Hàm COUNTIF trong Google Sheet: Cách sử dụng hàm đếm kèm ví dụ

Hàm COUNTIF trong Google Sheet giúp bạn đếm số ô thỏa mãn điều kiện một cách nhanh chóng và chính xác. Đây là công cụ hữu ích trong quản lý dữ liệu, kinh doanh, nhân sự và học tập. Tìm hiểu ngay cách sử dụng hàm COUNTIF để tối ưu công việc của bạn!

1. Giới thiệu về hàm COUNTIF trong Google Sheet

1.1 Khái niệm hàm COUNTIF trong Google Sheet

Hàm COUNTIF là một hàm đếm có điều kiện trong Google Sheets. Thay vì phải đếm thủ công, bạn có thể sử dụng hàm này để đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong một phạm vi nhất định dựa trên điều kiện bạn đặt ra.

Hàm COUNTIF là một hàm đếm có điều kiện trong Google Sheets

Ví dụ: Bạn có danh sách điểm số của học sinh và muốn biết có bao nhiêu người đạt điểm trên 8. Lúc này, bạn có thể dùng hàm COUNTIF để đếm số lượng thay vì kiểm tra từng ô một.

1.2 Công thức sử dụng hàm đếm COUNTIF

Cú pháp chuẩn của hàm COUNTIF trong GG Sheet

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• Range (Vùng dữ liệu): Đây là phạm vi ô mà bạn muốn kiểm tra và đếm. Phạm vi này có thể chứa dữ liệu dạng số, văn bản hoặc ngày tháng.
• Criteria (Điều kiện): Đây là điều kiện mà bạn muốn áp dụng để lọc dữ liệu. Điều kiện này có thể là:
  • Một giá trị cụ thể (ví dụ: “8” để đếm số ô chứa số 8).
  • Một biểu thức so sánh (ví dụ: “>8” để đếm số ô có giá trị lớn hơn 8).
  • Một đoạn văn bản (ví dụ: “Hoa” để đếm số ô có chứa từ “Hoa”).
  • Một tham chiếu ô (ví dụ: B1 để đếm số ô thỏa mãn điều kiện được đặt trong ô B1).

Hàm COUNTIF giúp bạn đếm dữ liệu nhanh chóng, chính xác mà không mất nhiều công sức, đặc biệt hữu ích khi xử lý lượng lớn dữ liệu trong Google Sheets.

1.3 Ví dụ về cách dùng hàm COUNTIF trong GG Sheet

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu gồm ba cột: Sản phẩm (SAN_PHAM), Giá (GIA), Trạng thái (TRANG_THAI). Bạn muốn đếm xem sản phẩm “Táo” xuất hiện bao nhiêu lần trong danh sách.

Khi muốn tìm các sản phẩm là “Táo” bạn nhập công thức:

=COUNTIF(A2:A9, “Táo”)

Ví dụ về cách dùng hàm COUNTIF trong GG Sheet

Giải thích công thức: Hàm sẽ kiểm tra tất cả các ô trong phạm vi A2:A9. Nếu ô nào có giá trị là “Táo”, hàm sẽ đếm và cộng thêm 1.

Trong bảng trên, từ “Táo” xuất hiện 3 lần. Vì vậy, kết quả trả về sẽ là 3.

1.4 Ứng dụng của hàm đếm có điều kiện trong Google Sheet

Hàm COUNTIF được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, giúp tự động hóa việc thống kê dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

Trong quản lý kinh doanh, COUNTIF hỗ trợ đếm số lượng đơn hàng của một sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như kiểm tra số lần sản phẩm “Táo” được đặt hàng trong tháng. Doanh nghiệp có thể sử dụng hàm này để theo dõi số lượng khách hàng đã mua một sản phẩm nhất định hoặc kiểm tra số lần một mã giảm giá được sử dụng.

Khi quản lý nhân sự, hàm COUNTIF giúp thống kê số nhân viên thuộc một bộ phận cụ thể, ví dụ như đếm số nhân viên trong phòng Kế toán. Ngoài ra, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra số nhân viên đạt chỉ tiêu doanh số hoặc theo dõi những ai đã hoàn thành một khóa đào tạo.

Trong giáo dục, COUNTIF giúp giáo viên và nhà trường kiểm tra số lượng học sinh đạt điểm trên 8 trong một kỳ thi. Nó cũng được sử dụng để theo dõi số sinh viên đã nộp bài tập đúng hạn, giúp quá trình quản lý lớp học trở nên hiệu quả hơn.

Khi cần kiểm tra dữ liệu, hàm COUNTIF hỗ trợ đếm số ô trống hoặc ô chứa dữ liệu không hợp lệ trong bảng tính, giúp phát hiện lỗi nhanh chóng. Ngoài ra, nó còn giúp xác định số lần một từ khóa xuất hiện trong danh sách, đặc biệt hữu ích khi phân tích dữ liệu lớn.

Nhờ khả năng đếm dữ liệu theo điều kiện một cách tự động, hàm COUNTIF trở thành công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình quản lý.

2. Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet ứng dụng thực tế

2.1 Cách sử dụng hàm COUNTIF cơ bản trong GG Sheet

Hàm COUNTIF giúp đếm số lần xuất hiện của một giá trị theo điều kiện cho trước trong một phạm vi ô cụ thể. Dưới đây là cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm theo giá trị số, giá trị văn bản và ngày tháng.

* Đếm theo giá trị số

Công thức: =COUNTIF(B2:B9, 65000)

Hàm COUNTIF giúp đếm giá trị số chính xác

Giải thích:

• Hàm sẽ kiểm tra từng ô trong phạm vi B2:B9.
• Nếu ô nào có giá trị 65.000, hàm sẽ tăng số đếm lên 1.
• Kết quả trả về là 3, nghĩa là giá trị 65.000 xuất hiện 3 lần trong phạm vi B2:B9.

* Đếm theo giá trị văn bản (chữ)

Công thức: =COUNTIF(A2:A9, “Táo”) 

Hàm COUNTIF giúp đếm giá trị chữ

Giải thích:

• Hàm COUNTIF sẽ quét qua vùng dữ liệu A2:A9 và đếm số ô có nội dung “Táo”.
• Nếu một ô chứa đúng từ “Táo”, hàm sẽ cộng thêm 1 vào tổng số đếm.
• Kết quả trả về là 3, tức là từ “Táo” xuất hiện 3 lần trong phạm vi A2:A9.

* Đếm theo giá trị ngày, tháng, năm

Công thức: =COUNTIF(D2:D9, “12/3/2021”)

Hàm COUNTIF giúp đếm giá trị ngày tháng

Giải thích:

• Hàm sẽ quét qua dải ô D2:D9 để kiểm tra xem có bao nhiêu ô chứa ngày 12/03/2021.
• Nếu ô nào có giá trị 12/03/2021, hàm sẽ tăng số đếm lên 1.
• Kết quả trả về là 4, có nghĩa là ngày 12/03/2021 xuất hiện 4 lần trong danh sách.

Hàm COUNTIF rất hữu ích trong việc đếm dữ liệu theo nhiều dạng khác nhau (số, chữ, ngày tháng), giúp bạn xử lý thông tin nhanh chóng mà không cần kiểm tra thủ công.

2.2 Kết hợp hàm COUNTIF trong Google Sheet với hàm LEFT, RIGHT, MID

Hàm COUNTIF có thể kết hợp với các hàm LEFT, RIGHT, MID để đếm số lần xuất hiện của một giá trị dựa trên vị trí của ký tự trong ô.

* Kết hợp COUNTIF với hàm LEFT

Công thức: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(LEFT($D$2:$D$9, 1)), “Đ”)

Kết hợp COUNTIF với hàm LEFT

Giải thích:

• Hàm LEFT($D$2:$D$9, 1) lấy ký tự đầu tiên trong mỗi ô thuộc cột D2:D9.
• ARRAYFORMULA giúp áp dụng hàm LEFT cho toàn bộ phạm vi thay vì chỉ một ô.
• COUNTIF(…, “Đ”) đếm số lần xuất hiện của ký tự “Đ”, đại diện cho các trạng thái như “Đã giao” và “Đang giao”.
• Kết quả trả về là 6, nghĩa là có 6 đơn hàng thuộc hai trạng thái này.

* Kết hợp COUNTIF với hàm RIGHT

Công thức:=COUNTIF(ARRAYFORMULA(RIGHT(D2:D9, 1)), “Y”)

Kết hợp COUNTIF với hàm RIGHT

Giải thích:

• Hàm RIGHT(D2:D9, 1) lấy ký tự cuối cùng trong mỗi ô của cột D2:D9.
• ARRAYFORMULA giúp áp dụng hàm RIGHT cho toàn bộ vùng dữ liệu.
• COUNTIF(…, “Y”) đếm số lần xuất hiện của ký tự “Y”, đại diện cho trạng thái “Hủy”.
• Kết quả trả về là 2, tức là có 2 đơn hàng bị hủy.

* Kết hợp COUNTIF với hàm MID

Công thức: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(MID(B2:B9, 2, 1)), “Ư”)

Kết hợp COUNTIF với hàm MID

Giải thích:

• Hàm MID(B2:B9, 2, 1) lấy ký tự thứ hai trong mỗi ô thuộc cột B2:B9.
• ARRAYFORMULA giúp áp dụng MID cho tất cả các ô trong phạm vi.
• COUNTIF(…, “Ư”) đếm số lần xuất hiện của ký tự “Ư”, giúp tìm các sản phẩm có chữ “Ư” ở vị trí thứ hai, chẳng hạn như “Bưởi”.
• Kết quả trả về là 1, nghĩa là có 1 sản phẩm “Bưởi” trong danh sách.

Việc kết hợp hàm COUNTIF với LEFT, RIGHT, MID giúp bạn lọc và đếm dữ liệu dựa trên một phần ký tự trong ô, rất hữu ích trong việc thống kê trạng thái đơn hàng, phân loại sản phẩm và nhiều ứng dụng khác trong Google Sheets.

2.3 Dùng hàm đếm trong Google Sheet với hàm INDEX, MATCH

Công thức: =COUNTIF(A2:A9, INDEX(A12:A15, MATCH(B14, B12:B15, 0)))

Dùng hàm đếm trong Google Sheet với hàm INDEX, MATCH

Giải thích:

• MATCH(B14, B12:B15, 0) tìm vị trí của giá trị trong ô B14 trong phạm vi B12:B15.
• INDEX(A12:A15, MATCH(…)) lấy giá trị tương ứng từ vùng A12:A15, ví dụ giá trị là “Chuối”.
• COUNTIF(A2:A9, “Chuối”) đếm số lần xuất hiện của “Chuối” trong vùng A2:A9.
• Kết quả là 2, tức là có 2 lần xuất hiện của “Chuối” trong danh sách.

Kết hợp hàm đếm trong GG Sheet cùng hàm Index và Match được dùng để tìm và đếm dữ liệu theo điều kiện linh hoạt mà không cần nhập trực tiếp giá trị vào công thức.

2.4 Kết hợp hàm SUM với hàm đếm số lượng trong Google Sheet

Công thức:

=SUM(COUNTIF(B2:B9, “Táo”), COUNTIF(B2:B9, “Chuối”))

 Kết hợp hàm SUM với hàm đếm số lượng trong Google Sheet

Giải thích:

• COUNTIF(B2:B9, “Táo”) đếm số lần xuất hiện của “Táo” trong vùng B2:B9.
• COUNTIF(B2:B9, “Chuối”) đếm số lần xuất hiện của “Chuối” trong vùng B2:B9.
• SUM(…) cộng hai kết quả trên để tính tổng số lần xuất hiện của cả “Táo” và “Chuối”.
• Kết quả là 5, nghĩa là tổng cộng có 5 sản phẩm thuộc 2 loại này trong danh sách.

Kết hợp hàm SUM với hàm đếm số lượng trong Google Sheet dùng để tính tổng số lần xuất hiện của nhiều giá trị khác nhau trong cùng một cột dữ liệu.

2.5 Kết hợp hàm COUNTIF trong GG Sheet với hàm VLOOKUP

Công thức:

=COUNTIF(ARRAYFORMULA(VLOOKUP(D2:D9, D2:D9, 1, FALSE)), E11)

Kết hợp hàm COUNTIF trong GG Sheet với hàm VLOOKUP

Giải thích:

• VLOOKUP(D2:D9, D2:D9, 1, FALSE) tìm kiếm chính các giá trị trong cột D2:D9.
• ARRAYFORMULA(…) giúp VLOOKUP áp dụng cho toàn bộ vùng dữ liệu thay vì chỉ một ô.
• COUNTIF(…, E11) đếm số lần xuất hiện của giá trị trong ô E11, ví dụ “Đang giao”.
• Kết quả là 5, tức là có 5 đơn hàng có trạng thái “Đang giao”.

Kết hợp các hàm đếm và Vlookup trong GG Sheet hữu ích trong thống kê trạng thái đơn hàng hoặc phân loại dữ liệu dựa trên tra cứu giá trị.

2.6 Dùng hàm đếm trong Gg Sheet với hàm AND, OR

Hàm COUNTIF có thể kết hợp với AND và OR để kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

* Kết hợp COUNTIF với AND

Công thức:

=AND(COUNTIF(D2:D9, “Đang giao”) > 1, COUNTIF(B2:B9, “Táo”) > 2)

Kết hợp COUNTIF với AND

Giải thích:

• COUNTIF(D2:D9, “Đang giao”) > 1: Kiểm tra xem số lần xuất hiện trạng thái “Đang giao” trong vùng D2:D9 có lớn hơn 1 không.
• COUNTIF(B2:B9, “Táo”) > 2: Kiểm tra xem số lần xuất hiện sản phẩm “Táo” trong vùng B2:B9 có lớn hơn 2 không.
• AND(…): Trả về TRUE nếu cả hai điều kiện đều đúng, ngược lại trả về FALSE.
• Kết quả: TRUE (Cả hai điều kiện đều đúng).

Cách kết hợp này dùng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc và chỉ khi tất cả đều thỏa mãn, kết quả mới là TRUE. Ví dụ: Kiểm tra xem có đủ số lượng đơn hàng đang giao và đủ số lượng sản phẩm táo trước khi thực hiện giảm giá.

* Kết hợp COUNTIF với OR

Công thức:

=OR(COUNTIF(D2:D9, “Đang giao”) > 5, COUNTIF(B2:B9, “Táo”) > 3)

Kết hợp COUNTIF với OR

Giải thích:

• COUNTIF(D2:D9, “Đang giao”) > 5: Kiểm tra xem số lần xuất hiện trạng thái “Đang giao” trong vùng D2:D9 có lớn hơn 5 không.
• COUNTIF(B2:B9, “Táo”) > 3: Kiểm tra xem số lần xuất hiện sản phẩm “Táo” trong vùng B2:B9 có lớn hơn 3 không.
• OR(…): Trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện đúng, ngược lại trả về FALSE.
• Kết quả: FALSE (Cả hai điều kiện đều sai).

Việc dùng hàm COUNTIF trong Google Sheet và hàm OR để kiểm tra nhiều điều kiện, chỉ cần một trong số đó đúng là kết quả sẽ là TRUE. Ví dụ: Kiểm tra xem có quá nhiều đơn hàng đang giao hoặc có số lượng sản phẩm táo vượt mức quy định để đưa ra cảnh báo.

3. Cách dùng ký tự đại diện khi dùng hàm đếm trong Google Sheet

Hàm COUNTIF hỗ trợ các ký tự đại diện (Wildcard) giúp bạn linh hoạt hơn khi tìm kiếm dữ liệu trong Google Sheets hoặc Excel.

3.1 Ký tự (*): Đại diện cho chuỗi ký tự bất kỳ

Ký tự (*) đại diện cho chuỗi ký tự bất kỳ dùng để tìm kiếm và thống kê dữ liệu có cùng ký tự đầu tiên.

Công thức:

=COUNTIF(B2:B9, “B*”)

Đại diện cho chuỗi ký tự bất kỳ

Giải thích:

• *”B”**: Dấu * đại diện cho bất kỳ chuỗi ký tự nào theo sau chữ “B”.
• Công thức này sẽ đếm số ô trong dải B2:B9 bắt đầu bằng chữ “B”, bất kể sau đó có bao nhiêu ký tự.
• Kết quả: 1 (chỉ có 1 ô bắt đầu bằng chữ “B”).

3.2 Ký tự (?): Đại diện cho một ký tự bất kỳ

Ký tự (?) đại diện cho một ký tự duy nhất dùng để kiểm tra và đếm dữ liệu có độ dài cố định với một phần nội dung xác định.

Công thức:

=COUNTIF(B2:B9, “Ca?”)

Đại diện cho một ký tự bất kỳ

Giải thích:

• “Ca?”: Dấu ? đại diện cho chính xác một ký tự bất kỳ đứng sau “Ca”.
• Công thức này sẽ đếm số ô trong dải B2:B9 chứa 3 ký tự, trong đó hai ký tự đầu là “Ca” và ký tự cuối có thể là bất kỳ chữ cái nào.
• Kết quả: 2 (có 2 ô thỏa mãn điều kiện).

Kết hợp Wildcard với COUNTIF giúp bạn tìm kiếm linh hoạt và đếm dữ liệu nhanh chóng mà không cần nhập toàn bộ giá trị cụ thể.

4. Những lưu ý khi sử dụng hàm đếm số lượng trong Google Sheet

Mỗi công thức hàm COUNTIF chỉ hỗ trợ đếm theo một điều kiện duy nhất, đếm dữ liệu dựa trên một tiêu chí. Khi cần đếm dữ liệu với nhiều tiêu chí, bạn cần dùng hàm COUNTIFS trong Google Sheet.

Hàm đếm trong GG Sheet không phân biệt chữ hoa, chữ thường khi tìm kiếm văn bản. Điều này giúp bạn linh hoạt hơn khi nhập dữ liệu mà không cần lo lắng về cách viết chữ.

Nếu bạn muốn đếm số lần xuất hiện của nhiều giá trị khác nhau, bạn có thể sử dụng COUNTIF nhiều lần và cộng các kết quả lại với nhau bằng hàm SUM.

5. Các lỗi thường gặp khi dùng hàm COUNTIF trong Google Sheet

Khi sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheets, bạn có thể gặp một số lỗi phổ biến.

5.1 Lỗi #NAME? khi dùng hàm đếm trong Google Sheet

Nguyên nhân: Lỗi này xảy ra khi bạn nhập sai tên hàm hoặc vùng dữ liệu.

Lỗi #NAME? khi dùng hàm đếm trong Google Sheet

Ví dụ, công thức sau bị sai do thiếu dấu hai chấm (:) trong vùng dữ liệu:
=COUNTIF(B2B9;”Táo”)

Công thức đúng phải là:
=COUNTIF(B2:B9;”Táo”)

Cách khắc phục: Kiểm tra lại cú pháp hàm, đảm bảo vùng dữ liệu đúng định dạng B2:B9 thay vì B2B9.

5.2 Hàm đếm số lượng trong Google Sheet lỗi #N/A

Nguyên nhân: Xảy ra khi không tìm thấy giá trị cần đếm trong phạm vi dữ liệu. Đôi khi, lỗi này cũng xuất hiện do công thức bị dư dấu phân cách (; hoặc ,) làm cho hàm bị sai cú pháp.

Hàm đếm số lượng trong Google Sheet lỗi #N/A

Công thức:

=COUNTIF(B2:B9;”Táo”;) 

Cách khắc phục: Kiểm tra lại công thức, đảm bảo không có dấu phân cách dư thừa. Xác nhận rằng giá trị cần đếm thực sự có trong phạm vi dữ liệu.

5.3 Hàm COUNTIF trong GG Sheet lỗi #ERROR!

Nguyên nhân: Xảy ra khi nhập sai cú pháp hoặc sử dụng ký tự đại diện (Wildcard) không đúng cách.

Hàm COUNTIF trong GG Sheet lỗi #ERROR!

Công thức:

=COUNTIF(C2:C9;22*)

Trong Google Sheets, ký tự * chỉ dùng để thay thế chuỗi văn bản, không thể sử dụng với số.

Cách khắc phục: Nếu muốn tìm số bắt đầu bằng 22, hãy sử dụng dấu nháy kép và chuyển số thành chuỗi:

Công thức đúng:

=COUNTIF(C2:C9;”22*”)

Hàm COUNTIF là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả trong Google Sheet. Từ việc kiểm tra số đơn hàng, theo dõi nhân sự đến thống kê học tập, COUNTIF mang đến sự tiện lợi và chính xác cao.

Nếu bạn muốn khám phá thêm nhiều mẹo và kỹ năng nâng cao trong Google Sheet, hãy tham khảo ngay cuốn sách Google Sheets giúp bạn thành thạo từ cơ bản đến nâng cao. Đây là tài liệu không thể bỏ lỡ để bạn làm chủ Google Sheet và nâng cao hiệu suất công việc. Liên hệ với AntBook để mua ngay!