Cách đặt mật khẩu cho file Excel an toàn tuyệt đối, chỉ 30 giây

Dữ liệu trong các bảng tính Excel thường chứa đựng thông tin quan trọng. Làm thế nào để đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập và chỉnh sửa? Đặt mật khẩu cho file Excel chính là giải pháp hiệu quả và nhanh chóng nhất. Hãy cùng AntBook tìm hiểu cách đặt mật khẩu cho file Excel chi tiết.

1. Hướng dẫn cách đặt mật khẩu cho file Excel bằng Protect Workbook

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng trong Excel, bạn có thể đặt mật khẩu mở file bằng cách sử dụng tính năng Encrypt with Password. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở file Excel bạn muốn đặt mật khẩu. Trên thanh công cụ, chọn mục File → Info → Protect Workbook → Encrypt with Password.

Bạn mở file Excel cần đặt mật khẩu và ấn Home

Nhấn Info chọn Protect Workbook và ấn Encrypt with Password.

Bước 2: Khi hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng để bảo vệ file. Nhấn OK để tiếp tục.

Bạn nhập mật khẩu khi hộp thoại Encrypt Document xuất hiện và nhấn OK

Bước 3: Hộp thoại Confirm Password sẽ hiện ra yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa tạo để xác nhận. Nhập lại đúng mật khẩu và nhấn OK.

Nhập lại mật khẩu một lần nữa

Bước 4: Sau khi hoàn tất, Excel sẽ hiển thị dòng thông báo: “A password is required to open this workbook”. Nhấn Save để lưu lại toàn bộ thay đổi.

Lưu file để hoàn thành việc tạo mật khẩu với A password is required to open this workbook

Lưu ý: Mật khẩu cần dễ nhớ nhưng đủ mạnh để đảm bảo an toàn. Nếu quên mật khẩu, bạn sẽ không thể mở lại file.

2. Dùng Save As để đặt mật khẩu cho file Excel cực đơn giản

Ngoài phương pháp Encrypt with Password, bạn còn có thể đặt mật khẩu thông qua tính năng Save As. Cách này cho phép bảo vệ file Excel khi mở hoặc khi chỉnh sửa.

Bước 1: Mở file Excel cần đặt mật khẩu. Chọn File → Save As → Browse để chọn nơi lưu file. Hoặc nhấn phím F12 để mở nhanh cửa sổ Save As.

Mở file Excel

Ấn Save As, chọn các bạn chọn File > Save As > Browse hoặc chọn phím F12 để mở cửa sổ Save As

Bước 2: Sau khi đặt tên và chọn vị trí lưu file, tại góc dưới của hộp thoại Save As, chọn mục Tools → General Options.

Sau khi chọn vị trí lưu file và đặt tên file, bạn chọn Tools

Bước 3: Trong hộp thoại General Options, bạn có thể thiết lập:

• Nhập mật khẩu vào ô Password to open nếu muốn yêu cầu mật khẩu khi mở file.
• Nhập mật khẩu vào ô Password to modify nếu muốn giới hạn quyền chỉnh sửa file.

Bạn có thể tạo một trong hai, hoặc cả hai mật khẩu đều được

Bạn có thể thiết lập một trong hai, hoặc cả hai mật khẩu tùy theo nhu cầu bảo mật.

Bước 4: Hộp thoại yêu cầu nhập lại mật khẩu sẽ xuất hiện. Hãy nhập lại chính xác mật khẩu để xác nhận. Nếu bạn đặt cả hai loại mật khẩu, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận từng mật khẩu một.

Xuất hiện hộp thoại Confirm Password – Reenter password to proceed, nhập mật khẩu

Bước 5: Nhấn Save để hoàn tất việc lưu file với lớp bảo mật mới.

Lần sau khi mở file, nếu bạn đã đặt mật khẩu chỉnh sửa, Excel sẽ hiển thị thông báo. Bạn có thể chọn Read Only để chỉ xem hoặc nhập mật khẩu nếu muốn chỉnh sửa nội dung.

Nếu đặt mật khẩu trong ô Password to modify, sẽ nhận được yêu cầu nhập mật khẩu

3. Cách xóa mật mật khẩu cho file Excel siêu dễ

Nếu bạn muốn gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Excel, hãy thực hiện theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Mở file Excel có đặt mật khẩu. Nhập đúng mật khẩu để truy cập vào nội dung file.

Bước 2: Chọn File trên thanh công cụ. Vào mục Info, chọn Protect Workbook. Tiếp tục chọn Encrypt with Password.

Mở file Excel, chọn File, Info, Protect Workbook, Encrypt with Password

Bước 3: Khi hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, bạn sẽ thấy ô chứa mật khẩu đã thiết lập trước đó. Xóa toàn bộ ký tự trong ô mật khẩu.

Nhấn OK để xác nhận việc xóa mật khẩu.

Trong hộp thoại Encrypt Document các bạn xóa các ký tự trong ô dưới Password và chọn OK

4. Làm sao để đổi mật khẩu cho file Excel

Sau khi bạn đã xóa mật khẩu cũ cho file Excel, nếu muốn thay đổi mật khẩu mới, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở file Excel cần thay đổi mật khẩu. Chọn File trên thanh công cụ, sau đó vào mục Info.

Tiếp theo, chọn Protect Workbook và chọn Encrypt with Password.

Bước 2: Khi hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, bạn có thể nhập mật khẩu mới vào ô Password.

Sau khi nhập mật khẩu mới, nhấn OK để xác nhận.

Bước 3: Excel sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa tạo để xác nhận. Sau khi nhập lại, nhấn OK để hoàn tất.

5. Bật mí cách khóa vùng giá trị trong Excel

Việc khóa vùng dữ liệu trong Excel giúp bạn bảo vệ thông tin quan trọng khỏi việc bị chỉnh sửa, xóa nhầm hoặc thay đổi không mong muốn. Để thực hiện điều này, làm theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn ô hoặc vùng dữ liệu mà mình muốn bảo vệ.

Trên tab Home, ở nhóm Alignment, nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc phải để mở cửa sổ Format Cells.

Trên tab Home, bấm vào mũi tên nhỏ ở góc bên phải ở nhóm Alignment

Bước 2: Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab Protection. Tích chọn ô Locked để bật tính năng khóa cho các ô đã chọn.

Nhấn OK để xác nhận.

Khi cửa sổ Format Cells hiện ra, bạn chọn tab Protection và tích chọn Locked

Bước 3: Tiếp theo, chuyển sang tab Review trên thanh công cụ. Chọn Protect Sheet để bắt đầu quá trình bảo vệ trang tính.

Chuyển qua tab Review và chọn Protect Sheet

Bước 4: Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet để yêu cầu mật khẩu khi cần bỏ bảo vệ.

Tích chọn các tùy chọn bạn muốn khóa (như không cho phép chỉnh sửa, xóa nội dung). Nhấn OK.

Bạn đặt mật khẩu trong khung Password to unprotect sheet và tích chọn các chức năng khóa.

Bước 5: Một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu để xác nhận.

Sau khi nhập lại mật khẩu, nhấn OK để hoàn tất quá trình.

6. Lợi ích đặc biệt khi đặt mật khẩu cho file Excel

Việc đặt mật khẩu cho file Excel mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin kinh doanh. Mật khẩu giúp ngăn ngừa những người không có quyền truy cập mở hoặc chỉnh sửa các tệp quan trọng, đảm bảo chỉ những người được phép mới có thể xem hoặc thay đổi nội dung.

Mật khẩu cho file Excel giúp bảo vệ thông tin dữ liệu hiệu quả

Bên cạnh đó, mật khẩu còn bảo vệ dữ liệu khỏi việc truy cập trái phép trong trường hợp thiết bị lưu trữ bị mất hoặc đánh cắp, từ đó giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin hoặc bí mật công ty. Việc sử dụng mật khẩu cũng hỗ trợ tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý rủi ro và bảo mật tổng thể của tổ chức. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao, người dùng cần đảm bảo mật khẩu đủ mạnh và được lưu trữ an toàn, tránh những rủi ro bảo mật có thể xảy ra.

Việc đặt mật khẩu cho file Excel là một biện pháp quan trọng giúp bảo vệ thông tin và đảm bảo an toàn cho các tài liệu quan trọng của bạn. Với tính năng này, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu khỏi các sự cố không mong muốn. 

Để tối ưu hóa việc sử dụng Excel và tăng cường khả năng bảo mật, đừng quên tìm hiểu thêm các kỹ thuật hữu ích khác trong cuốn sách Excel của AntBook. Sách không chỉ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách bảo vệ file mà còn giúp bạn làm chủ những tính năng mạnh mẽ của Excel, nâng cao hiệu quả công việc. Hãy bắt đầu hành trình khám phá và trở thành chuyên gia Excel ngay hôm nay!