13 cách dùng hàm IF trong Google Sheet X3 hiệu suất làm việc

Hàm IF cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó là đúng và một giá trị khác nếu điều kiện đó là sai. Nắm vững cách sử dụng hàm IF sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc. Dưới đây là 13 cách sử dụng hàm IF trong Google Sheet hiệu quả, tìm hiểu cùng AntBook nhé!

1. Công thức hàm IF trong Google Sheet

Cú pháp cơ bản của hàm IF như sau:

=IF(điều_kiện, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai)  

Trong đó:

• • điều_kiện: Là biểu thức logic cần kiểm tra. Ví dụ: A1>10, B2=”Nam”, C3<>”Hà Nội”.
  • giá_trị_nếu_đúng: Giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện là đúng.

• giá_trị_nếu_sai: Giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện là sai.

Ví dụ:

=IF(A1>10, “Lớn hơn 10”, “Nhỏ hơn hoặc bằng 10”)

Công thức này sẽ kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn 10 hay không. Nếu đúng, hàm sẽ trả về “Lớn hơn 10”, ngược lại sẽ trả về “Nhỏ hơn hoặc bằng 10”.

Công thức hàm IF trong Google Sheet

2. 13 cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện trong Google Sheet

TÌm hiểu 13 cách sử dụng hàm IF trong GG Sheet để tối ưu hiệu quả công việc một cách nhanh nhất.

2.1 Các cách sử dụng hàm IF Google Sheet cơ bản

• Kiểm tra một điều kiện đơn

Hàm IF có thể được sử dụng để kiểm tra một điều kiện đơn giản. Ví dụ, để xác định xem học sinh đậu hay rớt dựa trên điểm trung bình, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(F2>=5,”Đậu”,”Rớt”)

Trong đó:

• Nếu F2 (điểm trung bình) lớn hơn hoặc bằng 5, kết quả trả về là “Đậu”.
• Nếu F2 nhỏ hơn 5, kết quả sẽ là “Rớt”.

Kiểm tra 1 điều kiện đơn với công thức =IF(F2>=5;”Đậu”;”Rớt”)

• Kiểm tra nhiều điều kiện

Khi cần phân loại dữ liệu với nhiều mức khác nhau, bạn có thể lồng nhiều hàm IF vào nhau. Ví dụ, để xếp loại học sinh theo điểm trung bình:

Công thức: =IF(F3>=8,”Giỏi”,IF(F3>=6.5,”Khá”,”Trung bình”))

Trong đó:

• Nếu F3 từ 8 trở lên, học sinh được xếp loại “Giỏi”.
• Nếu điểm nằm trong khoảng từ 6.5 đến dưới 8, học sinh xếp loại “Khá”.
• Nếu điểm dưới 6.5, học sinh xếp loại “Trung bình”.

Kiểm tra nhiều điều kiện cùng công thức =IF(F3>=8;”Giỏi”;IF(F3>=6,5;”Khá”;”Trung bình”))

Việc áp dụng đúng hàm IF giúp bạn dễ dàng tự động hóa đánh giá, phân loại dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng trong Google Sheet.

2.2 Kết hợp hàm IF với hàm COUNTIF nhiều điều kiện trong Google Sheet

Sự kết hợp giữa IF và COUNTIF giúp bạn kiểm tra xem một giá trị có nằm trong một danh sách nhất định hay không, từ đó áp dụng điều kiện phù hợp. Ví dụ, để cộng thêm 1 điểm vùng cho học sinh có hộ khẩu thuộc khu vực ưu tiên, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(COUNTIF($F$12:$G$13,G2),F2+1,F2)

Giải thích:

• COUNTIF($F$12:$G$13, G2): Kiểm tra xem G2 (thành phố của học sinh) có nằm trong danh sách các khu vực ưu tiên ($F$12:$G$13) không.
• IF(…, F2+1, F2):
  • Nếu điều kiện đúng (học sinh ở khu vực được cộng điểm), thì điểm trung bình (F2) được cộng thêm 1.
  • Nếu sai (học sinh không thuộc khu vực ưu tiên), điểm trung bình giữ nguyên.

Áp dụng công thức: =IF(COUNTIF($F$12:$G$13;G2);F2+1;F2)

2.3 Kết hợp hàm IF cùng hàm INDEX, MATCH

Sự kết hợp giữa IF, INDEX và MATCH giúp tìm kiếm dữ liệu một cách linh hoạt và đưa ra kết quả dựa trên điều kiện cụ thể. Ví dụ, để kiểm tra học sinh nào được nhận thưởng dựa vào điểm trung bình, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(INDEX($F$2:$F$9,MATCH(A2,$A$2:$A$9,0))>=8,”Có”,”Không”)

Giải thích:

• MATCH(A2,$A$2:$A$9,0): Tìm vị trí của học sinh trong danh sách.
• INDEX($F$2:$F$9,MATCH(A2,$A$2:$A$9,0)): Trích xuất điểm trung bình của học sinh đó từ cột điểm.
• IF(… >=8, “Có”, “Không”): Nếu điểm trung bình từ 8 trở lên, kết quả trả về “Có” (được thưởng), ngược lại sẽ là “Không”.

Kết hợp với hàm INDEX, MATCH, công thức =IF(INDEX($F$2:$F$9;MATCH(A2;$A$2:$A$9;0))>=8;”Có”;”Không”)

2.4 Kết hợp hàm IF trong GG Sheet với hàm SUM

Việc kết hợp IF và SUM trong Google Sheet giúp bạn tính toán có điều kiện, chỉ cộng tổng khi đáp ứng yêu cầu cụ thể. Ví dụ, để tính tổng điểm của học sinh lớp 12, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(B2=12,SUM(C2:E2),””)

Giải thích:

• B2 = 12: Kiểm tra nếu học sinh thuộc lớp 12.
• SUM(C2:E2): Tính tổng điểm của ba môn học (Toán, Lý, Hóa).
• IF(… , …, “”): Nếu điều kiện đúng (B2 = 12), công thức sẽ tính tổng điểm; nếu sai, ô sẽ để trống (“”).

Công thức: =IF(B2=12;SUM(C2:E2);””)

2.5 Hàm IF trong Google Sheet kết hợp với hàm LEFT, RIGHT, MID

Sự kết hợp giữa hàm IF với các hàm LEFT, RIGHT, MID giúp bạn dễ dàng xử lý và lọc dữ liệu dựa trên các ký tự cụ thể trong một chuỗi văn bản. Dưới đây là một số ví dụ thực tế:

• Kết hợp IF với LEFT

Công thức:

=IF(LEFT(G2,1)=”R”, G2, “”)

Ý nghĩa:

• Lọc danh sách học sinh bị rớt dựa vào ký tự đầu tiên trong cột KẾT QUẢ.
• Nếu ký tự đầu tiên từ trái sang phải là “R” (Rớt), thì hiển thị kết quả của ô đó.
• Ngược lại, trả về ô trống.

Ứng dụng: Phù hợp khi cần lọc nhanh danh sách theo ký tự đầu tiên của một chuỗi dữ liệu (ví dụ: mã sản phẩm, trạng thái đơn hàng, điểm thi…).

Nhập công thức =IF(LEFT(G2;1)=”R”;G2;””)

• Kết hợp IF với RIGHT

Công thức:

=IF(RIGHT(I4,1)=”á”, F4, “”)

Ý nghĩa:

• Kiểm tra xếp loại học lực của học sinh trong cột XẾP LOẠI.
• Nếu ký tự cuối cùng là “á” (Khá), hiển thị điểm trung bình từ cột F.
• Nếu không, trả về ô trống.

Ứng dụng: Hữu ích khi cần lọc thông tin dựa trên hậu tố, ví dụ: phân loại sản phẩm, tìm kiếm mã hóa đơn kết thúc bằng ký tự cụ thể.

Công thức: =IF(RIGHT(I4;1)=”á”;F4;””)

• Kết hợp IF với MID

Công thức:

=IF(MID(B3,2,1)=”1″, A3, “”)

Ý nghĩa:

• Kiểm tra xem học sinh thuộc lớp 11 hay không.
• Hàm MID(B3,2,1) lấy 1 ký tự ở vị trí thứ 2 trong mã lớp học sinh.
• Nếu ký tự đó là “1”, hiển thị tên học sinh từ cột A.
• Nếu không, trả về ô trống.

Ứng dụng: Dùng để trích xuất dữ liệu theo ký tự giữa, ví dụ:

• Lọc mã lớp học
• Kiểm tra mã sản phẩm theo loại

Công thức hàm MID =IF(MID(B3;2;1)=”1″;A3;””)

2.6 Dùng hàm IF với hàm IMPORTRANGE GG Sheet

Công thức:

=IF(B8=”LT”, IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YXrSIcoV88r_2Ao7_sNeROj3b_QoPSbMsvidyEUIJSA/edit#gid=0”, “KQ!$A$1:$G$9”), “”)

Ý nghĩa:

Công thức này giúp tự động nhập dữ liệu từ một bảng tính Google Sheet khác vào trang hiện tại, nhưng chỉ khi điều kiện được đáp ứng. Cụ thể:

• Nếu ô B8 chứa “LT” (Lớp trưởng), công thức sẽ lấy dữ liệu từ bảng kết quả thành tích trong file nguồn, phạm vi từ A1 đến G9 của trang KQ.
• Nếu không phải lớp trưởng, công thức sẽ trả về ô trống.

Ứng dụng:

• Kết hợp dữ liệu từ nhiều file Google Sheets khác nhau, giúp quản lý thông tin học sinh, điểm số, hoặc báo cáo một cách linh hoạt.
• Giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, đảm bảo đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bảng tính trong hệ thống.
• Áp dụng cho nhiều trường hợp như tổng hợp báo cáo tài chính, danh sách nhân sự, hoặc theo dõi tiến độ công việc trên nhiều bảng khác nhau.

Công thức =IF(B8=”LT”;IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YXrSIcoV88r_2

2.7 Kết hợp với hàm VLOOKUP và hàm IF trong GG Sheet

Công thức:

=IF(F2 >= VLOOKUP(G2, $F$11:$H$14, 2, 0), VLOOKUP(G2, $F$11:$H$14, 3, 0), 0)

Ý nghĩa:

Công thức này giúp tự động xác định số lượng tập được thưởng cho học sinh dựa trên điểm trung bình và xếp loại học lực.

Giải thích:

• Hàm VLOOKUP đầu tiên sẽ tìm mức điểm tối thiểu cần đạt để được thưởng dựa trên xếp loại (Giỏi, Khá, Trung bình).
• So sánh với điểm trung bình của học sinh (F2):
  • Nếu điểm trung bình lớn hơn hoặc bằng mức điểm tối thiểu, học sinh sẽ được thưởng theo số lượng tập tương ứng.
  • Nếu không đủ điều kiện, công thức sẽ trả về 0, tức là không được thưởng.
• Hàm VLOOKUP thứ hai sẽ tìm số lượng tập thưởng tương ứng với xếp loại.

Ứng dụng:

• Tự động hóa quá trình xét thưởng cho học sinh dựa trên điểm số.
• Tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi nhập liệu thủ công.
• Có thể áp dụng trong nhiều trường hợp khác như xếp loại nhân viên theo hiệu suất, cấp bậc lương thưởng dựa trên KPI.

Công thức =IF(F2>=VLOOKUP(G2;$F$11:$H$14;2;0);VLOOKUP(G2;$F$11:$H$14;3;0);0)

2.8 Kết hợp hàm If với hàm ISNA, VLOOKUP

Công thức:

=IF(ISNA(VLOOKUP(G2, $G$11:$H$13, 2, 0)), “Không có”, VLOOKUP(G2, $G$11:$H$13, 2, 0))

Ý nghĩa:

Công thức này giúp tự động cập nhật tiền thưởng học bổng cho học sinh dựa trên xếp loại học tập. Nếu học sinh không thuộc danh sách xét học bổng, kết quả sẽ hiển thị “Không có” thay vì lỗi #N/A.

Giải thích:

• Hàm VLOOKUP sẽ tra cứu số tiền học bổng tương ứng với xếp loại học sinh trong vùng dữ liệu $G$11:$H$13.
• Hàm ISNA kiểm tra xem kết quả từ VLOOKUP có trả về lỗi #N/A hay không (lỗi này xảy ra khi không tìm thấy dữ liệu phù hợp).
• Hàm IF xử lý kết quả:
  • Nếu VLOOKUP không tìm thấy giá trị phù hợp (trả về lỗi #N/A), công thức sẽ hiển thị “Không có” thay vì lỗi.
  • Nếu tìm thấy, kết quả sẽ hiển thị số tiền học bổng tương ứng.

Ứng dụng:

• Tránh lỗi #N/A, giúp bảng tính chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn.
• Dễ dàng kiểm tra học sinh nào được nhận học bổng và số tiền tương ứng.
• Có thể áp dụng trong nhiều trường hợp khác như tra cứu mã giảm giá, chế độ phúc lợi nhân viên, hoặc danh sách khách hàng thân thiết.

Công thức =IF(ISNA(VLOOKUP(G2;$G$11:$H$13;2;0));”Không có”;VLOOKUP(G2;$G$11:$H$13;2;0))

2.9 Hàm IF trong GG Sheet và hàm ISBLANK

Công thức:

=IF(ISBLANK(G2), “Được”, “Không”)

Ý nghĩa:

• Hàm ISBLANK kiểm tra xem ô G2 có trống không.
• Nếu ô trống (không có kết quả “Rớt”), học sinh được lên lớp.
• Nếu ô có dữ liệu, học sinh không được lên lớp.

Ứng dụng: Dễ dàng xác định học sinh đủ điều kiện lên lớp chỉ với một công thức đơn giản.

Công thức =IF(ISBLANK(G2);”Được”;”Không”)

2.10 Kết hợp hàm IF với hàm AND, OR

• Kết hợp với AND

Công thức:

=IF(AND(D2>=8, E2>=8), 300000, 0)

Ý nghĩa:

• Nếu cả hai môn Lý và Hóa đều đạt từ 8 điểm trở lên, học sinh nhận 300.000.
• Nếu một trong hai môn dưới 8, học sinh không nhận thưởng.

Công thức =IF(AND(D2>=8;E2>=8);300000;0)

• Kết hợp với OR

Công thức:

=IF(OR(D2>=8, E2>=8), 100000, 0)

Ý nghĩa:

• Nếu ít nhất một trong hai môn Lý hoặc Hóa đạt từ 8 điểm trở lên, học sinh nhận 100.000.
• Nếu cả hai môn đều dưới 8, học sinh không nhận thưởng.

Công thức =IF(OR(D2>=8;E2>=8);100000;0)

2.11 Sử dụng hàm IF với hàm QUERY

Công thức:

=ARRAYFORMULA(IF(QUERY(A2:F9, “SELECT C”) >= 7, 250000, 0))

Ý nghĩa:

• Hàm QUERY được dùng để lấy dữ liệu từ cột C (môn Toán).
• Nếu điểm Toán từ 7 trở lên, học sinh sẽ nhận 250.000, ngược lại không nhận thưởng.
• Hàm ARRAYFORMULA giúp áp dụng công thức cho toàn bộ dải ô mà không cần nhập từng ô riêng lẻ.

Ứng dụng: Hữu ích khi làm báo cáo học tập hoặc tự động tính thưởng cho nhiều học sinh.

Công thức =ARRAYFORMULA(IF(QUERY(A2:F9;”SELECT C”) >= 7; 250000; 0))

2.12 Kết hợp với hàm MAX và hàm IF

Công thức:

=MAX(ARRAYFORMULA(IF(($B$2:$B$9=H2), $F$2:$F$9)))

Ý nghĩa:

• Hàm IF kiểm tra xem học sinh thuộc lớp 10, 11 hay 12 (so sánh với ô H2).
• Hàm MAX tìm ra điểm trung bình cao nhất trong danh sách học sinh của lớp đó (dải F2:F9).
• ARRAYFORMULA giúp công thức hoạt động trên toàn bộ cột dữ liệu mà không cần nhập từng ô riêng lẻ.

Ứng dụng: Hữu ích khi cần tìm học sinh có điểm cao nhất trong từng khối lớp.

Công thức =MAX(ARRAYFORMULA(IF(($B$2:$B$9=H2);$F$2:$F$9)))

2.13 Dùng hàm IF với hàm ISERROR trong GG Sheet

Công thức:

=IF(ISERROR(F2/G2); A2; “”)

Ý nghĩa:

• Hàm ISERROR(F2/G2): Kiểm tra xem phép chia F2/G2 có gặp lỗi hay không (lỗi xảy ra khi G2 = 0).
• IF(ISERROR(…); A2; “”): Nếu có lỗi (tức là điểm trung bình lần 1 bằng 0), thì xuất ra tên học sinh (cột A2). Ngược lại, ô sẽ để trống.

Ứng dụng: Dùng để tìm học sinh có điểm trung bình lần 1 bằng 0, hỗ trợ giáo viên kiểm tra dữ liệu nhanh chóng.

Công thức =IF(ISERROR(F2/G2);A2;””)

3. Các phép so sánh số học trong hàm IF Google Shete

Hàm IF trong Google Sheet hỗ trợ các phép so sánh số học sau:

Phép So Sánh	Ký Hiệu Toán Tử
Bằng	=
Khác	<>
Lớn hơn	>
Lớn hơn hoặc bằng	>=
Nhỏ hơn	<
Nhỏ hơn hoặc bằng	<=

4. Tips sử dụng hàm IF trong Google Sheet

Hàm IF là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo điều kiện logic trong Google Sheet, nhưng để sử dụng hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng. Trước tiên, không phải lúc nào IF cũng là lựa chọn tối ưu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể thay thế bằng VLOOKUP, IFS, hoặc các hàm khác để đạt kết quả nhanh chóng và dễ hiểu hơn.

Ngoài ra, hãy tránh lồng quá nhiều hàm IF, vì điều này có thể khiến công thức trở nên phức tạp, khó đọc và khó bảo trì. Nếu có quá nhiều điều kiện, bạn nên chia nhỏ công thức hoặc kết hợp với các hàm hỗ trợ khác để tối ưu hóa.

Bên cạnh đó, việc sử dụng toán tử so sánh chính xác cũng rất quan trọng. Đảm bảo bạn dùng đúng ký hiệu như >=, <=, <> để tránh sai sót trong kết quả tính toán.

Đừng quên kiểm tra kỹ công thức trước khi áp dụng cho cả bảng tính. Hãy thử nghiệm trên một vài ô trước để đảm bảo rằng công thức hoạt động đúng như mong muốn, tránh ảnh hưởng đến dữ liệu quan trọng.

Mẹo sử dụng hàm IF trong Google Sheet để không gặp lỗi

Hàm IF trong Google Sheet là một công cụ giúp bạn tự động hóa việc xử lý dữ liệu, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Khi kết hợp với các hàm khác như VLOOKUP, INDEX, MATCH hay QUERY, bạn có thể tối ưu hóa bảng tính, biến những thao tác thủ công thành quy trình thông minh và linh hoạt hơn.

Nếu bạn muốn nắm vững mọi bí quyết sử dụng Google Sheet, từ cơ bản đến nâng cao, đừng bỏ lỡ sách Google Sheets của AntBook. Cuốn sách không chỉ giúp bạn hiểu rõ về hàm IF trong Google Sheet mà còn hướng dẫn cách khai thác tối đa các tính năng mạnh mẽ khác, giúp công việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết!