Hàm Countifs trong Excel: Đếm ô dữ liệu thỏa mãn nhiều điều kiện

Hàm Countifs trong Excel là một công cụ đắc lực giúp bạn dễ dàng đếm dữ liệu theo nhiều điều kiện. Hãy để AntBook hướng dẫn bạn cách dùng hàm Countifs cũng như ví dụ thực tế nhé!

1. Định nghĩa hàm Countifs trong Excel là gì? Dùng để làm gì?

Hàm COUNTIFS trong Excel là một hàm dùng để đếm số ô thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau trong một hoặc nhiều vùng dữ liệu. Đây là phiên bản mở rộng của hàm COUNTIF, cho phép bạn kết hợp nhiều tiêu chí cùng lúc thay vì chỉ kiểm tra một điều kiện duy nhất.

Hàm Countifs trong Excel

Hàm COUNTIFS dùng để đếm số ô thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau

Trong thực tế, hàm COUNTIFS rất hữu ích khi bạn cần đếm số liệu trong bảng dữ liệu lớn với các yêu cầu phức tạp.

Ví dụ, bạn có thể dùng hàm này để đếm số nhân viên có điểm đánh giá trên 80 và thuộc phòng ban Marketing, hoặc đếm số đơn hàng được giao đúng hạn và có giá trị trên 1 triệu đồng. Nhờ khả năng kết hợp nhiều điều kiện, COUNTIFS giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong phân tích dữ liệu.

2. Cú pháp của hàm Countifs trong Excel là gì?

Cú pháp của hàm COUNTIFS trong Excel:

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

Trong đó, các tham số:

• criteria_range1: Vùng dữ liệu đầu tiên mà bạn muốn áp dụng điều kiện.
• criteria1: Điều kiện cần kiểm tra trong vùng dữ liệu thứ nhất.
• [criteria_range2, criteria2], …: (Không bắt buộc) Các cặp vùng dữ liệu và điều kiện bổ sung.

Hàm Countifs trong Excel

Cú pháp của hàm COUNTIFS trong Excel

Lưu ý khi dùng hàm Countifs trong Excel

• Các vùng dữ liệu (criteria_range) phải có cùng kích thước, nếu không sẽ báo lỗi.
• Điều kiện có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi văn bản (vd: “>=10”, “Marketing”, 5).
• COUNTIFS có thể kiểm tra nhiều điều kiện phức tạp giúp bạn phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.

3. Ví dụ thực tế về cách sử dụng hàm Countifs Excel

Ví dụ 1: Đếm số sản phẩm là áo và đã xuất đi hơn 40 cái

Bước 1: Tại ô tham chiếu cần hiển thị kết quả, nhập công thức:
=COUNTIFS(B3:B8, “Áo”, D3:D8, “>40”)
Trong đó:

• B3:B8: Vùng chứa loại hàng hóa
• “Áo”: Điều kiện là “Áo”
• D3:D8: Vùng chứa số lượng hàng xuất
• “>40”: Điều kiện số lượng lớn hơn 40

Ví dụ thực tế về dùng hàm Countifs Excel

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả và kiểm tra lại.

Kết quả cho ví dụ cách dùng hàm Countifs Excel

Ví dụ 2: Đếm số hàng xuất sau ngày 20/05/2021 và có giá trên 5 triệu

Bước 1: Tại ô tham chiếu, nhập công thức:
=COUNTIFS(F3:F8, “>20/05/2021”, E3:E8, “>5000000”)
Trong đó:

• F3:F8: Vùng chứa ngày xuất hàng
• “>20/05/2021”: Điều kiện xuất sau ngày 20/05/2021
• E3:E8: Vùng chứa giá trị hàng hóa
• “>5000000”: Điều kiện giá lớn hơn 5 triệu

Ví dụ thực tế về dùng hàm Countifs Excel

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả và kiểm tra độ chính xác.

Kết quả cho ví dụ cách dùng hàm Countifs Excel

Ví dụ 3: Đếm số quần xuất từ 40 đến 80 cái trước ngày 31/05/2021

Bước 1: Tại ô tham chiếu, nhập công thức:
=COUNTIFS(B3:B8, “Quần”, D3:D8, “>=40”, D3:D8, “<=80”, F3:F8, “<31/05/2021”)
Trong đó:

• B3:B8: Vùng chứa loại hàng hóa
• “Quần”: Điều kiện là “Quần”
• D3:D8: Vùng chứa số lượng hàng xuất
• “>=40”: Số lượng xuất lớn hơn hoặc bằng 40
• “<=80”: Số lượng xuất nhỏ hơn hoặc bằng 80
• F3:F8: Vùng chứa ngày xuất
• “<31/05/2021”: Điều kiện ngày trước 31/05/2021

Ví dụ thực tế về dùng hàm Countifs Excel

Bước 2: Nhấn Enter và kiểm tra kết quả.

Kết quả cho ví dụ cách dùng hàm Countifs Excel

4. Các kết hợp hàm Countifs Excel với hàm Sum

Hàm COUNTIFS có thể coi là phiên bản nâng cấp của hàm COUNTIF. Điểm nổi bật của hàm này là khả năng hỗ trợ nhiều điều kiện và phạm vi thay vì chỉ một như COUNTIF.

Mặc dù chủ yếu được dùng cho nhiều điều kiện, bạn vẫn có thể sử dụng COUNTIFS với một phạm vi và một điều kiện duy nhất, giống như cách làm với COUNTIF.

Một lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm COUNTIFS là nó không đơn giản cộng số lượng các ô đáp ứng từng điều kiện riêng lẻ. Thay vào đó, nếu bạn áp dụng hai điều kiện cho hai phạm vi khác nhau, hàm sẽ lọc các ô hai lần: lần đầu qua điều kiện thứ nhất và lần sau qua điều kiện thứ hai.

Kết quả cuối cùng chỉ bao gồm các ô đáp ứng đồng thời tất cả các điều kiện. Điều này giúp COUNTIFS phù hợp cho các tình huống cần kiểm tra dữ liệu khắt khe hơn. Bạn có thể hiểu rõ hơn về cách hoạt động của hàm qua các ví dụ minh họa bên dưới.

Ví dụ về hàm Countifs kết hợp hàm Sum

Giả sử bạn có bảng dữ liệu chứa thông tin về kích thước và màu sắc của táo. Yêu cầu là đếm số táo có màu đỏ và kích thước lớn.

Ví dụ cách dùng hàm Countifs Excel kết hợp hàm Sum

Bước 1: Chọn ô hiển thị kết quả (ví dụ ô E3).
Bước 2: Nhập công thức sau vào thanh công thức:

=COUNTIFS(A3:A11, “Red”, B3:B11, “Big”)  

Bước 3: Công thức này sẽ kiểm tra từ A3 đến A11 để tìm táo màu đỏ (“Red”). Những ô đáp ứng điều kiện này sẽ tiếp tục được kiểm tra trong phạm vi từ B3 đến B11 để tìm táo cỡ lớn (“Big”).

Bước 4: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Bước 5: Excel sẽ trả về số lượng táo vừa có màu đỏ vừa cỡ lớn.

Ví dụ cách dùng hàm Countifs Excel kết hợp hàm Sum

Lưu ý: Phạm vi và điều kiện trong hàm COUNTIFS hoạt động theo kiểu lọc dần. Chỉ những ô thỏa mãn tất cả điều kiện mới được tính vào kết quả.

Giả sử, bạn cần đếm số lượng táo đỏ hoặc táo cỡ lớn bằng cách kết hợp hàm Countifs và hàm Sum.

Bước 1: Chọn ô để hiển thị kết quả (ví dụ ô E6).

Bước 2: Nhập công thức sau:

=SUM(COUNTIF(A3:A11, “Red”), COUNTIF(B3:B11, “Big”)) 

Bước 3: Công thức này sẽ:

Đếm số ô chứa táo màu đỏ trong phạm vi A3:A11.

Đếm số ô chứa táo cỡ lớn trong phạm vi B3:B11.

Sau đó cộng hai kết quả lại với nhau.
Bước 4: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Bước 5: Excel sẽ hiển thị tổng số táo có màu đỏ hoặc cỡ lớn.

Ví dụ cách dùng hàm Countifs Excel kết hợp hàm Sum

Sử dụng hàm COUNTIF kết hợp SUM phù hợp khi bạn muốn đếm dữ liệu theo điều kiện hoặc, trong khi COUNTIFS dùng cho điều kiện và.

5. Lưu ý khi dùng hàm Countifs trong Excel

Hàm Countifs không hoạt động hầu hết xảy ra với chuỗi ký tự, khi hàm này không định dạng được điều kiện mà bạn đưa ra. 

Khi muốn đếm các giá trị dạng văn bản, bạn cần đặt chuỗi đó trong dấu ngoặc kép (“). Nếu bỏ dấu ngoặc kép, hàm COUNTIFS sẽ không nhận diện được giá trị văn bản và trả về kết quả là 0. Ví dụ, bên dưới đây, công thức đúng là =COUNTIFS(E5:E12, “Car”).

Lưu ý khi dùng hàm Countifs trong Excel

Khi sử dụng nhiều điều kiện, các phạm vi áp dụng cho từng điều kiện phải có cùng số lượng ô. Nếu không đồng nhất về kích thước, Excel sẽ không tính được kết quả và có thể báo lỗi. Ví dụ, nếu criteria_range1 có 10 ô nhưng criteria_range2 chỉ có 8 ô, hàm COUNTIFS sẽ không hoạt động.

Khi sử dụng toán tử so sánh như >, <, = hoặc <>, bạn cần đặt cả toán tử và giá trị so sánh trong cùng một cặp dấu ngoặc kép. Ví dụ, công thức đúng là =COUNTIFS(A1:A10, “>5”). Nếu thiếu dấu ngoặc kép hoặc nhập sai định dạng, công thức sẽ không hoạt động và trả về lỗi.

Qua bài viết này từ AntBook, hy vọng bạn đã hiểu rõ cách sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel để giải quyết hiệu quả các bài toán dữ liệu phức tạp. Nếu bạn muốn nắm vững hơn các kỹ năng Excel chuyên sâu và tin học văn phòng, đừng bỏ lỡ cuốn sách Excel làm chủ trang tính Cùng AntBook. Bộ sách tin học văn phòng là cẩm nang giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc và trở thành chuyên gia bảng tính trong thời gian ngắn nhất!