Hướng dẫn cách lọc chỉ mình tôi trong GG Sheet chỉ trong 5s

Bạn muốn lọc dữ liệu chỉ hiển thị cho riêng mình trong Google Sheet? Cùng AntBook tìm hiểu ngay cách lọc chỉ mình tôi trong Gg Sheet đơn giản, nhanh chóng!

1. Cách tạo bộ lọc chỉ mình tôi trong Google Sheet

Việc lọc dữ liệu trong Google Sheet giúp bạn dễ dàng làm việc với thông tin quan trọng mà không làm ảnh hưởng đến người khác. Nếu bạn muốn chỉ hiển thị dữ liệu riêng cho mình mà không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc, hãy sử dụng chế độ xem bộ lọc. 

Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính

Truy cập vào Google Sheets và mở bảng tính của bạn. Để chọn toàn bộ bảng tính, bạn có thể nhấp vào ô vuông nhỏ ở góc trên bên trái của bảng tính. Hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A trên Windows hoặc Cmd + A trên Mac

Bôi đen toàn bộ nội dung

Bước 2: Kích hoạt chế độ xem bộ lọc

Trên thanh công cụ, tìm biểu tượng bộ lọc. Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng này. Sau đó chọn Tạo chế độ xem bộ lọc mới để bắt đầu tạo bộ lọc riêng cho mình

Bật chế độ lọc chỉ mình tôi

Bước 3: Áp dụng bộ lọc để hiển thị dữ liệu mong muốn

Khi đã tạo chế độ xem bộ lọc, bạn có thể sử dụng các tùy chọn sau để lọc dữ liệu theo ý muốn.

• Lọc theo màu nếu dữ liệu trong bảng có màu sắc phân loại, bạn có thể nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở đầu cột. Sau đó chọn Lọc theo màu và chọn màu cần hiển thị
• Lọc theo giá trị nếu muốn lọc theo nội dung cụ thể trong cột: Nhấp vào biểu tượng bộ lọc trên cột đó. Sau đó chọn Lọc theo giá trị, bỏ chọn tất cả và chỉ giữ lại những giá trị mong muốn. Tiếp tục nhấn OK để áp dụng

Điều kiện lọc chỉ mình tôi trong GG Sheet

Bước 4: Tắt hoặc bật lại bộ lọc chỉ mình tôi đã tạo

• Khi không cần sử dụng bộ lọc nữa, nhấn vào dấu X ở góc phải để tắt chế độ lọc chỉ mình tôi
• Nếu muốn mở lại bộ lọc đã thiết lập trước đó, nhấn vào mũi tên bên cạnh biểu tượng bộ lọc và chọn bộ lọc đã tạo như Bộ lọc 1 (Hoặc tên bộ lọc mà bạn đã lưu trước đó)

Bật/tắt chế độ lọc chỉ mình tôi

Ưu điểm của cách lọc chỉ mình tôi trong GG Sheet

• Chỉ hiển thị dữ liệu cần thiết mà không ảnh hưởng đến bản gốc
• Dữ liệu lọc chỉ hiển thị trên màn hình của bạn, người khác vẫn thấy dữ liệu đầy đủ
• Giúp làm việc với bảng tính lớn hiệu quả hơn

Với cách này, bạn có thể dễ dàng lọc dữ liệu trong Google Sheets một cách nhanh chóng, gọn gàng và chuyên nghiệp

2. Hướng dẫn cách lọc chỉ mình tôi trong GG Sheet trên điện thoại

2.1 Phân loại dữ liệu trong Google Sheets

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Google Sheets trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Mở bảng tính mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu

Bước 2: Nhấn vào chữ cái phía trên của cột để chọn toàn bộ nội dung trong cột đó. Tiếp tục chạm vào biểu tượng ba dấu chấm (More) trên thanh công cụ. Sau đó chọn Tạo bộ lọc để bật chế độ lọc dữ liệu

Phân loại nội dung trên Google Sheet

Bước 3: Để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mong muốn, bạn nhấn vào biểu tượng bộ lọc trên cột vừa chọn. Sau đó chọn Sắp xếp từ A-Z để hiển thị dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc Sắp xếp từ Z-A để hiển thị dữ liệu theo thứ tự giảm dần

Các bước lọc dữ liệu trong GG Sheet

Sau khi thực hiện, dữ liệu trong cột sẽ tự động được sắp xếp theo thứ tự bạn chọn.

2.2 Lọc dữ liệu theo giá trị

Bước 1: Mở bảng tính và chọn cột cần lọc dữ liệu, tiếp tục nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm (More) và chọn Tạo bộ lọc. Sau đó nhấn vào biểu tượng bộ lọc trên cột đã chọn để kích hoạt bộ lọc

Bước 2: Trong menu Sắp xếp và lọc, chọn Tìm kiếm. Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm giá trị cụ thể. Hoặc cuộn danh sách để xem tất cả các giá trị trong cột

Bước 3: Nhấn vào từng giá trị để chọn hoặc bỏ chọn dữ liệu muốn hiển thị. Nếu muốn chọn tất cả, nhấn vào Chọn tất cả hoặc nếu muốn bỏ chọn toàn bộ, nhấn vào Xóa.

Chọn điều kiện lọc

Bước 4: Khi muốn tắt bộ lọc khi không cần sử dụng, bạn nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm (More) trên thanh công cụ. Sau đó chọn Loại bỏ bộ lọc để hiển thị lại toàn bộ dữ liệu trong bảng tính.

3. Khi nào nên tạo bộ lọc chỉ mình tôi trong GG Sheet?

Bạn nên tạo bộ lọc trên Google Sheets khi cần xử lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến bảng tính gốc. Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều hàng và cột với lượng dữ liệu lớn, việc sử dụng bộ lọc giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và hiển thị thông tin cần thiết mà không cần xóa hoặc chỉnh sửa trực tiếp. 

Bộ lọc đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem các dữ liệu theo một tiêu chí nhất định, chẳng hạn như lọc theo ngày tháng, tên sản phẩm, trạng thái đơn hàng hoặc các giá trị cụ thể. Ngoài ra, khi làm việc nhóm, chế độ chế độ xem bộ lọc còn giúp mỗi cá nhân lọc dữ liệu theo nhu cầu riêng mà không ảnh hưởng đến cách hiển thị của người khác. 

Nếu bạn cần sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, lọc dữ liệu theo màu hoặc chỉ hiển thị các giá trị phù hợp, thì việc sử dụng bộ lọc sẽ giúp công việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4. Lợi ích của việc tạo bộ lọc chỉ mình tôi trong Google Sheet

Việc tạo bộ lọc chỉ mình tôi trên Google Sheets mang lại nhiều lợi ích khi làm việc với dữ liệu mà không ảnh hưởng đến người khác. 

Chế độ này giúp bạn lọc, sắp xếp và phân tích thông tin theo nhu cầu cá nhân mà vẫn giữ nguyên cấu trúc dữ liệu chung. Điều này đặc biệt hữu ích khi làm việc nhóm, vì mỗi thành viên có thể tùy chỉnh bộ lọc riêng mà không làm thay đổi cách hiển thị dữ liệu của người khác. Ngoài ra, nó giúp bạn tập trung vào những thông tin quan trọng mà không bị ảnh hưởng bởi dữ liệu không liên quan. 

Khi cần xem lại bảng tính ở trạng thái ban đầu, bạn chỉ cần tắt chế độ bộ lọc mà không làm mất dữ liệu gốc, giúp quá trình làm việc trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.

Việc tìm hiểu cách lọc chỉ mình tôi trong Google Sheets giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu một cách linh hoạt mà không ảnh hưởng đến người khác. Với thao tác đơn giản, bạn có thể dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và hiển thị thông tin theo nhu cầu cá nhân, nâng cao hiệu suất làm việc.

Bên cạnh đó, để học thêm về các thủ thuật khác trong Google Sheet, đừng quên mua cuốn sách Google Sheets tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao tại AntBook nhé!