Hàm IMPORTRANGE Google Sheet: Cách sử dụng để trích xuất dữ liệu

IMPORTRANGE Google Sheet giúp bạn lấy dữ liệu từ trang tính khác dễ dàng. Cùng AntBook tìm hiểu cách sử dụng hàm này để quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả!

1. Hàm IMPORTRANGE Google Sheet là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet cho phép người dùng trích xuất dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau và tập hợp chúng vào một bảng tính tổng hợp. Việc sử dụng hàm này mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:

• Giúp truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác, đồng thời tối ưu hóa thời gian xử lý.
• Cho phép người dùng quản lý và theo dõi thông tin một cách linh hoạt, thuận tiện hơn.
• Khi dữ liệu trong bảng nguồn thay đổi, bảng tính tổng hợp cũng sẽ tự động cập nhật theo, đảm bảo sự đồng bộ và chính xác.

2. Công thức dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

Công thức của hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets được sử dụng để lấy dữ liệu từ một bảng tính khác. Cấu trúc chi tiết của hàm như sau:

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”, “range_string”)

Công thức sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

Trong đó:

• spreadsheet_url: Là đường dẫn đến tệp Google Sheet chứa dữ liệu cần trích xuất. Giá trị này phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến một ô chứa URL tương ứng.
• range_string: Xác định phạm vi dữ liệu cần lấy, có thể là một cột, một hàng hoặc một vùng dữ liệu cụ thể. Phạm vi này cũng cần được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến một ô chứa giá trị phù hợp.

3. Ứng dụng của hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

3.1 Sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet lấy dữ liệu từ file khác

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet cho phép bạn lấy dữ liệu từ một trang tính khác một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm này thông qua một ví dụ cụ thể về danh sách sinh viên.

Bước 1: Copy đường dẫn trang tính chứa dữ liệu

Trước tiên, bạn cần xác định và sao chép URL của file Google Sheet chứa danh sách sinh viên mà bạn muốn trích xuất dữ liệu.

Sao chép URL chứa dữ liệu

Bước 2: Áp dụng hàm IMPORTRANGE

Tại trang tính cần nhập dữ liệu, sử dụng công thức sau để lấy thông tin từ file gốc:

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0”, “Danh sách sinh viên Đại Trà!A3:E7”)

Công thức trên sẽ lấy dữ liệu từ phạm vi A3:E7 trong sheet có tên “Danh sách sinh viên Đại Trà” của file được chỉ định.

Ngoài ra, để rút ngắn công thức, bạn có thể chỉ sử dụng phần mã ID của file như sau:

=IMPORTRANGE(“1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws”, “Danh sách sinh viên Đại Trà!A3:E7”)

Bước 3: Cấp quyền

Sau khi nhập công thức, nhấn Enter. Nếu đây là lần đầu tiên liên kết với file nguồn, bạn sẽ thấy thông báo yêu cầu cấp quyền. Chỉ cần nhấp Cho phép truy cập, dữ liệu sẽ tự động hiển thị.

Chuyển dữ liệu

Như vậy, chỉ với ba bước đơn giản, bạn đã có thể sử dụng IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ một Google Sheet khác vào trang tính của mình một cách nhanh chóng và chính xác.

3.2 Dùng hàm IMPORTRANGE Google Sheet để lấy data trong trong Sheet khác

Trong Google Sheets, ngoài việc dùng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ hai tệp khác nhau, bạn cũng có thể sử dụng hàm này để trích xuất dữ liệu từ các Sheet trong cùng một tệp. Dưới đây là cách thực hiện cụ thể với một ví dụ về danh sách sinh viên.

Ví dụ về trích xuất dữ liệu giữa các Sheet

Giả sử tệp dữ liệu chứa danh sách sinh viên có hai Sheet riêng biệt: một Sheet dành cho lớp chất lượng cao và một Sheet dành cho lớp đại trà. Mục tiêu là lấy thông tin từ Sheet lớp chất lượng cao và hiển thị trong Sheet lớp đại trà.

Các bước thực hiện

Bước 1: Sao chép đường dẫn của tệp danh sách sinh viên.

Copy URL chứa dữ liệu

Bước 2: Chuyển đến Sheet lớp đại trà và nhập công thức sau vào một ô trống:

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0”, “Danh sách sinh viên CLC!A3:E13”)

Trong đó:

• Đường dẫn trong dấu ngoặc kép là địa chỉ của tệp dữ liệu.
• Phần tham chiếu “Danh sách sinh viên CLC!A3:E13” chỉ định lấy dữ liệu từ cột A đến cột E, từ hàng 3 đến hàng 13 của Sheet chứa danh sách lớp chất lượng cao.

Bước 3: Nhấn Enter để thực hiện lệnh và chờ quá trình tải dữ liệu hoàn tất. Khi dữ liệu đã được trích xuất thành công, nội dung từ Sheet lớp chất lượng cao sẽ hiển thị trong Sheet lớp đại trà.

Load dữ liệu

4. Cách kết hợp hàm IMPORTRANGE Google Sheet với các hàm khác

4.1 Sử dụng hàm IMPORTRANGE Google Sheet cùng hàm IF

Hàm IMPORTRANGE được sử dụng để lấy dữ liệu từ một tệp Google Sheets khác, trong khi hàm IF giúp kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng. Khi kết hợp hai hàm này, ta có thể kiểm tra một điều kiện trước khi quyết định có nhập dữ liệu từ một tệp khác hay không.

Cú pháp kết hợp hai hàm

• =IF(điều_kiện, IMPORTRANGE(“đường_dẫn_tệp”, “phạm_vi_dữ_liệu”), giá_trị_nếu_sai)

Sử dụng hàm IF với IMPORTRANGE

Ví dụ minh họa

Giả sử trong ô A1 của một bảng tính có thể chứa giá trị “Đúng” hoặc một giá trị khác. Nếu ô A1 có giá trị “Đúng”, hệ thống sẽ nhập dữ liệu từ một tệp Google Sheets khác, ngược lại sẽ hiển thị một thông báo thay thế. Công thức cụ thể như sau:

• =IF(A1=”Đúng”, IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/xyz123”, “Sheet1!A2:B10”), “Không có dữ liệu”)

Trong công thức trên:

• Nếu A1 có giá trị “Đúng”, dữ liệu từ phạm vi A2:B10 của tệp được liên kết sẽ hiển thị.
• Nếu A1 có giá trị khác, Google Sheets sẽ hiển thị thông báo “Không có dữ liệu”.

4.2 Sử dụng hàm IMPORTRANGE Google Sheet cùng hàm QUERY

Việc kết hợp hai hàm IMPORTRANGE và QUERY giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, lọc và sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần lấy dữ liệu từ một bảng tính khác và chỉ hiển thị những thông tin cần thiết.

Công thức tổng quát

=QUERY(IMPORTRANGE(“đường_dẫn_tệp”, “phạm_vi_dữ_liệu”), “câu_lệnh_truy_vấn”)

Sử dụng hàm QUERY với IMPORTRANGE

Giải thích các thành phần

• IMPORTRANGE(“đường_dẫn_tệp”, “phạm_vi_dữ_liệu”): Dùng để lấy dữ liệu từ một tệp Google Sheets khác dựa trên đường dẫn và phạm vi ô cụ thể.
• QUERY(“câu_lệnh_truy_vấn”): Dùng để lọc và sắp xếp dữ liệu sau khi đã nhập, giúp hiển thị đúng thông tin cần thiết.

4.3 Sử dụng hàm IMPORTRANGE Google Sheet cùng hàm INDEX, MATCH

Hàm IMPORTRANGE cho phép lấy dữ liệu từ một bảng tính Google Sheets khác, trong khi INDEX và MATCH giúp tìm kiếm và trích xuất giá trị từ một tập dữ liệu cụ thể. Khi kết hợp ba hàm này, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu trong một tệp khác và hiển thị kết quả tương ứng.

Công thức tổng quát

Dùng hàm INDEX, MATCH với IMPORTRANGE

=INDEX(IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính”, “Phạm_vi_dữ_liệu”), MATCH(Giá_trị_cần_tìm, IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính”, “Cột_tìm_kiếm”), 0))

Giải thích các thành phần

IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính”, “Phạm_vi_dữ_liệu”): Lấy toàn bộ dữ liệu từ một bảng tính khác.

MATCH(Giá_trị_cần_tìm, IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính”, “Cột_tìm_kiếm”), 0): Tìm vị trí của giá trị cần tra cứu trong cột dữ liệu được nhập.

INDEX(…, vị trí_tìm_được): Dùng vị trí tìm được để trích xuất giá trị từ phạm vi dữ liệu tương ứng.

5. Những lưu ý khi dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

Chỉ với vài lưu ý trên, bạn có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE một cách hiệu quả hơn trong Google Sheet.

• Khi liên kết dữ liệu từ một bảng tính khác, sau khi nhập công thức, bạn cần nhấp vào ô chứa công thức và chọn “Allow Access” (Cho phép truy cập). Nếu không, dữ liệu sẽ không hiển thị.

Cần cấp quyền truy cập khi liên kết dữ liệu

• Bạn có thể nhập hàm IMPORTRANGE bằng chữ hoa hoặc chữ thường, Gg Sheet vẫn nhận diện chính xác.
• Hàm IMPORTRANGE gồm hai đối số, mỗi đối số phải được đặt trong dấu nháy kép (“”) và phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). 
• Nếu dữ liệu cần trích xuất quá lớn, hàm IMPORTRANGE có thể báo lỗi #ERROR! và không hoạt động. Trong trường hợp này, bạn nên giảm phạm vi dữ liệu hoặc chia nhỏ thành nhiều lần trích xuất.

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng trích xuất và đồng bộ dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau. Việc sử dụng hàm này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Ngoài ra, nếu bạn muốn thành thạo Google Sheet, sách Google Sheets Tin Học Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao chính là cẩm nang không thể thiếu giúp bạn chinh phục mọi công thức, hàm tính và kỹ năng xử lý dữ liệu chuyên nghiệp. Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cấp kiến thức và làm việc hiệu quả hơn ngay hôm nay cùng AntBook nhé!