Hàm VLOOKUP trong Google Sheet: Cách dò tìm dữ liệu trang tính

Tìm hiểu ngay cách dùng hàm VLOOKUP trong Google Sheet để tra cứu dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Hãy để AntBook hướng dẫn chi tiết kèm công thức và ví dụ thực tế nhé!

1. Hàm VLOOKUP trong Google Sheet là gì?

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets là một hàm dùng để tra cứu dữ liệu theo chiều dọc. Chữ “V” trong VLOOKUP có nghĩa là “Vertical” (dọc), thể hiện cách hàm tìm kiếm dữ liệu theo cột dọc trong bảng.

Hàm VLOOKUP trong GG Sheet giúp tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng hoặc một mảng dữ liệu, sau đó trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng hàng. Hàm này thường được sử dụng để truy xuất thông tin nhanh chóng dựa trên một mã định danh duy nhất, chẳng hạn như tìm tên sản phẩm dựa trên mã sản phẩm.

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets là một hàm dùng để tra cứu dữ liệu theo chiều dọc

2. Cú pháp hàm VLOOKUP Google Sheet và ví dụ

Cú pháp của hàm VLOOKUP trong Google Sheet như sau:

VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

Trong đó:

• search_key (bắt buộc): Giá trị cần tìm kiếm, có thể là một số, chữ hoặc tham chiếu đến ô chứa giá trị đó (ví dụ: “apple”, số 10 hoặc ô A2).
• range (bắt buộc): Phạm vi dữ liệu chứa thông tin cần tra cứu, gồm ít nhất hai cột. Hàm VLOOKUP luôn tìm kiếm trong cột đầu tiên của phạm vi này.
• index (bắt buộc): Số thứ tự cột trong phạm vi dữ liệu chứa giá trị cần lấy. Nếu index nhỏ hơn 1, hàm trả về lỗi #VALUE!. Nếu lớn hơn số cột trong phạm vi, hàm trả về lỗi #REF!.
• is_sorted (tùy chọn): Xác định cách tìm kiếm:
  • TRUE tương đương 1: Hàm sẽ tìm kiếm kết quả gần đúng. Trong trường hợp này, cột đầu tiên trong phạm vi phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A-Z hoặc nhỏ đến lớn). Nếu không có giá trị khớp chính xác, VLOOKUP sẽ trả về giá trị gần nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng search_key. Nếu tất cả giá trị trong cột lớn hơn search_key, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.
  • FALSE tương đương với 0: Hàm tìm kiếm chính xác, không cần sắp xếp cột đầu tiên. Nếu có nhiều giá trị trùng khớp, hàm sẽ trả về kết quả đầu tiên tìm thấy.

Ban đầu, cú pháp của VLOOKUP có thể trông phức tạp, nhưng với một số ví dụ cụ thể, bạn sẽ dễ dàng hiểu và áp dụng hàm này hiệu quả hơn.

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu gồm các cột: MA_SP (mã sản phẩm), TEN_SP (tên sản phẩm), GIA (giá), SO_LUONG (số lượng) và TOTAL (tổng tiền). Bạn cần tìm tên của sản phẩm có mã 1222.

Sử dụng công thức:
=VLOOKUP(1222, $A$2:$E$9, 2, 0)

Ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheet

Trong công thức này, VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị 1222 trong cột đầu tiên của phạm vi A2:E9. Khi tìm thấy, nó sẽ trả về giá trị tương ứng trong cột thứ 2, tức là tên sản phẩm.

Hàm VLOOKUP thường được sử dụng để tra cứu thông tin trong một bảng dữ liệu dựa trên mã định danh, giúp tìm kiếm nhanh chóng các giá trị liên quan như tên sản phẩm, giá cả, số lượng, v.v. trong danh sách có sẵn.

3. Ví dụ về tìm kiếm chính xác và tìm kiếm tương đối trong hàm VLookup

3.1 Tìm kiếm chính xác trong hàm VLOOKUP trong GG Sheet

Khi cần tìm một giá trị cụ thể trong bảng dữ liệu, bạn có thể sử dụng VLOOKUP để tra cứu chính xác.

Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu chứa mã sản phẩm và số lượng. Để tìm số lượng tương ứng với mã sản phẩm trong ô A14, sử dụng công thức:
=VLOOKUP(A14, $A$2:$E$9, 3, FALSE)

Trong công thức này:

• A14 là giá trị cần tìm.
• $A$2:$E$9 là phạm vi dữ liệu cần tra cứu.
• 3 là số thứ tự cột chứa kết quả cần lấy (tính từ cột đầu tiên của phạm vi).
• FALSE đảm bảo tìm kiếm chính xác. Nếu không tìm thấy giá trị khớp hoàn toàn, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

Tìm kiếm chính xác trong hàm VLOOKUP trong GG Sheet

3.2 Tìm kiếm tương đối hàm VLOOKUP Google Sheet

Khi bảng dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, bạn có thể sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm giá trị gần đúng.

Ví dụ: Xếp loại học lực dựa trên điểm số theo bảng quy định. Công thức:
=VLOOKUP(C2, $A$10:$B$13, 2, TRUE)

Trong công thức này:

• C2 là điểm số cần xếp loại.
• $A$10:$B$13 là bảng quy định xếp loại (đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần).
• 2 là cột chứa kết quả xếp loại.
• TRUE cho phép tìm kiếm giá trị gần đúng, nghĩa là nếu không tìm thấy điểm chính xác, hàm sẽ trả về mức xếp loại gần nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng điểm cần tìm.

Tìm kiếm tương đối hàm VLOOKUP Google Sheet

4. Cách dùng hàm VLOOKUP trong GG Sheet kết hợp cùng các hàng khác

4.1 Hàm VLookup kết hợp với hàm QUERY

Hàm QUERY giúp lọc dữ liệu trước khi thực hiện tra cứu bằng VLOOKUP, giúp tìm kiếm chính xác và hiệu quả hơn.

Công thức:
=VLOOKUP(F3, QUERY(A1:D9, “SELECT B,C,D”), 3, FALSE)

Ý nghĩa:

• QUERY(A1:D9, “SELECT B,C,D”) lọc dữ liệu từ cột B, C, D trong phạm vi A1:D9.
• VLOOKUP(F3, …, 3, FALSE) tìm kiếm giá trị trong ô F3 trong cột đầu tiên của dữ liệu đã lọc và trả về kết quả từ cột thứ 3 (tính trong dữ liệu lọc).
• Ứng dụng: Tìm số lượng sản phẩm theo tên một cách linh hoạt mà không cần sắp xếp lại bảng dữ liệu gốc.

Hàm VLookup kết hợp với hàm QUERY

4.2 Kết hợp với hàm SUM và hàm Vlookup trong Google Sheet

Dùng VLOOKUP trong công thức SUM để tính tổng giá trị từ một bảng dữ liệu.

Công thức:
=SUM(ArrayFormula(VLOOKUP($A$2:$A$9, $A$2:$E$9, 5, FALSE)))

Ý nghĩa:

• VLOOKUP($A$2:$A$9, $A$2:$E$9, 5, FALSE) tìm kiếm mã sản phẩm từ cột A và lấy giá trị từ cột 5 (cột “Tổng thu nhập”).
• ArrayFormula giúp xử lý nhiều ô cùng lúc thay vì chỉ một ô đơn lẻ.
• SUM(…) tính tổng tất cả các giá trị thu nhập tìm được.
• Ứng dụng: Tính tổng doanh thu, tổng chi phí hoặc tổng số lượng sản phẩm bán ra dựa trên mã sản phẩm.

Kết hợp với hàm SUM và hàm Vlookup trong Google Sheet

4.3 Kết hợp hàm Vlookup với hàm IF

Dùng VLOOKUP kết hợp IF để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tìm được.

Công thức:
=IF(VLOOKUP(1245, $A$2:$D$9, 4, 0) > 10, “YES”, “NO”)

Ý nghĩa:

• VLOOKUP(1245, $A$2:$D$9, 4, 0) tìm sản phẩm có mã 1245 trong bảng dữ liệu và lấy giá trị ở cột thứ 4 (giả sử là số lượng).
• Nếu số lượng > 10, công thức trả về “YES”, ngược lại trả về “NO”.
• Ứng dụng: Kiểm tra điều kiện như hàng tồn kho, mức giảm giá hoặc xác định xem sản phẩm có đủ số lượng để bán hay không.

Kết hợp hàm Vlookup với hàm IF

4.4 Kết hợp với hàm LEFT và hàm Vlookup Gg Sheet

Hàm LEFT giúp trích xuất một số ký tự từ bên trái của một chuỗi văn bản. Khi kết hợp với VLOOKUP, ta có thể tra cứu dữ liệu dựa trên một phần của mã sản phẩm hoặc mã định danh.

Công thức:
=VLOOKUP(LEFT(A2,3), $A$13:$B$14, 2, 0)

Ý nghĩa:

• LEFT(A2,3) lấy 3 ký tự đầu tiên từ ô A2.
• VLOOKUP(…) sử dụng giá trị vừa trích xuất để tìm kiếm trong phạm vi A13:B14 và trả về giá trị từ cột thứ 2.
• Ứng dụng: Tìm kiếm thông tin khi chỉ cần xét một phần mã sản phẩm, chẳng hạn như nhóm hàng hoặc mã khu vực.

Kết hợp với hàm LEFT và hàm Vlookup Gg Sheet

4.5 Hàm VLOOKUP Google Sheet kết hợp với hàm RIGHT

Hàm RIGHT hoạt động tương tự LEFT, nhưng lấy ký tự từ bên phải của chuỗi văn bản.

Công thức:
=VLOOKUP(RIGHT(A2,2), $A$17:$B$18, 2, 0)

Ý nghĩa:

• RIGHT(A2,2) lấy 2 ký tự cuối cùng của ô A2.
• VLOOKUP(…) dùng giá trị này để tìm kiếm trong bảng A17:B18 và trả về giá trị từ cột 2.
• Ứng dụng: Phù hợp khi cần tra cứu thông tin dựa trên phần cuối của mã sản phẩm, như mã phân loại hoặc mã lô hàng.

Hàm VLOOKUP Google Sheet kết hợp với hàm RIGHT

4.6 Kết hợp với hàm INDEX và MATCH

Hàm INDEX và MATCH giúp tăng tính linh hoạt khi tra cứu dữ liệu, thay thế tốt cho VLOOKUP trong nhiều trường hợp.

Công thức:
=VLOOKUP(INDEX(A1:D9, MATCH(1215, A1:A9, 0), 1), A1:D9, 3, FALSE)

Ý nghĩa:

• MATCH(1215, A1:A9, 0) tìm vị trí của giá trị 1215 trong cột A1:A9.
• INDEX(A1:D9, …, 1) lấy giá trị tương ứng từ cột đầu tiên của bảng A1:D9.
• VLOOKUP(…) dùng giá trị này để tìm kiếm trong cùng bảng và trả về dữ liệu từ cột thứ 3.
• Ứng dụng: Tìm giá sản phẩm hoặc thông tin khác mà không bị giới hạn bởi thứ tự cột như khi dùng VLOOKUP đơn thuần.

Những cách kết hợp trên giúp VLOOKUP linh hoạt hơn trong việc xử lý dữ liệu phức tạp, đặc biệt khi chỉ cần tìm kiếm theo một phần giá trị hoặc kết hợp với các hàm nâng cao như INDEX và MATCH.

Kết hợp với hàm INDEX và MATCH

4.7 Hàm VLOOKUP Google Sheet kết hợp với hàm AND

Hàm AND kiểm tra xem tất cả điều kiện có đúng không. Khi kết hợp với VLOOKUP, ta có thể kiểm tra nhiều thông tin về một sản phẩm.

Công thức:
=AND((VLOOKUP(1215,A1:D9,2,FALSE)=”iPhone 11″),(VLOOKUP(1215,A1:D9,4,FALSE) > 0))

Ý nghĩa:

• VLOOKUP(1215,A1:D9,2,FALSE) lấy tên sản phẩm có mã 1215.
• VLOOKUP(1215,A1:D9,4,FALSE) lấy số lượng của sản phẩm đó.
• AND(…) kiểm tra nếu sản phẩm này là iPhone 11 và số lượng lớn hơn 0.
• Kết quả: Trả về TRUE nếu cả hai điều kiện đúng, ngược lại trả về FALSE.

Hàm VLOOKUP Google Sheet kết hợp với hàm AND

4.8 Kết hợp với hàm OR và hàm VLOOKUP trong GG Sheet

Hàm OR kiểm tra nếu ít nhất một điều kiện đúng.

Công thức:
=OR((VLOOKUP(1215,A1:D9,2,FALSE)=”iPhone 11″),(VLOOKUP(1215,A1:D9,4,FALSE) >= 0))

Ý nghĩa:

• Kiểm tra nếu sản phẩm có mã 1215 là iPhone 11 hoặc số lượng của nó lớn hơn hoặc bằng 0.
• Kết quả: Trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện đúng.

Kết hợp với hàm OR và hàm VLOOKUP trong GG Sheet

4.9 Kết hợp với hàm SUMIF và hàm VLOOKUP Google Sheet

Hàm SUMIF giúp tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện. Khi kết hợp với VLOOKUP, ta có thể tính tổng dựa trên giá trị tìm kiếm.

Công thức:
=SUMIF(B2:B9,VLOOKUP(“iPhone”,B2:E9,1,FALSE),D2:D9)

Ý nghĩa:

• VLOOKUP(“iPhone”,B2:E9,1,FALSE) tìm kiếm từ khóa “iPhone” trong danh sách.
• SUMIF(B2:B9, …, D2:D9) tính tổng số lượng của tất cả sản phẩm có tên “iPhone”.
• Kết quả: Tổng số lượng tất cả các sản phẩm iPhone trong danh sách.

Kết hợp với hàm SUMIF và hàm VLOOKUP Google Sheet

4.10 Kết hợp với hàm COUNTIF và hàm VLOOKUP trong Sheet

Hàm COUNTIF giúp đếm số lượng giá trị thỏa mãn điều kiện.

Công thức:
=COUNTIF(ArrayFormula(VLOOKUP(C2:C9,$C$2:$D$9,1,FALSE)),”>=20000000″)

Ý nghĩa:

• VLOOKUP(C2:C9,$C$2:$D$9,1,FALSE) lấy giá sản phẩm từ danh sách.
• COUNTIF(…,”>=20000000″) đếm số sản phẩm có giá từ 20 triệu trở lên.
• Kết quả: Số lượng sản phẩm có giá cao hơn 20 triệu.

Kết hợp với hàm COUNTIF và hàm VLOOKUP trong Sheet

4.11 Kết hợp nhiều điều kiện với hàm VLOOKUP trong GG Sheet

Có thể kết hợp VLOOKUP với nhiều điều kiện bằng cách dùng IF và AND.

Công thức:
=IF(AND((VLOOKUP(1215,A1:D9,2,FALSE)=”iPhone 11″),(VLOOKUP(1215,A1:D9,4,FALSE)>0)), VLOOKUP(1215,A1:D9,2,FALSE)&” Còn hàng”, “Hết hàng”)

Ý nghĩa:

• Kiểm tra nếu sản phẩm có mã 1215 là iPhone 11 và số lượng lớn hơn 0.
• Nếu đúng, trả về “iPhone 11 Còn hàng”, nếu sai trả về “Hết hàng”.
• Kết quả: Giúp xác định sản phẩm còn hàng hay không.

Những cách kết hợp trên giúp VLOOKUP linh hoạt hơn trong việc kiểm tra, tính tổng, đếm số lượng và xử lý nhiều điều kiện phức tạp trong bảng tính.

Kết hợp nhiều điều kiện với hàm VLOOKUP trong GG Sheet

5. Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 Sheet trong Google Sheet

Giả sử bạn có hai sheet:

• Sheet “SAN_PHAM” chứa danh sách sản phẩm, bao gồm mã sản phẩm, tên, giá, số lượng…
• Sheet “GIA” dùng để tìm kiếm và hiển thị thông tin từ SAN_PHAM.

Ví dụ

Bạn muốn tìm số lượng điện thoại từ sheet SAN_PHAM dựa vào mã sản phẩm trong sheet GIA.

Công thức: =VLOOKUP(A2, SAN_PHAM!$A$2:$E$9, 4, 0)

Giải thích:

• A2: Giá trị cần tìm (mã sản phẩm).
• SAN_PHAM!$A$2:$E$9: Vùng dữ liệu tìm kiếm trong sheet SAN_PHAM.
• 4: Cột thứ 4 trong vùng dữ liệu, nơi chứa số lượng sản phẩm.
• 0 (hoặc FALSE): Tìm kiếm chính xác.

Kết quả: Trả về số lượng điện thoại từ sheet SAN_PHAM.

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 Sheet trong Google Sheet

Mẹo và lưu ý khi dùng VLOOKUP giữa hai sheet

• Khi sheet có khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt, đặt tên sheet trong dấu nháy đơn (‘), ví dụ: =VLOOKUP(A2, ‘Jan Sales’!$A$2:$B$6, 2, 0)
• Khi nhập công thức, thay vì gõ tên sheet và vùng dữ liệu, bạn có thể chuyển sang sheet SAN_PHAM, chọn vùng cần tìm. Google Sheets sẽ tự động chèn tham chiếu đúng, giúp tránh lỗi sai cú pháp.

6. Lưu ý khi sử dụng hàm VLookUp trong Google Sheet

Nếu bạn không nhớ chính xác giá trị cần tìm (search_key) nhưng chỉ biết một phần của nó, bạn có thể dùng ký tự đại diện để tra cứu dữ liệu:

• Dấu chấm hỏi (?): Đại diện cho một ký tự bất kỳ.
• Dấu hoa thị (*): Đại diện cho bất kỳ chuỗi ký tự nào.

Mặc định, VLOOKUP không phân biệt chữ hoa chữ thường. Nếu bạn cần tìm kiếm có phân biệt chữ viết hoa, hãy sử dụng INDEX + MATCH kết hợp với EXACT và TRUE.

Khi tìm kiếm tương đối (khi tham số cuối là TRUE hoặc bỏ trống), dữ liệu trong cột tìm kiếm cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần để đảm bảo kết quả chính xác. Đối với tìm kiếm tuyệt đối (khi tham số cuối là FALSE) là tìm chính xác giá trị cần tra cứu, không yêu cầu sắp xếp trước.

Hàm VLOOKUP chỉ có thể tìm dữ liệu trong các cột nằm bên phải cột chứa giá trị tìm kiếm. Nếu cần tìm dữ liệu từ phải sang trái, hãy dùng INDEX + MATCH thay thế.

Nếu có nhiều kết quả trùng khớp, VLOOKUP chỉ trả về giá trị đầu tiên trong danh sách. Nếu cần tìm tất cả các kết quả trùng khớp, hãy sử dụng FILTER hoặc QUERY.

Hàm VLOOKUP trong Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tra cứu dữ liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian khi làm việc với bảng tính. Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng Google Sheet và khám phá thêm nhiều thủ thuật hữu ích, cuốn sách Google Sheets từ A đến Z tại AntBook sẽ là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Mua ngay để làm chủ trang tính Google Sheet một cách dễ dàng!