cung cấp hệ thống kiến thức bài bản, dễ hiểu, từ các thao tác cơ bản đến các công thức và tính năng nâng cao, giúp bạn làm chủ Google Sheet một cách nhanh chóng.

Với nội dung thực tiễn, hướng dẫn chi tiết và minh họa rõ ràng, cuốn sách này sẽ trở thành trợ thủ đắc lực, giúp bạn xử lý dữ liệu hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc. Đừng bỏ lỡ, đặt mua ngay tại AntBook để làm chủ Google Sheet ngay hôm nay