3 Cách tạo Drop List: Danh sách thả xuống trong Google Sheet

Bạn đã từng mất thời gian nhập đi nhập lại cùng một danh sách dữ liệu trong Google Sheet? Hoặc lo lắng về sai sót khi nhập liệu thủ công? Drop List chính là giải pháp giúp bạn tăng tốc nhập liệu, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp hơn. Không chỉ giúp bảng tính gọn gàng, dễ quản lý, Drop List còn là công cụ hữu ích khi làm biểu mẫu, danh sách lựa chọn, hoặc quản lý dữ liệu hiệu quả. Cùng khám phá hướng dẫn chi tiết cách tạo drop list trong google sheet trong bài viết này. 

Tìm hiểu ngay 3 cách tạo drop list trong google sheet phổ biến nhất để áp dụng vào văn bản của bạn hiệu quả.

1. Cách tạo Drop list với dữ liệu có sẵn trong bảng tính

Bước 1: Mở bảng tính trong Google Trang tính mà bạn muốn tạo danh sách lựa chọn > Nhấn chọn một ô hoặc nhiều ô trong bảng tính mà bạn muốn tạo danh sách xổ xuống.

Lựa chọn 1 hoặc nhiều ô trong bảng tính

Tiếp tục chọn Dữ liệu > Bấm Xác thực dữ liệu.

Chọn Xác thực dữ liệu

Bước 2: Tại mục Tiêu chí, bạn chọn Danh sách từ một dải ô > Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng ô lưới.

Chọn vào biểu tượng ô lưới

Bước 3: Bạn chọn vùng giá trị, bạn chỉ cần chọn vùng chứa dữ liệu cần tạo danh sách thả xuống rồi nhấn OK. Ở đây dữ liệu ví dụ là từ ô I3 đến I7.

Nhấn chọn dải ô dữ liệu mong muốn

Bước 4: Tại đây, bạn có thể thiết lập Hiển thị cảnh báo đối với dữ liệu không hợp lệ hoặc Từ chối dữ liệu nhập. Tiếp tục nhấn Lưu để lưu thiết lập.

Bấm Lưu để hoàn thành

Kết quả hoàn thành

Kết quả như hình

2. Hướng dẫn tạo danh sách thả xuống drop list trong Gg Sheet tự nhập

Bước 1: Mở bảng tính trong Google Trang tính mà bạn muốn tạo danh sách lựa chọn > Chọn một ô hoặc nhiều ô trong bảng tính mà bạn muốn tạo danh sách xổ xuống.

Tương tự chọn ô muốn tạo Drop list

Tiếp tục chọn Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu.

Bấm chọn Xác thực dữ liệu

Bước 2: Tại mục Tiêu chí, bạn hãy chọn Danh sách mục > Sau đó, nhập văn bản hoặc số và cách nhau bằng dấu phẩy. Tại đây, bạn có thể thiết lập Hiển thị danh sách thả xuống trong ô và Từ chối dữ liệu nhập > Nhấn Lưu.

Chọn mục Từ chối dữ liệu nhập

Và đây là kết quả.

Hoàn thành kết quả

3. Cách tạo drop list có màu trong Google Sheet độc đáo

Khi mỗi giá trị trong Drop List được gán một màu sắc riêng, các bạn có thể dễ dàng nhận diện và phân biệt từng lựa chọn. Điều này không chỉ giúp tránh nhầm lẫn mà còn cải thiện khả năng trực quan hóa dữ liệu, giúp bảng tính trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là cách tạo drop list có màu trong google sheet để bạn áp dụng hiệu quả.

Bước 1: Tại ô hoặc toàn bộ phạm vi Drop List mà bạn muốn định dạng màu, nhấp chuột phải và chọn vào ‘Conditional formatting’ (Định dạng có điều kiện).

Chọn định dạng có điều kiện

Bước 2: Ở hộp thoại ‘Conditional formatting rules’ (Quy tắc định dạng có điều kiện), tại mục ‘Format cells if…’ (Định dạng ô nếu…) bạn sẽ chọn vào “text is exactly” (văn bản chính xác).

Nhập tên điều kiện phù hợp

Bước 3: Nhập tên điều kiện cần định dạng màu, sau đó chọn màu muốn đặt và ấn vào “Done” (Đã xong).

Chọn mục Đã xong

Bước 4: Vào “Apply to” (thêm quy tắc khác) và thực hiện lại các bước trên để định dạng thêm màu khác cho các giá trị tiếp theo.

Chọn Thêm quy tắc khác

4. Hướng dẫn cách xóa Drop List đã tạo trong Google Sheet

Nếu muốn xóa Drop List đã tạo trong Google Sheet, bạn hãy thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào ô có chứa Drop List mà bạn muốn xóa.

Bước 2: Tại thanh công cụ trên cùng, bạn nhấp chuột vào mục “Dữ liệu’ và nhấn chọn ‘Xác thực dữ liệu’.

Nhấp chọn Xác thực dữ liệu

Bước 3: Tại bước này, bạn nhấp vào vào mục “Xóa tất cả” để hoàn tất quá trình.

Chọn mục Xóa tất cả

Như vậy, chỉ cần bạn thực hiện theo 3 bước hướng dẫn trên, Drop List được tạo trên Google Sheet sẽ bị xóa ngay lập tức.

5. Lợi ích khi biết cách tạo Drop List trong Google Sheet

Việc sử dụng Drop List trong Google Sheet mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp tối ưu hóa việc nhập liệu và quản lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp. Cụ thể như sau:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì nhập thủ công từng giá trị, bạn chỉ cần chọn từ danh sách có sẵn, giúp nhập liệu nhanh chóng hơn.
• Giảm thiểu sai sót: Tránh lỗi chính tả, nhập dư hoặc thiếu dữ liệu không mong muốn, đảm bảo tính đồng nhất và chính xác.
• Dễ quản lý dữ liệu: Khi tất cả dữ liệu đều theo một định dạng cố định, việc lọc, phân loại hoặc xử lý thông tin sẽ dễ dàng và trực quan hơn.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Cách tạo trình đơn thả xuống trong google sheet giúp bảng tính gọn gàng, trực quan, phù hợp khi làm form nhập liệu, báo cáo hoặc hệ thống quản lý thông tin.
• Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Khi nhiều người cùng nhập dữ liệu, Drop List giúp thống nhất thông tin, tránh nhầm lẫn hoặc sai lệch giữa các thành viên.

Với những lợi ích này, Drop List chính là một công cụ không thể thiếu khi làm việc với Google Sheet giúp bạn làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn nắm vững cách tạo drop list trong google sheet cũng như khám phá thêm nhiều thủ thuật hữu ích khác, việc sở hữu một cuốn sách hướng dẫn chi tiết là lựa chọn tuyệt vời. Bạn có thể tham khảo sách Google Sheets của AntBook, một trong những tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu, phù hợp cho cả người mới bắt đầu lẫn người dùng nâng cao. Liên hệ ngay AntBook để sở hữu bộ sách này sớm nhất nhé!