10+ Cách giảm dung lượng Powerpoint, nén file siêu đỉnh
- 2025-04-07 09:00:01
Muốn giảm dung lượng file PowerPoint nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng? AntBook sẽ hướng dẫn bạn các cách hiệu quả giúp tối ưu kích thước file, giúp bài thuyết trình nhẹ hơn mà không ảnh hưởng đến nội dung.
1. Chuyển bản trình bày Powerpoint sang định dạng PPTX
Định dạng PPTX được Microsoft giới thiệu từ phiên bản Office 2007. Đây là một dạng file nén giúp giảm dung lượng của bản trình bày so với định dạng PPT cũ. Vì vậy, nếu bạn có một file PPT dung lượng lớn, việc chuyển đổi sang PPTX có thể giúp tiết kiệm không gian lưu trữ đáng kể.
Bước 1: Mở file PowerPoint cần chuyển đổi.
Bước 2: Nhấn vào tab File ở góc trên bên trái.
Nhấn vào tab File ở góc trên bên trái
Bước 3: Chọn Info.
Chọn Info
Bước 4: Nhấn Convert.
Bước 5: Đổi định dạng thành .pptx, sau đó chọn Save để lưu lại.
Đổi định dạng để giảm dung lượng
Sau khi hoàn thành, file của bạn sẽ được chuyển sang định dạng PPTX với dung lượng tối ưu hơn.
2. Nén tất cả ảnh trong file thuyết trình để giảm dung lượng PowerPoint
Nếu file PowerPoint của bạn chứa nhiều hình ảnh, dung lượng có thể rất lớn. Để giảm kích thước file, bạn có thể nén tất cả ảnh theo các bước sau:
Bước 1: Mở file PowerPoint, chọn tab File ở góc trên bên trái.
Bước 2: Chọn Save As.
Chọn Save As
Bước 3: Chọn thư mục hoặc ổ đĩa muốn lưu file.
Bước 4: Nhấn vào Tools (bên cạnh nút Save), sau đó chọn Compress Pictures.
Chọn Compress Pictures
Bước 5: Chọn mức độ nén phù hợp và nhấn OK để hoàn tất.
Sau khi thực hiện, dung lượng file PowerPoint sẽ giảm đáng kể mà vẫn giữ được chất lượng hình ảnh phù hợp.
3. Giảm dung lượng Powerpoint bằng việc chèn ảnh đúng cách
Việc sao chép và dán (Copy & Paste) hình ảnh từ nguồn khác vào PowerPoint rất nhanh chóng, nhưng lại làm tăng dung lượng file đáng kể. Nguyên nhân là do khi dán ảnh, PowerPoint thường lưu ảnh dưới định dạng BMP hoặc PNG, vốn có dung lượng lớn hơn nhiều so với ảnh định dạng JPG.
Để chèn ảnh đúng cách và giúp file PowerPoint nhẹ hơn, bạn nên sử dụng phương pháp sau:
Bước 1: Chọn tab Insert.
Chọn tab Insert
Bước 2: Nhấn vào Pictures.
Nhấn vào Pictures
Bước 3: Chọn This Device và tìm đến file ảnh cần chèn.
Bằng cách này, PowerPoint sẽ giữ nguyên định dạng gốc của ảnh, giúp file có dung lượng tối ưu hơn.
4. Chỉnh sửa hình ảnh trước khi chèn vào PowerPoint
Trước khi chèn hình ảnh vào PowerPoint, bạn nên chỉnh sửa sẵn bằng các phần mềm chuyên dụng như Photoshop hoặc Lightroom thay vì chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint. Lý do là khi bạn chỉnh sửa ảnh trong PowerPoint, phần mềm sẽ lưu trữ toàn bộ các thao tác chỉnh sửa, bao gồm cả ảnh gốc.
Ví dụ, nếu bạn chuyển ảnh từ màu sang đen trắng, PowerPoint vẫn giữ lại dữ liệu ảnh màu gốc. Điều này làm tăng đáng kể dung lượng file thuyết trình.
Nếu bạn không có phần mềm chỉnh sửa ảnh hoặc buộc phải chỉnh sửa trong PowerPoint, hãy thiết lập để loại bỏ dữ liệu chỉnh sửa dư thừa. Dù cách này không giúp giảm dung lượng nhiều như các phương pháp khác, nhưng vẫn đáng để áp dụng.
5. Sử dụng liên kết thay vì chèn trực tiếp file hoặc video
Các tệp đa phương tiện như video, nhạc, file Word, Excel thường có dung lượng lớn. Nếu chèn trực tiếp vào PowerPoint, file thuyết trình sẽ trở nên nặng hơn, dễ gây giật lag khi trình chiếu.
Thay vì chèn trực tiếp, bạn nên sử dụng đường liên kết đến các tệp này để giúp PowerPoint nhẹ hơn.
Bước 1: Chọn tab Insert, sau đó nhấn Link.
Chọn tab Insert, sau đó nhấn Link
Bước 2: Chọn file bạn muốn liên kết, sau đó nhấn OK.
Chọn file bạn muốn liên kết, sau đó nhấn OK
Bằng cách này, PowerPoint vẫn có thể truy cập nội dung mà không làm tăng dung lượng file thuyết trình.
6. Tắt tính năng AutoRecover là cách giảm dung lượng file Powerpoint
AutoRecover là một công cụ quan trọng của Microsoft Office, giúp sao lưu tài liệu tự động và cung cấp bản khôi phục trong trường hợp mất điện hoặc tắt máy đột ngột khi chưa kịp lưu. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, tính năng này liên tục lưu thông tin vào file, khiến dung lượng tăng lên.
Lưu ý: Bạn chỉ nên tắt AutoRecover khi thực sự cần thiết, vì điều này có thể làm mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố.
Bước 1: Mở file PowerPoint > Chọn tab File ở góc trên bên trái.
Bước 2: Chọn More > Chọn Options.
Chọn Options
Bước 3: Chọn Save > Bỏ dấu tick ở mục Save AutoRecover information every… minutes.
Bỏ dấu tick ở mục Save AutoRecover information…
7. Cách giảm dung lượng file Powerpoint bằng tắt chế độ nhúng font chữ
Tính năng Embed fonts in the file trong PowerPoint giúp nhúng phông chữ vào file để tránh lỗi hiển thị khi mở trên máy tính khác. Tuy nhiên, trong hầu hết trường hợp, tính năng này không quá cần thiết và có thể làm tăng đáng kể dung lượng file thuyết trình.
Nếu bạn không yêu cầu quá cao về hiển thị font chữ, hãy tắt tùy chọn này để giảm kích thước file PowerPoint.
Bước 1: Mở file PowerPoint > Chọn tab File ở góc trên bên trái.
Bước 2: Chọn More > Chọn Options.
Bước 3: Chọn Save > Bỏ dấu tick ở mục Embed fonts in the file.
Bỏ dấu tick ở mục Embed fonts in the file
Bằng cách tắt tùy chọn này, bạn có thể giảm đáng kể dung lượng file PowerPoint mà vẫn đảm bảo trình chiếu mượt mà.
8. Tắt tùy chọn lưu ảnh thu nhỏ để giảm dung lượng
PowerPoint cho phép người dùng lưu ảnh thu nhỏ (thumbnail) của bài thuyết trình để dễ dàng xem trước trong File Explorer. Tuy nhiên, tính năng này có thể làm tăng đáng kể dung lượng file. Vì vậy, tắt tùy chọn này sẽ giúp giảm kích thước file PowerPoint.
Bước 1: Mở file PowerPoint > Chọn tab File ở góc trên bên trái.
Bước 2: Chọn Info.
Bước 3: Chọn Properties > Chọn Advanced Properties.
Chọn Advanced Properties
Bước 4: Chọn tab Summary > Bỏ chọn Save preview picture > Chọn OK.
Bỏ chọn Save preview picture
9. Sao chép tất cả slide sang bản trình bày mới trong PPT
Trong quá trình làm việc, PowerPoint sẽ lưu nhiều dữ liệu nền không cần thiết, bao gồm thông tin AutoRecover và lịch sử chỉnh sửa. Điều này có thể làm tăng đáng kể dung lượng file.
Một cách đơn giản để giảm kích thước file là sao chép toàn bộ slide sang một bản trình bày mới. Dù mất thêm chút thời gian, những cách này giúp loại bỏ hoàn toàn dữ liệu dư thừa, giúp file nhẹ hơn mà vẫn giữ nguyên nội dung.
Bước 1: Mở file PowerPoint hiện tại.
Bước 2: Tạo một file PowerPoint mới.
Bước 3: Quay lại file cũ, chọn tất cả slide bằng tổ hợp phím Ctrl + A.
Bước 4: Nhấn Ctrl + C để sao chép, sau đó dán vào file PowerPoint mới bằng Ctrl + V.
Bước 5: Lưu file mới lại và kiểm tra dung lượng.
Sau khi thực hiện, bạn sẽ thấy file PowerPoint nhẹ hơn đáng kể, giúp mở và chỉnh sửa nhanh hơn.
10. Xóa và ẩn thông tin cá nhân để để giảm dung lượng file PowerPoint
PowerPoint tự động lưu trữ thông tin cá nhân của người tạo file, như tên tác giả và một số thuộc tính ẩn. Những thông tin này không chỉ ảnh hưởng đến quyền riêng tư mà còn làm tăng dung lượng file. Vì vậy, bạn có thể xóa chúng để giúp file nhẹ hơn.
Bước 1: Mở file PowerPoint > Chọn tab File ở góc trên bên trái.
Bước 2: Chọn Info.
Bước 3: Chọn Check for Issues > Chọn Inspect Document.
Chọn Inspect Document
Bước 4: Nhấn Inspect để kiểm tra file.
Bước 5: Ở phần Document Properties and Personal Information, chọn Remove All để xóa thông tin cá nhân.
Chọn Remove All để xóa thông tin cá nhân
11. Giải nén file PowerPoint để giảm dung lượng
File PPTX thực chất là một tệp nén, chứa nhiều dữ liệu bên trong. Bạn có thể giải nén file, loại bỏ dữ liệu không cần thiết, rồi nén lại để giảm dung lượng. Tuy nhiên, cách này chỉ giảm được một lượng nhỏ dung lượng file PowerPoint, và nếu thao tác sai có thể làm hỏng file. Vì vậy, hãy sao lưu file trước khi thực hiện.
Cách giải nén file PowerPoint:
Bước 1: Nhấn chuột phải vào file PowerPoint > Chọn Add to archive.
Bước 2: Chọn định dạng file nén (ZIP hoặc RAR) > Chọn OK.
Chọn định dạng file nén
Bước 3: Nếu cần, đổi phần mở rộng file từ .zip thành .pptx để sử dụng lại.
Việc giải nén có thể giúp giảm một chút dung lượng, nhưng không phải là cách tối ưu nhất. Bạn có thể kết hợp với các phương pháp khác để tối ưu kích thước file PowerPoint.
Việc giảm dung lượng PowerPoint không chỉ giúp file nhẹ hơn mà còn giúp bạn làm việc nhanh chóng, gửi file dễ dàng hơn. Với những mẹo đơn giản trên từ AntBook, bạn có thể tối ưu bài thuyết trình của mình mà không làm mất chất lượng hình ảnh hay nội dung.
Nếu bạn muốn khám phá thêm nhiều mẹo hay và nâng cao kỹ năng sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp hơn, hãy tham khảo cuốn sách PowerPoint – Bí quyết thiết kế bài thuyết trình ấn tượng tại AntBook. Cuốn sách cung cấp những hướng dẫn chi tiết và các thủ thuật giúp bạn làm chủ PowerPoint dễ dàng. Mua ngay tại AntBook để nâng cấp kỹ năng tin học văn phòng của bạn!
