Mách bạn cách vẽ biểu đồ trong Powerpoint chỉ vài click chuột

Bạn đang tìm cách vẽ biểu đồ trong PowerPoint để trình bày dữ liệu một cách sinh động và chuyên nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết, dễ hiểu, giúp bạn nhanh chóng tạo nên những biểu đồ đẹp mắt, hỗ trợ thuyết trình hiệu quả hơn bao giờ hết!

1. Hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ trong Powerpoint chỉ 4 bước

Nếu bạn muốn minh họa số liệu một cách sinh động trên slide thuyết trình, việc tạo biểu đồ trong PowerPoint sẽ là lựa chọn lý tưởng. Hãy làm theo các bước đơn giản sau để vẽ biểu đồ trong PP nhé:

Bước 1: Khởi động PowerPoint và mở bài trình chiếu bạn cần chỉnh sửa. Trên thanh công cụ, truy cập vào mục Insert (Chèn) rồi chọn Chart (Biểu đồ).

Bấm vào Chart

Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra với nhiều loại biểu đồ như cột, đường, tròn, vùng… Bạn hãy cân nhắc loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu cần trình bày, sau đó nhấn OK để chèn biểu đồ vào slide.

Bước 3: PowerPoint sẽ đồng thời mở một bảng tính Excel mẫu. Tại đây, bạn chỉ cần thay thế dữ liệu mẫu bằng số liệu thật của mình. Khi hoàn tất, hãy đóng cửa sổ Excel lại bằng cách nhấn dấu X ở góc trên.

Điền dữ liệu

Bước 4: Ngay lập tức, biểu đồ sẽ được cập nhật và hiển thị trên slide. Bạn có thể chỉnh sửa màu sắc, kiểu dáng hoặc nội dung để phù hợp hơn với phong cách bài thuyết trình.

Hoàn thành biểu đồ

2. Cách chỉnh sửa biểu đồ trong Powerpoint vừa tạo cực đơn giản

2.1 Chỉnh sửa loại biểu đồ trong PPT

Nếu bạn đã chèn biểu đồ nhưng cảm thấy kiểu hiển thị hiện tại chưa phù hợp, đừng lo, bạn hoàn toàn có thể chuyển sang một loại biểu đồ khác mà không cần nhập lại toàn bộ số liệu. Chỉ cần thực hiện theo 2 bước nhanh gọn sau:

Bước 1: Nhấp chuột vào biểu đồ bạn muốn thay đổi. Sau đó, vào tab Design (Thiết kế) trên thanh công cụ và chọn mục Change Chart Type (Thay đổi loại biểu đồ).

Thay đổi dạng biểu đồ

Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra với danh sách các kiểu biểu đồ khác nhau. Bạn chỉ cần lựa chọn kiểu biểu đồ phù hợp hơn với nội dung cần trình bày, rồi nhấn OK để áp dụng.

Hoàn thành thay đổi

Ngay lập tức, PowerPoint sẽ thay thế biểu đồ cũ bằng kiểu mới mà vẫn giữ nguyên toàn bộ dữ liệu bạn đã nhập ban đầu.

2.2 Chuyển dữ liệu giữa hàng và cột trong biểu đồ

Nếu bạn muốn thay đổi cách nhóm dữ liệu được thể hiện trên biểu đồ mà không làm thay đổi thông tin ban đầu, bạn có thể sử dụng tính năng chuyển đổi giữa hàng và cột. Việc này sẽ giúp biểu đồ của bạn có một cách trình bày mới, dễ hiểu hơn.

Bước 1: Nhấp vào biểu đồ bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó, vào tab Design (Thiết kế) trên thanh công cụ và chọn Edit Data (Chỉnh sửa dữ liệu).

Nhấp vào Edit Data

Bước 2: Trong cửa sổ dữ liệu hiện ra, bạn chỉ cần chọn biểu đồ và chọn Switch Row/Column (Chuyển hàng/cột).

Chọn biểu đồ và chọn Switch Row/Column

Với thao tác này, dữ liệu sẽ được tổ chức lại theo chiều ngang và dọc khác nhau, giúp bạn điều chỉnh cách trình bày cho phù hợp hơn.

2.3 Thay đổi các thành phần của biểu đồ trong PPT

Mỗi biểu đồ trong PowerPoint được tạo thành từ nhiều thành phần như tên biểu đồ, chú thích, số liệu, danh mục, và hơn thế nữa. Nếu bạn muốn thay đổi cách sắp xếp hoặc vị trí của những thành phần này, hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn biểu đồ cần chỉnh sửa. Sau đó, vào tab Design (Thiết kế) trên thanh công cụ và tìm mục Chart Layouts (Bố cục biểu đồ). Chọn Quick Layout (Bố cục nhanh).

Chọn Quick Layout

Bước 2: Di chuyển chuột qua các bố cục có sẵn để xem trước sự thay đổi trên biểu đồ của bạn. Khi đã chọn được bố cục phù hợp, chỉ cần nhấn vào đó để áp dụng.

Di chuyển chuột qua các bố cục có sẵn để xem trước

Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng thay đổi vị trí các thành phần trong biểu đồ để tạo ra một bài thuyết trình đẹp mắt và dễ hiểu hơn.

3. Tổng hợp các dạng biểu đồ phổ biến trong Powerpoint

PowerPoint cung cấp rất nhiều lựa chọn biểu đồ để giúp bạn minh họa dữ liệu hiệu quả. Mỗi kiểu biểu đồ lại có một ưu điểm riêng, phù hợp với từng kiểu nội dung hoặc mục tiêu thuyết trình khác nhau. Dưới đây là 4 dạng biểu đồ được dùng nhiều nhất hiện nay:

• Biểu đồ cột (Column Chart): Đây là dạng biểu đồ giúp bạn dễ dàng hình dung và so sánh các nhóm dữ liệu dựa trên chiều cao của các cột. Trục ngang (trục X) thường hiển thị các danh mục, còn trục dọc (trục Y) biểu thị giá trị tương ứng. Biểu đồ cột rất lý tưởng khi bạn cần làm nổi bật sự khác biệt giữa các nhóm.
• Biểu đồ đường (Line Chart): Khi bạn muốn thể hiện xu hướng hoặc sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian, biểu đồ đường là công cụ hoàn hảo. Các điểm dữ liệu được đánh dấu và nối lại bằng các đường thẳng, giúp người xem dễ dàng theo dõi sự biến động.

Các loại biểu đồ trong Powerpoint

• Biểu đồ vùng (Area Chart): Giống như biểu đồ đường, nhưng phần dưới các đường sẽ được tô màu để thể hiện phạm vi dữ liệu. Biểu đồ vùng thường được dùng để minh họa tổng giá trị theo thời gian, đồng thời thể hiện mối quan hệ giữa các thành phần khác nhau trong tổng thể.
• Biểu đồ hình tròn (Pie Chart): Dạng biểu đồ này rất hiệu quả khi bạn muốn trình bày tỷ lệ phần trăm giữa các phần trong một tổng thể. Mỗi phần trong hình tròn sẽ đại diện cho một thành phần dữ liệu, giúp người xem dễ dàng nắm bắt phần nào chiếm bao nhiêu phần trăm.

4. Mẹo tạo hiệu ứng bắt mắt cho biểu đồ trong Powerpoint

Để làm cho biểu đồ của bạn trở nên sinh động và thu hút sự chú ý, bạn có thể thêm các hiệu ứng chuyển động vào biểu đồ. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn biểu đồ mà bạn muốn áp dụng hiệu ứng. Sau đó, vào tab Animations (Hoạt hình) trên thanh công cụ và chọn Add Animation (Thêm hiệu ứng). Tiếp theo, chọn một hiệu ứng phù hợp với kiểu biểu đồ và mục đích thuyết trình của bạn.

Thêm hiệu ứng

Bước 2: Nếu bạn muốn biểu đồ xuất hiện từng phần một (như tên, dữ liệu, chú thích…), vào lại tab Animations và chọn Effect Options (Tùy chọn hiệu ứng). Sau đó, chọn By Category (Theo từng nhóm) để chia nhỏ các thành phần hiển thị.

Ngoài ra, PowerPoint còn cung cấp rất nhiều hiệu ứng khác mà bạn có thể thử nghiệm để tạo ra một hiệu ứng độc đáo và phù hợp với nội dung của mình.

Hy vọng qua bài viết này từ AntBook, bạn đã nắm vững cách vẽ biểu đồ trong PowerPoint và có thể dễ dàng áp dụng vào các bài thuyết trình của mình. Việc sử dụng biểu đồ không chỉ giúp truyền tải thông tin một cách trực quan mà còn làm tăng sự sinh động và thu hút cho bài thuyết trình.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng sử dụng PowerPoint và học thêm nhiều mẹo hay để tạo ra các slide ấn tượng, đừng bỏ qua Sách PowerPoint Tin Học Văn Phòng. Ngoài kiến thức hữu ích từ sách, bạn còn nhận được video hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hành ngay lập tức. Đặt mua ngay hôm nay để trở thành chuyên gia PowerPoint!