Cắt chuỗi trong Excel: Top 3 hàm cắt chuỗi thông dụng nhất

2025-04-14 09:30:59

Cùng AntBook khám phá các hàm cắt chuỗi trong Excel và cách kết hợp với hàm SEARCH để tách dữ liệu linh hoạt, giúp bạn xử lý văn bản dễ dàng và chuyên nghiệp hơn trong công việc văn phòng.

Mục lục

1. Hàm MID cắt chuỗi trong Excel

Hàm MID trong Excel được dùng để lấy ra một phần ký tự nằm giữa trong một chuỗi văn bản. Bạn có thể chọn vị trí bắt đầu cắt và số lượng ký tự muốn lấy, tùy theo nhu cầu.

1.1 Cú pháp sử dụng hàm Mid để cắt chuỗi trong Excel

Cấu trúc của hàm như sau:

=MID(text, m, n)

Trong đó:

text: là chuỗi văn bản bạn muốn cắt.
m: là vị trí bắt đầu lấy ký tự trong chuỗi (tính từ bên trái, ký tự đầu tiên là vị trí số 1).
n: là số ký tự bạn muốn cắt ra kể từ vị trí bắt đầu.

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Cấu trúc của hàm MID cắt chuỗi trong Excel

Lưu ý quan trọng khi dùng hàm MID:

Nếu m lớn hơn tổng số ký tự của chuỗi, kết quả sẽ là rỗng (không có gì hiển thị).
Nếu m + n lớn hơn độ dài chuỗi, thì hàm chỉ lấy đến ký tự cuối cùng.
Nếu m nhỏ hơn 1 hoặc n là số âm, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!

1.2 Ví dụ về cách dùng hàm MID ngắt chuỗi trong Excel

Cách tách họ từ họ tên đầy đủ

Sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí dấu cách đầu tiên – đây là vị trí ngăn cách giữa họ và phần tên còn lại. Sau đó dùng MID để lấy phần ký tự từ đầu đến ngay trước dấu cách đó.

Nhập công thức: =MID(A2, 1, SEARCH(” “, A2) – 1)

Giải thích:

A2: ô chứa họ tên đầy đủ.
SEARCH(” “, A2): tìm vị trí dấu cách đầu tiên.
MID(A2, 1, …): bắt đầu từ ký tự thứ nhất (tức từ đầu chuỗi).
… – 1: loại bỏ dấu cách, chỉ lấy phần họ.

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Ví dụ về tách họ từ họ và tên đầy đủ

Cách tách tên từ họ tên đầy đủ

Dùng SEARCH để tìm dấu cách đầu tiên (xác định vị trí bắt đầu phần tên). Sau đó kết hợp với LEN để tính tổng độ dài chuỗi và dùng MID để cắt từ sau dấu cách đến hết chuỗi. Cuối cùng dùng TRIM để loại bỏ các khoảng trắng thừa.

Nhập công thức: =TRIM(MID(A2, SEARCH(” “, A2), LEN(A2)))

Giải thích:

SEARCH(” “, A2): tìm vị trí dấu cách đầu tiên.
LEN(A2): độ dài toàn bộ chuỗi.
MID(…): cắt phần còn lại sau dấu cách.
TRIM(…): loại bỏ khoảng trắng ở đầu và cuối nếu có.

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Ví dụ về tách tên từ họ tên đầy đủ

Cách tách phần giữa của chuỗi được phân cách bằng khoảng trắng

Để trích phần nằm giữa hai dấu cách trong một chuỗi, bạn cần tìm vị trí của dấu cách đầu tiên: SEARCH(” “, A2). Sau đó tìm vị trí dấu cách thứ hai: SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1). Cuối cùng dùng MID để trích phần nằm giữa 2 dấu cách, cộng/trừ vị trí để bỏ khoảng trắng.

Nhập công thức: =MID(A2, SEARCH(” “, A2)+1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2) – 1)

Giải thích:

SEARCH(” “, A2): xác định vị trí dấu cách đầu tiên.
SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1): tìm dấu cách thứ hai.
MID(…): bắt đầu cắt sau dấu cách thứ nhất, lấy số ký tự tính từ đó đến trước dấu cách thứ hai.
-1: để không lấy khoảng trắng sau dấu cách đầu tiên.

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Tách phần giữa của chuỗi được phân cách bằng khoảng trắng

2. Hàm LEFT cắt chuỗi có điều kiện trong Excel

Hàm LEFT trong Excel được dùng để tách các ký tự tính từ bên trái của một chuỗi văn bản. Đây là một trong những hàm cơ bản giúp bạn xử lý và phân tách dữ liệu hiệu quả.

2.1 Cú pháp sử dụng hàm LEFT để tách chuỗi bên trái trong Excel

Công thức: =LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

text: là chuỗi văn bản mà bạn muốn tách ký tự. Có thể là văn bản trực tiếp hoặc là ô tham chiếu, ví dụ A1, A2,…
num_chars: là số lượng ký tự bạn muốn lấy, tính từ bên trái sang. Đây là một số tự nhiên lớn hơn hoặc bằng 0.

2.2 Ví dụ về cách dùng hàm LEFT cắt chuỗi bên trái trong Excel

Ví dụ bạn có một danh sách mã số nhân viên trong Excel, mỗi mã số gồm cả chữ và số mà bạn chỉ muốn tách 2 ký tự đầu tiên từ mã số nhân viên ấy. Bạn làm như sau:

Nhập công thức: =LEFT(A2, 2) trong đó A2 là ô chứa mã số gốc cần tách. 2 là số ký tự bạn muốn lấy từ bên trái. Sau đó ấn Enter, kết quả Excel sẽ trả về như mong muốn của bạn.

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Ví dụ về dùng hàm LEFT cắt chuỗi trong Excel

Lưu ý: Nếu bạn không điền phần num_chars (số ký tự muốn tách), Excel sẽ mặc định lấy 1 ký tự đầu tiên từ bên trái chuỗi. Ví dụ: =LEFT(A2) sẽ trả về kết quả là S.

Hàm LEFT rất hữu ích khi bạn cần phân tích hoặc chuẩn hóa dữ liệu chứa mã số, họ tên, địa chỉ,… và giúp tiết kiệm thời gian xử lý thủ công.

3. Hàm RIGHT cắt chữ bên phải trong Excel

Hàm RIGHT trong Excel được dùng để tách một số ký tự nhất định từ phía bên phải của một chuỗi văn bản.

3.1 Cú pháp sử dụng hàm RIGHT để ngắt chuỗi bên phải trong Excel

Công thức: =RIGHT(text, [num_chars])

Trong đó:

text: là chuỗi văn bản cần tách ký tự.
num_chars: là số ký tự bạn muốn lấy ra, tính từ bên phải sang. Tham số này có thể bỏ qua, nếu bỏ qua thì Excel sẽ mặc định lấy 1 ký tự cuối cùng.

3.2 Ví dụ về cách dùng hàm RIGHT cắt chữ bên phải trong Excel

Giả sử bạn có một danh sách mã số nhân viên trong Excel, mỗi mã số gồm cả chữ và số, ví dụ như trong ảnh bên dưới. Bạn cần tách 3 ký tự số cuối cùng trong mã nhân viên đó thì làm như sau:

Nhập công thức: =RIGHT(A2; 3) trong đó A2 là ô chứa mã số gốc. 3 là số ký tự bạn muốn lấy từ bên phải của chuỗi.

Sau đó ấn Enter, kết quả sẽ trả về như ý muốn cắt chuỗi của bạn.

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Ví dụ về dùng hàm RIGHT cắt chuỗi trong Excel

Với hàm RIGHT, bạn dễ dàng tách được phần số hiệu của nhân viên từ mã số đầy đủ. Cách này rất hữu ích khi bạn cần xử lý dữ liệu lớn và muốn tách thông tin cụ thể trong chuỗi văn bản.

4. Kết hợp hàm tách chuỗi trong Excel cùng hàm SEARCH

Ngoài việc dùng các hàm tách chuỗi cơ bản, bạn cũng có thể tách chuỗi dựa trên một ký tự đặc biệt như dấu “@”, dấu “-”, dấu “/”,… Để làm được điều này, bạn cần kết hợp thêm với hàm SEARCH – một hàm chuyên dùng để tìm vị trí của một ký tự trong chuỗi văn bản.

Cấu trúc của hàm SEARCH: =SEARCH(find_text, within_text, [start_num])

Trong đó:

find_text: là ký tự hoặc chuỗi ký tự bạn muốn tìm (ví dụ: “@”).
within_text: là chuỗi văn bản chứa ký tự cần tìm.

Ví dụ, trong phần Email luôn có @gmai.com, bây giờ bạn chỉ muốn lấy phần tên tài khoản, bạn làm như sau:

Nhập công thức: =LEFT(A2, SEARCH(“@”, A2) – 1)

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Kết hợp hàm tách chuỗi trong Excel cùng hàm SEARCH

Giải thích:

SEARCH(“@”, A2): tìm vị trí của ký tự “@” trong địa chỉ email.
-1: giúp loại bỏ dấu “@” khỏi kết quả.
LEFT(A2, …): lấy toàn bộ ký tự bên trái dấu “@”.

Sau đó Enter, Excel sẽ trả về kết quả như mong muốn.

Việc kết hợp hàm tách chuỗi (LEFT, RIGHT, MID) với hàm SEARCH giúp bạn tách dữ liệu linh hoạt hơn, đặc biệt khi xử lý những chuỗi có định dạng không cố định hoặc có ký tự đặc biệt phân tách. Đây là kỹ năng rất hữu ích trong việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trên Excel.

5. Cắt chuỗi trong Excel là như thế nào?

Cắt chuỗi là việc tách một đoạn văn bản dài thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý, phân tích và sử dụng. Kỹ năng này rất hữu ích khi bạn cần xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác, từ đó hỗ trợ việc đưa ra quyết định hiệu quả hơn.

Hàm cắt chuỗi trong Excel

Cắt chuỗi là việc tách một đoạn văn bản dài thành các phần nhỏ

Hiểu đơn giản, cắt chuỗi trong Excel (còn gọi là string splitting) là việc chia một chuỗi ký tự dựa trên ký tự phân cách như dấu cách, dấu gạch ngang, dấu phẩy,…

Ví dụ: từ chuỗi “Nguyen Van A – Ho Chi Minh City”, bạn có thể tách ra thành các phần nhỏ như “Nguyen”, “Van”, “A” và “Ho Chi Minh City” bằng cách dùng dấu cách và dấu gạch ngang để phân tách.

Việc cắt chuỗi giúp bạn tối ưu hóa dữ liệu, loại bỏ phần thông tin không cần thiết, và tạo thành các cột riêng biệt dễ theo dõi.

6. Ý nghĩa của hàm cắt chuỗi trong Excel

Hàm cắt chuỗi trong Excel có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xử lý và làm sạch dữ liệu. Thay vì phải thao tác thủ công để tách từng phần trong một chuỗi văn bản dài, các hàm như LEFT, RIGHT, MID sẽ giúp bạn tự động hóa quá trình này một cách nhanh chóng và chính xác.

Việc cắt chuỗi giúp biến dữ liệu thô thành các phần riêng biệt, dễ quản lý và phân tích hơn. Nhờ đó, bạn có thể lọc thông tin, tạo báo cáo hoặc phân loại dữ liệu theo từng tiêu chí cụ thể. Đây là một kỹ năng không thể thiếu đối với những ai thường xuyên làm việc với Excel, đặc biệt trong các lĩnh vực như kế toán, bán hàng, nhân sự, hoặc phân tích dữ liệu.

hàm cắt chuỗi trong excel

Qua bài viết trên từ Antbook, bạn đã hiểu rõ cách sử dụng các hàm cắt chuỗi trong Excel như LEFT, RIGHT, MID và cách kết hợp với hàm SEARCH để xử lý chuỗi dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả. Đây là những kỹ năng cực kỳ hữu ích trong công việc hành chính, kế toán, và phân tích dữ liệu.

Nếu bạn muốn nâng cao khả năng sử dụng Excel và tin học văn phòng một cách bài bản, bạn có thể tham khảo cuốn sách Excel tin học văn phòng. Cuốn sách không chỉ hướng dẫn chi tiết về các hàm thường dùng mà còn cung cấp nhiều mẹo và bài tập thực tế giúp bạn làm chủ Excel từ cơ bản đến nâng cao. Liên hệ ngay với AntBook để sở hữu sách sớm nhất trong hôm nay nhé!